Auslöserübersicht

Du hast in Billbee die Möglichkeit, bestimmte Aufgaben zu automatisieren und an deinen Workflow anzupassen. Konfigurieren kannst du die Regeln unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "Regeln". 

Eine Regel besteht immer aus drei Teilen:

1. Ein Auslöser, der festlegt, was genau die Regel startet.
2. Eine oder mehrere Bedingungen (optional)
3. Eine oder mehrere Aktionen, die ausgelöst werden.

In diesem Artikel geht es um die Auslöser, die festlegen, wann eine Regel angewendet wird. Bedingungen und Aktionen werden in separaten Artikeln behandelt.

Artikelbestand

Beschreibung: Regeln mit dem Auslöser "Artikelbestand" werden immer dann ausgeführt, wenn der Artikelbestand einen gewissen Bestand erreicht hat, der in der Regel von dir definiert werden kann. Diese Auslöser werden jedes Mal ausgelöst, wenn der Bestand eines Artikels geändert wird und die Bedingungen erfüllt sind.

Bedingungen: Folgende Bedingungen können bei Regeln mit dem Auslöser "Artikelbestand" verwendet werden:

• Artikel enthält bestimmten Text

Einstellungen: Bei diesem Auslöser musst du auswählen, mit welchem Bestand der Artikelbestand verglichen werden soll:

• kleiner/gleich MIN Bestand
• kleiner/gleich (einer in dem Auslöser definierten Menge)
• größer/gleich (einer in dem Auslöser definierten Menge)

Auftragsdokument per E-Mail versenden

Beschreibung: Regeln mit dem Auslöser "Auftragsdokument per E-Mail versenden" werden immer dann ausgeführt, wenn ein Auftragsdokument mit der Ausgabeauswahl E-Mail an Kunde (*) senden, manuell oder automatisch erzeugt wird.

Bedingungen: Folgende Bedingungen können bei Regeln mit dem Auslöser "Auftragsdokument per E-Mail versenden" verwendet werden:

• Shop einschränken
• Bestellstatus einschränken
• Auftragssumme einschränken
• Downloadartikel
• Land Lieferadresse einschränken
• Land Rechnungsadresse einschränken
• Sprache des Kunden (*) einschränken

Einstellungen: Du kannst bei diesem Auslöser definieren, bei welchem Auftragsdokumententyp (Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung, Angebot oder Stornorechnung) die Regel ausgelöst werden soll. Wählst du hingegen "Alle" aus, wird die Regel grundsätzlich ausgelöst, egal welches Auftragsdokument erzeugt wird.

Praxisbeispiele: Wie der Auslöser in einer Beispielregel genutzt wird, kannst du in den folgenden Artikeln nachlesen:

• Eine Rechnung automatisch an die Kund:innen senden
• Eine Rechnung zeitverzögert für Bestellungen verschicken

Hinweis: Wählst du als Auftragsdokumententyp "Stornorechnung" aus, werden auch nur Stornorechnungen versendet. Gutschriften (also Aufträge mit negativen Beträgen ohne Referenz zu einer Ursprungsbestellung) werden damit nicht versendet.

In diesem Fall müsstest du "Rechnungen & Stornorechnungen" auswählen und unter Bedingungen die Auftragssumme auf "<0 €" einschränken.

Bestellstatus geändert

Beschreibung: Regeln mit dem Auslöser "Bestellstatus geändert" werden immer dann ausgeführt, wenn sich der Status eines bestehenden Auftrags geändert hat.

Bedingungen: Alle Bedingungen können uneingeschränkt verwendet werden.

Einstellungen: Du kannst einstellen, auf welchen neuen Status sich der Auslöser bezieht. Bitte beachte, dass sich die Bestellung nicht bereits in dem Status befinden darf, wenn die Regel ausgeführt wird. Die Regel soll beispielsweise ausgeführt werden, wenn sich der Status von "Bezahlt" auf "Versendet" ändert, weshalb du als Einstellungen dann den Status "Versendet" hinterlegen musst. Zudem kannst du noch auswählen, ob die Regel auch ausgelöst werden soll, wenn der Status über ein externes System (z. B. Shops oder Marktplätze) oder über die Billbee API geändert wird.

Praxisbeispiele: Wie der Auslöser in einer Beispielregel genutzt wird, kannst du in den folgenden Artikeln nachlesen:

• Den Kund:innen automatisch einen Downloadlink zu digitalen Dateien schicken
• Seriennummern automatisiert versenden
• Eine Rechnung automatisch bei Statuswechsel versenden
• Den Kund:innen automatisch einen Downloadlink zu seiner Rechnung schicken
• Eine Rechnung zeitverzögert für Bestellungen verschicken
• Kund:innen bei Zahlungseingang benachrichtigen
• Automatisierte Versandbenachrichtigungen senden
• Den Kund:innen automatisch eine Sendungsnummer mitteilen

Bestellung importiert

Beschreibung: Regeln mit dem Auslöser "Bestellung importiert" werden immer dann ausgeführt, wenn ein neuer Auftrag bei Billbee angelegt wurde.

Bedingungen: Alle Bedingungen können uneingeschränkt verwendet werden.

Einstellungen: Du kannst definieren, bei welcher Importart der Bestellung die Regel greifen soll. Folgende Importarten stehen dir als Einstellungen hier zur Verfügung:

• Über Shopverbindung importierte Bestellungen: Greift nur bei Bestellungen, die über eine Schnittstelle eingelesen werden.
• Über einen Dateiimport angelegte Bestellungen: Greift nur bei Bestellungen, die per Datei importiert werden.
• Manuell angelegte Bestellungen: Greift nur bei Bestellungen, die manuell angelegt werden.
• Alle Importarten: Greift in allen 3 genannten Fällen, d. h. die Regel wird immer ausgelöst, wenn eine Bestellung über eine Shopverbindung oder eine Datei importiert wird, aber auch wenn Bestellungen manuell angelegt werden.

Praxisbeispiele: Wie der Auslöser in einer Beispielregel genutzt wird, kannst du in den folgenden Artikeln nachlesen:

• Den Kund:innen automatisch einen Downloadlink zu digitalen Dateien schicken
• Eine URL bei neuen Bestellungen aufrufen
• Seriennummern automatisiert versenden
• Amazon FBA: Rechnungen automatisch senden
• Den Kund:innen automatisch einen Downloadlink zu seiner Rechnung schicken
• Sprache der Kund:innen per Regel setzen
• Stammkund:innen markieren
• Versandweg / Versandprodukt automatisch festlegen

Bestellung wiederhergestellt

Beschreibung: Regeln mit dem Auslöser "Bestellung wiederhergestellt" werden immer dann ausgeführt, wenn eine Wiederherstellung nach Anonymisierung der Kundendaten erfolgreich durchgeführt wurde.

Bedingungen: Alle Bedingungen können uneingeschränkt verwendet werden.

Einstellungen: Keine weiteren Einstellungen erforderlich.

Praxisbeispiele: Wie der Auslöser in einer Beispielregel genutzt wird, kannst du in den folgenden Artikeln nachlesen:

• Wiederherstellung von anonymisierten Daten

Ereignis ausgelöst

Beschreibung: Regeln mit dem Auslöser "Ereignis ausgelöst" werden immer dann ausgeführt, wenn die vorangegangene Regel, die das Ereignis ausgelöst hat, durchführt wurde.

Bedingungen: Alle Bedingungen können uneingeschränkt verwendet werden.

Einstellungen: Hier ist es zwingend notwendig, dass du einen Ereignisnamen definierst. Dieser muss genau so eingegeben werden, wie in der Regel, die das Ereignis auslöst.

Praxisbeispiele: Wie der Auslöser in einer Beispielregel genutzt wird, kannst du in den folgenden Artikeln nachlesen:

• Eine Rechnung zeitverzögert für Bestellungen verschicken

Kunde (*) hat Datei heruntergeladen

Beschreibung: Regeln mit dem Auslöser "Kunde (*) hat Datei heruntergeladen" werden immer dann ausgeführt, wenn ein:e Kund:in eine Datei im Kundenportal heruntergeladen hat, die mit seiner/ihrer Bestellung verknüpft ist.

Bedingungen: Folgende Bedingungen können bei Regeln mit dem Auslöser "Kunde (*) hat Datei heruntergeladen" verwendet werden:

• Shop einschränken
• Bestellstatus einschränken
• Auftragssumme einschränken
• Downloadartikel
• Land Lieferadresse einschränken
• Land Rechnungsadresse einschränken
• Sprache des Kunden (*) einschränken

Einstellungen: Keine weiteren Einstellungen erforderlich.

Praxisbeispiele: Wie der Auslöser in einer Beispielregel genutzt wird, kannst du in den folgenden Artikeln nachlesen:

• Bestellungen nach Download eines digitalen Artikels abschließen

Manueller Auslöser mit Bestellungen

Beschreibung: Regeln mit dem Auslöser "Manueller Auslöser mit Bestellungen" werden nicht automatisiert ausgeführt, sondern können von dir manuell über die Bestellübersicht für eine oder mehrere Bestellungen ausgeführt werden.

Bedingungen: Alle Bedingungen können uneingeschränkt verwendet werden.

Einstellungen: Keine weiteren Einstellungen erforderlich.

Neuer Kunde (*) erstellt

Beschreibung: Regeln mit dem Auslöser "Neuer Kunde (*) erstellt" wird immer dann ausgeführt, wenn bei Billbee ein neuer Kundendatensatz angelegt wurde, unabhängig davon, ob dieser Datensatz manuell angelegt oder importiert wurde.

Bedingungen: Folgende Bedingungen können bei Regeln mit dem Auslöser "Neuer Kunde (*) erstellt" verwendet werden:

• Land Lieferadresse einschränken
• Land Rechnungsadresse einschränkten

Einstellungen: Keine weiteren Einstellungen erforderlich.

Zeitgesteuerter Auslöser mit Bestellungen

Beschreibung: Regeln mit dem Auslöser "Zeitgesteuerter Auslöser mit Bestellungen" werden immer dann ausgeführt, wenn die im Auslöser festgelegte Uhrzeit / Wochentag erreicht ist, in Kombination mit den beinhalteten Bestellungen.

Bedingungen: Alle Bedingungen können uneingeschränkt verwendet werden.

Einstellungen: Du kannst bei diesem Auslöser auswählen, ob du die Zeit über den Wochentag und die Uhrzeit (z. B. jeden Montag um 08:00 Uhr) steuern möchtest oder über den Montag und Tag (z. B. quartalsweise (Januar, April, Juli, Oktober), immer am 1.). Zudem kannst du beim Auswahlkriterium für den Zeitpunkt zwischen verschiedenen Daten (Bestelldatum, Zahldatum, Rechnungsdatum, Versanddatum, letzte Änderung) auswählen und den Zeitraum. Wenn du bei dem Zeitraum einen der Zeiträume wählst, der mit "letzte..." beginnt (letzter Monat, letztes Quartal,...), dann wird der aktuelle Monat nicht mit eingelesen, da immer nur der letzte Zeitraum eingeschlossen ist, aber nicht z. B. die aktuelle Woche, wenn du "letzte Woche" als Zeitraum wählst. Auch die maximale Anzahl der Bestellungen kannst du definieren, die ausgewertet werden soll. Das bedeutet, dass die meisten Bedingungen erst dann ausgewertet werden, wenn die gewählte Menge an Bestellungen eingelesen wurde, wobei z. B. die Shopauswahl oder der Status auch vorher ausgewertet werden. Wenn zum Beispiel 13.000 Bestellungen in dem ausgewählten Zeitraum vorliegen, du die Anzahl der Bestellungen auf 10.000 beschränkt hast, dann würden die 3.000 neuesten Bestellungen nicht berücksichtigt.

Ein Hinweis: Wenn der Zeitpunkt der Regelausführung zwischen 4:00 und 6:00 liegt, kann es in Einzelfällen zu Probleme bei der Regelausführung kommen, deshalb sollten zumindest Regeln, die nicht mehrfach ausgeführt werden, in diesem Zeitfenster nicht einplanen.

How To Video: Übersicht der Auslöser (Automatisierungen)

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(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.