Den Kund:innen automatisch einen Downloadlink zu seiner Rechnung schicken

Mit Billbee hast du die Möglichkeit, dass dein:e Kund:in automatisch einen Link erhält, über den er/sie sich die Rechnung herunterladen kann. Wie du das einrichten kannst, findest du in diesem Artikel. Bitte beachte, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Anleitung handelt, die du natürlich jederzeit um z. B. Bedingungen erweitern kannst oder die Auslöser austauschen kannst.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Um deinem Kund:innen einen Downloadlink zu seiner/ihrer Rechnung bereitzustellen, musst du eine Nachricht an die Kund:innen senden, in der der Downloadlink enthalten ist. Dies kannst du mithilfe der Automatisierungsregeln ganz automatisch ablaufen lassen.

Voreinstellungen

Bevor die Regel eingerichtet werden kann, muss ein Benachrichtigungstext für den Versand des Downloadlinks unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" eingerichtet werden. Dieser muss unbedingt den Platzhalter {DownloadUrl} zum Kundenportal, welches im Vorfeld eingerichtet werden muss, enthalten. Bitte stell sicher, dass in den Einstellungen des Kundenportals im Reiter "Rechnungen" mindestens der Haken bei "Rechnungsdownload erlauben" gesetzt ist. Nur so kann der Downloadlink zur Rechnung angezeigt werden. Möchtest du auch, für den Fall, dass du die Rechnung noch nicht selber erzeugt hast, dass die Rechnung automatisch erzeugt werden darf durch den Klick auf den Downloadlink, dann setz bitte auch hier einen Haken. So musst du die Rechnung dann nicht mehr selber erzeugen.

Einrichtung der Regeln

Damit deinen Kund:innen der Downloadlink per Nachricht übermittelt werden kann, ist es notwendig, zwei Regeln unter Einstellungen / Automatisierung einzurichten:

Für den Fall, dass die Bestellung bei Billbee bereits vorhanden ist und der Status auf "bezahlt" geändert wird
Für den Fall, dass die Bestellung zum Zeitpunkt des Importes schon den Status "bezahlt" hat.

In unserem Beispielfall ist der Name des zuvor angelegten Benachrichtigungstextes "Versand des Downloadlinks".

Die erste Regel, die für den Fall angelegt wird, dass die Bestellung bereits in Billbee eingelesen wurde und der Auftragsstatus anschließend auf "bezahlt" geändert wird:

Auslöser: Bestellstatus geändert (bezahlt)
Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
Aktion: Nachricht an Kunden* (Käufer*) senden

Die zweite Regel, für den Fall, dass die Bestellung bereits mit dem Status "bezahlt" aus einer Shopverbindung übermittelt wird, sieht dann wie folgt aus:

Auslöser: Bestellung importiert
Bedingung: Bestellstatus einschränken (bezahlt)
Aktion: Nachricht an Kunden* (Käufer*) senden

Wichtig / zu beachten

Der Downloadlink zur Rechnung wird nicht immer gesendet

Wenn du nur eine der beiden Regeln angelegt hast, dann kann es sein, dass der Downloadlink nicht zuverlässig an deine Kund:innen gesendet wird. Überprüfe daher, ob du beide Regeln korrekt angelegt hast.

Direktverweis auf Rechnungsreiter

Klicken deine Kund:innen auf den Downloadlink, kann es sein, dass sie im Kundenportal nicht immer sofort in dem Reiter landen, in welchem sie sich die Rechnung herunterladen können. Teils muss erst explizit auf den entsprechenden Reiter geklickt werden.

Um das zu umgehen kannst du folgende Kombination verwenden: {DownloadUrl}#invoice

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.