Kundenportal einrichten

Mithilfe des Kundenportals können deine Endkund:innen auf ihre Bestellungen zugreifen und sich bspw. ihre Rechnungen oder weitere zur Verfügung gestellte Dateien herunterladen. Auch offene Rechnung können von den Kund:innen direkt über das Kundenportal beglichen werden. Wie du ein Kundenportal für deine Kund:innen einrichtest, findest du in diesem Artikel.

In diesem Artikel

Welche Funktionen kann das Kundenportal haben?

Grundsätzlich hat das Kundenportal drei wichtige Funktionen. Zum einen kannst du deinen Kund:innen die Möglichkeit geben, dass sie sich ihre Rechnung herunterladen kann. Zum Anderen kannst du deinen Kund:innen über das Kundenportal Dateien zur Verfügung stellen, die sie sich dann herunterladen können. Außerdem hast du die Möglichkeit, Zahlungen deiner Kund:innen direkt über das Kundenportal zu empfangen. Wenn du das Kundenportal einrichtest, musst du natürlich nicht alle Funktionen freischalten, wenn du das nicht möchtest. Du kannst deinen Kund:innen auch einfach nur eine oder zwei der Funktionen zur Verfügung stellen.

Damit der/die Kund:in seine/ihre Rechnung herunterladen kann, ist der Status der Bestellung ausschlaggebend. Hast du die Rechnung selber über Billbee erstellt, dann kann die Rechnung nur heruntergeladen werden, wenn sich die Bestellung mindestens im Status bestellt oder bestätigt befindet. Wenn sich die Bestellung aber im Status bezahlt befindet, du aber noch keine Rechnung erzeugt hast, kannst du entscheiden, ob die Rechnung automatisch erzeugt werden soll, wenn der/die Kund:in über den Link zu deinem Kundenportal auf die Rechnung zugreifen will. Welche Einstellungen du genau im Bereich der Rechnungen im Kundenportal vornehmen kannst, findest du weiter unten in diesem Artikel.

Sollen deine Kund:innen die Möglichkeit haben, sich Dateien herunterzuladen, die mit den Artikeln in der Bestellung verknüpft sind, können sie dies über das Kundenportal machen. Welche Einstellungen es rund und den Dateidownload gibt, findest du weiter unten in diesem Artikel.

Wenn du Zahlungen direkt über dein Kundenportal empfangen möchtest, können deine Kund:innen ihre offenen Rechnungen direkt über PayPal oder PayPal Plus bezahlen. Mehr Informationen zum Thema Zahlungen im Kundenportal empfangen findest du weiter unten.

Schritt-für-Schritt Anleitung für die Einrichtung des Kundenportals

Das Kundenportal kannst du unter Einstellungen / Kundenportal einrichten. Hier findest du dann vier Reiter:

Erscheinungsbild

1
Logo/Banner: Hier kannst du dein Logo bzw. ein Banner auswählen, der oben auf der Kundenportalseite angezeigt werden soll. Hast du bereits Logos oder Banner hochgeladen, kannst du es entsprechend im Dropdown-Menü auswählen. Hast du noch keine Logos oder Banner hochladen, kannst du das auch direkt über den Button "Bilddatei hochladen" machen und das Logo dann im Dropdown-Menü auswählen.
2
Begrüßungstext: Der Begrüßungstext ist der Text, der unterhalb deines Logos auf der Kundenportalseite angezeigt wird. Du kannst den Text mit den Platzhaltern  {UserName} (Name des/der Käufer:in), {OrderNumber} (Bestellnummer) und {Platform} (Name des Marktplatzes / Shop, über den die Bestellung importiert wurde) individualisieren, um deine Kund:innen direkt anzusprechen. In dem Feld findest du bereits einen voreingestellten Beispieltext, den du natürlich anpassen kannst. Der Text kann von dir als HTML Text individualisiert werden. Diese Option kannst du über den Button "</>" aktivieren bzw. deaktivieren.
Rechnungen

1
Rechnungsdownload erlauben: Aktiviere diese Option, wenn du möchtest, dass deine Kund:innen über das Kundenportal ihre Rechnung herunterladen können.
2
Automatische Rechnungserstellung: Hat die Bestellung bereits den Status bezahlt und du hast noch keine Rechnung erstellt, kannst du hier einstellen, dass die Rechnung erzeugt werden soll, wenn die Kund:innen die Rechnung über das Kundenportal herunterladen. Möchtest du nicht, dass die Rechnung erzeugt wird, wenn der/die Kund:in sie herunterladen möchte, dann musst du diese Option deaktivieren.
3
Download möglich für X Tage: Wenn du den Download der Rechnung zeitlich einschränken möchtest, kannst du die Anzahl der Tage hier eingeben.
Dateien

Voraussetzung dafür, dass sich Kund:innen Rechnungen aus dem Kundenportal herunterladen können, ist, dass du einen Cloudspeicher-Dienst mit Billbee verbunden hast. Wie du das machst, kannst du hier nachlesen. Außerdem musst du die Datei, die den Kund:innen zum Download angezeigt werden soll, mit einem Artikel verknüpft werden. Wie du das machst, kannst du hier nachlesen. Kund:innen können Dateien grundsätzlich nur herunterladen, wenn die Bestellung mindestens den Status bezahlt hat. Ist die Bestellung storniert oder gelöscht, dann ist kein Download mehr möglich. 

1
Dateidownload aktiviert: Möchtest du, dass deine Kund:innen bereitgestellte Dateien aus dem Kundenportal herunterladen können, musst du diese Option aktivieren. Kund:innen können nur die Dateien herunterladen, die mit Artikel aus ihrer Bestellung verknüpft sind.
2
Anzahl Downloads pro Datei: Sollen deine Kund:innen nur eine bestimmte Anzahl an Downloads pro Datei durchführen können, kannst du dies hier beschränken. Wenn du hier nichts einträgst, dann ist die Anzahl der Downloads unbegrenzt möglich.
3
Download möglich für X Tage: Möchtest du den Zugriff auf die Downloads über das Kundenportal zeitlich einschränken, d. h. dass der Kunde nur eine bestimmte Anzahl an Tagen auf den Download zugreifen kann, kannst du die Anzahl an Tagen hier einschränken. Trägst du hier nichts ein, ist der Download zeitlich nicht begrenzt.
4
Verzicht Widerrufsrecht: Aktivierst du diese Option, wird deinen Kund:innen eine Checkbox angezeigt, bei der sie auf ihr Widerrufsrecht verzichten sollen. Dann kann der/die Kund:in den Download auch erst starten, wenn er/sie auf sein/ihr Widerrufsrecht verzichtet hat. Falls der/die Kund:in bereits in dem Shop, wo er/sie die Artikel gekauft hat, auf das Widerrufsrecht verzichtet hat, erscheint die Checkbox nicht noch einmal in deinem Kundenportal. Lege zudem den Text fest, der neben der Checkbox angezeigt wird. Ein Standardtext ist bereits in Billbee vorformuliert, kann aber jederzeit von dir angepasst werden.
5
Wasserzeichen Text: Lege einen optionalen Text fest, der in deine PDF-Datei geschrieben wird, um die Datei direkt mit dem Kauf identifizieren zu können. Du kannst in diesem Text auch Platzhalter nutzen. Als Platzhalter können  {UserName} (Name des/der Käufer:in),  {OrderNumber} (Bestellnummer) und  {OrderDate} (Kaufdatum) genutzt werden.
6
Wasserzeichen Schriftgröße: Wähle die Schriftgröße in Punkten aus, in der dein Text angezeigt werden soll. Als Richtwert können 11 pt oder 12 pt dienen, welche in Dokumenten übliche Schriftgrößen sind.
7
Wasserzeichen horizontale/vertikale Position: Wähle die Position, bei der der Text deines Wasserzeichens beginnen soll. Die horizontale Positionierung gibt an, wie viele mm weit der Text vom linken Seitenrand beginnt. Die vertikale Positionierung gibt an, wie viele mm weit der Text vom unteren Seitenrand beginnt. Der Standardwert bei beiden Positionen sind 10 mm.

Ein beispielhaftes Wasserzeichen könnte folgendermaßen aussehen:

In das Feld "Wasserzeichen Text" wird folgender Text eingegeben: Kauf {OrderNumber} vom {OrderDate} – {UserName}

Dieser Text würde dann als Wasserzeichen auf deinem Dokument so aussehen:
Kauf 12345678 vom 05.06.2014 - Max Mustermann

Zahlungsanbieter

Über den Button "Neu" im Reiter "Zahlungsanbieter" kannst du einen neuen Zahlungsanbieter (PayPal oder PayPal Plus) anlegen, mit dem deine Kund:innen dann direkt über das Kundenportal ihre Rechnung begleichen können. Damit du Zahlungen über PayPal empfangen kann, muss eine sog. PayPal REST Anwendungen angelegt werden, damit du eine Client-ID und ein Secret von PayPal für sowohl den Live-Betrieb als auch den Test-Betrieb erhältst. Wie du eine PayPal REST Anwendung einrichten kannst, findest du in diesem von PayPal bereitgestellten Dokument.

1
Anzeigename: Lege einen Namen für die Zahlungsverbindung fest, der zur internen Anzeige und Auswahl in Billbee dient.
2
Typ: Wähle aus, welchen Typ Zahlungsanbieter du nutzen möchtest. Aktuell hast du die Auswahl zwischen PayPal und PayPal Plus.
3
Aktiv: Setze hier den Haken, damit der Zahlungsanbieter aktiv ist und im Kundenportal für deine Kund:innen angezeigt wird.
4
PayPal App Client ID: Gib hier die Client-ID ein, die du von PayPal für die PayPal REST Anwendung erhalten hast.
5
PayPal App Client Secret: Gib hier das Secret ein, die du von PayPal für die PayPal REST Anwendung erhalten hast.
6
Sandbox: Wenn du die Zahlungsverbindung erst einmal nur im Test-Betrieb anlegen möchtest, dann aktiviere diese Option. In diesem Fall musst du dann bei Punkt 4 und 5 auch die Client-ID und das Secret der Testumgebung der PayPal REST Anwendung eingeben.

Um deinen Kund:innen einen Link zum Kundenportal zu senden, über den sie sich dann ihre Rechnung herunterladen oder bereitgestellte Artikel herunterladen können, kannst du Regeln zur Automatisierung anlegen. 

Außerdem siehst du den Link zum bestellungsspezifischen Kundenportal direkt in der Bestellung. Dafür gehst du in deine Bestellübersicht und wählst die gewünschte Bestellung aus. Anschließend gehst du auf den Reiter "Nummern & Layouts", wo du dann den Link zum Kundenportal einsehen und kopieren kannst.

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