Dem Kunden automatisch einen Downloadlink zu digitalen Dateien schicken

Du möchtest, dass dein Kunde eine Nachricht mit einem Downloadlink zu einer digitalen Datei (z.B. ein eBook) voll automatisiert erhält? Dann findest du hier eine Anleitung zum Einrichten der Automatisierung.  Bitte beachte, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Anleitung handelt, die du natürlich jederzeit um z.B. Bedingungen erweitern kannst oder die Auslöser austauschen kannst.

In diesem Artikel

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Um deinen Kunden einen Downloadlink zu einer digitalen Datei bereitzustellen, muss über Billbee eine Nachricht an den Kunden senden, in der der Downloadlink enthalten ist. Die Nachricht soll dann gesendet werden, wenn die Zahlung eingegangen ist.

Voreinstellungen

Bevor die Regel eingerichtet werden kann, muss ein Benachrichtigungstext für den Versand des Downloadlinks eingerichtet werden. Dieser muss unbedingt den Platzhalter {DownloadUrl} zum Kundenportal, welches im Vorfeld eingerichtet werden muss, enthalten. Bitte überprüfe auch, ob unter Einstellungen / Kundenportal im Reiter "Dateien" der Dateidownload aktiviert ist. Nur so können deine Kunden dann auch die Dateien aus dem Kundenportal herunterladen. In den Benachrichtigungstext wird dann eine URL eingefügt, über die der Kunde Zugriff auf seine Bestellung auf dem Kundenportal hat und der Kunde sich dann die entsprechende digitale Datei herunterladen kann.

Einrichtung der Regeln

Damit deinem Kunden der Downloadlink per Nachricht übermittelt werden kann, ist es notwendig, zwei Regeln unter Einstellungen / Automatisierung einzurichten:

  1. Für den Fall, dass die Bestellung bei Billbee bereits vorhanden ist und der Status auf "bezahlt" geändert wird
  2. Für den Fall, dass die Bestellung zum Zeitpunkt des Importes schon den Status "bezahlt" hat. 

In unserem Beispielfall ist der Name des zuvor angelegten Benachrichtigungstextes "Downloadlink digitale Datei nach Zahlung". Außerdem beabsichtigen wir, dass die Nachricht als Blindkopie an unseren Beispielmitarbeiter Max Mustermann (max@billbee.io) gesendet wird.

Die erste Regel, für den Fall, dass die Bestellung bei Billbee schon vorhanden ist und der Status auf "bezahlt" geändert wird, ist wie folgt aufgebaut:

  • Auslöser: Auftragsstatus geändert (bezahlt)
  • Bedingung: Bestellung enthält Downloadartikel (mindestens einen downloadbaren Artikel)
  • Aktion: Nachricht an Käufer senden

Die zweite Regel, für den Fall, dass bereits beim Import der Bestellung der Status "bezahlt" durch die Shopverbindung übermittelt wird, sieht so aus:

  • Auslöser: Auftrag eingelesen
  • Bedingungen: Es werden zwei Bedingungen für diese Regel angelegt:
    • ODER-Verknüpfung von Bestellstatus einschränken (bezahlt) und Bestellung hat Zahldatum
    • Bestellung enthält Downloadartikel (mindestens einen downloadbaren Artikel)
  • Aktion: Nachricht an Käufer senden

wichtig / zu beachten

Falls die Regel nicht ausgeführt wird, überprüfe zuerst die Einstellungen deines Kundenportals. Hier musst du den Dateidownload für die Kunden unter Einstellungen / Kundenportal im Reiter "Dateien" aktiveren.

Überprüfe auch, ob dein Benachrichtigungstext richtig angelegt ist (insbesondere der richtige Platzhalter) und ob der richtige Benachrichtigungstext in den Regeln hinterlegt ist.

Besonderheit PayPal

Falls du PayPal als Zahlungsmöglichkeit in Kombination mit Jimdo anbietest, solltest du zur korrekten Regelausführung in den Einstellungen der Shopverbindung einen Haken bei der Option setzen, dass PayPal-Zahlungen automatisch als bezahlt markiert werden.

Typische Fehler

Wir haben einige Dinge zusammengetragen, die teilweise dazu führen, dass die Regel nicht korrekt ausgeführt wird.

Die Benachrichtigung mit dem Downloadlink wird auch beim Kauf nicht digitaler Produkte gesendet

Du hast das Problem, dass die Nachricht an den Kunden auch dann gesendet wird, wenn gar kein digitales Produkt in der Bestellung dabei ist? Überprüfe in diesem Fall die Bedingungen beider(!) Regeln. 

Bei der Bedingung "Bestellung enthält Downloadartikel" muss unbedingt die Einstellung "enthält mindestens einen downloadbaren Artikel". Wenn man die Bedingung zur Regeln hinzufügt, ist standardmäßig die Einstellung "enthält keine downloadbaren Artikel" ausgewählt und muss daher manuell auf "enthält mindestens einen downloadbaren Artikel" geändert werden.

Die Benachrichtigung mit dem Downloadlink wird nicht immer gesendet

Damit die Benachrichtigungen zuverlässig gesendet werden können, müssen unbedingt beide Regeln angelegt werden. Wenn du nur eine der beiden Regeln anlegst, dann wird die Benachrichtigung an deinen Kunden nicht immer gesendet, sondern nur in dem Fall, für den du die Regel angelegt hast. 

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