Bedingungsübersicht

Du hast in Billbee die Möglichkeit, bestimmte Aufgaben zu automatisieren und an deinen Workflow anzupassen. Konfigurieren kannst du die Regeln unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "Regeln". 

Eine Regel besteht immer aus drei Teilen:

1. Ein Auslöser, der festlegt, was genau die Regel startet.
2. Eine oder mehrere Bedingungen (optional)
3. Eine oder mehrere Aktionen, die ausgelöst werden.

In diesem Artikel geht es um die Bedingungen, die festlegen, wann eine Regel angewendet wird. Auslöser und Aktionen werden in separaten Artikeln behandelt.

Adresse enthält einen bestimmten Text

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, die Adressdaten einer Bestellung auf einen bestimmten Text zu prüfen.

Einstellungen: Du hast einige Auswahlmöglichkeiten, um eine Adresse nach einem bestimmten Text zu durchsuchen:

• Bei dem Adresstypen kannst du auswählen, ob der Text nur in der Rechnungsadresse, nur in der Lieferadresse oder in beiden Adressen geprüft werden soll
• Der Suchtext ist der Text, nach dem die Adresse(n) überprüft werden sollen. Bitte achte auf die Schreibweise deines Suchtextes und bestätige deine Eingabe mit Enter. Du kannst auch mehr als einen Suchtext eingeben.
• Wähle jetzt aus, ob der Suchtext enthalten sein muss oder der Suchtext nicht enthalten sein darf.
• Wähle aus, ob mindestens einer der Suchtexte enthalten sein muss oder alle Suchtexte enthalten sein müssen. Die richtige Auswahl hier ist besonders wichtig, wenn du mehr als einen Suchtext als Bedingung gesetzt hast.
• Bei der letzten Option kannst du auswählen, ob nach regulären Ausdrücken gesucht werden soll. Setze hier nur einen Haken, wenn nach regulärem Ausdrücken gesucht werden soll. Reguläre Ausdrücke sind z.B. [0-9] = genau eine Ziffer oder [0-9]+ mindestens eine Ziffer. Damit kannst du aber auch kompliziertere Dinge abbilden, denn (Hallo|Hello) und (Welt|World) findet, "Hallo Welt", "Hallo World", "Hello Welt" und "Hello World".

Anzahl Artikel einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, die Anzahl der Artikel einer Bestellung zu überprüfen.

Einstellungen: Wähle aus, ob mindestens / genaue gleich / höchstens eine von dir definierte Anzahl von Artikeln in einer Bestellung vorhanden sein darf, um die Regel auszulösen.

Anzahl Aufträge dieses Kunden (*) einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, die Anzahl der Aufträge eines/einer Kund:in abzufragen

Einstellungen: Bei dieser Bedingung hast du drei Einstellungsmöglichkeiten:

• Wähle aus, ob die Anzahl der Aufträge der Kund:innen kleiner / kleiner oder gleich / gleich / größer oder gleich / größer als....
• ... eine von dir gewählte Anzahl...
• ... innerhalb der letzten 1-36 Monate sein soll.

Anzahl Positionen einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, die Anzahl der Positionen einer Bestellung oder Rechnung zu überprüfen.

Einstellungen: Wähle aus, ob mindestens / genaue gleich / höchstens eine von dir definierte Anzahl von Positionen vorhanden sein darf, um die Regel auszulösen.

Artikel enthält einen bestimmten Text

Beschreibung: Die Bedingung dient zur Prüfung, ob die Bestellung mindestens einen Artikel enthält, welcher in einem Feld einen bestimmten Text enthält.

Einstellungen: Du hast einige Auswahlmöglichkeiten, um eine die in der Bestellung enthaltenen Artikel nach einem bestimmten Text zu durchsuchen:

• Wähle zunächst aus, in welchem Feld nach dem Text gesucht werden soll. Du kannst auch mehr als ein Feld auswählen.
• Der Suchtext ist der Text, nach dem die Artikel in der Bestellung überprüft werden sollen. Bitte achte auf die Schreibweise deines Suchtextes und bestätige deine Eingabe mit Enter. Du kannst auch mehr als einen Suchtext eingeben.
• Wähle jetzt aus, ob der Suchtext enthalten sein muss oder der Suchtext nicht enthalten sein darf.
• Wähle aus, ob mindestens einer der Suchtexte enthalten sein muss oder alle Suchtexte enthalten sein müssen. Die richtige Auswahl hier ist besonders wichtig, wenn du mehr als einen Suchtext als Bedingung gesetzt hast.
• Bei der letzten Option kannst du auswählen, ob nach regulären Ausdrücken gesucht werden soll. Setze hier nur einen Haken, wenn nach regulärem Ausdrücken gesucht werden soll. Reguläre Ausdrücke sind z.B. [0-9] = genau eine Ziffer oder [0-9]+ mindestens eine Ziffer. Damit kannst du aber auch kompliziertere Dinge abbilden, denn (Hallo|Hello) und (Welt|World) findet, "Hallo Welt", "Hallo World", "Hello Welt" und "Hello World".

• Seriennummern automatisiert versenden

Artikelkategorie einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, die Kategorie der Artikel in der Bestellung zu überprüfen.

Einstellungen:  Du hast zwei Auswahlmöglichkeiten bei dieser Bedingung:

• muss jeder Artikel der Bestellung diese Bedingung erfüllen?
• muss der Artikel in der ausgewählten Kategorie sein?

Auftragssumme einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, dass die Bruttosumme der Bestellungen inkl. Versandkosten zu prüfen, sodass die Regel nur ausgeführt wird, wenn die Auftragssumme mit deinen definierten Werten übereinstimmt.

Einstellungen: Du hast zwei Möglichkeiten, um die Auftragssumme für die Regelausführung einzuschränken:

• Wenn Auftragssumme größer oder gleich (eines von dir definierten Wertes)
• Wenn Auftragssumme kleiner oder gleich (eines von dir definierten Wertes)

Bestelldatum (Alter) einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, das Alter der Bestellung einzuschränken. Beispielweise, dass nur Rechnung für Bestellungen erzeugt werden sollen, die nicht älter als 7 Tage sind.

Einstellungen: Wähle die Tage aus, um die die Bestellung nicht älter sein soll.

Bestellnummer enthält einen bestimmten Text

• Der Suchtext ist der Text, nach dem die Bestellnummer der Bestellung überprüft werden sollen. Bitte achte auf die Schreibweise deines Suchtextes und bestätige deine Eingabe mit Enter. Du kannst auch mehr als einen Suchtext eingeben.
• Wähle jetzt aus, ob der Suchtext enthalten sein muss oder der Suchtext nicht enthalten sein darf.
• Wähle aus, ob mindestens einer der Suchtexte enthalten sein muss oder alle Suchtexte enthalten sein müssen. Die richtige Auswahl hier ist besonders wichtig, wenn du mehr als einen Suchtext als Bedingung gesetzt hast.
• Bei der letzten Option kannst du auswählen, ob nach regulären Ausdrücken gesucht werden soll. Setze hier nur einen Haken, wenn nach regulärem Ausdrücken gesucht werden soll. Reguläre Ausdrücke sind z.B. [0-9] = genau eine Ziffer oder [0-9]+ mindestens eine Ziffer. Damit kannst du aber auch kompliziertere Dinge abbilden, denn (Hallo|Hello) und (Welt|World) findet, "Hallo Welt", "Hallo World", "Hello Welt" und "Hello World".

Bestellstatus einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, bei einer Bestellung den aktuellen Status einzuschränken bzw. zu überprüfen mit dem Ziel, dass die Regel nur ausgeführt wird, wenn sich die Bestellung im definierten Status befindet.

Einstellungen: Wähle hier den gewünschten Status der Bestellung aus, welche als Kriterium zur Prüfung des Bestellstatus herangezogen wird.

• Seriennummern automatisiert versenden
• Amazon FBA: Rechnungen automatisch senden
• Den Kund:innen automatisch einen Downloadlink zu seiner Rechnung schicken

Bestellung enthält digitale Artikel

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, dass bei der Regelausführung überprüft wird, ob die Bestellung einen digitalen Artikel enthält und die Regelausführung entsprechend einzuschränken.

Einstellungen: Du hast vier Auswahlmöglichkeiten, um die Bestellung auf digitale Artikel zu überprüfen:

• Eine Bestellung enthält keine digitalen Artikel
• Eine Bestellung enthält mindestens einen digitalen Artikel
• Eine Bestellung enthält ausschließlich digitalen Artikel
• Eine Bestellung enthält mindestens einen nicht digitalen Artikel

Bestellung enthält Downloadartikel

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, dass bei der Regelausführung überprüft wird, ob die Bestellung einen Downloadartikel enthält und die Regelausführung entsprechend einzuschränken.

Einstellungen: Du hast vier Auswahlmöglichkeiten, um die Bestellung auf Downloadartikel zu überprüfen:

• Eine Bestellung enthält keine downloadbaren Artikel
• Eine Bestellung enthält mindestens einen downloadbaren Artikel
• Eine Bestellung enthält ausschließlich downloadbare Artikel
• Eine Bestellung enthält mindestens einen nicht downloadbaren Artikel

• Den Kund:innen automatisch einen Downloadlink zu digitalen Dateien schicken
• Eine Rechnung zeitverzögert für Bestellungen verschicken

Bestellung enthält physische Artikel

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, dass bei der Regelausführung überprüft wird, ob die Bestellung einen physischen (also nicht-digitalen) Artikel enthält und die Regelausführung entsprechend einzuschränken.

Einstellungen: Du hast vier Auswahlmöglichkeiten, um die Bestellung auf digitale Artikel zu überprüfen:

• Eine Bestellung enthält keine physischen Artikel
• Eine Bestellung enthält mindestens einen physischen Artikel
• Eine Bestellung enthält ausschließlich physische Artikel
• Eine Bestellung enthält mindestens einen nicht physischen Artikel

Bestellung hat Zahldatum

Beschreibung: Die Bedingung dient zur Prüfung, ob ein Zahldatum vorhanden ist.

Einstellungen: Wähle aus, ob die Regel ausgelöst werden soll, wenn die Bestellung ein Zahldatum oder kein Zahldatum hat.

Gesamtumsatz dieses Kunden (*) einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, den Gesamtumsatz von Kund:innen abzufragen.

Einstellungen: Bei dieser Bedingung hast du drei Einstellungsmöglichkeiten:

• Wähle aus, ob der Bruttoumsatz der Kund:innen kleiner / kleiner oder gleich / gleich / größer oder gleich / größer als....
• ... eine von dir gewählte Bruttosumme in Euro...
• ... innerhalb der letzten 1-36 Monate sein soll.

Praxisbeispiele: Wie die Bedingung in einer Beispielregel aussieht, kannst du in den folgenden Artikeln nachlesen:

• Stammkund:in markieren

Gewicht der Bestellung einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, das Gewicht von Sendungen einzuschränken, um zB. die Paketgröße zu definieren.

Einstellungen: Du hast zwei Möglichkeiten, um das Gewicht der Bestellung zu überprüfen:

• Wenn Gesamtgewicht größer oder gleich (eines von dir definierten Wertes)
• Wenn Gesamtgewicht kleiner oder gleich (eines von dir definierten Wertes)

Hinweis: Es wird hier gegen das Gewicht geprüft, welches in den Optionen deiner Versandeinstellungen als Standardgewicht hinterlegt ist.

Land Lieferadresse EU/ nicht EU einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, dass überprüft wird, ob das Land der Lieferadresse einer Bestellung in der EU ist oder nicht.

Einstellungen: Wähle aus, ob die Regel ausgeführt werden soll, wenn das Lieferland der Bestellung ein EU-Land oder ein Drittland ist.

Land Lieferadresse einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, dass bei Regelausführung überprüft wird, ob das Lieferland der Bestellung einem von dir festgelegten Land entspricht oder nicht

Einstellungen: Wähle im Dropdown-Menü eins oder mehrere Länder aus, mit dem das Land der Lieferadresse übereinstimmen soll und die Regel nur ausgeführt wird, wenn das Land der Lieferadresse mit einem der Länder in der Liste übereinstimmt. Möchtest du die Regel invertieren, d.h. das Land der Lieferadresse darf keinem der ausgewählten Länder in der Liste entsprechen, mach bitte einen Haken bei "Land darf oben nicht angegeben sein". Dementsprechend wird die Regel dann nur ausgeführt, wenn das Land der Lieferadresse nicht in der Liste aufgeführt wird.

• Sprache der Kund:innen per Regel setzen

Land Rechnungsadresse einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, dass bei Regelausführung überprüft wird, ob das Land der Rechnungsadresse der Bestellung einem von dir festgelegten Land entspricht oder nicht.

Einstellungen: Wähle im Dropdown-Menü eins oder mehrere Länder aus, die mit dem Land der Rechnungsadresse der Bestellung übereinstimmen sollen.

Lieferadresse in Steuergebiet der EU / nicht EU einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, dass bei Regelausführung überprüft wird, ob die Lieferadresse im Steuergebiet der EU bzw. außerhalb dieses Gebietes liegt. Der Unterschied zu der Bedingung "Land Lieferadresse EU / nicht EU einschränken" ist, dass bei dieser Bedingung auch auf Sondergebiete wie bspw. die Kanaren geprüft wird.

Einstellungen: Wähle im Dropdown-Menü aus, ob die Lieferadresse der Bestellung im Steuergebiet der EU oder im Steuergebiet eines Drittlandes liegt.

Mitarbeiter (*) einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient zur Prüfung, ob die Bestellung einem/einer gewählten Mitarbeiter:in zugewiesen ist.

Einstellungen: Wähle aus, dass die Regel ausgelöst werden soll, wenn sie einem/einer bestimmten Mitarbeiter:in zugewiesen ist. Möchtest du, dass die Regel ausgelöst wird, wenn der/die gewählte Mitarbeiter:in nicht zugewiesen ist, kannst du die Option "Mitarbeiter (*) dürfen nicht zugewiesen sein" anhaken. Hast du mehr als eine:n Mitarbeiter:in in deinem Billbee-Account angelegt, kannst du selbstverständlich auch mehrere Mitarbeiter:innen auswählen.

Besonderheit: Oder-Verknüpfung von Bedingungen

Möchtest du in einer Regel mehrere Bedingungen verwenden, sind diese Bedingungen alle mit einer UND-Verknüpfung verbunden. Das bedeutet, dass die Regel nur ausgeführt wird, wenn alle der Bedingungen zutreffen. Soll die Regel dagegen nur ausgeführt werden, wenn mindestens eine von mehreren Bedingungen erfüllt ist, kannst du mit dieser Bedingung eine ODER-Verknüpfung erzeugen.

Welche Bedingungen benötigt werden und wie sie verknüpft werden sollen, sollte man sich vor dem Hinzufügen einer Bedingung überlegen, da neue Bedingungen immer nach den bereits angelegten Bedingungen angelegt werden und eine Änderung der Reihenfolge nicht möglich ist.

Um eine ODER-Verknüpfung zwischen mehreren Bedingungen herzustellen, wähle den Punkt "Oder-Verknüpfung von Bedingungen" im Dropdown-Menü der Bedingungen aus. Jetzt kannst du innerhalb dieser Bedingungen beliebig viele Bedingungen auswählen (1), bei der nur mindestens eine Bedingung erfüllt sein muss, um die Regel auszuführen. Wählst du jetzt in dem oberen Dropdown-Menü (2) eine neue Bedingung aus, wird diese auf höherer Ebene hinzugefügt und ist mit der ODER-Verknüpfung durch eine UND-Verknüpfung verbunden.

• Den Kund:innen automatisch einen Downloadlink zu digitalen Dateien schicken

Rechnung wurde erzeugt

Beschreibung: Die Bedingung dient zur Prüfung, ob bereits eine Rechnung erzeugt wurde oder nicht.

Einstellungen: Wähle aus, ob die Regel ausgelöst werden soll, wenn bereits eine Rechnung erzeugt wurde oder wenn noch keine Rechnung erzeugt wurde.

Rechnungsdatum (Alter) einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, das Alter der Rechnung einzuschränken.

Einstellungen: Wähle die Tage aus, um die das Rechnungsdatum nicht älter sein soll.

Shop einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, dass die Automatisierungsregel nur ausgeführt wird, wenn eine Bestellung einem bestimmten verknüpften Shop zugeordnet ist.

Einstellungen: Wähle hier einen von deinen verknüpften Shops aus.

• Amazon FBA: Rechnungen automatisch senden

Sprache des Kunden (*) einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient zur Prüfung, ob die festgelegte Sprache der Kund:innen einen bestimmten Wert (d.h. eine ausgewählte Sprache) hat.

Einstellungen: Wähle im Dropdown-Menü eine Sprache aus, die mit der Sprache verglichen werden soll, die im Kundendatensatz angelegt ist.

Tags einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, eine Bestellung auf ihre verknüpften Tags zu prüfen.

Einstellungen: Gib das Tag ein, nach welchem du in den Bestellungen suchen möchtest. Du hast die Möglichkeit, bei Bedingung invertieren einen Haken zu setzen, was bewirkt, dass das eingegebene Tag nicht in der Bestellung vorhanden sein dar, um die Regel auszulösen.

Besonderheit: Und-Verknüpfung von Bedingungen

Möchtest du in einer Regel mehrere Bedingungen verwenden, sind diese Bedingungen alle grundsätzlich mit einer UND-Verknüpfung verbunden. Das bedeutet, dass die Regel nur ausgeführt wird, wenn alle der Bedingungen zutreffen. Möchtest du hingegen die Oder-Verknüpfung so nutzen, dass mehrere zusammenhängende Bedingungen oder andere zusammenhängende Bedingungen erfüllt sein müssen kannst du dies mittels der Und-Verknüpfung erreichen.

Welche Bedingungen benötigt werden und wie sie verknüpft werden sollen, sollte man sich vor dem Hinzufügen einer Bedingung überlegen, da neue Bedingungen immer nach den bereits angelegten Bedingungen angelegt werden und eine Änderung der Reihenfolge nicht möglich ist.

Um eine Und-Verknüpfung zwischen mehreren Bedingungen herzustellen, wähle den Punkt "Und-Verknüpfung von Bedingungen" im Dropdown-Menü der Bedingungen aus. Jetzt kannst du innerhalb dieser Bedingungen beliebig viele Bedingungen auswählen, bei der alle Bedingungen erfüllt sein müssen, um die Regel auszuführen. 

Vergleich Liefer- und Rechnungsadresse

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, um die Liefer- und die Rechnungsadresse einer Bestellung zu vergleichen.

Einstellungen: Wähle aus, ob die Regel ausgelöst werden soll, wenn die Liefer- und die Rechnungsadresse gleich oder unterschiedlich sind.

Verpackungstyp einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, den Verpackungstypen einzuschränken.

Einstellungen: Wähle den entsprechenden Verpackungstypen aus.

Versandadresse ist Inseladresse

Beschreibung: Die Bedingung dient zur Prüfung, ob die in der Lieferadresse angegebene Adresse eine Inseladresse ist oder nicht.

Einstellungen: Wähle aus, ob bei der Regel überprüft werden soll, ob die Lieferadresse auf einer Insel liegt oder auf keiner Insel liegt.

"Versand aus" einschränken

Beschreibung: Wenn Amazon eine FBA Bestellung aus einem Auslieferungslager in einem anderen EU-Land liefert, kannst das Land, aus dem Amazon die Lieferung vornimmt, eingeschränkt werden.

Einstellungen: Wähle im Dropdown-Menü eins oder mehrere Länder aus, die mit dem Land, aus dem Amazon liefert, übereinstimmen müssen.

Versandadresse ist Inseladresse

Beschreibung: Zumeist sind Insel steuerliche Sondergebiete oder verursachen höhere Versandkosten bzw. benötigen separate Versandprodukte. Mit dieser Bedingung kann gefiltert werden, ob die Versandadresse einer Bestellung einer Inseladresse entspricht oder nicht entspricht.

Einstellungen: Wähle aus, ob die Versandadresse, also die Lieferadresse der Bestellung, auf einer Insel liegt oder auf keiner Insel liegt. Nutze hierfür das Drop Down Menü innerhalb der Bedingung.

Versandkosten einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, dass die Regel ausgeführt wird, mit der Bedingung, dass die Versandkosten kleiner/größer/gleich eines von dir definierten Wertes sind.

Einstellungen: Du hast zwei Möglichkeiten, um die Versandkosten für die Regelausführung einzuschränken:

• Wenn Versandkosten größer oder gleich (eines von dir definierten Wertes)
• Wenn Versandkosten kleiner oder gleich (eines von dir definierten Wertes)

Weitere offene Bestellung des Kunden (*) vorhanden

Beschreibung: Die Bedingung dient zur Prüfung, ob der/die Kund:in ggf. noch weitere offene Bestellung hat. Das kann helfen, die Bestellungen zusammenzufassen mit dem Ziel, Pakete und Etiketten zu minimieren.

Einstellungen: Hier gibt es keine Einstellungsmöglichkeiten.

Zahlsumme mit Bestellsumme abgleichen

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, dass die Zahlsumme der Kund:innen mit der Rechnungssumme der Bestellung der Kund:innen abgeglichen und überprüft wird.

Einstellungen: Für die Auslösung der Regel kannst du definieren, ob die Zahlsumme kleiner, gleich und/oder größer als die Rechnungssumme sein soll.

Zahlart einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, dass die Regel ausgeführt wird, wenn eine von dir bestimmte Zahlart genutzt wurde oder explizit ausgeschlossen werden soll.

Einstellungen: Wähle im Dropdown-Menü die gewünschte Zahlart aus. Du kannst auch mehrere Zahlarten anwählen. Zudem kannst du diese Funktion invertieren, in dem du die Option "Zahlart darf nicht oben angegeben sein" aktivierst.

Zugeordnetes Versandprodukt einschränken

Beschreibung: Die Bedingung dient dazu, das Versandprodukt einzuschränken, um z.B. ausländische Lieferungen zu berücksichtigen bei der Auslösung von Regeln.

Einstellungen: Wähle das entsprechende Versandprodukt aus.

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.

How To Video: Übersicht der Bedingungen (Automatisierungen)

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