Eine Rechnung zeitverzögert für Bestellungen verschicken

Du möchtest nicht, dass deine Rechnung automatisch erzeugt und versendet wird, wenn bspw. der Auftragsstatus geändert wird, sondern zeitlich verzögert? Dann findest du die Anleitung zur Einrichtung hier in diesem Artikel. Bitte beachte, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Anleitung handelt, die du natürlich jederzeit um z.B. Bedingungen erweitern kannst oder die Auslöser austauschen kannst. 

In diesem Artikel

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Voreinstellungen

Damit die Rechnung per E-Mail versendet werden kann, sollte ein SMTP-Server eingerichtet werden, um zu vermeiden, dass deine automatisch generierten E-Mails in den Spam-Ordnern der Kunden landen. 

Der Benachrichtigungstext, der als Nachricht an den Kunden beim Rechnungsversand genutzt werden kann, ist standardmäßig unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" bereits hinterlegt. Möchtest du diesen Standardtext nutzen, musst du hier nichts anpassen. Möchtest du den Text noch individualisieren, kannst du ganz einfach den Standardtext "Rechnung Per Email senden" bearbeiten oder auch einfach einen eigenen anlegen und diesen dann entsprechend als Benachrichtigungstext in der Regel auswählen.

Einrichtung der Regel

Um Rechnungen automatisch und zeitverzögert an deine Kunden zu senden, ist es notwendig, drei verschiedene Regeln unter Einstellungen / Automatisierung anzulegen.

  1. Regel, um die Rechnungserzeugung und den Rechnungsversand zu verzögern
  2. Regel mit der die Rechnungen erzeugt werden
  3. Regel mit der die Rechnung an den Kunden gesendet werden

In unserem Beispielfall nutzen wir den bereist voreingestellten Benachrichtigungstext "Rechnung Per Email senden". Außerdem beabsichtigen wir, dass die Nachricht als Blindkopie an unseren Beispielmitarbeiter Max Mustermann (max@billbee.io) gesendet wird.

Die erste Regel, die dafür zuständig ist, dass die Rechnungserzeugung und der Rechnungsversand verzögert wird, ist wie folgt aufgebaut:

  • Auslöser: Auftragsstatus geändert (Versendet)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Ein Ereignis auslösen (Vergib hier einen Namen für das Ereignis und die gewünschte Verzögerung)

Die zweite Regel, die die Rechnungserzeugung um die in der ersten Regel festgelegte Verzögerung anstößt, ist wie folgt aufgebaut:

  • Auslöser: Ereignis ausgelöst (Name des Ereignisses aus der ersten Regel)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Rechnung)

Die dritte und letzte Regel, die die Rechnung dann an den Kunden sendet, ist wie folgt aufgebaut:

  • Auslöser: Auftragsdokument an Kunden senden (Rechnung)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Nachricht an Käufer senden

wichtig / zu beachten

Ich möchte nur die Rechnungen zeitverzögert versenden, in denen ein bestimmter Artikel beinhaltet ist

Eine häufig genutzte Abwandlung dieser Regel ist die, bei der eine Rechnung nur dann zeitverzögert versendet werden soll, wenn ein bestimmter Artikel in der Bestellungen vorhanden ist. Die drei Regeln sind gleich aufgebaut, nur die Bedingungen werden abgewandelt. Die drei Regeln sind dann wie folgt aufgebaut:

  1. Zeitverzögerung einrichten
    • Auslöser: Auftragsstatus geändert (Versendet)
    • Bedingung: Artikel enthält bestimmten Text
    • Aktion: Ein Ereignis auslösen (Vergib hier einen Namen für das Ereignis)
  2. Rechnung erzeugen nach Zeitverzögerung
    • Auslöser: Ereignis ausgelöst (Name des Ereignisses aus der ersten Regel)
    • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
    • Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Rechnung)
  3. Rechnung an Kunden senden
    • Auslöser: Auftragsdokument an Kunden senden (Rechnung)
    • Bedingung: Artikel enthält bestimmten Text (hier ist es sinnvoll, die Bedingung aus der ersten Regel zu wiederholen, damit sichergestellt wird, dass auch nur die Bestellungen mit dem bestimmten Artikel diese Nachricht bekommen)
    • Aktion: Nachricht an Käufer senden

Typische Fehler

Rechnung wird nicht zeitverzögert versendet

Wenn die Rechnung nicht zeitverzögert versendet wird, überprüfe zuerst, ob auch alle drei Regeln angelegt wurden. Ist das der Fall, überprüfe, ob die Auslöser, Bedingungen und Aktionen richtig angelegt sind. Ein häufiger Fehler ist, dass der Name des Ereignisses aus der ersten Regel nicht mit dem Namen des Ereignisses im Auslöser der zweiten Regel übereinstimmt.

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