E-Mail Einstellungen

Billbee versendet an unterschiedlichen Stellen E-Mails in deinem Namen an deine Kunden. Das ist beispielsweise der Fall, bei dem Statuswechsel einer Bestellung auf versendet oder bezahlt oder beim Senden einer Rechnung per Mail. Normalerweise werden die E-Mails über unseren Mailserver versendet und als Absender wird noreply@billbee.de eingetragen. Das kann dazu führen, dass die E-Mails als Spam erkannt werden und nicht an deine Kunden zugestellt werden können oder in deren Spam-Ordner laden.

Daher raten wir dir dazu, dass du einen eigenen SMTP (Postausgangs-)Server hinterlegst, damit deine E-Mails an deine Kunden mit der richtigen Absenderadresse gesendet werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass eine vom Benutzerkonto abweichende Absenderadresse angegeben werden kann und bei mehreren Einträgen sogar auch mit unterschiedlichen Absenderadressen gesendet werden kann.

In diesem Artikel

Einrichtung SMTP Server

Um einen neuen SMTP Server in deinem Billbee Account anzulegen, geh in deine Einstellungen / E-Mail Versand. Dort ist eine Liste von all deinen SMTP Servern zu sehen. Hast du noch keinen Server angelegt, ist die Liste erst einmal leer.

Um einen neuen Server anzulegen, klick auf den Button "Neu". In der darauffolgenden Darstellung kannst du dann deine Daten für deinen SMTP Server einrichten.

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Anbieter: Hier in der Liste kannst du schon Voreinstellungen für einige häufig verwendete Anbieter direkt auswählen. Wenn dein Anbieter nicht dabei ist, dann wähle "Kein bestimmter Anbieter" aus. So kannst du alle relevanten Einstellungen manuell hinterlegen. Die Einstellungen für häufig verwendete Server findest du weiter unten im Artikel. Ist dein Anbieter hier nicht aufgeführt, such am besten auf der Hilfeseite deines Anbieters.
2
Anzeigename: Hier kannst du einen frei wählbaren Namen eingeben, zur Anzeige und zur Auswahl bei Billbee. Der Anzeigename dient u.a. zur Erkennung des Servers in der Listenansicht.
3
Absender: Der Absender ist die "von" E-Mail-Adresse, die beim Empfänger deiner E-Mail angezeigt wird. Wenn du möchtest, dass ein bestimmter Name (bspw. dein Name) im Mailprogramm angezeigt wird, dann formatiere dieses Feld bitte wie folgt: Max Mustermann <max@mustermann.com>
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SMTP Server: Gib hier den Namen des SMTP Servers ein. Dieser Server wird auch häufig Host oder SMTP-Host genannt. Wie der SMTP-Server von häufig verwendeten E-Mail-Servern heißt, findest du weiter unten im Artikel.
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Port: Hier muss der Port angegeben werden, welchen der SMTP-Server verwendet, um die E-Mails zu empfangen. In den meisten Fällen ist das der Port 25, 465 oder 587. Port 25 sollte im besten Fall nur genutzt werden, wenn keiner der anderen Ports möglich ist. Welcher der Port von häufig verwendeten E-Mail-Servern ist, findest du weiter unten im Artikel. Ist dein Anbieter hier nicht aufgeführt, such am besten auf der Hilfeseite deines Anbieters.
6
Login: Gib den Login für den SMTP-Server an. Bitte beachte, dass der Login für den SMTP-Server nicht unbedingt deine E-Mail-Adresse ist.
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Passwort: Gib das dazugehörige Passwort für den SMTP-Server ein.
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SSL: Verwendet dein SMTP-Server eine Verschlüsselung mit SSL, dann setz bitte hier einen Haken.
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Start TLS: Verwendet dein SMTP-Server stattdessen eine Verschlüsselung mit TLS, dann setz bitte bei StartTLS einen Haken.

Bitte beachte: Sollte dein Server sowohl die SSL-Verschlüsselung als auch die TLS-Verschlüsselung unterstützen, dann ist immer die Wahl von TLS zu empfehlen. Für den gesicherten E-Mail-Versand sollte der Port (siehe 5.) 465 oder 587 in Verbindung mit StartTLS genutzt werden.

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BCC: In diesem Feld kann optional eine beliebige E-Mail-Adresse angeben werden, welche dann Blindkopien von allen gesendeten E-Mails bekommt.
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Standard: Wenn hier einen Haken setzt, wird der SMTP-Server als Standardserver für den Versand von E-Mails verwendet.
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Test Mail senden: Du möchtest prüfen, ob deine Einstellungen richtig sind und ob deine Mail beim Kunden ankommt? Dann kannst du dir über den Button "Test Mail senden" eine Test Mail schicken, die an die von dir im Benutzerkonto angegebene E-Mail-Adresse gesendet wird.
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Speichern: nicht vergessen!

Parameter für häufig verwendete Server

E-Mail-Server SMTP Server Port SSL StartTLS
STRATO smtp.strato.de 465 ja nein
1&1 / ionos smtp.ionos.de 587 nein ja
Jimdo / Rackspace secure.emailsrvr.com 465 ja nein
Gmail⁽¹⁾ smtp.gmail.com 587 nein ja
Web.de smtp.web.de 587 nein ja
GMX mail.gmx.net 587 nein ja
One.com send.one.com 465 nein ja
yahoo.de⁽²⁾ smtp.mail.yahoo.com 465 ja nein
Apple / iCloud⁽³⁾ smtp.mail.me.com 587 ja nein

⁽¹⁾  Damit Google den SMTP Zugriff erlaubt, muss im Google Konto auf der Zugriff von "Weniger sicheren Anwendungen" erlaubt werden: https://myaccount.google.com/lesssecureapps?pli=1 Außerdem kann es erforderlich sein, den Zugriff einmalig zu genehmigen: https://support.google.com/accounts/answer/2461835, weil es ansonsten sein kann, dass ein ungültiges Passwort oder ein ungültiger Login gemeldet wird.

⁽²⁾ Bei Yahoo muss bei den meisten Accounts ein neues Passwort für Drittanbieter Apps erstellt werden, wie das geht, kannst du hier nachlesen.

⁽³⁾ Damit Apple den SMTP Zugriff erlaubt, muss im Apple-ID-Account ein anwendungsspezifisches Passwort festgelegt werden: https://support.apple.com/de-de/HT20439, weil es ansonsten sein kann, dass ein ungültiges Passwort oder ein ungültiger Login gemeldet wird.

Wenn du als Microsoft (Office 365) User einen E-Mail-Server einrichten möchtest und die mehrstufige Authentifizierung nutzt, dann musst du Option 3 aus dem Hilfeartikel von Microsoft befolgen. Dafür benötigst du unsere IP-Adresse(n). Die IP-Adressen 159.69.228.174 und 49.12.91.129 sind die Adressen, von denen die Zugriffe von Billbee auf deinen Mail-Server kommen können, um darüber Mails zu verschicken. Wenn du die Möglichkeit hast beide Adressen einzutragen, dann mach das bitte auch. Wenn du nur eine eintragen kannst, dann nutze bitte 159.69.228.174 .

Typische Fehler

Gmail SMTP meldet ungültiges Passwort oder Login

Damit Google den SMTP Zugriff erlaubt, muss in deinem Google Konto der Zugriff von "Weniger sicheren Anwendungen" erlaubt werden: https://myaccount.google.com/lesssecureapps?pli=1. Wenn das nicht der Fall ist, verweigert Gmail das Senden per SMTP mit einem Fehler, der auf ungültige Zugangsdaten schließen lässt.

Nachrichten erscheinen nicht bei Amazon / Seller Central
Damit E-Mails korrekt über Amazon gesendet werden können, ist es zwingend notwendig, einen eigenen SMTP Server zu hinterlegen sowie die entsprechende Absenderadresse bei Amazon als "Erlaubten Absender" einzutragen: Absenderadresse im Seller Central eintragen.
Bei mehreren Marktplätzen muss die Absenderadresse auch bei jedem Marktplatz einzeln erlaubt werden.
Wichtig bei Nachrichten bei Amazon / Seller Central ist, dass wenn eine Nachricht von großer Bedeutung ist und für das Abschließen einer Bestellung erforderlich ist, sollte das Wort [Wichtig] in eckigen Klammern an einer beliebigen Stelle in der Betreffzeile eingefügt werden. Dann wird diese E-Mail nicht blockiert. Weitere Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Käufer-Verkäufer-Postfach bei Amazon Seller Central findest du hier.
hohes Mailaufkommen
Die meisten Email-Provider lassen nur eine begrenzte Zahl von E-Mails in einem vorgegebenen Intervall zu. Werden mehr E-Mails versucht zu senden, kann die Annahme verweigert werden. Unter Umständen wird die E-Mail aber auch angenommen, aber nicht weitergeleitet. Dabei wird aber nicht in jedem Fall ein Fehler zurückgemeldet, daher erkennt man manchmal nicht, dass die E-Mails nicht verschickt wurden. 
Bei großem Mailaufkommen empfehlen wir deshalb einen professionellen Mailanbieter zu verwenden: Sendgrid, Mailgrid, Amazon SES oder ähnliche.
mit Subject Rechnung für die Bestellung xxxx konnte nicht gesendet werden: The specified string is not in the form required for an e-mail address.

In das Feld "Absender" (siehe Punkt 3 oben), muss die E-Mail-Adresse eingetragen werden, kein Name. Der Absender ist die "von" E-Mail-Adresse, die beim Empfänger deiner E-Mail angezeigt wird. Wenn du möchtest, dass ein bestimmter Name (bspw. dein Name) im Mailprogramm angezeigt wird, dann formatiere dieses Feld bitte wie folgt: Max Mustermann <max@mustermann.com>

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