E-Mail Einstellungen (SMTP)

Billbee versendet an unterschiedlichen Stellen E-Mails in deinem Namen an deine Kund:innen. Das ist beispielsweise der Fall, bei dem Statuswechsel einer Bestellung auf versendet oder bezahlt oder beim Senden einer Rechnung per Mail. Normalerweise werden die E-Mails über unseren Mailserver versendet und als Absender wird noreply@billbee.de eingetragen. Das kann dazu führen, dass die E-Mails als Spam erkannt werden und nicht an deine Kund:innen zugestellt werden können oder in deren Spam-Ordner laden.

Daher raten wir dir dazu, dass du einen eigenen SMTP (Postausgangs-)Server hinterlegst, damit deine E-Mails an deine Kund:innen mit der richtigen Absenderadresse gesendet werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass eine vom Benutzerkonto abweichende Absenderadresse angegeben werden kann und bei mehreren Einträgen sogar auch mit unterschiedlichen Absenderadressen gesendet werden kann.

Einrichtung SMTP Server

Um einen neuen SMTP Server in deinem Billbee-Account anzulegen, geh in deine Einstellungen / E-Mail Versand. Dort ist eine Liste von all deinen SMTP Servern zu sehen. Hast du noch keinen Server angelegt, ist die Liste erst einmal leer.

Um einen neuen Server anzulegen, klick auf den Button "Neu". In der darauffolgenden Darstellung kannst du dann deine Daten für deinen SMTP Server einrichten.

Anbieter: Hier in der Liste kannst du schon Voreinstellungen für einige häufig verwendete Anbieter direkt auswählen. Wenn dein Anbieter nicht dabei ist, dann wähle "Kein bestimmter Anbieter" aus. So kannst du alle relevanten Einstellungen manuell hinterlegen. Die Einstellungen für häufig verwendete Server findest du weiter unten im Artikel. Ist dein Anbieter hier nicht aufgeführt, such am besten auf der Hilfeseite deines Anbieters.

2: Anzeigename: Hier kannst du einen frei wählbaren Namen eingeben, zur Anzeige und zur Auswahl bei Billbee. Der Anzeigename dient u. a. zur Erkennung des Servers in der Listenansicht.

3: Absender: Der Absender ist die "von" E-Mail-Adresse, die bei den Empfänger:innen deiner E-Mails angezeigt wird. Als Absender muss eine gültige Emailadresse in der Form max@mustermann.com eingetragen werden. Wenn du möchtest, dass ein bestimmter Name (bspw. dein Name) im Mailprogramm angezeigt wird, dann formatiere dieses Feld bitte wie folgt: Max Mustermann <max@mustermann.com>

4: SMTP Server: Gib hier den Namen des SMTP Servers ein. Dieser Server wird auch häufig Host oder SMTP-Host genannt. Wie der SMTP-Server von häufig verwendeten E-Mail-Servern heißt, findest du weiter unten im Artikel.

5: Port: Hier muss der Port angegeben werden, welchen der SMTP-Server verwendet, um die E-Mails zu empfangen. In den meisten Fällen ist das der Port 25, 465 oder 587. Bei Verwendung von Port 25 werden die Emails unverschlüsselt versendet – viele Mailprovider verweigern die Weiterleitung von Emails, die über den Port 25 eingeliefert werden. Port 25 sollt nur genutzt werden, wenn keiner der anderen Ports möglich ist und der Mailprovider den Port 25 als einziges zulässt. Welcher Port bei häufig verwendeten E-Mail-Servern genutzt werden soll, findest du weiter unten im Artikel. Ist dein Anbieter hier nicht aufgeführt, such am besten auf der Hilfeseite deines Anbieters.

6: Login: Gib den Login für den SMTP-Server an. Bitte beachte, dass der Login für den SMTP-Server nicht unbedingt deine E-Mail-Adresse ist.

7: Passwort: Gib das dazugehörige Passwort für den SMTP-Server ein.

8: SSL: Verwendet dein SMTP-Server eine Verschlüsselung mit SSL, dann setz bitte hier einen Haken.

9: Start TLS: Verwendet dein SMTP-Server stattdessen eine Verschlüsselung mit TLS, dann setz bitte bei Start TLS einen Haken.

Bitte beachte: Sollte dein Server sowohl die SSL-Verschlüsselung als auch die TLS-Verschlüsselung unterstützen, dann ist immer die Wahl von TLS zu empfehlen. Für den gesicherten E-Mail-Versand sollte der Port (siehe 5.) 465 oder 587 in Verbindung mit Start TLS genutzt werden.

10: BCC: In diesem Feld kann optional eine beliebige E-Mail-Adresse angeben werden, welche dann Blindkopien von allen gesendeten E-Mails bekommt.

11: Standard: Wenn hier einen Haken setzt, wird der SMTP-Server als Standardserver für den Versand von E-Mails verwendet.

12: Test Mail senden: Du möchtest prüfen, ob deine Einstellungen richtig sind und ob deine Mail beim Kunden ankommt? Dann kannst du dir über den Button "Test Mail senden" eine Test-Mail schicken, die an die von dir im Benutzerkonto angegebene E-Mail-Adresse gesendet wird.

13: Speichern: nicht vergessen!

Parameter für häufig verwendete Server

E-Mail-Server	SMTP Server	Port	SSL	Start TLS
STRATO	smtp.strato.de	465	ja	nein
1&1 / Ionos	smtp.ionos.de	587	nein	ja
Jimdo / Rackspace	secure.emailsrvr.com	465	ja	nein
Gmail⁽¹⁾	smtp.gmail.com	587	nein	ja
Web.de	smtp.web.de	587	nein	ja
GMX	mail.gmx.net	587	nein	ja
One.com	send.one.com	465	nein	ja
yahoo.de⁽²⁾	smtp.mail.yahoo.com	465	ja	nein
Apple / iCloud⁽³⁾	smtp.mail.me.com	587	ja	nein
Microsoft / Office365⁽⁴⁾	smtp.office365.com	587	nein	Ja

⁽¹⁾ Damit Google den SMTP Zugriff erlaubt, muss in deinem Google Konto ein App Passwort angelegt werden. Ohne App Passwort erlaubt Google seit Mai 2022 vielen Drittanbieter Apps wie Billbee nicht mehr das Senden per SMTP über deren Server. Das sogenannte App Passwort erstellst du wie im folgenden Link erklärt und muss dann bei Billbee im SMTP Server als Passwort hinterlegt werden: https://support.google.com/accounts/answer/2461835
Nach einer Änderung des Passworts des Google-Accounts muss ein neues Passwort erzeugt werden.

⁽²⁾ Bei Yahoo muss bei den meisten Accounts ein neues Passwort für Drittanbieter Apps erstellt werden, wie das geht, kannst du hier nachlesen.

⁽³⁾ Damit Apple den SMTP Zugriff erlaubt, muss im Apple-ID-Account ein anwendungsspezifisches Passwort festgelegt werden: https://support.apple.com/de-de/HT20439, weil es ansonsten sein kann, dass ein ungültiges Passwort oder ein ungültiger Login gemeldet wird.

⁽⁴⁾ Die einfachste Möglichkeit, als Microsoft (Office 365) User deinen E-Mail-Server in Billbee zu verwenden, ist die Authentifizierung über User und Passwort zu aktivieren (SMTP AUTH).
Diese Option beschreibt Microsoft in diesem Office365 Hilfeartikel detailliert: Hilfeartikel von Microsoft (Option 1)

Wenn du als Microsoft (Office 365) User einen E-Mail-Server einrichten möchtest und die mehrstufige Authentifizierung nutzt, dann musst du Option 3 aus diesem Hilfeartikel von Microsoft befolgen. Dafür benötigst du unsere IP-Adresse(n). Die IP-Adressen sind die Adressen, von denen die Zugriffe von Billbee auf deinen Mailserver kommen können, um darüber Mails zu verschicken:

Die IP: 49.12.91.133
Die Domain: api.billbee.io
IP Ranges: 49.12.91.128/29 & 159.69.228.168/29

Anwendungsspezifische Passwörter:

Bei vielen Mailanbietern kann man ein "anwendungspezifisches Passwort" erzeugen, welches dann nur für einen Dienst, also zum Beispiel nur für Billbee, benutzt wird. Bei einigen Anbietern ist eine Anbindung von Billbee nur mit so einem anwendungsspezifischem Passwort möglich (z. B. Gmail).

Typische Probleme

Gmail SMTP meldet ungültiges Passwort oder Login

Damit Google den SMTP Zugriff erlaubt, muss in deinem Google Konto ein App Passwort angelegt werden. Ohne App Passwort erlaubt Google seit Mai 2022 vielen Drittanbieter Apps wie Billbee nicht mehr das Senden per SMTP über deren Server. Ausgegeben wird ein Fehler, der auf ungültige Zugangsdaten schließen lässt: " 535 / SMTP authentication failed after sending password. / Check your username/password or your SMTP server's auth settings"

Nachrichten erscheinen nicht bei Amazon / Seller Central

Damit E-Mails korrekt über Amazon gesendet werden können, ist es zwingend notwendig, einen eigenen SMTP Server zu hinterlegen sowie die entsprechende Absenderadresse bei Amazon als "Erlaubten Absender" einzutragen: Absenderadresse im Seller Central eintragen.

Bei mehreren Marktplätzen muss die Absenderadresse auch bei jedem Marktplatz einzeln erlaubt werden.

Wichtig bei Nachrichten bei Amazon / Seller Central ist, dass wenn eine Nachricht von großer Bedeutung ist und für das Abschließen einer Bestellung erforderlich ist, sollte das Wort [Wichtig] in eckigen Klammern an einer beliebigen Stelle in der Betreffzeile eingefügt werden. Dann wird diese E-Mail nicht blockiert. Weitere Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Käufer-Verkäufer-Postfach bei Amazon Seller Central findest du hier.

Emails an Ebay-Kunden kommen nicht an

In einigen Fällen wird die Email nicht weitergeleitet, wenn der SMTP-Server kein "STARTTLS" und Port 587 verwendet. Auch wenn einige Anbieter SSL und Port 465 empfehlen, sollte bei Ebay_Kunden STARTTLS verwendet werden.

Hohes Mailaufkommen

Die meisten E-Mail-Provider lassen nur eine begrenzte Zahl von E-Mails in einem vorgegebenen Intervall zu. Werden mehr E-Mails versucht zu senden, kann die Annahme verweigert werden. Unter Umständen wird die E-Mail aber auch angenommen, aber nicht weitergeleitet. Dabei wird aber nicht in jedem Fall ein Fehler zurückgemeldet, daher erkennt man manchmal nicht, dass die E-Mails nicht verschickt wurden.

Bei großem Mailaufkommen empfehlen wir deshalb einen professionellen Mailanbieter zu verwenden: Sendgrid, Mailgrid, Amazon SES oder ähnliche.

Mit Subject Rechnung für die Bestellung xxxx konnte nicht gesendet werden: The specified string is not in the form required for an e-mail address.

In das Feld "Absender" (siehe Punkt 3 oben), muss die E-Mail-Adresse eingetragen werden, kein Name. Der Absender ist die "von" E-Mail-Adresse, die bei den Empfänger.innen deiner E-Mail angezeigt wird. Wenn du möchtest, dass ein bestimmter Name (bspw. dein Name) im Mailprogramm angezeigt wird, dann formatiere dieses Feld bitte wie folgt: Max Mustermann <max@mustermann.com>

E-Mail wird erfolgreich verschickt, kommt aber nicht bei den Empfänger:innen an

Wenn für die Anbindung der Port 25 genutzt wird, werden die E-Mails unverschlüsselt eingeliefert. Viele (aber nicht alle) Mailprovider leiten unverschlüsselt eingelieferte E-Mails nicht an die Empfänger:innen weiter. Das kann dazu führen, das manche E-Mails bei den Empfänger:innen ankommen, andere aber nicht.