Eine Rechnung automatisch an den Kunden senden

Damit deine Kunden ihre Rechnung automatisch per E-Mail bekommen, ohne dass du jede Rechnung einzeln erzeugen und verschicken musst, kannst du das Versenden ganz einfach mit einer Regel automatisieren. Wie du das machst, findest du in diesem Artikel. Bitte beachte, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Anleitung handelt, die du natürlich jederzeit um z.B. Bedingungen erweitern kannst oder die Auslöser austauschen kannst.

In diesem Artikel

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Voreinstellungen

Damit die Rechnung per E-Mail versendet werden kann, sollte ein SMTP-Server eingerichtet werden, um zu vermeiden, dass deine automatisch generierten E-Mails in den Spam-Ordnern der Kunden landen. 

Der Benachrichtigungstext, der als Nachricht an den Kunden beim Rechnungsversand genutzt werden kann, ist standardmäßig unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" bereits hinterlegt. Möchtest du diesen Standardtext nutzen, musst du hier nichts anpassen. Möchtest du den Text noch individualisieren, kannst du ganz einfach den Standardtext "Rechnung Per Email senden" bearbeiten. 

Einrichtung der Regel

Um Rechnungen automatisch an deine Kunden zu senden, ist es notwendig, zwei verschiedene Regeln unter Einstellungen / Automatisierung anzulegen.

  1. Regel mit der die Rechnungen erzeugt werden
  2. Regel mit der die Rechnung an den Kunden gesendet werden

In unserem Beispielfall nutzen wir den bereist voreingestellten Benachrichtigungstext "Rechnung Per Email senden". Außerdem beabsichtigen wir, dass die Nachricht als Blindkopie an unseren Beispielmitarbeiter Max Mustermann (max@billbee.io) gesendet wird.

Die erste Regel, die dafür zuständig ist, dass die Rechnung erzeugt wird, ist wie folgt aufgebaut:

  • Auslöser: Auftrag eingelesen (Alle Importarten)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Rechnung)

Die zweite Regel, die dazu dient, dass die Rechnung auch an die Kunden gesendet werden kann, ist bereits automatisch unter dem Namen "Rechnung manuell per Email senden" voreingestellt in deinem Konto. Auch wenn die Regel bereits voreingestellt ist, ist es sinnvoll, die Regel zu überprüfen und ggf. anzupassen (z.B. E-Mail-Adresse bei BCC hinterlegen oder anderer Benachrichtigungstext). Sollte es nicht der Fall sein, dass die Regel bereits voreingestellt ist, kannst du sie ganz einfach selber anlegen. Die Regel ist wie folgt aufgebaut:

  • Auslöser: Auftragsdokument an Kunden senden (Rechnung)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Nachricht an Käufer senden

wichtig / zu beachten

Besonderheit, wenn der Auslöser Auftragsstatus geändert (bezahlt) sein soll

In unserer ersten Regel soll die Rechnung erzeugt werden, wenn der Auftragsstatus auf "Versendet" geändert wird. Denkbar wäre auch, dass die Rechnung erzeugt werden soll, wenn der Auftragsstatus auf "Bezahlt" geändert wird. Hier musst du dann noch eine weitere Regel anlegen, die greift, wenn die Bestellung schon beim Import den Status "Bezahlt" hat. Wird die weitere Regel nicht angelegt, werden nur für die Bestellungen Rechnungen erzeugt, die in Billbee auf "Bezahlt" geändert werden, aber nicht für die Bestellungen, die bereits beim Import bezahlt sind. Die zusätzliche Regel sieht wie folgt aus:

  • Auslöser: Auftrag eingelesen
  • Bedingungen: ODER-Verknüpfung von Bestellstatus einschränken (bezahlt) und Bestellung hat Zahldatum
  • Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Rechnung)

Typische Fehler

Rechnung wird nicht an Kunden gesendet

Damit die Rechnungen zuverlässig gesendet werden können, müssen unbedingt beide Regeln korrekt angelegt werden. Überprüfe daher deine angelegten Regeln mithilfe der Anleitung in diesem Artikel.

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