Eine Rechnung automatisch an die Kund:innen senden

Damit deine Kund:innen ihre Rechnung automatisch per E-Mail bekommen, ohne dass du jede Rechnung einzeln erzeugen und verschicken musst, kannst du das Versenden ganz einfach mit einer Regel automatisieren. Wie du das machst, findest du in diesem Artikel. Bitte beachte, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Anleitung handelt, die du natürlich jederzeit um z. B. Bedingungen erweitern kannst oder die Auslöser austauschen kannst.

In diesem Artikel

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Voreinstellungen

Damit die Rechnung per E-Mail versendet werden kann, sollte ein SMTP-Server eingerichtet werden, um zu vermeiden, dass deine automatisch generierten E-Mails in den Spam-Ordnern der Kund:innen landen. 

Der Benachrichtigungstext, der als Nachricht an die Kund:innen beim Rechnungsversand genutzt werden kann, ist standardmäßig unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" bereits hinterlegt. Möchtest du diesen Standardtext nutzen, musst du hier nichts anpassen. Möchtest du den Text noch individualisieren, kannst du ganz einfach den Standardtext "Rechnung Per Email senden" bearbeiten. 

Einrichtung der Regel

Um Rechnungen automatisch an deine Kund:innen zu senden, ist es notwendig, zwei verschiedene Regeln unter Einstellungen / Automatisierung anzulegen.

  1. Regel, mit der die Rechnungen erzeugt werden
  2. Regel, mit der die Rechnung an die Kund:innen gesendet werden

In unserem Beispielfall nutzen wir den bereist voreingestellten Benachrichtigungstext "Rechnung Per Email senden". 

Die erste Regel, die dafür zuständig ist, dass die Rechnung erzeugt wird, ist wie folgt aufgebaut:

  • Auslöser: Bestellung importiert (Alle Importarten)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Rechnung)

Die zweite Regel, die dazu dient, dass die Rechnung auch an die Kund:innen gesendet werden kann, ist bereits automatisch unter dem Namen "Rechnung manuell per Email senden" voreingestellt in deinem Konto. Auch wenn die Regel bereits voreingestellt ist, ist es sinnvoll, die Regel zu überprüfen und ggf. anzupassen (z. B. E-Mail-Adresse bei BCC hinterlegen oder anderer Benachrichtigungstext). Sollte es nicht der Fall sein, dass die Regel bereits voreingestellt ist, kannst du sie ganz einfach selber anlegen. Die Regel ist wie folgt aufgebaut:

  • Auslöser: Auftragsdokument an Kunden (*) senden (Rechnung)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Nachricht an Käufer (*) senden (sinnvollerweise wählst du im Feld "E-Mail Typ" die E-Mail für kaufmännische Dokumente aus. Ist in deinem Kundendatensatz keine E-Mail-Adresse für kaufmännische Dokumente hinterlegt, wird automatisch auf die Standard-E-Mail-Adresse des Datensatzes zurückgegriffen)

wichtig / zu beachten

Besonderheit, wenn der Auslöser Auftragsstatus geändert (bezahlt) sein soll

In unserer ersten Regel soll die Rechnung erzeugt werden, wenn die Bestellung eingelesen wird. Denkbar wäre auch, dass die Rechnung erzeugt werden soll, wenn der Auftragsstatus auf "Bezahlt" geändert wird. Hier musst du dann noch eine weitere Regel anlegen, die greift, wenn die Bestellung schon beim Import den Status "Bezahlt" hat. Wird die weitere Regel nicht angelegt, werden nur für die Bestellungen Rechnungen erzeugt, die in Billbee auf "Bezahlt" geändert werden, aber nicht für die Bestellungen, die bereits beim Import bezahlt sind. Die zusätzliche Regel sieht wie folgt aus:

  • Auslöser: Bestellung importiert 
  • Bedingungen: ODER-Verknüpfung von Bestellstatus einschränken (bezahlt) und Bestellung hat Zahldatum
  • Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Rechnung)

Typische Fehler

Rechnung wird nicht an Kund:innen gesendet

Damit die Rechnungen zuverlässig gesendet werden können, müssen unbedingt beide Regeln korrekt angelegt werden. Überprüfe daher deine angelegten Regeln mithilfe der Anleitung in diesem Artikel.

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll - und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall zu übernehmen.

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