Amazon FBA: Rechnungen automatisch senden

Mit Billbee kannst du automatisch beim Einlesen von Bestellungen die Rechnung erzeugen und per E-Mail an die Kund:innen senden. Dabei kannst du auch Regel anlegen, die nur für bestimmte Shops gelten. In unserem Beispiel zeigen wir dir, wie du Amazon FBA Rechnungen automatisch an deine Kund:innen mit einem allein für Amazon angelegten Benachrichtigungstext sendest. Bitte beachte, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Anleitung handelt, die du natürlich jederzeit um z. B. Bedingungen erweitern kannst oder die Auslöser austauschen kannst.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Voreinstellungen

Damit die Rechnung per E-Mail versendet werden kann, sollte ein SMTP-Server eingerichtet werden, um zu vermeiden, dass deine automatisch generierten E-Mails in den Spam-Ordnern der Kund:innen landen. 

Der Benachrichtigungstext, der als Nachricht an den Kunden beim Rechnungsversand genutzt werden kann, kann unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" angelegt werden. Wichtig bei Nachrichten bei Amazon Seller Central ist, dass wenn eine Nachricht von großer Bedeutung ist und für das Abschließen einer Bestellung erforderlich ist, sollte das Wort [Wichtig] in eckigen Klammern an einer beliebigen Stelle in der Betreffzeile eingefügt werden. 

Einrichtung der Regel

Um Rechnungen automatisch an deine Kund:innen zu senden, die Bestellungen über Amazon getätigt haben, ist es notwendig, zwei verschiedene Regeln unter Einstellungen / Automatisierung anzulegen.

1. Regel, mit der die Rechnungen erzeugt werden für Bestellungen, die über Amazon eingelesen wurden oder den Tag FBA haben
2. Regel, mit der die Rechnung an den Kunden gesendet wird

In unserem Beispielfall nutzen wir den erstellten Benachrichtigungstext "[Amazon] Rechnung per E-Mail senden". 

Die erste Regel, die dafür zuständig ist, dass die Rechnung erzeugt wird, sofern sie über Amazon eingelesen wurde oder das Tag FBA hat, ist wie folgt aufgebaut:

• Auslöser: Bestellung importiert (alle Importarten)
• Bedingungen: wir haben uns für eine ODER-Verknüpfung von zwei Bedingungen entschieden. Du kannst jederzeit aber auch nur eine der beiden Bedingungen nutzen, falls das besser in deinen Workflow passt. Unsere ODER-Verknüpfung besteht aus folgenden Bedingungen:
  • Shop einschränken (Amazon)
  • Tags einschränken (FBA)
• Aktion: Auftragsdokumente erzeugen (Rechnung, "Auftragsdokument an Kunden senden (*) auslösen)

Die zweite Regel, die dafür zuständig ist, dass die Rechnung an die Kund:innen gesendet wird, mit dem Benachrichtigungstext, der extra für Amazon angelegt wurde, sieht wie folgt aus:

• Auslöser: Auftragsdokument an Kunden (*) senden (Rechnung)
• Bedingungen: wir haben uns auch hier für eine ODER-Verknüpfung von zwei Bedingungen entschieden, um sicherzugehen, dass nur die Bestellungen, die über die Amazon-Shopverbindung eingelesen wurden oder das Tag FBA haben, die Rechnung gesendet bekommen. Du kannst jederzeit aber auch nur eine der beiden Bedingungen nutzen, falls das besser in deinen Workflow passt. Unsere ODER-Verknüpfung besteht aus folgenden Bedingungen:
  • Shop einschränken (Amazon)
  • Tags einschränken (FBA)
• Aktionen: Nachricht an Käufer (*) senden (sinnvollerweise wählst du im Feld “E-Mail Typ” die E-Mail für kaufmännische Dokumente aus. Ist in deinem Kundendatensatz keine E-Mail-Adresse für kaufmännische Dokumente hinterlegt, wird automatisch auf die Standard-E-Mail-Adresse des Datensatzes zurückgegriffen)

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.