Kund:innen automatisch eine Sendungsnummer mitteilen

Du kannst mit Billbee automatisch eine Sendungsnummer an deine Kund:innen beim Versand senden. Wie du die dazugehörigen Regeln einrichtest, findest du in diesem Artikel. Bitte beachte, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Anleitung handelt, die du natürlich jederzeit um z. B. Bedingungen erweitern kannst oder die Auslöser austauschen kannst.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Voreinstellungen

Bevor du die Regel einrichten kannst, musst du einen Benachrichtigungstext für den Versand der Sendungsnummer unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" einrichten. Dieser muss unbedingt die Platzhalter aus dem Bereich der Sendungsnummern enthalten. Der Absatz, der in deinen Benachrichtigungstext eingefügt werden kann, kann dann wie folgt aussehen:

Dieser Absatz wird nur in den Benachrichtigungstext eingefügt, wenn auch eine Nummer zur Sendungsverfolgung vorhanden ist ( {TrackingNumberAvailable} bzw. {/TrackingNumberAvailable}). Sinnvoll ist es daher, wenn du den Absatz in den bereits angelegten Benachrichtigungstext einfügst, der den/die Kund:in über den Versand informiert. Der Platzhalter {TrackingNumber} wird durch die Nummer der Sendungsnummer ersetzt und {TrackingLink} wird durch die URL zur Sendungsverfolgung ersetzt.

Damit die Sendungsnummer per E-Mail versendet werden kann, sollte ein SMTP-Server eingerichtet werden, um zu vermeiden, dass deine automatisch generierten E-Mails in den Spam-Ordnern der Kund:innen landen. 

Einrichtung der Regeln

Die Regel, mit der du deine Kund:innen automatisch über den Versand seiner Bestellung benachrichtigen kannst, ist bei Billbee schon standardmäßig angelegt, muss jedoch noch von dir aktiviert und überprüft werden. Eventuell hast du das schon gemacht, als du die automatisierte Versandbenachrichtigung für deine Kunden eingerichtet hast. Falls die Regel bei dir nicht standardmäßig angelegt ist, kannst du sie unter Einstellungen / Automatisierung anlegen:

• Auslöser: Bestellstatus geändert (Versendet)
• Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
• Aktion: Nachricht an Kund:in (Käufer:in) senden

Sinnvoll ist es, dass du eine zweite Regel anlegst für den Fall, dass die Bestellung schon mit dem Status "Versendet" importiert wird, aber dennoch eine Sendungsnummer verschickt werden soll. Wenn du nur die obenstehende Regel anlegst, dann wird für den Fall, dass die Bestellung schon mit dem Status "Versendet" importiert wird, keine Versandbenachrichtigung an die Kund:innen verschickt, unabhängig davon, ob eine Sendungsnummer zur Verfügung steht oder nicht. Damit aber auch hier eine Benachrichtigung an den/die Kund:in verschickt wird, sollte die Regel wie folgt aussehen:

• Auslöser: Bestellung importiert (Alle Importarten)
• Bedingung: Bestellstatus einschränken (versendet)
• Aktion: Nachricht an Kund:in (Käufer:in) senden