Kund:innen automatisch eine Sendungsnummer mitteilen

Du kannst mit Billbee automatisch eine Sendungsnummer an deine Kund:innen beim Versand senden. Wie du die dazugehörigen Regeln einrichtest, findest du in diesem Artikel. Bitte beachte, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Anleitung handelt, die du natürlich jederzeit um z. B. Bedingungen erweitern kannst oder die Auslöser austauschen kannst.

In diesem Artikel

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Voreinstellungen

Bevor du die Regel einrichten kannst, musst du einen Benachrichtigungstext für den Versand der Sendungsnummer unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" einrichten. Dieser muss unbedingt die Platzhalter aus dem Bereich der Sendungsnummern enthalten. Der Absatz, der in deinen Benachrichtigungstext eingefügt werden kann, kann dann wie folgt aussehen:

{TrackingNumberAvailable}
Die Sendung hat die Sendungsnummer {TrackingNumber}.
Der Status der Zustellung kann über diesen Link ermittelt werden: {TrackingLink}.
{/TrackingNumberAvailable}

Dieser Absatz wird nur in den Benachrichtigungstext eingefügt, wenn auch eine Nummer zur Sendungsverfolgung vorhanden ist ( {TrackingNumberAvailable} bzw. {/TrackingNumberAvailable}). Sinnvoll ist es daher, wenn du den Absatz in den bereits angelegten Benachrichtigungstext einfügst, der den/die Kund:in über den Versand informiert. Der Platzhalter {TrackingNumber} wird durch die Nummer der Sendungsnummer ersetzt und {TrackingLink} wird durch die URL zur Sendungsverfolgung ersetzt.

Damit die Sendungsnummer per E-Mail versendet werden kann, sollte ein SMTP-Server eingerichtet werden, um zu vermeiden, dass deine automatisch generierten E-Mails in den Spam-Ordnern der Kund:innen landen. 

Einrichtung der Regeln

Die Regel, mit der du deine Kund:innen automatisch über den Versand seiner Bestellung benachrichtigen kannst, ist bei Billbee schon standardmäßig angelegt, muss jedoch noch von dir aktiviert und überprüft werden. Eventuell hast du das schon gemacht, als du die automatisierte Versandbenachrichtigung für deine Kunden eingerichtet hast. Falls die Regel bei dir nicht standardmäßig angelegt ist, kannst du sie unter Einstellungen / Automatisierung anlegen:

  • Auslöser: Bestellstatus geändert (Versendet)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Nachricht an Käufer (*) senden

Sinnvoll ist es, dass du eine zweite Regel anlegst für den Fall, dass die Bestellung schon mit dem Status "Versendet" importiert wird, aber dennoch eine Sendungsnummer verschickt werden soll. Wenn du nur die obenstehende Regel anlegst, dann wird für den Fall, dass die Bestellung schon mit dem Status "Versendet" importiert wird, keine Versandbenachrichtigung an die Kund:innen verschickt, unabhängig davon, ob eine Sendungsnummer zur Verfügung steht oder nicht. Damit aber auch hier eine Benachrichtigung an den/die Kund:in verschickt wird, sollte die Regel wie folgt aussehen:

  • Auslöser: Bestellung importiert (Alle Importarten)
  • Bedingung: Bestellstatus einschränken (versendet)
  • Aktion: Nachricht an Käufer (*) senden

How To Video: Den Kund:innen automatisch eine Sendungsnummer mitteilen

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll - und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall zu übernehmen.

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