Automatisierte Versandbenachrichtigungen senden

Mit Billbee hast du die Möglichkeit, deine Kunden automatisch zu benachrichtigen, wenn du ihre Bestellung verschickt hast. Wie du die dazugehörige Regel anlegst, findest du in diesem Artikel. Bitte beachte, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Anleitung handelt, die du natürlich jederzeit um z.B. Bedingungen erweitern kannst oder die Auslöser austauschen kannst.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Voreinstellungen

Damit die Rechnung per E-Mail versendet werden kann, sollte ein SMTP-Server eingerichtet werden, um zu vermeiden, dass deine automatisch generierten E-Mails in den Spam-Ordnern der Kunden landen. 

Der Benachrichtigungstext, der als Nachricht an den Kunden beim Versand der Bestellung genutzt werden kann, ist standardmäßig unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" bereits hinterlegt. Möchtest du diesen Standardtext nutzen, musst du hier nichts anpassen. Möchtest du den Text noch individualisieren, kannst du ganz einfach den Standardtext "Bestellung wurde versendet" bearbeiten oder auch einen eigenen Benachrichtigungstext anlegen, den du dann beim Anlegen der Regel auswählen kannst.

Einrichtung der Regel

Die Regel, mit der man einen Kunden automatisch über den Versand seiner Bestellung benachrichtigen kann, ist bei Billbee schon standardmäßig angelegt, muss jedoch noch von dir aktiviert und überprüft werden. Falls die Regel bei dir nicht standardmäßig angelegt ist, kannst du sie unter Einstellungen / Automatisierung anlegen:

  • Auslöser: Auftragsstatus geändert (Versendet)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Nachricht an Käufer senden

Sinnvoll ist es, dass du eine zweite Regel anlegst für den Fall, dass die Bestellung schon mit dem Status "Versendet" importiert wird. Wenn du nur die oben stehende Regel anlegst, dann wird für den Fall, dass die Bestellung schon mit dem Status "Versendet" aus einer Shopverbindung importiert wird, keine Versandbenachrichtigung an den Kunden verschickt. Damit auch hier eine Benachrichtigung an den Kunden verschickt wird, sollte die Regel wie folgt aussehen:

  • Auslöser: Auftrag eingelesen (Alle Importarten)
  • Bedingung: Bestellstatus einschränken (versendet)
  • Aktion: Nachricht an Käufer senden

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