Automatisierte Versandbenachrichtigungen senden

Mit Billbee hast du die Möglichkeit, deine Kund:innen automatisch zu benachrichtigen, wenn du ihre Bestellung verschickt hast. Wie du die dazugehörige Regel anlegst, findest du in diesem Artikel. Bitte beachte, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Anleitung handelt, die du natürlich jederzeit um z. B. Bedingungen erweitern kannst oder die Auslöser austauschen kannst.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Voreinstellungen

Damit die Rechnung per E-Mail versendet werden kann, sollte ein SMTP-Server eingerichtet werden, um zu vermeiden, dass deine automatisch generierten E-Mails in den Spam-Ordnern der Kund:innen landen. 

Der Benachrichtigungstext, der als Nachricht an die Kund:innen beim Versand der Bestellung genutzt werden kann, ist standardmäßig unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" bereits hinterlegt. Möchtest du diesen Standardtext nutzen, musst du hier nichts anpassen. Möchtest du den Text noch individualisieren, kannst du ganz einfach den Standardtext "Bestellung wurde versendet" bearbeiten oder auch einen eigenen Benachrichtigungstext anlegen, den du dann beim Anlegen der Regel auswählen kannst.

Einrichtung der Regel

Die Regel, mit der du deine Kund:innen automatisch über den Versand ihrer Bestellung benachrichtigen kannst, ist bei Billbee schon standardmäßig angelegt, muss jedoch noch von dir aktiviert und überprüft werden. Falls die Regel bei dir nicht standardmäßig angelegt ist, kannst du sie unter Einstellungen / Automatisierung anlegen:

  • Auslöser: Bestellstatus geändert (Versendet)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Nachricht an Käufer (*) senden

Sinnvoll ist es, dass du eine zweite Regel anlegst für den Fall, dass die Bestellung schon mit dem Status "Versendet" importiert wird. Wenn du nur die oben stehende Regel anlegst, dann wird für den Fall, dass die Bestellung schon mit dem Status "Versendet" aus einer Shopverbindung importiert wird, keine Versandbenachrichtigung an die Kund:innen verschickt. Damit auch hier eine Benachrichtigung an die Kund:innen verschickt wird, sollte die Regel wie folgt aussehen:

  • Auslöser: Bestellung importiert (Alle Importarten)
  • Bedingung: Bestellstatus einschränken (versendet)
  • Aktion: Nachricht an Käufer (*) senden

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll - und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall zu übernehmen.

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