Automatisierte Versandbenachrichtigungen senden
Mit Billbee hast du die Möglichkeit, deine Kund:innen automatisch zu benachrichtigen, wenn du ihre Bestellung verschickt hast. Wie du die dazugehörige Regel anlegst, findest du in diesem Artikel. Bitte beachte, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Anleitung handelt, die du natürlich jederzeit um z. B. Bedingungen erweitern kannst oder die Auslöser austauschen kannst.
Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung
Voreinstellungen
Damit die Nachricht, die an die Kund:innen geschickt werden soll, korrekt diesen ankommt, sollte ein SMTP-Server eingerichtet werden, um zu vermeiden, dass deine automatisch generierten E-Mails in den Spam-Ordnern der Kund:innen landen.
Der Benachrichtigungstext, der als Nachricht an die Kund:innen beim Versand der Bestellung genutzt werden kann, ist standardmäßig unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" bereits hinterlegt. Möchtest du diesen Standardtext nutzen, musst du hier nichts anpassen. Möchtest du den Text noch individualisieren, kannst du ganz einfach den Standardtext "Bestellung wurde versendet" bearbeiten oder auch einen eigenen Benachrichtigungstext anlegen, den du dann beim Anlegen der Regel auswählen kannst.
Einrichtung der Regel
Die Regel, mit der du deine Kund:innen automatisch über den Versand ihrer Bestellung benachrichtigen kannst, ist bei Billbee schon standardmäßig angelegt, muss jedoch noch von dir aktiviert und überprüft werden. Falls die Regel bei dir nicht standardmäßig angelegt ist, kannst du sie unter Einstellungen / Automatisierung anlegen:
- Auslöser: Bestellstatus geändert (Versendet)
- Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
- Aktion: Nachricht an Kund:in (Käufer:in) senden
Wenn du auch in dem Fall, dass der Versand schon vor dem Import der Bestellung zu Billbee erfolgte, eine zusätzliche Versandbenachrichtigung versenden möchtest, kannst du eine zweite Regel anlegen für den Fall, dass die Bestellung schon mit dem Status "Versendet" importiert wird. Da aber die Sendungsnummern in dem Fall nicht zu Billbee übernommen werden, können diese dann auch nicht an die Kund:innen geschickt werden.
Wenn du eine Bestellung manuell in Billbee anlegst und bei der Anlage der Bestellung schon eine Sendungsnummer einträgst, kann diese Sendungsnummer aber mit der Versandbenachrichtigung verschickt werden.
Wenn du nur die oben stehende Regel anlegst, dann wird für den Fall, dass die Bestellung schon mit dem Status "Versendet" in Billbee angelegt wird, keine Versandbenachrichtigung an die Kund:innen verschickt. Damit auch hier eine Benachrichtigung an die Kund:innen verschickt wird, sollte die Regel wie folgt aussehen:
- Auslöser: Bestellung importiert - hier kannst du unter Importart festlegen, für welche Art von Bestellungen die Regel ausgeführt werden soll:
- alle Importarten
- manuell angelegte Bestellungen
- über Shopverbindung importierte Bestellungen
- Über einen Dateiimport angelegte Bestellungen
- Bedingung: Bestellstatus einschränken (versendet)
- Aktion: Nachricht an Kund:in (Käufer:in) senden
(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.