Kundendaten anonymisieren

Du hast zukünftig verschiedene Möglichkeiten, Kundendaten in Billbee zu anonymisieren und auch wiederherzustellen. Wir erklären in diesem Hilfeartikel, an welchen Stellen die Anonymisierung der Kundendaten möglich bzw. verpflichtend ist und wie es umgesetzt werden kann.

Manuelles Anonymisieren

Manuell kannst du die Anonymisierung deiner Kundendaten in der Bestellübersicht umsetzen. Hier hast du die Wahl, ob du die Kundendaten für manuell ausgewählte Bestellungen anonymisieren möchtest, oder für alle Bestellungen, die in einen bestimmten Datumsbereich fallen.

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Datumsfeld: Hier hast du die Wahl, für welches Datumsfeld der darunterliegende Datumsbereich genutzt werden soll. Du hast die Wahl zwischen Auftragsdatum, Zahldatum, Rechnungsdatum oder Lieferdatum.

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Datumsbereich: Wähle das Start- und Enddatum für die gewählte Aktion.

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Shops: Hier kannst du verschiedenen Shops auswählen, für welche die Bestellungen ausgewählt werden sollen.

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Auftragsstatus: Je nach individuellen Anforderungen kannst du hier Bestellungen in einem bestimmten Status von der Anonymisierung ausschließen.

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Anzahl der Aufträge: In diesem Feld wird dir angezeigt für wie viele Bestellungen die Kundendaten anonymisiert werden.

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Anonymisieren: Klicke auf 'Bestellungen anonymisieren, um die Anonymisierung zu starten.

Anonymisierung in der Shopverbindung

Die Anonymisierung kannst du auch direkt in deiner Shopverbindung vornehmen. Hier kannst du einstellen, dass Kundendaten deiner gewünschten Shopverbindung automatisch nach X Tagen anonymisiert werden. Diese Option lässt sich für jede deiner Shopverbindungen einzeln aktivieren.

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Aktivierung: Setzt du hier einen Haken, aktivierst du die Option "Anonymisieren von Kundendaten". Ist der Haken gesetzt,öffnen sich die beiden darunterliegenden Zeilen.

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Tage: Wähle hier aus, wie viele Tage nach dem Import der Bestellung aus dieser Shopverbindung die Kundendaten anonymisiert werden sollen.

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Bestellstatus: Du hast die Möglichkeit zeitgleich mit der Anonymisierung der Kundendaten auch den Bestellstatus der Bestellung zu wechseln. Hier muss aber keine Auswahl getroffen werden, der Status der Bestellung kann auch im ursprünglichen Status bleiben.

Die Anonymisierung von Kundendaten ist grundsätzlich eine freiwillige Einstellung, die du für deine Shopverbindungen vornehmen kannst. Lediglich für Amazon Shops und neuerdings auch Shopify Shops ist die Anonymisierung eine verpflichtende Einstellung mit zu beachtenden Besonderheiten.

Seit 31.08.2022 kommt Billbee als Drittanbieter gegenüber Amazon seiner Verpflichtung zur Anonymisierung von Kundendaten nach. Bis vor kurzem hat Billbee deshalb alle Kundendaten von Bestellungen standardmäßig nach 40 Tagen anonymisiert. Du hast neuerdings die Möglichkeit, das Feld "Tage nach denen Kundendaten anonymisiert werden sollen" zu editieren und zu entscheiden, ab wann die Anonymisierung genau stattfinden soll. Möglich sind hier alle Werte zwischen 1 und 41 Tagen. Eine Verlängerung über die 41 Tage hinaus ist nicht möglich.

Die Anonymisierung von Kundendaten war bislang eine optionale Einstellung für Shopify Shops. Auch seitens Shopify wirst du von nun an jedoch dazu verpflichtet sein, personenbezogene Daten deiner Kund:innen zu anonymisieren. Als Shopify Händler:in solltest du dich deshalb unbedingt an die Anonymisierung deiner Kundendaten halten. In Billbee ist die Einstellung ab dem 01. Juni 2023 standardmäßig aktiviert und wird nicht mehr deaktivierbar sein. Die Anonymisierung deiner Daten erfolgt dabei nach folgendem Schema

• Bei Shops, die die Anonymisierung bisher nicht konfiguriert hatten, werden alle Daten von Bestellungen anonymisiert, die älter als 730 Tage (2 Jahre) sind.
• Bei Shops. die die Anonymisierung bereits konfiguriert hatten, aber der Wert größer als 730 Tage war, werden ebenfalls alle Bestellungen anonymisiert, die älter als 730 Tage sind.
• Bei Shops, die die Anonymisierung bereits konfiguriert hatten, aber der Wert kleiner als 730 Tage war, bleibt der kleinere Wert bestehen.

Das bedeutet: Am 01. Juni 2023 werden alle Kundendaten von Bestellungen anonymisiert, die zu diesem Zeitpunkt älter als 2 Jahre sind.

Anonymisierung durch Automatisierung

Mit der Einführung der Anonymisierung wird es auch eine neue Aktion innerhalb der Automatisierungsregeln geben. Diese Aktion nennt sich "Die Bestellung anonymisieren". Hiermit kannst du Automatisierungsregeln nach deinen Wünschen einstellen, die als Aktion die Anonymisierung der Daten durchführen.

Ein Beispiel für eine Regel wäre Folgendes:

• Auslöser: In diesem Beispiel wählen wir den Auslöser „Bestellstatus geändert“
• Bedingungen: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen. Du könntest bspw. deinen Shop einschränken, wenn du nur über die Wiederherstellung von Kundendaten einer Bestellung aus einem bestimmten Shopsystem informiert werden möchtest.
• Aktion: Bestellung anonymisieren

How To Video: Kundendaten anonymisieren

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Wiederherstellung von anonymisierten Daten

Selbstverständlich hast du die Möglichkeit, anonymisierte Kundendaten wiederherzustellen. Dies geht innerhalb eines Zeitraums von 10 Jahren. 

Bitte beachte, dass die Wiederherstellung von Daten bis zu 5 Stunden dauern kann. Wir (und auch der Support) können dir leider keine genaue Zeitangabe geben, wann deine Daten dann wiederhergestellt sind, weshalb wir dich um Geduld bitten. Wir können die Dauer der Wiederherstellung nicht beeinflussen.

Die Kundendaten bleiben dann so lange wiederhergestellt wie du in der Shopverbindung die Zeitspanne der Anonymisierung eingestellt hast. Anschließend werden sie wieder automatisch anonymisiert.

Um Kundendaten von ausgewählten Bestellungen wiederherzustellen, musst du diese in deiner Bestellübersicht auswählen und anschließend in der oberen Funktionsleiste auf „Mehr“ klicken, wo du die Option „Wiederherstellen“ findest. Klickst du darauf, dann startet die Wiederherstellung deiner Kundendaten für diese Bestellung(en). Die Bestellungen sind in der Bestellübersicht dann mit einer Sanduhr (⏳) gekennzeichnet.

Willst du Kundendaten von Bestellungen aus einem bestimmten Zeitraum wiederherstellen, dann musst du, ohne Bestellungen auszuwählen, in der oberen Funktionsleiste auf „Mehr“ klicken und anschließend auf „Wiederherstellen“. Jetzt kannst du deine Einstellungen vornehmen (diese sind gleich den Einstellungen beim Anonymisieren) und deine Daten wiederherstellen. Die Bestellungen erhalten dann bis zur Fertigstellung der Wiederherstellung eine Sanduhr (⏳) neben der laufenden Nummer in der Bestellübersicht.

Um dich nach einer Wiederherstellung benachrichtigen zu lassen, kannst du einen Benachrichtigungstext und eine Automatisierungsregel einrichten. Wie du Benachrichtigungstexte einrichtest, kannst du in unserem Hilfeartikel zu Benachrichtigungstexten nachlesen. Diesen benötigst du, damit Billbee automatisiert eine E-Mail an dich sendet nach der Wiederherstellung. Außerdem ist es sinnvoll, wenn du einen SMTP-Server einrichtest, damit die E-Mails nicht im Spam-Ordner landen.

Um dich über die Wiederherstellung zu informieren, kannst du unter Einstellungen / Automatisierung eine neue Regel anlegen, die folgendermaßen aufgebaut ist:

• Auslöser: Bestellung aus dem Archiv wiederhergestellt
• Bedingungen: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen. Du könntest bspw. deinen Shop einschränken, wenn du nur über die Wiederherstellung von Kundendaten einer Bestellung aus einem bestimmten Shopsystem informiert werden möchtest.
• Aktion: Nachricht an E-Mail Adresse senden

Bitte beachte, dass du so für jede wiederhergestellte Bestellung eine E-Mail bekommst. Stellst du also nur die Kundendaten einer einzelnen Bestellung wieder her, dann erhältst du nur eine E-Mail. Stellst du allerdings die Kundendaten von 150 Bestellungen wieder her, dann erhältst du auch 150 E-Mails.

How to Video: Anonymisierte Kundendaten wiederherstellen

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Wichtiges

• Die Anonymisierung ist für alle Amazon & Shopify User:innen Pflicht. Dies ist eine Vorgabe an uns als Drittanbieter. Dabei werden die Kundendaten automatisch anonymisiert, entsprechend dem Zeitpunkt (Anzahl der Tage) die du in der Shopanbindung eingestellt hast. Hierzu musst du keine weiteren Einstellungen vornehmen, denn diese sind bereits automatisch in deiner Amazon- & Shopifyanbindung hinterlegt.
• Liest du Bestellungen rückwirkend ein, dann werden die Kundendaten dafür erst X Tage (so wie in einer Shopverbindung eingestellt) nach dem Import zu Billbee anonymisiert.
• Stellst du Kundendaten wieder her und anonymisierst sie anschließend wieder, dann zählen die 10 Jahre Vorhaltungszeit ab dem Zeitpunkt, an welchem die Daten erneut anonymisiert wurden. Bitte beachte, dass wiederhergestellte Daten ebenfalls wieder automatisch anonymisiert werden entsprechend der Zeitspanne, welche du in der Shopverbindung für die Anonymisierung eingetragen hast.
• Die Originaldaten werden auf einem sog. "Coldstorage" gespeichert.
• Es ist nicht möglich, Kundendaten im Kundenmenü oder via Automatisierung wiederherzustellen. Wiederherstellungen können nur über Bestellungen vorgenommen werden.
• Bei der Anonymisierung werden alle personenbezogenen Daten anonymisiert. Dazu zählen: Namen, vollständige Adressen, E-Mail Adressen und Telefonnummern, VAT IDs.
• Sind Kundendaten anonymisiert, dann ist das Bearbeiten von Bestellungen (dazu zählt auch der Versand) und von Kundendatensätzen nicht mehr möglich. Auch Funktionen, wie bspw. die Erstellung von Rechnungen oder der Versand, bei denen personenbezogene Daten benötigt werden, können nicht mehr durchgeführt werden.
• Anonymisierte Bestellungen können trotzdem exportiert werden. Dabei bleiben aber die Kundendaten anonymisiert. Du hast bei Exporten die Möglichkeit, anonymisierte Bestellungen vom Export auszuschließen. Eine Ausnahme bilden hier die Buchhaltungsexporte, da in diesen Fällen Kundendaten benötigt werden, ist es leider nicht möglich diese Exporte mit anonymisierten Kundendaten durchzuführen.
• Mitarbeiteraccounts benötigen zusätzliche Berechtigungen, um Bestellungen bzw. deren Daten zu Anonymisieren oder Wiederherzustellen. Für das Anonymisieren wir die Berechtigung "Auftrag - Anonymisieren" benötigt. für die Wiederherstellung die Berechtigung "Auftrag - Wiederherstellen"