Eine Rechnung automatisch bei Statuswechsel versenden

Du kannst deine Rechnungen ganz automatisiert erzeugen und versenden lassen, sobald der Status einer Bestellung geändert wird. Wie du das machst, findest du in diesem Artikel. Bitte beachte, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Anleitung handelt, die du natürlich jederzeit um z. B. Bedingungen erweitern kannst oder die Auslöser austauschen kannst.

Voreinstellungen

Damit die Rechnung per E-Mail versendet werden kann, sollte ein SMTP-Server eingerichtet werden, um zu vermeiden, dass deine automatisch generierten E-Mails in den Spam-Ordnern deiner Kund:innen landen. 

Der Benachrichtigungstext, welcher als Nachricht an die Kund:innen beim Rechnungsversand genutzt werden kann, ist standardmäßig unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" bereits hinterlegt. Möchtest du diesen Standardtext nutzen, musst du hier nichts anpassen. Möchtest du den Text noch individualisieren, kannst du ganz einfach den Standardtext "Rechnung Per Email senden" bearbeiten. 

Einrichtung der Regel

Um Rechnungen automatisch an deine Kund:innen zu senden, ist es notwendig, zwei verschiedene Regeln unter Einstellungen / Automatisierung anzulegen.

  1. Regel, mit der die Rechnungen bei Statuswechsel erzeugt werden
  2. Regel, mit der die Rechnung an die Kund:innen gesendet werden

In unserem Beispielfall nutzen wir den bereits voreingestellten Benachrichtigungstext "Rechnung Per Email senden". 

Die erste Regel, welche dafür zuständig ist, dass die Rechnung erzeugt wird, ist wie folgt aufgebaut:

  • Auslöser: Bestellstatus geändert (Versendet). Welchen Status du hier auswählst, ist dir überlassen. Wir nutzen beispielhaft den Status "Versendet".
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Rechnung)

Die zweite Regel, welche dazu dient, dass die Rechnung auch an die Kund:innen gesendet werden kann, ist bereits automatisch unter dem Namen "Rechnung manuell per Email senden" voreingestellt in deinem Account. Auch wenn die Regel bereits voreingestellt ist, ist es sinnvoll, die Regel zu überprüfen und ggf. anzupassen (z. B. E-Mail-Adresse bei BCC hinterlegen oder anderer Benachrichtigungstext). Außerdem musst du sie noch aktivieren. Sollte es nicht der Fall sein, dass die Regel bereits voreingestellt ist, kannst du sie ganz einfach selber anlegen. Die Regel ist wie folgt aufgebaut:

  • Auslöser: Auftragsdokument an Kunde senden (Rechnung)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Nachricht an Käufer senden (sinnvollerweise wählst du im Feld "E-Mail Typ" die E-Mail für kaufmännische Dokumente aus. (Ist in deinem Kundendatensatz keine E-Mail-Adresse für kaufmännische Dokumente hinterlegt, wird automatisch auf die Standard-E-Mail-Adresse des Datensatzes zurückgegriffen)

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