Abläufe mit Regeln automatisieren

Billbee ermöglicht dir, durch das Erstellen und Festlegen von Regeln bestimmte Aufgaben zu automatisieren und an deinen Workflow anzupassen.

Konfigurieren kannst du Regeln unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "Regeln". 

Allgemeiner Aufbau einer Regel

Eine Regel besteht immer aus drei Teilen:

1. Ein Auslöser, der festlegt, was genau die Regel startet.
2. Eine oder mehrere Bedingungen (optional)
3. Eine oder mehrere Aktionen, die ausgelöst werden.

Welche Auslöser, Bedingungen und Aktionen es im Einzelnen gibt, findest du in den jeweiligen Artikeln. Dort haben wir jeweils eine Übersicht zusammengestellt, die die einzelnen Auslöser, Bedingungen und Aktionen beschreibt und die Einstellungen erläutert.

Wichtig / zu beachten in den Einstellungen

Aktiv: Ist in dem Bearbeitungsfenster der Regel der Haken bei Aktiv gesetzt, dann wird die Regel ausgeführt. Du möchtest eine Regel nur temporär deaktivieren, dann entferne den Haken bei Aktiv. So wird die Regel nicht ausgeführt, ohne dass du die Regel gleich löschen musst.

Regelverarbeitung nach dieser Regel beenden: Gibt es mehrere Regeln mit dem gleichen Auslöser, dann werden sie in der von dir definierten Reihenfolge ausgeführt (siehe Priorität). Setzt du allerdings bei einer dieser Regeln den Haken bei "Regelverarbeitung nach dieser Regel beenden" und treffen die Bedingungen dieser Regel zu, mit dem Resultat, dass die Regel ausgeführt wird, dann endet nach der Ausführung dieser Regel die gesamte Ausführung. Alle weiteren Regeln mit geringeren Prioritäten werden dann nicht mehr verarbeitet, d. h., nicht ausgeführt. Das ist z. B. sinnvoll, wenn es mehrere Regeln für einen Benachrichtigungstext gibt (unterschiedliche Sprachen / unterschiedliche Texte), um zu verhindern, dass mehrere Benachrichtigungen gesendet werden.

Priorität: Die Priorität legt fest, in welcher Reihenfolge Regeln mit dem gleichen Auslöser ausgeführt werden. Die Priorität der Regeln kannst du über die Pfeile rechts in der Regelübersicht ändern.

Best Practices - Beispielregeln

Bestellungen

• Den Kund:innen automatisch einen Downloadlink zu digitalen Dateien schicken
• Bestellungen nach Download eines digitalen Artikels abschließen
• Seriennummern automatisiert versenden
• Eine URL bei neuen Bestellungen aufrufen
• Bestellungen automatisch einen Artikel (z.B. Goodie) hinzufügen

Auftragsdokumente

• Amazon FBA: Rechnungen automatisch senden
• Den Kund:innen automatisch einen Downloadlink zu seiner Rechnung schicken
• Eine Rechnung zeitverzögert für Bestellungen verschicken
• Eine Rechnung automatisch an deine Kund:innen senden

Kunden

• Sprache der Kund:innen per Regel setzen
• Stammkund:innen markieren

Zahlungen

• Zahlungserinnerung mit Rechnungsanhang senden
• Kund:innen bei Zahlungseingang benachrichtigen

Versand

• Automatisierte Versandbenachrichtigungen senden
• Den Kund:innen automatisch eine Sendungsnummer mitteilen
• Versandweg / Versandprodukt automatisch festlegen
• Bestellungen automatisch versenden (Amazon Multichannel Versand / FBA)