Zahlungserinnerung mit Rechnungsanhang senden

Billbee kann für dich automatisch deine Kunden benachrichtigen, wenn ihrer Bestellung nach einer gewissen Zeit noch keine Zahlung zugeordnet werden konnte. Dieser Zahlungserinnerung wird auch die Rechnung noch einmal beigefügt. Wie du die dazugehörigen Regeln einrichtest, findest du in diesem Artikel. Bitte beachte, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Anleitung handelt, die du natürlich jederzeit um z.B. Bedingungen erweitern kannst oder die Auslöser austauschen kannst.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Voreinstellungen

Damit die Zahlungserinnerung per E-Mail versendet werden kann, sollte ein SMTP-Server eingerichtet werden, um zu vermeiden, dass deine automatisch generierten E-Mails in den Spam-Ordnern der Kunden landen. 

Bevor die Regeln eingerichtet werden können, muss ein Benachrichtigungstext für die Zahlungserinnerung angelegt werden. Unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" kannst einen neuen Benachrichtigungstext hinzufügen.

Einrichtung der Regel

Um automatisch eine Zahlungserinnerung mit Rechnungsanhang an deine Kunden zu senden, ist es notwendig, fünf verschiedene Regeln unter Einstellungen / Automatisierung anzulegen.

  1. Regel, die dazu dient, dass die Rechnung erstellt wird
  2. Regel, die die Rechnung per E-Mail an den Kunden sendet
  3. Regel, die bei der Bestellung mit der verspäteten Zahlung den Status "Zahlungserinnerung" setzt
  4. Regel, die die Rechnung erneut erzeugt als Rechnungsanhang für die Zahlungserinnerung
  5. Regel, die die Zahlungserinnerung mit Rechnungsanhang an den Kunden sendet

In unserem Beispielfall ist der Name des zuvor angelegten Benachrichtigungstextes "Zahlungserinnerung". Außerdem beabsichtigen wir, dass die Nachricht als Blindkopie an unseren Beispielmitarbeiter Max Mustermann (max@billbee.io) gesendet wird.

Die ersten beiden Regeln kommen dir wahrscheinlich bekannt vor, wenn du deinen Rechnungsversand ohnehin schon über Billbee automatisiert hast. In diesem Fall musst du die Regeln natürlich nicht noch einmal neu anlegen, sondern kannst die erste Regel einfach um die Aktion "Ereignis auslösen (Zahlungserinnerung)" erweitern.

Die erste Regel, die dazu dient, dass die Rechnung beim Einlesen von einer Bestellung erzeugt wird und darauf vorbereitet wird, das im späteren Verlauf eine Zahlungserinnerung verschickt werden kann, sieht wie folgt aus:

  • Auslöser: Auftrag eingelesen (Alle Importarten)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Rechnung) UND Ereignis auslösen ("Zahlungserinnerung versenden")

Gib dem Ereignis in deiner Aktion der ersten Regel einen Namen, den du auch in den weiteren Regeln verwendest. Außerdem musst du eine Verzögerung auswählen. Dieser Zeitraum sollte so gewählt sein, dass der Kunde auch die Möglichkeit hat, seine Rechnung zu bezahlen bevor eine Zahlungserinnerung gesendet wird.

Die zweite Regel, die dazu dient, dass die Rechnung auch an die Kunden gesendet werden kann, ist bereits automatisch unter dem Namen "Rechnung manuell per Email senden" voreingestellt in deinem Konto. Auch wenn die Regel bereits voreingestellt ist, ist es sinnvoll, die Regel zu überprüfen und ggf. anzupassen (z.B. E-Mail-Adresse bei BCC hinterlegen oder anderer Benachrichtigungstext). Sollte es nicht der Fall sein, dass die Regel bereits voreingestellt ist, kannst du sie ganz einfach selber anlegen. Die Regel ist wie folgt aufgebaut:

  • Auslöser: Auftragsdokument an Kunden senden (Rechnung)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Nachricht an Käufer senden

Bis hier hin waren wir noch beim regulären Erzeugen und Versenden von Rechnungen. Jetzt bewegen wir uns in den Bereich der Zahlungserinnerung und den dazugehörigen Regeln.

Die dritte Regel, die angelegt werden muss, dient dazu, dass die Bestellung den Status "Zahlungserinnerung" erhält, sollte der Bestellung kein Zahlungseingang zugeordnet werden können. Die Regel ist wie folgt aufgebaut:

  • Auslöser: Ereignis ausgelöst (Zahlungserinnerung versenden)
  • Bedingung: Bestellstatus einschränken (bestätigt)
  • Aktion: Den Status der Bestellung ändern (Zahlungserinnerung)

Die vierte Regel dient dazu, dass die Rechnung für den Anhang an die Zahlungserinnerung nochmal erzeugt wird. Die Rechnung muss nochmals erzeugt werden, weil die Rechnungen nicht gespeichert werden und daher beim Versenden immer neu erzeugt werden müssen. Die Regel für die Rechnungserzeugung für die Zahlungserinnerung ist wie folgt aufgebaut:

  • Auslöser: Auftragsstatus geändert (Zahlungserinnerung)
  • Bedingung: nicht notwendig
  • Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Rechnung)

Die fünfte und letzte Regel dient dazu, dass der Benachrichtigungstext der Zahlungserinnerung mit Rechnungsanhang dann auch an den Kunden gesendet wird. Die Regel sieht wie folgt aus:

  • Auslöser: Auftragsdokument an Kunde senden (Rechnung)
  • Bedingung: Bestellstatus einschränken (Zahlungserinnerung)
  • Aktion: Nachricht an Käufer senden

Wichtig bei dieser Regel ist, dass die Option "Regelverarbeitung nach dieser Regel beenden" aktiviert ist, damit der Workflow mit dieser Regel abgeschlossen wird und nicht noch einmal normale Rechnung erzeugt und verschickt wird.

Beachte bitte auch nach dem Speichern, dass die Reihenfolge der Regeln korrekt ist, besonders im Bereich des Auslösers "Auftragsdokumente senden". Hier ist es wichtig, dass die Regel, die die Zahlungserinnerung mit Rechnungsanhang an den Kunden sendet, an erster Stelle steht und daher eine höhere Priorität hat als die Regel, die die Rechnung manuell an den Kunden sendet. Die Übersicht der fünf Regeln, die in diesem Artikel erstellt wurden, sieht dann in etwa so aus:

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