Automatischer Bestandsabgleich

Der automatische Bestandsabgleich ist eine Funktion, bei der Billbee die Verfügbarkeit eines Artikels bei Änderungen automatisch an Shops und Marktplätze übermitteln kann. Damit lassen sich Überverkäufe effektiv vermeiden, die zeitaufwändige Arbeit, bei jedem Verkauf den Bestand auf allen Plattformen anzupassen, entfällt komplett. Wie du den automatischen Bestandsabgleich aktiviert, kannst du im folgenden Artikel nachlesen.

In diesem Artikel

Einrichtung des automatischen Bestandsabgleichs

Die Übertragung der Bestandsänderung findet zeitnah nach einer Änderung des Lagerbestands statt. In der Regel innerhalb von ca. einer Minute. Bei der Berechnung des Bestandes werden Umrechnungsfaktoren berücksichtigt, falls die Einheit in einem Shop von der Einheit in anderen Shops oder bei Billbee abweicht. Damit ist die Funktion auch für Stoffverkäufer, die die Produkte in unterschiedlichen Einheiten verkaufen, interessant.

Die Funktion lässt sich vielfältig konfigurieren: Sie kann pro Shop und pro Artikel aktiviert / deaktiviert werden. Es können Mindest- und Maximalwerte auf Shop- und Artikelebene angegeben werden.

Voraussetzungen

Die wichtiges Voraussetzung ist, ob dein genutztes Shopsystem oder Marktplatzsystem den automatischen Bestandsabgleich überhaupt unterstützt. Das kannst du ganz einfach hier herausfinden.

Damit der Abgleich funktioniert, müssen deine Artikel bei Billbee sauber hinterlegt sein. Bei den Artikeln muss ein Anfangsbestand hinterlegt sein und insbesondere ist es wichtig, dass ein Artikel auch nur einmal bei Billbee vorhanden und bei Quellen alle IDs aus den jeweiligen Verkaufsplattformen verknüpft sind. Denn über diese IDs findet der Abgleich primär statt. 

Aktivierung des automatischen Bestandsabgleichs im Shop

Der Bestandsabgleich muss sowohl für die Shopverbindung als auch für jeden Artikel für jede Quelle separat aktiviert werden.

Wenn dein Shopsystem den automatischen Bestandsabgleich unterstützt, kannst du unter Einstellungen / Kanäle deine Shopverbindung bearbeiten. Klicke neben deiner Shopverbindung, die du bearbeiten möchtest, auf den Stift um die Shopverbindung zu bearbeiten. Beim Bestandsabgleich ist es ratsam, dass die Synchronisierung der Shops auf mindestens 1x pro Zeitfenster eingestellt ist, damit es nicht zu Überverkäufen kommt, wenn der Shop z.B. über Nacht nicht abgerufen wird, denn Billbee bekommt eine Bestandsänderung nur durch den Bestellimport mit. Das kannst du auch ganz einfach im Reiter "Synchronisierung" machen.

Anschließend klickst du auf den Reiter "Bestandsabgleich". 

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Abgleich aktiv: Hier kann der Abgleich global für die Shop- bzw. Marktplatzverbindung aktiviert werden. Außerdem kannst du den Abgleich bei neuen Artikeln aktivieren, damit bei neu angelegten Artikel der Bestandsabgleich automatisch aktiviert ist. Ist die Option "Bei neuen Artikeln Bestand aus Shop übernehmen" aktiv, wird der aktuelle Bestand einmalig aus dem Shop übernommen, wenn ein Artikel automatisch neu angelegt wird durch einen Shopimport.
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Mindest- bzw. Höchstbestand: In diesen Eingabefeldern können für einen Shop optional ein Mindest- und ein Maximalbestand vorgegeben werden. Steht z.B der Höchstbestand auf 3, bedeutet das, dass Billbee als Verfügbarkeit maximal 3 übermittelt, auch wenn ein Bestand größer als 3 bei Billbee hinterlegt ist. Achtung: Wenn ein Wert im Feld Mindestbestand eingetragen ist, wird dieser Wert auch übertragen, wenn der tatsächliche Bestand niedriger ist.
Aktivierung des automatischen Bestandsabgleichs im Artikel

Nachdem der Bestandsabgleich in deiner Shopverbindung aktiviert ist, musst du noch für jeden Artikel den Bestandsabgleich aktivieren. Im "Bearbeiten"-Fenster eines Artikels kannst du im Reiter "Quellen" pro Artikelquelle den Bestandsabgleich konfigurieren. Über den Stift rechts in der Spalte "Aktionen" kannst du die einzelne Artikelquelle bearbeiten bzw. über den Button "Neue Quelle" unten links kannst du eine neue Quelle hinzufügen.

Im Fenster, was sich beim Neuanlagen von Quellen oder beim Bearbeiten einer bereits vorhandenen Quelle öffnet, kannst du quellenspezifische Einstellungen vornehmen:

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Artikel ID: Gib hier die ID ein, unter der dein Artikel in deinem Shopsystem zu finden ist.
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Einheiten pro Artikel: Du kannst auch abweichende Einheiten pro Artikel konfigurieren.
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Bestand Min / Max: Wenn du Mindest- bzw. Höchstwerte für den Bestand deines Artikels definieren möchtest, kannst du das hier machen. 
Kontrolle

Im Reiter "Warenbewegungen" im "Bearbeiten"-Fenster eines Artikels werden alle Änderungen am Bestand mit Grund und Zeitstempel aufgelistet:

Was an die einzelnen Shops übertragen wurde, kann man auf der Seite Berichte / System-Ereignisse sehen:

wichtig / zu beachten

Achtung: Nach Aktivierung des Bestandabgleichs findet der erste Abgleich erst nach der nächsten Änderung des Lagerbestands in Billbee statt.

Es gibt einige plattformspezifischen Besonderheiten, die du beachten solltest beim automatischen Bestandsabgleich:

Amazon

Bei Amazon findet die Zuordnung der Artikel beim Bestandsabgleich immer über die SKU statt - nicht über die ASIN (Amazon Standard Identification Number). Es ist also wichtig, dass die SKU bei Billbee mit der SKU bei Amazon übereinstimmt.

Außerdem ist der Prozess bei Amazon asynchron, Billbee erhält also keine unmittelbare Rückmeldung, ob die Übertragung erfolgreich war oder nicht. 

Bei FBA-Artikeln darf kein Lagerbestand zu Amazon übertragen werden, weil sonst sog. "shadow child article" angelegt werden. Amazon nimmt dann an, das der Händler den Artikel auch selbst versenden möchte. Deshalb darf der Bestandsabgleich für FBA-Artikel nicht aktiviert werden.

Falls solch ein Schattenangebot erzeugt wurde, kann das nur gelöscht werden, wenn das Angebot im Sellercentral auf "Versand durch Händler" und direkt danach wieder auf "Versand durch Amazon" umgestellt wird.

Mehr Informationen über die Verbindung von Amazon zu Billbee findest du hier.

Etsy

Du hast bei Billbee zwei verschiedene Möglichkeiten um Varianten anzubieten. Bei dem gemeinsamen Lagerbestand führt Etsy bei Varianten nur einen einzigen Bestandswert für alle angebotenen Variantenprodukte eines Sets. Damit Billbee den richtigen Wert übermittelt, müssen die einzelnen Produkte eines Sets bei Billbee zu einem Variantenset zusammengefasst sein. Billbee deaktiviert die einzelnen Varianten bei Etsy, wenn die Verfügbarkeit eines Produktes auf 0 geht.

Zum Anderen hast du die Möglichkeit einen separaten Lagerbestand pro Variante zu führen. Voraussetzung dafür ist, dass jede Variante als auch der Elternartikel ("Hauptartikel") in Billbee angelegt ist, denn wenn bei Etsy ein Artikel mit Varianten existiert, dann wird beim Import zu Billbee immer ein "Hauptartikel" angelegt. Legst du im späteren Verlauf weitere Varianten bei Etsy an, dann musst du diese unbedingt zu Billbee importieren und darauf achten, dass auch der Hauptartikel weiter bei Billbee besteht. Das sieht dann z.B. so aus:

  • Artikel A - keinen Bestand setzen (auch nicht 0, sondern das Feld zum Bestand leer lassen)
  • Artikel A (Rot) - Abgleich aktiviert
  • Artikel A (Blau) - Abgleich aktiviert

So meldet Billbee dann sowohl den Bestand der einzelnen Varianten als auch den kumulierten Bestand aller Varianten an Etsy, weshalb es wichtig ist, dass der Hauptartikel bei Billbee zusätzlich zu den Varianten angelegt ist, jedoch bei diesem Hauptartikel kein Bestand (auch nicht 0) gesetzt ist. Billbee berechnet die Summe der Bestände aller in Billbee angelegten Varianten des Produktes und übermittelt diese Summe und den geänderten Bestand der einzelnen Varianten an Etsy. Billbee deaktiviert die einzelnen Varianten bei Etsy, wenn die Verfügbarkeit eines Produktes auf 0 geht.

Manchmal kann es bei der Verbindung mit Etsy zu einem Fehler kommen, weil Etsy nur einen Bestand von max. 999 zulässt (Bestand konnte nicht gesetzt werden: quantity: cannot be greater than 999) . Daher musst du in der Shopverbindung einen Maximalbestand von 999 setzen.

Hast du keinen Hauptartikel für deine Varianten angelegt, dann akzeptiert Etsy zwar den übermittelten Bestand, aktualisiert ihn aber nicht. Eine Fehlermeldung wird dann auch nicht ausgegeben. Sollte der Bestandsabgleich nicht funktionieren bei Etsy, dann prüfe zuerst, ob alle Varianten einen "Elternartikel" haben. Ist das nicht der Fall, dann musst du diese manuell aus Etsy importieren.

Mehr Informationen über die Verbindung von Etsy zu Billbee findest du hier.

ebay

Bei Ebay sollte die Verwaltung von Bestandseinheiten im Ebay-Account aktiviert sein. Varianten sollten alle eine Bestandseinheit (SKU) haben, damit der Abgleich reibungslos funktioniert.

Mehr Informationen über die Verbindung von Ebay zu Billbee findest du hier.

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