Etsy-Shop mit Billbee verbinden

Billbee unterstützt die Anbindung Etsy-Shops. Der Datenabgleich mit Etsy erfolgt über die offizielle Etsy API. Es ist möglich, Bestelldaten und Artikeldaten abzurufen, sowie Änderungen am Bestellstatus an das Etsy-System zu übertragen. Der Abgleich erfolgt vollautomatisch, sobald du deinen Etsy-Shop an deinen Billbee-Account angebunden hast. Wie du das machst, erfährst du in diesem Artikel.

In diesem Artikel

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Um eine neue Shopverbindung bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Kanäle auf den Button "Neu".

Jetzt öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem dir alle Shop- und Marktplatzverbindungen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Scrolle nun runter, bis du bei "Etsy-Shop" angelangt bist und klicke darauf. Anschließend wirst du auf eine Seite von Etsy geleitet, auf der du dich in deinem Etsy-Konto einloggen musst.

Danach wirst du gefragt, ob du Billbee den Zugang zu deinen Bestelldaten gewähren möchtest. Du musst mit einem Klick auf "Gestatte den Zugang" ("Grant Access") deine Zustimmung erteilen. Anschließend wirst du wieder zurück zu Billbee geleitet, wo du die abschließenden Einstellungen für deine Shopverbindung vornehmen kannst.

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Name: Gib einen beliebigen internen Namen für deine Shopverbindung ein.
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Nachricht an Käufer (*)  einlesen: Wähle aus, ob die Nachrichten an die Käufer:innen von Etsy eingelesen werden sollen.

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Zahlungen abrufen: Wähle aus, ob Billbee Zahlungen von Etsy einlesen soll. Ist die Option aktiviert, wird in der Bestellung die Etsy-Transaktions-ID hinterlegt. Bei vielen Bestellungen kann diese Option den Import u.U. verlangsamen.
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Sales Tax als Position hinzufügen: Die von Etsy vereinnahmte und abgeführte "Sales Tax" wird als Bestellposition hinzugefügt.
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Sales Tax als individuellen Rechnungstext anzeigen: Die von Etsy vereinnahmte und abgeführte "Sales Tax" wird in der Bestellung im Feld "Individueller Rechnungstext" aufgeführt. Der Text lautet: "The marketplace, Etsy, will collect and remit the taxes (EUR x.xx) to XY tax authority." Der Betrag wird von Etsy übernommen und das Land erwähnt.
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Änderungen abgleichen: Wähle aus, in welche Richtung die Änderungen abgefragt werden sollen. Du kannst zwischen nie (kein Abgleich), Etsy zu Billbee, Billbee zu Etsy oder beidseitig. Standardmäßig ist beidseitig ausgewählt (Etsy ↔ Billbee). Hast du Übertragung in beide Richtungen aktiviert, dann werden die Bestellungen im Etsy System auch automatisch als versendet markiert und die Käufer:innen werden über das Etsy System über den Versand benachrichtigt. Sofern eine Sendungsnummer vorhanden ist, wird auch diese an Etsy übermittelt.
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Aufträge einlesen: Lege fest, ob über die Verbindung Bestellungen eingelesen werden sollen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert beim Anlegen der Verbindung und muss aktiviert sein, damit Bestellungen von Etsy zu Billbee übertragen werden können. Ist die Option aktiviert, dann kannst du noch auswählen, ab welchem Datum die Bestellungen importiert werden sollen. 
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Bearbeiten von Auftragspositionen oder Erzeugen von Rechnungen mit Billbee verbieten: Du kannst die Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus Etsy übermittelt werden, quasi "sperren". Das bedeutet, dass die Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee, die von Etsy übertragen wurde, dann nicht mehr manuell bearbeitet werden können. Außerdem kannst du Billbee verbieten, dass Rechnungen erstellt werden sollen für Bestellungen, die aus deinem Etsy-Shop eingelesen wurden. Dann werden für alle Bestellungen, die von Etsy übermittelt werden, keine Rechnungen in Billbee erstellt. Das bedeutet aber auch, dass du generell keine Rechnungen (weder manuell noch automatisch) für Bestellungen erstellen kannst, die dieser Shopverbindung zugeordnet sind.
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Artikel Preisanpassung: Hier kannst du optional einen Artikel festlegen, der Auftragspositionen zur Preisanpassung zugeordnet wird.
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SMTP Server: Hast du bereits einen SMTP Server angelegt bei Billbee, kannst du diesen hier über das Dropdown-Menü auswählen.
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Zahlungen fällig nach X Tagen: Gib an, wann die Zahlungen der Bestellungen fällig sein sollen, die über Etsy eingelesen werden.
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Versand aus: Hier kannst du angeben, aus welchem Land deine Artikel versendet werden. Gibst du nichts an, wird dein Sitzland angenommen.
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Anonymisieren von Kundendaten aktivieren: Du kannst optional die Daten deiner Kunden, die über diese Shopverbindung bestellen, nach einer von dir festgelegten Zeitspanne anonymisieren

Wichtig / zu beachten

Statusübertragung zu Etsy

Die Rückübertragung von Statusänderungen erfolgt automatisch. Die Etsy-Käufer:innen werden automatisch informiert, wenn du bei Billbee den Status der Bestellung auf bezahlt oder versendet setzt. Die Rückübertragung des Status an Etsy kannst du in deiner Etsy-Shopverbindung bei Billbee deaktivieren oder auch wieder aktivieren. Das ist dann sinnvoll, wenn du z. B. deine Benachrichtigungen mithilfe der Automatisierung von Billbee versenden möchtest. Du kannst z. B. automatisierte Versandbenachrichtigungen senden oder deinen Kund:innen bei Zahlungseingang benachrichtigen. Bitte beachte, dass Statusänderungen aus Etsy nur dann zu Billbee übernommen werden, wenn das Bestelldatum der Bestellung nicht älter als 8 Tage ist.

Stornos bei Etsy

Billbee kann keine Gutschriften, Teilstornos oder Stornos von Etsy einlesen, da diese über die API von Etsy nicht zur Verfügung gestellt werden. Das bedeutet, dass eine Rückzahlung über Etsy manuell bei Billbee angelegt werden muss. Auch wenn die Bestellung bei Etsy den Status "storniert" hat, dann wird diese Bestellung nicht auf "storniert" gesetzt bei Billbee. Das musst du manuell vornehmen.

Automatischer Bestandsabgleich

Die Varianten eines Etsyartikels müssen jeweils als separates Produkt bei Billbee vorhanden sein. Eine Zusammenfassung zu einem Produkt führt zu Fehlern beim Abgleich. In diesem Fall wäre es sinnvoll mit Stücklisten in Billbee zu arbeiten. Damit die Varianten beim Import nicht automatisch zusammengefasst werden, muss bei einer Nutzung von SKUs ("Bestandseinheiten") auf Etsy die Option  "Bestandseinheiten variieren für jede(n) ...." aktiviert werden und für jede Variante eine eigene, eindeutige SKU verwendet werden. 

Du hast bei Etsy zwei verschiedene Möglichkeiten, um Varianten anzubieten: mit einem Hauptbestand für alle Varianten oder mit einem eigenen Bestand pro Variante. 

Ist bei Etsy die Option "Stückzahlen variieren…" nicht aktiv, führt Etsy bei Varianten nur einen einzigen Bestandswert für alle angebotenen Variantenprodukte eines Artikels. Damit Billbee den richtigen Wert übermittelt, müssen die einzelnen Produkte eines Sets bei Billbee zu einem Variantenset zusammengefasst sein. Das geschieht automatisch beim Import der Artikel vom Marktplatz und sollte manuell nicht geändert werden. Wenn Varianten bei Etsy gelöscht werden, müssen diese auch bei Billbee gelöscht werden, wenn neue hinzukommen, müssen sie anschließend gleich bei Billbee importiert werden, damit das Variantenset komplett ist.

Billbee deaktiviert den Artikel bei Etsy, sobald die Verfügbarkeit einer Variante auf 0 geht.

Zum Anderen hast du die Möglichkeit einen separaten Lagerbestand pro Variante zu führen, wenn du bei Etsy die Option "Stückzahlen variieren…" aktivierst. Legst du im späteren Verlauf weitere Varianten bei Etsy an, dann solltest du diese zu Billbee importieren um den Bestandsabgleich nutzen zu können.

Unter Bestandseinheit bei Etsy musst du dann die SKU's eintragen:

Wenn alles korrekt eingestellt wurde, dann sieht es bei Billbee nach dem Artikelimport so aus:

Billbee deaktiviert die einzelnen Varianten bei Etsy, wenn die Verfügbarkeit bei Billbee auf 0 geht. Das hat zur Folge, dass diese Variante in Etsy ausgeblendet wird. Solltest du sie weiterhin anzeigen lassen wollen müsstest du den Artikel in Etsy direkt bearbeiten und die Variante dort wieder aktivieren und den Bestand dort auf 0 setzen.

Beim Artikelimport werden nur aktive Varianten (auch mit Bestand 0) importiert. Deaktivierte Varianten werden ignoriert und damit nicht zu Billbee importiert.

Mehr Informationen über den automatischen Bestandsabgleich bei Billbee findest du hier.

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.

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