Etsy-Shop mit Billbee verbinden

Billbee unterstützt die Anbindung Etsy-Shops. Der Datenabgleich mit Etsy erfolgt über die offizielle Etsy API. Es ist möglich, Bestelldaten und Artikeldaten abzurufen, sowie Änderungen am Bestellstatus an das Etsy-System zu übertragen. Der Abgleich erfolgt vollautomatisch, sobald du deinen Etsy-Shop an deinen Billbee-Account angebunden hast. Wie du das machst, erfährst du in diesem Artikel.

In diesem Artikel

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Um eine neue Shopverbindung bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Kanäle auf den Button "Neu".

Jetzt öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem dir alle Shop- und Marktplatzverbindungen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Scrolle nun runter, bis du bei "Etsy-Shop" angelangt bist und klicke darauf. Anschließend wirst du auf eine Seite von Etsy geleitet, auf der du dich in deinem Etsy-Konto einloggen musst.

Danach wirst du gefragt, ob du Billbee den Zugang zu deinen Bestelldaten gewähren möchtest. Du musst mit einem Klick auf "Gestatte den Zugang" deine Zustimmung erteilen:

Du wirst jetzt wieder zurück zu Billbee geleitet, wo du die abschließenden Einstellungen für deine Shopverbindung vornehmen kannst.

1
Name: Gib einen beliebigen internen Namen für deine Shopverbindung ein.
2
OAuth Access Token: Der Access Token wird automatisch erzeugt und hier eingefügt bei der Anbindung von Etsy. Sollte nach dem Login das Feld OAuth Access Token leer bleiben, versuche deinen Etsy-Account erneut zu verbinden.
3
Nachricht an Kä ufer (*)  einlesen: Wähle aus, ob die Nachrichten an die Käufer:innen von Etsy eingelesen werden sollen.
4
Änderungen abgleichen: Wähle aus, in welche Richtung die Änderungen abgefragt werden sollen. Du kannst zwischen nie (kein Abgleich), Etsy zu Billbee, Billbee zu Etsy oder beidseitig. Standardmäßig ist beidseitig ausgewählt (Etsy ↔ Billbee). Hast du Übertragung in beide Richtungen aktiviert, dann werden die Bestellungen im Etsy System auch automatisch als versendet markiert und die Käufer:innen werden über das Etsy System über den Versand benachrichtigt. Sofern eine Sendungsnummer vorhanden ist, wird auch diese an Etsy übermittelt.
5
Aufträge einlesen: Lege fest, ob über die Verbindung Bestellungen eingelesen werden sollen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert beim Anlegen der Verbindung und muss aktiviert sein, damit Bestellungen von Etsy zu Billbee übertragen werden können. Ist die Option aktiviert, dann kannst du noch auswählen, ab welchem Datum die Bestellungen importiert werden sollen. 
6
Bearbeiten von Auftragspositionen oder Erzeugen von Rechnungen mit Billbee verbieten: Du kannst die Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus Etsy übermittelt werden, quasi "sperren". Das bedeutet, dass die Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee, die von Etsy übertragen wurde, dann nicht mehr manuell bearbeitet werden können. Außerdem kannst du Billbee verbieten, dass Rechnungen erstellt werden sollen für Bestellungen, die aus deinem Etsy-Shop eingelesen wurden. Dann werden für alle Bestellungen, die von Etsy übermittelt werden, keine Rechnungen in Billbee erstellt. Das bedeutet aber auch, dass du generell keine Rechnungen (weder manuell noch automatisch) für Bestellungen erstellen kannst, die dieser Shopverbindung zugeordnet sind.
7
Artikel Preisanpassung: Hier kannst du optional einen Artikel festlegen, der Auftragspositionen zur Preisanpassung zugeordnet wird.
8
SMTP Server: Hast du bereits einen SMTP Server angelegt bei Billbee, kannst du diesen hier über das Dropdown-Menü auswählen.
9
Zahlungen fällig nach X Tagen: Gib an, wann die Zahlungen der Bestellungen fällig sein sollen, die über Etsy eingelesen werden.

Wichtig / zu beachten

Statusübertragung zu Etsy

Die Rückübertragung von Statusänderungen erfolgt automatisch. Die Etsy-Käufer:innen werden automatisch informiert, wenn du bei Billbee den Status der Bestellung auf bezahlt oder versendet setzt. Die Rückübertragung des Status an Etsy kannst du in deiner Etsy-Shopverbindung bei Billbee deaktivieren oder auch wieder aktivieren. Das ist dann sinnvoll, wenn du z. B. deine Benachrichtigungen mithilfe der Automatisierung von Billbee versenden möchtest. Du kannst z. B. automatisierte Versandbenachrichtigungen senden oder deinen Kund:innen bei Zahlungseingang benachrichtigen. Bitte beachte, dass Statusänderungen aus Etsy nur dann zu Billbee übernommen werden, wenn das Bestelldatum der Bestellung nicht älter als 8 Tage ist.

Stornos bei Etsy

Billbee kann keine Gutschriften oder Stornos von Etsy einlesen. Das bedeutet, dass eine Rückzahlung über Etsy manuell bei Billbee angelegt werden muss. Auch wenn die Bestellung bei Etsy den Status "storniert" hat, dann wird diese Bestellung nicht auf "storniert" gesetzt bei Billbee. Das musst du manuell vornehmen.

Automatischer Bestandsabgleich

Die Varianten eines Etsyartikels müssen jeweils als separates Produkt bei Billbee vorhanden sein, ebenso muss der Elternartikel ("Hauptartikel") in Billbee angelegt sein – wenn bei Etsy ein Artikel mit Varianten existiert, dann wird beim Import zu Billbee immer ein "Hauptartikel" angelegt. Eine Zusammenfassung zu einem Produkt führt zu Fehlern beim Abgleich. Damit die Varianten beim Import nicht automatisch zusammengefasst werden, muss bei einer Nutzung von SKUs ("Bestandseinheiten") auf Etsy die Option  "Bestandseinheiten variieren für jede(n) ...." aktiviert werden und für jede Variante eine eigene, eindeutige SKU verwendet werden. 

Du hast bei Etsy zwei verschiedene Möglichkeiten, um Varianten anzubieten: mit einem Hauptbestand für alle Varianten oder mit einem eigenen Bestand pro Variante. 

Ist bei Etsy die Option "Stückzahlen variieren…" nicht aktiv, führt Etsy bei Varianten nur einen einzigen Bestandswert für alle angebotenen Variantenprodukte eines Artikels. Damit Billbee den richtigen Wert übermittelt, müssen die einzelnen Produkte eines Sets bei Billbee zu einem Variantenset zusammengefasst sein. Das geschieht automatisch beim Import der Artikel vom Marktplatz und sollte manuell nicht geändert werden. Wenn Varianten bei Etsy gelöscht werden, müssen diese auch bei Billbee gelöscht werden, wenn neue hinzukommen, müssen sie anschließend gleich bei Billbee importiert werden, damit das Variantenset komplett ist.

Billbee deaktiviert den Artikel bei Etsy, sobald die Verfügbarkeit einer Variante auf 0 geht.

Unter Bestandseinheit bei Etsy musst du dann die SKU's eintragen:

Wenn alles korrekt eingestellt wurde, dann sieht es bei Billbee nach dem Artikelimport so aus:

und so darf es NICHT aussehen: 

Zum Anderen hast du die Möglichkeit einen separaten Lagerbestand pro Variante zu führen, wenn du bei Etsy die Option "Stückzahlen variieren…" aktivierst. Legst du im späteren Verlauf weitere Varianten bei Etsy an, dann musst du diese unbedingt zu Billbee importieren und darauf achten, dass auch der Hauptartikel weiter bei Billbee besteht. Das sieht dann z. B. so aus:

  • Artikel A - keinen Bestand setzen (auch nicht 0, sondern das Feld zum Bestand leer lassen)
  • Artikel A (Rot) - Abgleich aktiviert
  • Artikel A (Blau) - Abgleich aktiviert

So meldet Billbee dann sowohl den Bestand der einzelnen Varianten als auch den kumulierten Bestand aller Varianten an Etsy, weshalb es wichtig ist, dass der Hauptartikel bei Billbee zusätzlich zu den Varianten angelegt ist, jedoch bei diesem Hauptartikel kein Bestand (auch nicht 0) gesetzt ist. Billbee berechnet die Summe der Bestände aller in Billbee angelegten Varianten des Produktes und übermittelt diese Summe und den geänderten Bestand der einzelnen Varianten an Etsy. Billbee deaktiviert die einzelnen Varianten bei Etsy, wenn die Verfügbarkeit bei Billbee auf 0 geht. 

Es ist außerdem wichtig, dass alle Varianten eines Artikels bei Billbee vorhanden sein müssen. Stelle daher vor dem Import sicher, dass keine der Varianten bei Etsy deaktiviert ist (sondern falls nicht vorhanden den Bestand 0 hat). Nur dann werden alle Varianten bei Billbee importiert und auch nur dann funktioniert der Bestandsabgleich. Es dürfen also keine Varianten bei Billbee fehlen.

Hast du keinen Hauptartikel für deine Varianten angelegt, dann akzeptiert Etsy zwar den übermittelten Bestand, aktualisiert ihn aber nicht. Eine Fehlermeldung wird dann auch nicht ausgegeben. Sollte der Bestandsabgleich nicht funktionieren bei Etsy, dann prüfe zuerst, ob alle Varianten einen "Elternartikel" haben. Ist das nicht der Fall, dann musst du diese manuell aus Etsy importieren. Auch ein negativer Bestand einer Variante kann zu dem Fehler führen.

Mehr Informationen über den automatischen Bestandsabgleich bei Billbee findest du hier.

Das wichtigste nochmal in Kürze:

  • Alle Varianten müssen bei Billbee vorhanden sein (bei Etsy deaktivierte Varianten müssen vor dem Import aktiviert werden)
  • Die Varianten müssen einzeln angelegt sein und dürfen nicht zusammengefasst werden
  • Der Hauptartikel muss vorhanden sein, darf keinen Bestand (auch nicht 0) haben und der Abgleich dafür darf nicht aktiviert sein

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll - und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall zu übernehmen.

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