Etsy-Shop mit Billbee verbinden

Billbee unterstützt die Anbindung Etsy-Shops. Der Datenabgleich mit Etsy erfolgt über die offizielle Etsy API. Es ist möglich, Bestelldaten und Artikeldaten abzurufen, sowie Änderungen am Bestellstatus an das Etsy-System zu übertragen. Der Abgleich erfolgt vollautomatisch, sobald du deinen Etsy-Shop an deinen Billbee-Account angebunden hast. Wie du das machst, erfährst du in diesem Artikel.

In diesem Artikel

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Um eine neue Shopverbindung bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Kanäle auf den Button "Neu".

Jetzt öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem dir alle Shop- und Marktplatzverbindungen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Scrolle nun runter, bis zu bei "Etsy-Shop" angelangt bist und klicke darauf. Anschließend wirst du auf eine Seite von Etsy geleitet, auf der du dich in deinem Etsy-Konto einloggen musst.

Danach wirst du gefragt, ob du Billbee den Zugang zu deinen Bestelldaten gewähren möchtest. Du musst mit einem Klick auf "Gestatte den Zugang" deine Zustimmung erteilen:

Du wirst jetzt wieder zurück zu Billbee geleitet, wo du die abschließenden Einstellungen für deine Shopverbindung vornehmen kannst.

1
Name: Gib einen beliebigen internen Namen für deine Shopverbindung ein.
2
OAuth Access Token: Der Access Token wird automatisch erzeugt und hier eingefügt bei der Anbindung von Etsy. Sollte nach dem Login das Feld OAuth Access Token leer bleiben, versuche deinen Etsy-Account erneut zu verbinden.
3
Nachricht an Käufer einlesen: Wähle aus, ob die Nachrichten an den Käufer von Etsy eingelesen werden sollen.
4
Änderungen abgleichen: Wähle aus, in welche Richtung die Änderungen abgefragt werden sollen. Du kannst zwischen nie (kein Abgleich), Etsy zu Billbee, Billbee zu Etsy oder beidseitig. Standardmäßig ist beidseitig ausgewählt (Etsy <-> Billbee). Hast du Übertragung in beide Richtungen aktiviert, dann werden die Bestellungen im Etsy System auch automatisch als versendet markiert und der Käufer wird über das Etsy System über den Versand benachrichtigt. Sofern eine Sendungsnummer vorhanden ist, wird auch diese an Etsy übermittelt.
5
Aufträge einlesen: Lege fest, ob über die Verbindung Bestellungen eingelesen werden sollen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert beim Anlegen der Verbindung und muss aktiviert sein, damit Bestellungen von Etsy zu Billbee übertragen werden können.
6
Bearbeiten von Auftragspositionen oder Erzeugen von Rechnungen mit Billbee verbieten: Du kannst die Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus Etsy übermittelt werden, quasi "sperren". Das bedeutet, dass die Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee, die von Etsy übertragen wurde, dann nicht mehr manuell bearbeitet werden können. Außerdem kannst du Billbee verbieten, dass Rechnungen erstellt werden sollen für Bestellungen, die aus deinem Etsy-Shop eingelesen wurden. Dann werden für alle Bestellungen, die von Etsy übermittelt werden, keine Rechnungen in Billbee erstellt. Das bedeutet aber auch, dass du generell keine Rechnungen (weder manuell noch automatisch) für Bestellungen erstellen kannst, die dieser Shopverbindung zugeordnet sind.
7
Artikel Preisanpassung: Hier kannst du optional einen Artikel festlegen, der Auftragspositionen zur Preisanpassung zugeordnet wird.
8
SMTP Server: Hast du bereits einen SMTP Server angelegt bei Billbee, kannst du diesen hier über das Dropdown-Menü auswählen.
9
Zahlungen fällig nach X Tagen: Gib an, wann die Zahlungen der Bestellungen fällig sein sollen, die über Etsy eingelesen werden.

wichtig / zu beachten

Statusübertragung zu Etsy

Die Rückübertragung von Statusänderungen erfolgt automatisch. Der Etsy-Käufer wird automatisch informiert, wenn du bei Billbee den Status der Bestellung auf bezahlt oder versendet setzt. Die Rückübertragung des Status an Etsy kannst du in deiner Etsy-Shopverbindung bei Billbee deaktivieren oder auch wieder aktivieren. Das macht dann Sinn, wenn du z.B. deine Benachrichtigungen mithilfe der Automatisierung von Billbee versenden möchtest. Du kannst z.B. automatisierte Versandbenachrichtigungen senden oder deinen Kunden bei Zahlungseingang benachrichtigen. Bitte beachte, dass Statusänderungen aus Etsy nur dann zu Billbee übernommen werden, wenn das Bestelldatum der Bestellung nicht älter als 8 Tage ist.

Stornos bei Etsy

Billbee kann keine Gutschriften oder Stornos von Etsy einlesen. Das bedeutet, dass eine Rückzahlung über Etsy manuell bei Billbee angelegt werden muss. Auch wenn die Bestellung bei Etsy den Status "storniert" hat, dann wird diese Bestellung nicht auf "storniert" gesetzt bei Billbee. Das musst du manuell vornehmen.

automatischer Bestandsabgleich

Du hast bei Billbee zwei verschiedene Möglichkeiten um Varianten anzubieten. Bei dem gemeinsamen Lagerbestand führt Etsy bei Varianten nur einen einzigen Bestandswert für alle angebotenen Variantenprodukte eines Sets. Damit Billbee den richtigen Wert übermittelt, müssen die einzelnen Produkte eines Sets bei Billbee zu einem Variantenset zusammengefasst sein. Die Varianten müssen jedoch jeweils als separates Produkt bei Billbee vorhanden sein. Eine Zusammenfassung zu einem Produkt führt zu Fehlern beim Abgleich. Damit die Varianten beim Import nicht automatisch zusammengefasst werden, muss bei einer Nutzung von SKUs ("Bestandseinheiten") auf Etsy die Option  "Bestandseinheiten variieren für jede(n) ...." aktiviert werden und für jede Variante eine eigene, eindeutige SKU verwendet werden. Billbee deaktiviert die einzelnen Varianten bei Etsy, wenn die Verfügbarkeit eines Produktes auf 0 geht.

Unter Bestandseinheit bei Etsy musst du dann die SKU's eintragen:

Wenn alles korrekt eingestellt wurde, dann sieht es bei Billbee nach dem Artikelimport so aus:

und so darf es NICHT aussehen: 

Zum Anderen hast du die Möglichkeit einen separaten Lagerbestand pro Variante zu führen. Voraussetzung dafür ist, dass jede Variante als auch der Elternartikel ("Hauptartikel") in Billbee angelegt ist, denn wenn bei Etsy ein Artikel mit Varianten existiert, dann wird beim Import zu Billbee immer ein "Hauptartikel" angelegt. Legst du im späteren Verlauf weitere Varianten bei Etsy an, dann musst du diese unbedingt zu Billbee importieren und darauf achten, dass auch der Hauptartikel weiter bei Billbee besteht. Das sieht dann z.B. so aus:

  • Artikel A - keinen Bestand setzen (auch nicht 0, sondern das Feld zum Bestand leer lassen)
  • Artikel A (Rot) - Abgleich aktiviert
  • Artikel A (Blau) - Abgleich aktiviert

So meldet Billbee dann sowohl den Bestand der einzelnen Varianten als auch den kumulierten Bestand aller Varianten an Etsy, weshalb es wichtig ist, dass der Hauptartikel bei Billbee zusätzlich zu den Varianten angelegt ist, jedoch bei diesem Hauptartikel kein Bestand (auch nicht 0) gesetzt ist. Billbee berechnet die Summe der Bestände aller in Billbee angelegten Varianten des Produktes und übermittelt diese Summe und den geänderten Bestand der einzelnen Varianten an Etsy. Billbee deaktiviert die einzelnen Varianten bei Etsy, wenn die Verfügbarkeit eines Produktes auf 0 geht.

Manchmal kann es bei der Verbindung mit Etsy zu einem Fehler kommen, weil Etsy nur einen Bestand von max. 999 zulässt (Bestand konnte nicht gesetzt werden: quantity: cannot be greater than 999) . Daher musst du in der Shopverbindung einen Maximalbestand von 999 setzen.

Hast du keinen Hauptartikel für deine Varianten angelegt, dann akzeptiert Etsy zwar den übermittelten Bestand, aktualisiert ihn aber nicht. Eine Fehlermeldung wird dann auch nicht ausgegeben. Sollte der Bestandsabgleich nicht funktionieren bei Etsy, dann prüfe zuerst, ob alle Varianten einen "Elternartikel" haben. Ist das nicht der Fall, dann musst du diese manuell aus Etsy importieren.

Mehr Informationen über den automatischen Bestandsabgleich bei Billbee findest du hier.

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