Etsy-Shop mit Billbee verbinden

Billbee unterstützt die Anbindung von Etsy-Shops. Der Datenabgleich mit Etsy erfolgt über die offizielle Etsy-API. Es ist möglich, Bestelldaten und Artikeldaten abzurufen, sowie Änderungen am Bestellstatus an das Etsy-System zu übertragen. Der Abgleich erfolgt vollautomatisch, sobald du deinen Etsy-Shop an deinen Billbee-Account angebunden hast. Wie du das machst, erfährst du in diesem Artikel.

In diesem Artikel

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung
Wichtig / zu beachten

Neuerungen nach der Umstellung auf V3

Mögliche Fehlercodes & ihre Bedeutung

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung

Um eine neue Shopverbindung bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Kanäle auf die Kachel "Shop hinzufügen".

Jetzt öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem dir alle Shop- und Marktplatzverbindungen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Klicke hier auf "Etsy-Shop".

Anschließend wirst du auf eine Seite von Etsy geleitet, auf der du dich in deinem Etsy-Konto einloggen musst.

Danach wirst du gefragt, ob du Billbee den Zugang zu deinen Bestelldaten gewähren möchtest. Du musst mit einem Klick auf "Gestatte den Zugang" deine Zustimmung erteilen. Anschließend wirst du wieder zurück zu Billbee geleitet, wo du die abschließenden Einstellungen für deine Shopverbindung vornehmen kannst.

1: Aufträge ab diesem Datum importieren: Hier kannst du wählen, ab welchem Datum deine Bestellungen eingelesen werden sollen. Diese Einstellung ist nur sichtbar, wenn du den Abruf der Bestellungen aktiviert hast.

2: Mindestalter der Bestellung in Minuten: Mit dieser Option legst du fest, wie alt eine Bestellung beim Shopabruf mindestens sein muss, damit sie importiert wird. Da Etsy keine Webhooks unterstützt ist diese Option für dich nicht relevant, da Bestellungen immer importiert werden, sobald ein Shopabruf gestartet wird.

3: Bearbeiten von Auftragspositionen oder Erzeugen von Rechnungen mit Billbee verbieten: Du kannst die Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus Etsy übermittelt werden, quasi "sperren". Das bedeutet, dass die Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee, die von Etsy übertragen wurde, dann nicht mehr manuell bearbeitet werden können. Außerdem kannst du Billbee verbieten, dass Rechnungen erstellt werden sollen für Bestellungen, die aus deinem Etsy-Shop eingelesen wurden. Dann werden für alle Bestellungen, die von Etsy übermittelt werden, keine Rechnungen in Billbee erstellt. Das bedeutet aber auch, dass du generell keine Rechnungen (weder manuell noch automatisch) für Bestellungen erstellen kannst, die dieser Shopverbindung zugeordnet sind.

4: SMTP Server: Hast du bereits einen SMTP Server angelegt bei Billbee, kannst du diesen hier über das Dropdown-Menü auswählen.

5: Zahlungen fällig nach X Tagen: Hier kannst du die Anzahl an Tagen angeben, ab wann die Zahlung fällig sein soll. Der angegebene Wert wird dann dem Ausstellungsdatum der Rechnung hinzugefügt. Er wird beim Import von Bestellungen übernommen und in das entsprechende Feld in den Bestelldetails eingetragen (wenn die Zahlart einer Bestellung "Rechnung" ist). Hast du hier keinen individuellen Wert angegeben, erfolgt ein Fallback auf das Ausstellungsdatum der Rechnung +30 Tage.

6: Versand aus: Lege hier optional das Land fest, aus dem der Versand erfolgt.

7: Nachricht an Käufer einlesen: Wähle aus, ob Billbee Zahlungen von Etsy einlesen soll. Ist die Option aktiviert, wird in der Bestellung die Etsy-Transaktions-ID hinterlegt. Bei vielen Bestellungen kann diese Option den Import u.U. verlangsamen.

8: Zahlungen abrufen: Wähle aus, ob Billbee Zahlungen von Etsy einlesen soll. Ist die Option aktiviert, wird in der Bestellung die Etsy-Transaktions-ID hinterlegt. Bei vielen Bestellungen kann diese Option den Import uU verlangsamen.

9: Variantendetails an Titel hängen: Aktivierst du diese Option, werden die einzelnen Variantendetails an den Titel des Artikels angehängt. Dies erfolgt sowohl in der Artikelübersicht als auch bei den jeweiligen Positionen der Bestellung.

10: Auch ausverkaufte und deaktivierte Artikel abrufen: Lege fest, ob auch deaktivierte bzw. ausverkaufte Artikel aus deinem Etsy Shop zu Billbee importiert werden sollen.

11: Anonymisierung von Kundendaten: Mit dieser Option hast du die Möglichkeiten Kundendaten aus deinen Bestellungen zu anonymisieren. Du kannst als Zeitspanne zwischen 1 - 730 Tagen wählen und weiterhin, ob die Bestellungen bei der Anonymisierung einen von dir hinterlegten Status erhalten sollen. Weitere Informationen zur Anonymisierung findest du Hier

12: Aufträge einlesen: Klicke auf den Playbutton, um das Einlesen von Bestellungen zu aktivieren. Diese Option ist beim Anlegen der Verbindung standardmäßig deaktiviert und muss zwingend aktiviert sein, damit Bestellungen von Etsy zu Billbee übertragen werden können.

13: Synchronisierungsintervall: Hier kannst du sehen, wie oft die Bestellungen in den gesetzten Intervallen bereits abgerufen wurden. Um die Intervalle zu ändern, klicke bitte auf das Symbol. Anschließend öffnet sich ein Pop Up Fenster, in dem du die aktuellen Einstellungen ändern kannst.

14: Statusänderungen an Bestellungen synchronisieren: Durch das Setzen des Häckchens kannst du auswählen, ob Statusänderungen an Bestellungen zwischen Etsy und Billbee synchronisiert werden sollen. Über den Button darunter wählst du aus, in welche Richtung die Änderungen abgefragt werden sollen. Du kannst zwischen Etsy zu Billbee, Billbee zu Etsy oder beidseitig wählen. Standardmäßig ist beidseitig ausgewählt (Etsy ↔ Billbee).

Wichtig: Damit über die aktivierte Option "Zahlungen abrufen"(8) die ID in der Bestellung übernommen werden kann, muss in deinen Kanaleinstellungen ("Einstellungen" - "Kanäle" - "Zahnrädchen") die Option "Zahlung beim Import bezahlter Bestellungen hinzufügen" aktiviert sein.

Wichtig / zu beachten

Automatischer Bestandsabgleich

Die Varianten eines Etsyartikels müssen jeweils als separates Produkt bei Billbee vorhanden sein. Eine Zusammenfassung zu einem Produkt führt zu Fehlern beim Abgleich. In diesem Fall wäre es sinnvoll, mit Stücklisten in Billbee zu arbeiten. Damit die Varianten beim Import nicht automatisch zusammengefasst werden, muss bei einer Nutzung von SKUs ("Bestandseinheiten") die Option "Bestandseinheiten variieren für jede(n) ...." aktiviert und für jede Variante eine eigene, eindeutige SKU verwendet werden.

Du hast bei Etsy zwei Möglichkeiten, um Varianten anzubieten: mit einem Hauptbestand für alle Varianten oder mit einem eigenen Bestand pro Variante.

Ist bei Etsy die Option "Stückzahlen variieren…" nicht aktiv, führt Etsy bei Varianten nur einen einzigen Bestandswert für alle angebotenen Variantenprodukte eines Artikels. Damit Billbee den richtigen Wert übermittelt, müssen die einzelnen Variantenprodukte bei Billbee zu einem Variantenset zusammengestellt sein. Das geschieht automatisch beim Importieren der Artikel vom Marktplatz und sollte manuell nicht geändert werden. Wenn Varianten bei Etsy gelöscht werden, müssen diese ebenfalls manuell bei Billbee gelöscht werden. Werden bei Etsy neue Varianten zu einem bestehenden Artikel hinzugefügt, müssen diese durch einen Artikelimport bei Billbee importiert werden, damit das Variantenset komplett ist. Wenn du Varianten bei Etsy zudem umbenennen willst, beachte bitte, dass ihnen jeweils eine neue Quell-ID vergeben wird. In diesem Fall muss die alte Quell-ID bei Billbee im Artikel → Tab "Quellen" gelöscht und die neue durch einen Artikelimport eingelesen werden.

Billbee deaktiviert den Artikel bei Etsy, sobald die Verfügbarkeit einer Variante auf 0 geht.

Zum Anderen hast du die Möglichkeit, einen separaten Lagerbestand pro Variante zu führen, wenn du bei Etsy die Option „Stückzahlen variieren…" aktivierst. Legst du im späteren Verlauf weitere Varianten bei Etsy an, dann solltest du diese zu Billbee importieren, um den Bestandsabgleich nutzen zu können.

Unter Bestandseinheit bei Etsy musst du dann die SKU's eintragen:

Wenn alles korrekt eingestellt wurde, dann sieht es bei Billbee nach dem Artikelimport so aus:

Billbee deaktiviert die einzelnen Varianten bei Etsy, wenn die Verfügbarkeit bei Billbee auf 0 geht. Das hat zur Folge, dass diese Variante in Etsy ausgeblendet wird. Solltest du sie weiterhin anzeigen lassen wollen, müsstest du den Artikel in Etsy direkt bearbeiten und die Variante dort wieder aktivieren und den Bestand dort auf 0 setzen.

Beim Artikelimport werden nur aktive Artikel bzw. aktive Varianten (auch mit Bestand 0) importiert. Deaktivierte Artikel und Varianten werden ignoriert und damit nicht zu Billbee importiert.

Mehr Informationen über den automatischen Bestandsabgleich bei Billbee findest du hier .

Negative Bestandsübertragung

Über die Schnittstelle zu Etsy ist es nicht möglich, einen negativen Bestand von Billbee zu Etsy zu übertragen.

Um unnötige Fehlermeldungen und damit ggf. die Deaktivierung der Quelle im Artikel zu vermeiden, gibt es hier einen Workaround, damit kein negativer Bestand übertragen wird:

In den Einstellungen deiner Etsy Shopanbindung in Billbee unter dem Reiter "Bestandsabgleich" kannst du einen Mindestbestand eintragen. Um zu vermeiden, dass negative Bestände übertragen werden, musst du hier "0" eintragen.

Passwortänderung im Etsy-Account

Wenn du eine Passwortänderung in deinem Etsy-Account vornimmst, revidiert Etsy das Zugriffstoken. Das bedeutet, dass du die Autorisierung bei Billbee erneuern musst: Rufe hierfür deine Kanaleinstellungen auf und wähle den Button rechts neben der Shopanbindung aus, um die Autorisierung zu erneuern.

Sales Tax

Damit die Sales Tax als Hinweistext auf der Rechnung ausgegeben werden kann, sind folgende Einstellungen notwendig:

Im Rechnungslayout muss im Reiter Detailbereich die Option "Sales Tax als Hinweistext auf der Rechnung anzeigen" aktiviert sein.
Im Rechnungslayout darf im Reiter Fußbereich die Option "individuellen Rechnungstext ausblenden" nicht aktiviert sein.
Die Bestellung muss sich im Umsatzsteuermodus "Ausfuhr in Drittland" befinden.

Statusübertragung zu Etsy

Die Rückübertragung von Statusänderungen erfolgt automatisch. Die Etsy-Käufer:innen werden automatisch informiert, wenn du bei Billbee den Status der Bestellung auf "Bezahlt" oder "Versendet" setzt. Die Rückübertragung des Status an Etsy kannst du in deiner Etsy-Shopverbindung bei Billbee deaktivieren oder auch wieder aktivieren. Das ist dann sinnvoll, wenn du z. B. deine Benachrichtigungen mithilfe der Automatisierung von Billbee versenden möchten. Du kannst z. B. automatisierte Versandbenachrichtigungen senden oder deine Kund:innen bei Zahlungseingang benachrichtigen . Bitte beachte, dass Statusänderungen von Etsy nur dann zu Billbee übernommen werden, wenn das Bestelldatum der Bestellung nicht älter als 8 Tage ist.

Stornos bei Etsy

Billbee kann keine Gutschriften, Teilstornos oder Stornos von Etsy einlesen, da diese über die API von Etsy nicht zur Verfügung gestellt werden. Das bedeutet, dass eine Rückzahlung über Etsy manuell bei Billbee angelegt werden muss. Auch wenn die Bestellung bei Etsy den Status "storniert" hat, dann WIRD diese Bestellung nicht auf "storniert" gesetzt bei Billbee. Das musst du manuell vornehmen.

Übertragung von Steuersätzen

Etsy überträgt keine Steuersätze zu Billbee. Damit der korrekte Steuersatz bei einem Artikel verwendet wird, musst du den Steuersatz in deinem Artikel in Billbee hinterlegen. Wie genau du das machst, erklären wir dir hier.

VAT ID Übertragung

Die VAT ID deiner Kund:innen wird von Etsy nicht zu Billbee übertragen. Diese musst du in den Bestelldetails in Billbee selbst pflegen.

Neuerungen durch die Umstellung der Schnittstelle

Hauptartikel von Varianten werden nicht mehr als einzelne Artikel angelegt.
Du kannst nach der Umstellung auf die V3 API von Etsy den Bestand auf Variantenebene ändern. Der Status aller anderen Varianten bleibt dabei erhalten.
Versandprofile von Bestellungen können übernommen werden
Transaktions Ids werden nur noch importiert, wenn der Schalter „Zahlungen abrufen“ in der Etsy-Shopverbindung bei Billbee aktiviert ist. Diese Einstellung wurde geändert, da für die Transaktions Id eine weitere Abfrage gemacht werden muss und somit den Auftragsimport verlangsamt oder sogar zum Erliegen bringt. Bedenke dies bitte, bevor du die Option aktivierst.
Benutzernamen von Käufer:innen werden nicht mehr eingelesen, da diese Information von der neuen API nicht mehr an Billbee übertragen wird.
Die Sales Tax kann jetzt als Hinweistext auf der Rechnung ausgegeben werden. Die Ausgabe als Rechnungsposition kann optional auch deaktiviert werden.

Mögliche Fehlercodes & ihre Bedeutung

Fehlercode/-meldung	Mögliche Bedeutung	Lösung
An item with the same key has already been added.	Überschreitung eines Limits der Etsy V3 API.	Überprüfe das Limit deiner V3 API: Das Limit beträgt 10000 requests pro 24h.