Layouts für Auftragsdokumente erstellen

Eine der wichtigsten und meistgenutzten Funktionen von Billbee ist die Erzeugung von Auftragsdokumenten. Deine Auftragsdokumente kannst du ganz einfach mit dem Layouteditor individualisieren. Wie du das machst und welche Einstellungsmöglichkeiten du dabei hast, erklären wir in diesem Artikel.

Wie ist der Layouteditor aufgebaut?

Den Layouteditor erreichst du unter Einstellungen / Auftragsdokumente / Layouts. Dort sind bereits Standardlayouts für Rechnungen und Lieferscheine hinterlegt. Diese werden immer dann verwendet, wenn du keine eigenen Layouts angelegt hast. Du kannst die beiden Standardlayouts natürlich jederzeit anpassen oder dein eigenes Layout hinzufügen.

Welche Auftragsdokumente können bearbeitet werden?

Layouts können für verschiedene Auftragsdokumente definiert werden. Folgende Auftragsdokumente stehen dir aktuell zur Verfügung:

• Rechnungen
• Lieferscheine
• Auftragsbestätigungen
• Angebote
• Etiketten
• Stornorechnungen

Der Layouteditor ist für fast alle Typen von Auftragsdokumenten gleich aufgebaut. Nur der Layouteditor für Etiketten ist etwas anders. Daher haben wir für das Erstellen von Etiketten einen separaten Artikel verfasst: Layouteditor für Etiketten.

In diesem Artikel kannst du nachlesen, wie du die Layouts von Rechnungen, Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen, Angeboten und Stornorechnungen anpassen kannst.

Wie lege ich ein neues Layout an?

Öffne deine Einstellungen / Auftragsdokumente / Layouts und klicke auf den + Neu Button, um ein neues Layout anzulegen. Wähle dann den Typ deines Auftragsdokumentes (Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung, Angebot, Etiketten oder Stornorechnung) aus. In unserem Beispiel möchten wir ein neues Rechnungslayout hinzufügen. Diese Anleitung funktioniert aber auch für alle anderen Typen.

Im Layouteditor angekommen, kannst du über die Reiter jeweils den Bereich auswählen, den du bearbeiten möchtest. Im Folgenden gehen wir auf jeden der acht Bereiche genauer ein:

• Allgemeines
• Logos
• Oberer Bereich
• Detailbereich
• Fußbereich
• Adressen
• Dateianhänge
• Rechtstexte
• Feste Texte 

Solltest du dir nicht sicher sein, welche Auswirkungen deine Einstellungen auf das Dokument haben, siehst du auf der rechten Seite eine Dokumentenvorschau. Hier werden deine Änderungen angezeigt. Wird die Änderung nicht direkt angezeigt, kann es hilfreich sein, erneut in einen leeren Bereich zu klicken, damit sich die Dokumentenvorschau aktualisieren kann. Du kannst dir die Dokumentenvorschau auch jederzeit über den Button "PDF herunterladen" herunterladen, um zu sehen, wie das Layout aussieht, wenn du es ausdruckst (ggf. auf Geschäftspapier).

Allgemeines

2

Name: Gib hier einen individuellen Namen für dein Layout an. Bitte beachte, dass der Name des Layouts zur Identifikation in Auswahllisten bei Billbee dient. D.h. es handelt sich hierbei nicht um den Dateinamen. Den Dateinamen kannst du unter Punkt 4 vergeben.

3

Hintergrund PDF: Möchtest du z.B. dein eigenes Briefpapier als Hintergrund für dein Layout nutzen, kannst du es hier als PDF hochladen.

4

Individueller Dateiname: Hier kannst du den Dateinamen festlegen, den die Rechnung beim Erstellen erhalten soll. Du kannst an dieser Stelle mit Platzhaltern arbeiten.

5

Falzmarken ausgeben: Falzmarken dienen dazu, Rechnungen einfacher und genauer falten zu können, nachdem du sie du ausgedruckt hast. Die Option kannst du hier aktivieren bzw. deaktivieren.

6

Nachrichten drucken: Lege fest, ob und welche Nachrichten an deine Kund:innen auf die Rechnung gedruckt werden sollen.

Logos

Im Bereich 'Logos' musst du zunächst die Entscheidung treffen, ob du ein Logo verwenden möchtest oder keins und diese Einstellung entsprechend über den Schieberegler auswählen.

Wenn du kein Logo auf der Rechnung verwenden möchtest und den Schieberegler entsprechend angepasst hast, sieht die Einstellungsseite wie folgt aus:

1

Titel: Gib hier den Titel ein, den du verwenden möchtest. Hier bietet sich z.B. dein Shopname o.ä. an. Wähle zudem die Schriftart und Schriftgröße aus.

2

Untertitel: Zusätzlich zum Titel kannst du hier einen Untertitel vergeben und die Schriftart und Schriftgröße auswählen.

Möchtest du ein eigenes Logo verwenden, aktivierst du den Schieberegler "Logo verwenden". Über den Button "Bilddatei hochladen" kannst du dann dein gewünschtes Logo hochladen. Bitte beachte dabei folgende Einschränkungen:

• Es werden nur die Dateitypen .png und .jpg unterstützt
• Die maximal erlaubte Dateigröße ist 2MB.
• Die maximale Bildhöhe beträgt 1000 Pixel.

So sieht die Einstellungsseite aus, wenn du ein Logo verwendest:

2

Titel Logo: Nachdem du ein Logo hochgeladen hast, kannst du das gewünschte Logo im Dropdown-Menü auswählen. Anschließend kannst du die Positionierung und Größe anpassen. Wenn du unsicher bist, welche Werte du hier auswählen sollst, probiere dich etwas aus und schaue dir die Auswirkungen mithilfe der Dokumentenvorschau an. Über den rechten Schieberegler kannst du die Größe deines Logos auswählen.

3

Weitere Logos: Hast du bereits ein Logo ausgewählt und möchtest weitere Logos zum Dokument hinzufügen, kannst du das über diesen Button vornehmen. Anschließend kannst du auch hier die Größe und Positionierung der zusätzlichen Logos anpassen.

Oberer Bereich

Der "obere Bereich" bezieht sich auf den Layoutbereich, der sich oberhalb der Tabelle mit den gekauften Artikeln befindet.

3

Informationsblock: Wähle hier die Position des Informationsblocks auf dem Layout aus. Bist du dir unsicher, welche Werte/ Positionen du verwenden sollst, probier es einfach aus und beobachte die Auswirkungen der Verschiebung in der Dokumentenvorschau.

4

Bestelldatum / Bezahldatum anzeigen: Wähle aus, ob das Bestelldatum bzw. Bezahldatum auf der Rechnung angezeigt werden soll. Bitte beachte, dass diese Einstellung nur auf dem Rechnungslayout verfügbar ist, nicht aber auf den anderen Dokumententypen.

5

Händler USt Id / VAT Id (*)  ausgeben: Lege fest, ob deine Händler USt Id / VAT Id (*) auf deinem Layout ausgeben werden soll. Diese Einstellungen steht im Zusammenhang mit den Fernverkäufen und allen weiteren Einstellungen rund um OSS.

6

Versandkosten ausblenden: Wähle aus, ob die Versandkosten jederzeit angezeigt werden sollen, oder ausgeblendet werden, wenn sie keinen Wert beinhalten (d.h. die Versandkosten bei 0 € liegen).

7

Versanddatum anzeigen: Leg fest, ob das Versanddatum auf der Rechnung angezeigt werden soll. Du hast die Möglichkeit zwischen "immer wenn Versand erfolgt ist", "nie" und "wenn Versand erfolgt und Bestellwert >250 € ist" auszuwählen.

8

Referenz: Hier kannst du eine Referenz für die Rechnung hinzufügen, die dann im oberen Bereich ausgegeben wird.

9

Text über Positionstabelle: Hier kannst du einen Text hinterlegen, der oberhalb der Positionstabelle dargestellt wird. Auch hier kannst du die Schriftart, die Schriftgröße und den Abstand zur Positionstabelle auswählen.

10

Barcode anzeigen: Du hast die Möglichkeit auf deiner Rechnung einen Barcode anzeigen zu lassen. Wenn du diese Option aktivierst, kannst du wählen, welchen Inhalt der Barcode haben soll (z.B. die Rechnungsnummer) und die Position sowie die Breite der Barcodestriche. Dieser Barcode kann dann in jeder Stelle eingescannt werden, an der eine Zifferneingabe über die Tastatur möglich ist. Dafür musst du einen Barcodescanner (i.d.R. per USB) anschließen, der die Tastatureingabe emuliert.

Detailbereich

Die Bearbeitung des "Detailbereichs" bezieht sich auf den Layoutbereich, in dem die gekauften Artikel gelistet werden.

2

Export-Einstellungen: Solltest du ins Ausland liefern, kann es notwendig sein, dass du einen TARIC-Code oder auch das Gewicht der Lieferung auf der Rechnung angeben musst. Diese Optionen kannst du hier aktivieren oder deaktivieren. Ebenso gilt dies für die Exportbeschreibung und das Herstellungsland. Die Basisdaten für die Exportbeschreibung und das Herstellungsland müssen dafür in den Artikelstammdaten gepflegt sein.

3

Tabelle mit Linien: Wähle aus, ob deine Tabelle mit oder ohne Linien angezeigt werden soll.

4

Farbeinstellungen: Hier hast du die Möglichkeit die Farben deiner Tabelle zu definieren. Du kannst sowohl für die Kopfzeile als auch für die geraden und ungeraden Zeilen Farben definieren. Durch Klicken auf das Viereck mit der Farbe kannst du die Farbe per Klick auswählen. Alternativ kannst auch einen hexadezimalen Farbcode (z.B. #ffffff für die Farbe weiß) eingeben.

5

Dezimalstellen: Lege fest, wie viele Dezimalstellen hinter den Zahlen in der Positionstabelle angezeigt werden sollen. Standardmäßig werden zwei Dezimalstellen anzeigt.

6

Zahlenformat: Wähle aus, in welchem Zahlenformat die Geldbeträge auf der Rechnung angezeigt werden sollen. Du kannst zwischen 'Eigenes Land', 'Rechnungsland des Kunden'(*), 'Versandland des Kunden'(*) und 'Permanent festgelegt' wählen. Wählst du 'Permanent festgelegt' kannst du einmalig ein Zahlenformat definieren, welches dann immer auf Rechnungen mit diesem Layout angewendet wird. Hier kannst du dann zwischen '0.000,00 €', '€0,000.00' und '€0'000.00' wählen.

7

Sortierung der Artikel: Lege fest, in welcher Reihenfolge die Positionen auf der Rechnung sortiert sein sollen. Du kannst die Positionen nach 'Artikeltext', 'SKU' oder 'Lagerort' sortieren. Wählst du "nicht festgelegt" aus, haben die Positionen keine besondere Reihenfolge.

8

Ausgabe von Stücklisten: Lege fest, wie Stücklisten ausgeben werden sollen. Du kannst entweder nur die Stücklisten oder nur die Unterartikel auf der Rechnung anzeigen lassen, oder aber auch Stücklisten und Unterartikel. Die Ausgabe funktioniert nur korrekt, wenn die Einzelartikel zur Bestellung hinzugefügt werden, ansonsten kann nur der Hauptartikel ausgegeben werden.

Fußbereich

Der "Fußbereich" bezieht sich auf den Layoutbereich, der sich unterhalb der Positionstabelle befindet.

3

Keinen Seitenumbruch zulassen: Wähle, ob ein Seitenumbruch innerhalb des Fußtextes gemacht werden kann, oder ob du das verhindern möchtest. Ein Seitenumbruch kann dann entstehen, wenn die Positionsliste länger ist. Hast du diese Option aktiviert, wird der gesamte Fußtext auf einer neuen Seite angezeigt falls zu wenig Platz auf der Seite direkt unter der Positionstabelle vorhanden ist.

4

Fußbereich Spalten 1-4: Hier hast du die Möglichkeit, den Text ganz unten in der Fußzeile deiner Rechnung anzupassen. Dieser Bereich eignet sich bspw. für Zahlungsverbindungen. Fügst du nur im Feld für Spalte 1 einen Text ein, erstreckt dieser sich über die gesamte Fußzeile. Durch das Einfügen von Text in den Feldern für Spalte 2, 3 und 4 wird der Text dann mehrspaltig. Außerdem kannst du die Schriftart und -größe sowie die Textausrichtung bestimmen.

Adressen

In diesem Bereich hast du die Möglichkeit, alles rund um deine Absender:innen und Lieferadressen anzugeben.

2

Eigenes Land anzeigen: Möchtest du, dass dein eigenes Land auf der Rechnung angezeigt wird, dann aktiviere diese Option. Außerdem wird dann auch das Zielland der Rechnungsadresse angezeigt. Sollten deine Kund:innen eine Rechnungsadresse im Ausland angegeben haben, wird das Zielland der Rechnungsadresse automatisch immer angezeigt.

3

Lieferadresse anzeigen: Möchtest du, dass die Lieferadresse der Bestellung angezeigt wird, aktivier diese Option. Ist die Option nicht aktiviert, dann wird die Lieferadresse nur dann angezeigt, wenn sie von der Rechnungsadresse abweicht. Aktivierst du diese Option öffnen sich weitere Optionen zur Lieferadresse darunter.

4

Lieferadresse immer anzeigen: Aktivierst du diese Option, wird die Lieferadresse der Bestellung auch dann angezeigt, wenn Rechnungs- & Lieferadresse gleich sind.

5

Absender über Lieferadresse: Wähle aus, ob deine Absenderadresse zusätzlich oberhalb der Lieferadresse angezeigt werden soll

6

Text über Lieferadresse: Wähle aus, welcher Text über der Lieferadresse angezeigt werden soll. Standardmäßig ist an dieser Stelle schon "Lieferadresse" hinterlegt. Du kannst diesen Text aber individuell anpassen. Außerdem kannst du die Schriftart und -größe dieses Textes einstellen.

7

Position der Lieferadresse: Wähle die Position der Lieferadresse mithilfe von mm Angaben aus. Ausgangspunkt für die Verschiebung ist die obere linke Ecke. Falls du dir nicht sicher bist, welche mm Angaben du hier verwenden solltest, probier dich einfach ein bisschen aus und gib verschiedene Wertekombinationen ein. Die Auswirkungen deiner Eingabe kannst du in der Dokumentenvorschau auf der rechten Seite beobachten.

8

Telefonnummer anzeigen: Manchmal ist es gewünscht, das eine Telefonnummer mit der Lieferadresse ausgegeben werden soll. Hier kannst du einstellen, ob die Telefonnummer deiner Kund:innen ausgegeben werden soll, und wenn ja, ob sie oberhalb oder unterhalb der Lieferadresse ausgegeben werden soll.

Dateianhänge

Im Bereich der Dateianhänge kannst du die Dateien hochladen, die als Anhang an deine Rechnung mitgesendet werden. In unserem Beispiel haben wir die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs) hochgeladen, damit sie als Datei mit unserer Rechnung verschickt wird.

2

Name: In dieser Spalte wird dir der Dateiname angezeigt, der anschließend auch in der Mail angezeigt wird.

3

Drucken: Wähle aus, ob der PDF Anhang immer mit ausgedruckt werden soll, wenn du die Rechnung ausdruckst.

4

Mit E-Mail versenden: Wähle aus, ob das PDF per E-Mail als Anhang mitgesendet werden soll, wenn du die Rechnung verschickst.

5

Auf Sprachen einschränken: Hier kannst du auswählen, für welche Kundensprache diese PDF Datei gilt. Legst du z.B. das Rechnungslayout auf Deutsch und auf Englisch an, möchtest aber, dass der Anhang nur dann versendet wird, wenn Deutsch verwendet wird, kannst du dies hier einschränken. Hast du keine Sprache eingeschränkt, wird der Anhang bei allen Sprachen mitgesendet. Mehr zum Thema Mehrsprachigkeit im Layouteditor findest du hier.

6

Löschen: Klickst du auf das Mülleimersymbol, entfernst du den entsprechenden PDF Anhang aus deinem Layout.

Rechtstexte

Hast du Rechtstexte bei der IT-Recht Kanzlei gebucht, kannst du diese im Reiter 'Rechtstexte' für das Layout aktivieren und entscheiden, ob der entsprechende Rechtstext mit ausgedruckt werden soll, wenn die Rechnung und/oder der Rechtstext per E-Mail beim Rechnungsversand mitgesendet werden soll.

Hast du in deinem IT-Recht Kanzlei Account verschiedene Rechtstexte für verschiedene Shops / Marktplätze hinterlegt, wählt Billbee automatisch den korrekten Anhang für den entsprechenden Shop / Marktplatz aus.

Feste Texte

Manche Texte auf der Rechnung sind standardmäßig bereits gesetzt. Das sind die sog. festen oder statischen Texte. Über den Reiter "Feste Texte" kannst du diese bei Bedarf anpassen. Bitte verwechsele die festen Texte nicht mit der Übersetzung des Layouts in eine andere Sprache. Hier sollen lediglich Texte, die von Billbee auf dem Layout vorgegeben sind, in anderen Worten beschrieben werden. Wenn du das Layout in eine andere Sprache übersetzen möchtest, kannst du hier mehr dazu lesen.

Layouts in verschiedenen Sprachen anlegen

Wenn du dein Layout nicht nur auf Deutsch, sondern auch in anderen Sprachen anlegen möchtest, kannst du das über die Funktion der Mehrsprachigkeit lösen. Mit dieser Funktion sparst du dir das Anlegen von mehreren Layouts für verschiedene Sprachen, da du die Sprache direkt im Layout ändern kannst: Mehr zum Thema Mehrsprachigkeit kannst du hier nachlesen.

Bevor du ein Layout in einer anderen Sprache hinterlegst, musst du die neue Sprache bei Billbee hinzufügen. Das kannst du unter Einstellungen / Grundeinstellungen / Sprachen vornehmen. Die Anleitung zum Hinzufügen einer neuen Sprache findest du hier.

Nachdem du die gewünschte und unterstützte Sprache hinzugefügt hast, kannst du das Layout öffnen, um es zu bearbeiten.

Standardmäßig wird dir dein Layout immer in der Sprache angezeigt, die als Standardsprache in deinem Billbee-Account hinterlegt ist. Um diese Standardeinstellung anzupassen, kannst du oben die Sprachauswahl öffnen und die gewünschte Sprache auswählen (siehe Allgemeines u. Punkt 1).

Nun kannst du, wie auch bei der Erstellung des Rechnungslayouts, alle Bereiche und Texte individuell anpassen. Lediglich den Namen des Layouts musst du nicht anpassen, da dieser nur für den internen Gebrauch ist.

Hinweistexte für Zahlarten / Umsatzsteuerhinweise

Zu den von dir angelegten Zahlarten kann ein Hinweistext in verschiedenen Sprachen hinterlegt werden, der dann auch auf der Rechnung angezeigt wird. Um einen Hinweistext für eine bestimmte Zahlart anzulegen, gehe zu Einstellungen / Auftragsdokumente / Hinweistexte für Zahlarten. Über den + Neu Button kannst du deine gewünschte Zahlart auswählen. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem der Hinweistext hinterlegen werden kann. Nachdem du den Text angelegt hast, wird dieser automatisch auf allen zukünftigen Rechnungen mit der entsprechenden Zahlart ausgewiesen.

Gleiches gilt für die Umsatzsteuerhinweise. Gehe dafür zu Einstellungen / Auftragsdokumente / UST. Hinweise. In den entsprechenden Zeilen der verschiedenen Steuermodi kannst du deine gewünschten Texte hinterlegen. Auch diese werden nach dem Speichern automatisch auf der Rechnung ausgegeben, wenn die Bestellung den entsprechenden Steuermodus hinterlegt hat.

How To Video: Rechnungslayout anpassen

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