Fernverkäufe mit One Stop Shop (OSS)

Versendest du deine Bestellungen ins europäische Ausland, dann stolperst du voraussichtlich früher oder später über den One Stop Shop. Was es damit auf sich hat, kannst du nochmal auf unserem Blog nachlesen. Welche Einstellungen du bei Billbee vornehmen musst, kannst du in diesem Artikel nachlesen.

In diesem Artikel

Grundeinstellung zu Fernverkäufen / OSS

Wenn du am OSS-Verfahren teilnimmst, dann musst du folgenden Einstellungen unter Einstellungen / Steuereinstellungen / Ländereinstellungen aktivieren:

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Teilnahme an OSS: 

Dieser Schieberegler ist dafür da, dass die korrekte USt. ID / VAT ID auf der Rechnung ausgegeben wird. Nimmst du am OSS teil, dann sollte der Schieberegler aktiviert sein. WICHTIG: Damit die Umsatzsteuersätze des Ziellandes ausgewiesen werden, müssen zwingend zusätzlich die beiden Schieberegler "Fernverkäufe mit Tag markieren" und  "EU Lieferschwelle" aktiviert werden! So werden dann die Umsatzsteuersätze aus dem Zielland ausgewiesen, mit der USt. ID / VAT ID deines Sitzlandes.

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IGL setzen, wenn USt. Id / VAT Id vorhanden: Wenn bei deinen Kund:innen (im Shop) eine VAT ID vorhanden ist und diese vom Shop auch übermittelt wird, dann kann beim Import einer Bestellung automatisch der Umsatzsteuermodus "steuerfrei innergemeinschaftliche Lieferung" gesetzt werden. Aber Achtung: In der Regel wird die VAT ID nicht vom Shop übermittelt, deshalb greift diese Einstellung nicht bei allen Shopverbindungen. Die VAT ID muss dann manuell in den Kundendatensätzen oder in der Bestellung hinterlegt werden und der USt-Modus der Bestellung manuell geändert werden.
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Fernverkäufe mit Tag markieren: (Muss verpflichtend aktiviert werden, wenn du "Teilnahme an OSS" aktiviert hast) Möchtest du, dass deine Fernverkäufe ein entsprechendes Tag bekommen, dann musst du diese Option aktivieren. Das Tag wird dann relevant, wenn du einen Export generieren möchtest, um deine Umsätze an die Meldestelle für OSS zu melden, weil dann kannst du deine Bestellliste nach dem Tag "Fernverkauf" filtern und einen Export generieren oder den Export über eine Automatisierungsregel steuern lassen. Ausserdem muss die Option:  "EU Lieferschwelle" aktiviert werden - nur dann werden Fernverkäufe erkannt und das Tag gesetzt.
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EU-weite Lieferschwelle: In diesem Bereich hast du die Möglichkeit, die Option, dass du die EU-weite Lieferschwelle überschritten hast (oder, dass du diese nicht in Anspruch nehmen möchtest) zu deaktivieren, wenn du unterhalb der Lieferschwelle bist oder zu aktivieren, wenn du über die Lieferschwelle gekommen bist.
WICHTiG: Hast du im oberen Bereich "OSS" und "Fernverkäufe mit Tag markieren" aktiviert, muss dieser Schieberegler zwingend ebenfalls aktiv sein, damit der Steuersatz des Ziellandes ausgewiesen wird und die Bestellung als Fernverkauf markiert wird.
Trägst du kein Datum in das Datumsfeld ein, dann gelten die Einstellungen für alle Bestellungen, die nach dem Aktivieren neu importiert oder angelegt werden. Das Datumsfeld taucht nur auf, wenn der Regler aktiviert ist. Bitte beachte hierbei, dass bei einem Datum in der Vergangenheit nicht rückwirkend die Steuereinstellungen der bisher eingelesenen Bestellungen geändert werden. Die Änderungen gelten grundsätzlich erst ab dem Moment, wo die Steuereinstellungen gespeichert werden und werden dementsprechend nur auf Bestellungen angewandt, die danach eingelesen werden.
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Länderspezifische USt. / VAT Id: Über den Button "Neues Land hinzufügen" kannst du die Länder hinzufügen, in denen du eine USt. Id / VAT Id hast. Hier stehen dir viele Länder zur Auswahl, für die bei Billbee die in diesem Land geltenden Steuersätze hinterlegt sind. Ist ein Land in der Liste nicht auswählbar, dann meld' dich bitte bei unserem Support. Ganz wichtig ist, dass du hier auf jeden Fall die VAT Id deines Sitzlandes einträgst. Ist dein Sitzland Deutschland, dann musst du hier auch deine deutsche USt. Id eintragen. Die Eingabe von VAT Ids ist hier auch dann wichtig, wenn du z.B. an dem PAN EU Programm teilnimmst und das Fulfillment-Center ggf. im europäischen Ausland ist. 

Mit einem Klick auf "Speichern" sind deine Einstellungen abgespeichert.

Wenn du jetzt bei einer bestimmten Bestellung wissen möchtest, warum mit dieser Bestellungen steuerlich so verfahren wurde, dann kannst du das im Verlauf der Bestellungen im "Bearbeiten"-Fenster einsehen.

Widersprüchliche Steuerinformationen prüfen

Billbee prüft deine Bestellungen auf plausible Steuerinformationen. Wichtig dafür ist, dass deine Steuerinformationen korrekt konfiguriert sind. Unter Einstellungen / Steuereinstellungen / Steuer & Währungen gibt es den Schieberegler "Widersprüchliche Steuerinformationen prüfen", der standardmäßig aktiviert ist. 

Bearbeitest du deine Bestellung im "Bearbeiten"-Fenster und speicherst die Bestellung ab, dann prüft Billbee, ob die in der Bestellung eingegebenen Informationen zu den Werten passt, die Billbee erwartet hätte. Du kannst dann wählen, ob die Werte von Billbee übernommen werden sollen oder nicht.

VAT IDs in Bestellungen und auf Auftragsdokumenten

In deinen Ländereinstellungen hast du die Möglichkeit verschiedene VAT IDs für verschiedene Länder zu hinterlegen. Auch im "Bearbeiten"-Fenster deiner Bestellungen gibt es im Reiter "Allgemeines" zwei Felder für die USt- IDs / VAT IDs - einmal für die des/der Verkäufer:in und einmal für die des/der Käufer:in.

Das Feld des Verkäufers (*) wird automatisch von Billbee aufgrund deiner Einstellungen in deinen Ländereinstellungen gefüllt.
Möchtest du jetzt auch noch, dass deine Händler USt. ID / VAT ID (*) auf deinen erzeugten Rechnungen ausgegeben wird, dann kannst du das in den Layouteinstellungen machen. Wie du Layouts bearbeitest, kannst du hier nachlesen.

Datenexport für die OSS-Meldung (Elster OSS CSV)

Wenn du für den One-Stop-Shop registriert bist, musst du regelmäßig eine OSS-Meldung abgegeben.
Den dafür benötigten Bericht, kannst du aus Billbee herunterladen, um ihn anschließend direkt ins BOP (BZSt Online-Portal) zu importieren (oder ihn deiner Steuerberatung zur Verfügung zu stellen, wenn du die Meldung nicht selbst vornimmst).

So erhältst du den Export:

Klicke in der Bestellübersicht auf die "Exportwolke" und wähle das Format "Elster OSS CSV" (1)  und den zu exportierenden Zeitraum (2). Optional kannst du Shops und Auftragsstatus einschränken. Im unteren Bereich kannst du wahlweise jede exportierte Bestellung automatisch mit dem Tag "Elster" versehen lassen und auch auswählen, ob nur Bestellungen exportiert werden sollen, die nicht vorher schon mit diesem Tag versehen wurden:

Mit dem "Elster OSS CSV"-Export werden automatisch nur Aufträge exportiert, die über das benötigte "Fernverkauf"-Tag verfügen.

Im Export selbst sind die Umsätze je Land und Steuersatz aufgeführt. Einzelheiten zu den Bestellungen selbst sind in diesem Export nicht enthalten.
Möchtest du eine Auflistung der einzelnen Bestellungen, kannst du das wie im nachfolgenden Punkt vornehmen.

Fernverkäufe exportieren

 Die Umsätze der Fernverkäufe kannst du über zwei verschiedene Wege exportieren: manuell über eine gefilterte Bestellübersicht oder per Automatisierungsregel.

manueller Export

Um einen manuellen Export vorzunehmen, musst du als Erstes deine Bestellübersicht nach dem Tag "Fernverkauf" filtern.

Anschließend kannst du alle Bestellungen auswählen und über den "Exportieren"-Button als CSV-Datei exportieren. Wie das geht, kannst du hier nachlesen.

Export per Automatisierungsregel

Alternativ zum manuellen Export kannst du auch zu bestimmten Zeitpunkten einen automatischen Export erstellen lassen und den z.B. in deinem Cloudspeicher ablegen lassen.

Für den automatischen Export einer Datei ist nur eine Regel notwendig, die du unter Einstellungen / Automatisierung einrichten kannst:

  • Auslöser: Zeitgesteuerter Auslöser mit Bestellungen (wähle jetzt noch Zeitpunkte aus, an denen der Export stattfinden soll, z.B. jeden 1. des Monats)
  • Bedingung: Tags einschränken (Fernverkauf)
  • Aktion: Bestellung(en) exportieren (CSV-Export, optional kannst du Tags erstellen lassen und einstellen, dass nur Bestellungen ohne Tag exportiert werden sollen, um Dopplungen zu vermeiden. Du kannst jetzt noch wählen, ob der Export auf einem angebundenen Cloudspeicher gespeichert werden soll oder per Mail verschickt werden soll)

How To Video: OSS mit Billbee

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.

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