Bestellungen bearbeiten

Manchmal kann es notwendig sein, eine Bestellung nach dem Einlesen noch einmal manuell zu bearbeiten. Welche Einstellungen du vornehmen kannst, findest du in diesem Artikel.

In diesem Artikel

Wie bearbeite ich eine Bestellung?

Es gibt grundsätzlich zwei verschiedene Wege, um eine Bestellung zu bearbeiten:

  • direkt in der Tabellenzeile
  • im "Bearbeiten"-Fenster

Direkt in der Tabelle in der Bestellübersicht können nur ein paar der Daten bearbeitet werden. Alles was du bearbeiten kannst, ist über den Stift gekennzeichnet, wenn man mit der Maus über die einzelnen Spalten geht. Du kannst direkt in der Zeile Datumsfelder (Bestelldatum, Zahldatum, Rechnungsdatum, Lieferdatum), interne Daten (Bearbeiter, eigene Notiz, Tags, Status), sowie für den Versand relevante Daten (Versandkosten, Gewicht, Versandprodukt) und die Zahlart und die Kundensprache bearbeiten. Taucht eine dieser Spalten bei dir in der Bestellübersicht nicht auf, kannst du sie ganz einfach über den Button "Ansicht" hinzufügen, den du in der oberen Funktionsleiste findest.

Detailliertere Bearbeitungen und alle anderen Daten kannst du über das "Bearbeiten"-Fenster bearbeiten. Hierzu gehst du in deiner Bestellübersicht auf die Bestellung, die du bearbeiten möchtest. Links, wenn du mit der Maus über die Positionszahl fährst, taucht ein Stift auf. Wenn du diesen anklickst, kannst du die Bestellung bearbeiten.

Nachdem du auf den Stift zum Bearbeiten klickst, stehen dir mehrere Reiter zur Auswahl, in denen du die Daten deiner Bestellung bearbeiten kannst:

Wie du die einzelnen Bereiche bearbeiten kannst, kannst du im Folgenden nachlesen. Alternativ kannst du direkt auf den Bereich klicken, für den du dich interessierst. Viele Felder, dir im folgenden beschrieben werden, werden automatisch ausgefüllt, wenn du bspw. den automatischen Zahlungsabgleich aktivierst oder deinen Versand über Billbee abwickelst.

Allgemeines

Im Bereich "Allgemeines" werden die alle Grundinformationen angezeigt, wie bspw. Informationen zur Umsatzsteuer oder dem Kunden.

1
Bestelldatum: Zeigt das Datum an, an dem die Bestellung eingegangen ist. Das Feld wird automatisch gefüllt. Du kannst aber das Bestelldatum auch manuell ändern.
2
Status: Zeigt den aktuellen Status der Bestellung (in unserem Fall "bestellt") an und kann hier von dir manuell über das Dropdown-Menü angepasst werden, wenn nötig.
3
Externe Bestellnummer: Hat deine Bestellung noch weitere, externe Bestellnummern, kannst du sie diese eintragen.
4
Plattform/Quelle: Hier wird der Shop bzw. Marktplatz eingetragen, über den deine Bestellung eingelesen wurde bzw. welchem Shop oder Marktplatz die Bestellung manuell zugeordnet wird.
5
Umsatzsteuersätze: Hier wird der Umsatzsteuermodus eingetragen, welcher über die Shopverbindung der Bestellung zugeordnet wurde. Du kannst über das Dropdown-Menü auch einen anderen Umsatzsteuermodus auswählen, falls notwendig. Außerdem werden die aktuell gültigen Umsatzsteuersätze ausgegeben.
6
Währung: In diesem Feld wird die Währung von deiner Bestellung ausgeben. Über den Button "Umrechnen" kannst du die Bestellung in eine andere, von Billbee unterstütze Währung umrechnen lassen.
7
Kundeninformationen: Auf der rechten Seite siehst du alle relevanten Kundeninformation. Die Felder werden automatisch gefüllt, wenn du eine Bestellung einliest. Alternativ kannst du über den Button "⇄" einen Kunden auswählen.
Positionen

Im Reiter "Positionen" werden alle Artikel angezeigt, die vom Kunden mit der Bestellung bestellt wurden. Du kannst hier Änderungen oder Anpassungen vornehmen.

1
Artikelübersicht: In der Tabelle werden dir alle Artikel der Bestellung angezeigt.
2
Überschreiben Rechnungstext: Klicke hier, um den Rechnungstext zu überschreiben. Ansonsten wird der Rechnungstext automatisch aus den Artikeldatensatz gefüllt. Möchtest du den Rechnungstext deines Artikels generell ändern, kannst du hier nachlesen, wie du das machst.
3
Überschreiben SKU: Klick hier, um die SKU des Artikels zu überschreiben.
4
Neue Position: Klicke auf diesen Button, um manuell eine neue Position aus deinem Artikelbestand in die Bestellung hinzuzufügen.
5
Anzahl: Zeigt die bestellte Anzahl des jeweiligen Artikels an.
6
EP: Gibt den Brutto-Einzelpreis für jedes Produkt.
7
Rabatt: Bietest du eine Rabatt an, kannst du diesen hier als %-Wert eintragen.
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GP: Der Gesamtpreis (GP) errechnet sich aus dem Einzelpreis multipliziert mit der jeweiligen Anzahl des bestellten Artikels. Dieser wird automatisch ausgerechnet und kann in diesem Feld nicht manuell angepasst werden.
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Verfügbarkeit: Hier kannst du einen eigenen Status für den Artikel festlegen. Dieser dient für den internen Gebrauch und hat keine Auswirkungen auf den allgemeinen Status der Bestellung.
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USt.: Zeigt den für Das Produkt gültigen Umsatzsteuersatz an und kann bei Bedarf über das Dropdown-Menü auch noch geändert werden.
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Button "Mülltonne": Löscht den Artikel aus der Bestellung.
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Button "+": Fügt eine Produkteigenschaft hinzu, die du frei definieren kannst.
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Lagerbestand anpassen: Wähle aus, ob mit der Verkauf der Artikel in der Bestellung Auswirkungen auf den Lagerbestand haben, d.h. ob dieser angepasst werden soll. Bitte beachte, dass der Haken hier nur bei neu hinzugefügten Positionen greift, beim bloßen Ändern einer Bestellung passiert nichts.
Nummern & Layouts

1
Daten zu Auftragsdokumenten: Generierst du über Billbee Auftragsdokumente, dann werden hier die verschiedenen Nummern (Rechnungsnummer, Lieferscheinnummer, Nummer der Auftragsbestätigung, Nummer des Angebots) hinterlegt. Auch die Daten (Rechnungsdatum und Angebotdatum) werden automatisch hinterlegt. Außerdem kannst du über die Dropdown-Menüs die Nummernkreise für die einzelnen Auftragsdokumente abändern.
2
Layouts: Hier werden dir die festgelegten Layouts angezeigt. Über die Dropdown-Menüs kannst du auch noch andere Layouts auswählen.
3
Link Kundenportal: Hier wird dir der Link zum Kundenportal angezeigt. Über das Kundenportal kann der Kunde sich seine Rechnung herunterladen, Zahlungen per PayPal tätigen oder Dateien herunterladen, die mit seiner Bestellung verknüpft sind. Dieser Link ist individuell für diese Bestellung, sodass der Kunde auch nur auf seine Daten zugreifen kann.
Zahlungen

1
Zahlart: Hier kannst du die Zahlart ändern, die auf der Rechnung angezeigt wird.
2
Zahlungshinweis: Möchtest du noch einen Hinweis an deine Kunden auf der Rechnung geben, welcher Informationen zur Zahlung beinhaltet, kannst du diesen hier reinschreiben.
3
Zahlungsreferenz: Soll die Bestellung eine gesonderte Zahlungsreferenz haben, kannst du sie hier abändern.
4
Zahldatum: Das Zahldatum wird automatisch in das Feld eingefügt. Du kannst es aber natürlich hier auch noch manuell abändern.
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Neue Zahlung: Hier kannst du eine Zahlung manuell deiner Bestellung zuordnen.
6
Summen: Die Summen auf der rechten Seite zeigen die auf einen Blick, wie hoch die Bestellsumme war, wie viel der Kunde eventuell schon gezahlt hat und welcher Betrag noch offen ist.
Versand

1
Versanddatum: Hier wird das Versanddatum der Bestellung hinterlegt, welches du auch manuell ändern kannst.
2
Versandkosten: Hier werden die Versandkosten in der Währung der Bestellung hinterlegt, die du auch manuell abändern kannst.
3
Gewicht: In diesem Feld wird das Gewicht der Bestellung inkl. der Verpackung hinterlegt, welches du manuell anpassen kannst.
4
Versandprodukt: Hier kannst du das gewünschte Versandprodukt aus einem Dropdown-Menü auswählen. Voraussetzung für die Auswahl ist, dass du das Versandprodukt im Vorfeld eingerichtet hast.
5
Verpackungstyp: Hier kannst du die gewünschte Verpackung aus einem Dropdown-Menü auswählen. Voraussetzung für die Auswahl ist, dass du den Verpackungstyp im Vorfeld eingerichtet hast.
6
Versand aus: Hier wird das Länderkürzel hinterlegt für das Land, aus dem der Versand erfolgt.
7
Versandzentrum: In diesem Feld wird das Kürzel für das Versandzentrum hinterlegt, sofern vorhanden. Das könnte z.B. die Amazon Fullfillment Center ID sein. 
8
Neue Sendung: Hier kannst du manuell eine neue Sendung anlegen.
Texte

1
Individueller Rechnungstext: Möchtest du einen individuellen Rechnungstext für den Fußbereich der Rechnung der Bestellung verfassen, dann kannst du den Text hier hinterlegen. Beachte, dass der individuelle Rechnungstext nur auf der Rechnung erscheint, wenn du diese Option auch beim Anlegen deines Rechnungslayout aktiviert hast.
2
Eigene Notiz zu der Bestellung: Hier kannst du interne Notizen zu der Bestellung festhalten, die nur für den internen Gebrauch bestimmt sind. Die internen Notizen werden nicht auf der Rechnung oder anderen Auftragsdokumenten angezeigt.
Verlauf & Nachrichten

1
Neue Bemerkung: Trage hier eine neue Bemerkung ein, die für den Verlauf der Bestellung relevant sein könnte. Viele Bemerkungen werden auch schon automatisch hinterlegt, sobald z.B. automatisierte Regeln ausgeführt werden oder Auftragsdokumente generiert werden.
2
Bemerkungen: Hier werden alle Bemerkungen eingetragen. Teilweise werden die Bemerkungen automatisch eingetragen, wenn Vorgänge in Billbee stattfinden (z.B. die Bestellung ist eingegangen).
Weitere Bestellungen

Der Reiter "Weitere Bestellungen" wird dir nur angezeigt, wenn dem gleichen Kunden noch mehr Bestellungen zugeordnet sind.

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Weitere Bestellungen: Die Liste zeigt an, welche Bestellungen vom gleichen Kunden getätigt wurden, zu welchem Zeitpunkt sie getätigt wurden und in welchem Status sie sich aktuell befinden. Außerdem kannst du den Shop erkennen, über den die Bestellung eingelesen wurde und wie hoch die Rechnungssumme war.

Wie kann ich mehrere Bestellungen zusammenfassen?

Einer deiner Kunden hat mehrere Aufträge auf einmal bei dir getätigt und du willst die verschiedenen Aufträge als eine Bestellung behandeln? Dann kannst du einfach zwei oder mehr Bestellung zu einem Auftrag zusammenfassen. Diese zusammengefassten Bestellungen verhalten sich dann wie eine einzige Bestellung, egal ob es sich um die Rechnungserstellung oder den Datenexport oder sonstige Funktionen handelt. Auch Nachrichten zu den einzelnen Aufträgen werden nach dem Zusammenführen dem Hauptauftrag zugeordnet.

Um Aufträge zusammenzufassen, wählst du die entsprechenden Aufträge in deiner Bestellübersicht aus. Wenn du auf den Button "Mehr" (weitere Funktionen) klickst, findest du dort die Möglichkeit auf "Zusammenfassen" zu klicken. Anschließend wählst du aus, welcher der Aufträge der sog. Hauptauftrag sein soll und die Versandkosten für den Gesamtauftrag und bestätigst das Zusammenfassen mit dem Button "Verknüpfen".

Sind Bestellung erst einmal verknüpft, dann kannst du das nicht rückgängig machen. Ein Entknüpfen ist nicht möglich.

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