Auftragsdokumente erzeugen

Mit Billbee hast du die Möglichkeit, verschiedene Auftragsdokumente zur Bestellabwicklung zu erstellen. Welche das sind und wie du diese erstellst, findest du in diesem Artikel.

Welche Auftragsdokumente können erzeugt werden?

Du kannst mit Billbee einige verschiedene Dokumenttypen an Auftragsdokumenten erzeugen:

• Rechnungen
• Lieferscheine
• Auftragsbestätigungen
• Angebote
• Stornorechnungen

Alles rund um das Thema Rechnungen ist in diesem Artikel ausführlich beschrieben. Hier in diesem Artikel nutzen wir auch die Rechnung als beispielhaftes Auftragsdokument, da die Rechnung eines der häufigsten erzeugten Auftragsdokumente ist. Diese Anleitung kannst du aber analog auch auf die anderen Dokumenttypen übertragen.

Alle Auftragsdokumente kannst du über die Bestellübersicht erzeugen, indem du auf den Button klickst, der wie ein PDF-Symbol ("Auftragsdokumente erzeugen") aussieht.

Beispiel: Rechnungen als Auftragsdokument erzeugen

Du hast verschiedene Möglichkeiten, eine Rechnung zu erzeugen:

1. Rechnung für eine bestimmte Bestellung erzeugen
2. Rechnung für mehrere Bestellungen auf einmal erzeugen
3. Rechnungen für Bestellungen aus einem bestimmten Zeitraum erzeugen

Rechnung für eine bestimmte Bestellung erzeugen

Um eine Rechnung für eine bestimmte Bestellung zu erzeugen, kannst du zwei verschiedene Wege wählen. Zum einen kannst du eine Rechnung für eine Bestellung direkt über die Bestellübersicht erzeugen. Dafür siehst du unter Bestellungen in der Spalte "Verlauf" kleine Symbole. Das Symbol, was aussieht wie ein Dokument, zeigt dir an, ob bereits eine Rechnung erzeugt wurde oder nicht. Ist das Symbol grün, wie bei der oberen der beiden Bestellungen in dem nachfolgenden Screenshot, dann ist bereits eine Rechnung erzeugt worden. 

Klickst du nun bei der Bestellung, bei der noch keine Rechnung erzeugt wurde, auf das kleine Rechnungs-Symbol, dann wird für diese Bestellung eine Rechnung erzeugt, die du dann wie gewohnt abspeichern kannst. Dieser Weg generiert aber lediglich Rechnungen als Auftragsdokument. Möchtest du einen der anderen Dokumenttypen erzeugen, musst du einen der anderen in diesem Artikel beschriebenen Wege wählen.

Rechnung für mehrere Bestellungen auf einmal erzeugen

Um die Rechnungen für mehrere Bestellungen auf einmal zu erzeugen, gehst du in die Bestellübersicht und wählst die gewünschten Bestellungen aus. Anschließend klickst du auf den Button, welcher aussieht, wie ein PDF-Symbol ("Auftragsdokumente erzeugen").

Wenn du den Button "Auftragsdokumente erzeugen" klickst, öffnet sich ein Fenster für die Einstellungen für die PDF-Exporte deiner Auftragsdokumente:

1

Dokumenttyp: Wähle aus, welchen Dokumenttyp du erzeugen möchtest. Standardmäßig steht in diesem Feld bereits "Rechnung", sodass du in diesem Feld nichts umstellen musst, wenn du die Rechnungen für die Aufträge erzeugen möchtest. Alternativ kannst du hier auch Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Angebote erstellen.

2

Ausgabeformat: Wähle aus, wie die Rechnung ausgegeben werden soll. Du kannst hier zwischen PDF Download (alle Rechnungen in einer Datei), ZIP Archiv Download (jede Rechnung einzeln als Datei in einem ZIP Ordner) und E-Mail an Kunden (*) auswählen.

3

Bereichsauswahl: Hier kannst du auswählen, ob die Auftragsdokumente nur für die ausgewählten Aufträge erzeugt werden sollen oder für einen Datumsbereich. Wir möchten nur die Auftragsdokumente für die ausgewählten Aufträge erstellen. Wie du Auftragsdokumente für einen bestimmten Datumsbereich erstellst, findest du weiter unten im Artikel.

4

Sortierung: Die Rechnungsdokumente, die du hier erzeugst, werden, sofern du PDF Download ausgewählt hast, alle in einem Dokument erzeugt. Lege daher fest, nach welcher Sortierung deine Rechnungen erzeugt werden sollen. Du hast hier die Wahl zwischen Auftragsdatum, Zahldatum, Lieferdatum, Bestellnummer, Rechnungsnummer, Name Lieferadresse oder Shop. 

5

Anzahl Aufträge: Hier wird dir angezeigt, wie viele Aufträge du ausgewählt hast.

6

Datum vorgeben: Gib hier ein Rechnungsdatum für die ausgewählten Aufträge aus. Wählst du kein Datum aus, wird automatisch das heutige Datum gesetzt.

Rechnungen für Bestellungen aus einem bestimmten Zeitraum erzeugen

Um Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum zu erzeugen, klickst du in deiner Bestellübersicht auf den Button "Auftragsdokumente erzeugen", ohne vorher Bestellungen auszuwählen, für die du Rechnungen erstellen möchtest.

Anschließend öffnet sich ein Fenster, welches ähnlich aussieht, wie wenn du nur für bestimmte Aufträge Rechnungen erzeugen möchtest. Dieses Fenster beinhaltet die Einstellungsmöglichkeiten für die Erzeugung der Rechnungen aus einem von dir definierten Zeitraum.

1

Dokumenttyp: Wähle aus, welchen Dokumenttyp du erzeugen möchtest. Standardmäßig steht in diesem Feld bereits "Rechnung", sodass du in diesem Feld nichts umstellen musst, wenn du die Rechnungen für die Aufträge erzeugen möchtest. Alternativ kannst du hier auch Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Angebote erstellen.

2

Ausgabeformat: Wähle aus, wie die Rechnung ausgegeben werden soll. Du kannst hier zwischen PDF Download (alle Rechnungen in einer Datei), ZIP Archiv Download (jede Rechnung einzeln als Datei in einem ZIP Ordner) und E-Mail an Kunden (*) auswählen.

3

Bereichsauswahl: Hier kannst du auswählen, ob die Auftragsdokumente nur für die ausgewählten Aufträge erzeugt werden soll oder auch für einen Datumsbereich. Wir möchten Rechnungen für einen bestimmten Datumsbereich erstellen. Möchtest du lieber nur für von dir ausgewählte Aufträge die Rechnungen erstellen, dann kannst du weiter oben nachlesen, wie du das machen kannst.

4

Datumsfeld: Lege fest, welches Datum als Auswahlkriterium genutzt werden soll, um den Datumsbereich für die Rechnungserzeugung einzuschränken. Du kannst hier zwischen Auftragsdatum, Zahldatum, Rechnungsdatum und Lieferdatum auswählen.

5

Von: Gib den Beginn des Datumsbereichs an, für den du die Rechnungen erzeugen möchtest.

6

Bis: Gib das Ende des Datumsbereichs ein, für den du die Rechnungen erzeugen möchtest.

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Shops: Klickst du auf diesen Button, bekommst du eine Liste mit deinen verbundenen Shops angezeigt. Hier kannst du einschränken, ob die Rechnungen nur für einen oder mehrere bestimmte Shops erzeugt werden soll. Sind die Haken bei allen Auswahlmöglichkeiten gesetzt, dann wird auch für jeden Shop und für Bestellungen ohne Shopverbindungen die Rechnung erstellt.

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Auftragsstatus: Klickst du auf diesen Button, dann bekommst du eine Liste mit den möglichen Status, die deine Bestellungen haben können. Sind die Haken bei allen Status gesetzt, dann wird für alle Bestellungen, egal in welchem Status sie sich befinden, eine Rechnung erzeugt. Du kannst hierüber aber auch den Status einschränken, sodass z. B. nur für Bestellungen, die im Status "Bestätigt" sich befinden, eine Rechnung erzeugt wird.

9

Sortierung: Die Rechnungsdokumente, die du hier erzeugst, werden, sofern du PDF Download ausgewählt hast, alle in einem Dokument erzeugt. Lege daher fest, nach welcher Sortierung deine Rechnungen erzeugt werden sollen. Du hast hier die Wahl zwischen Auftragsdatum, Zahldatum, Lieferdatum, Bestellnummer, Rechnungsnummer, Name Lieferadresse oder Shop. 

10

Anzahl Aufträge: Hier wird dir angezeigt, wie viele Aufträge ausgewählt sind, unter Berücksichtigung der von dir vorgenommenen Einstellungen im Datumsbereich, im Bereich der Shops und im Bereich des Auftragsstatus. 

11

Datum vorgeben: Gib hier ein Rechnungsdatum für die ausgewählten Aufträge aus. Wählst du kein Datum aus, wird automatisch das heutige Datum gesetzt.

Besonderheit bei Stornorechnungen

Stornorechnungen können nicht über diesen Weg generiert werden. Wie du eine Stornorechnung erzeugst, haben wir detailliert in diesem Artikel für dich zusammengefasst.

How To Video: Auftragsdokumente mit Billbee erzeugen

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(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.