Stornorechnungen / Gutschrift / Teilstornos erzeugen
Bei Bestellungen kommt es auch immer mal dazu, dass eine Rechnung komplett oder teilweise storniert werden muss. Wie du das über Billbee lösen kannst und welche zwei Fälle wir hier unterscheiden müssen, findest du in diesem Artikel.
In diesem Artikel
Unterscheidung Gutschrift und Stornorechnung in Billbee
Gutschrift: In Billbee wird eine Gutschriftenrechnung erzeugt, wenn ein Auftrag mit negativem Positionswert angelegt wird, ohne einen Bezug zu einer Ursprungsbestellung.
Stornierst du in Billbee einen Auftrag und hast somit eine Referenz zu einer Ursprungsbestellung, wird dann eine Gutschrift erzeugt, wenn für den Ursprungsauftrag keine Rechnung erzeugt wurde, aber für den Stornoauftrag.
Storno: Eine Stornorechnung wird in Billbee erzeugt, wenn ein Auftrag storniert wird und damit im Stornoauftrag eine Referenz auf eine Ursprungsbestellung besteht.
Storno / Gutschrift erzeugen
Um eine Bestellung zu stornieren, gibt es zwei verschiedene Fälle, die wir unterscheiden müssen:
- Bestellung wurde storniert, bevor eine Rechnung erstellt wurde
- Bestellung wurde storniert, nachdem eine Rechnung erstellt wurde
Der erste Fall, bei dem die Bestellung storniert wurde, bevor überhaupt eine Rechnung erzeugt wurde, ist die einfachere Variante. Wenn du noch keine Rechnung erzeugt hast, musst du auch keine Stornorechnung erzeugen. Hier ist es ausreichend, wenn du den Status der Bestellung auf "storniert“ setzt. Sobald du den Status der Bestellung auf "storniert“ änderst, wird auch der Bestand wieder angepasst.
Bei dem zweiten Fall ist es nicht ausreichend, wenn du nur den Status der Bestellung auf "storniert" änderst. Da bereits eine Rechnung erstellt wurde, muss diese auch storniert werden, damit es buchhalterisch stimmt. Um eine Stornorechnung zu erstellen, musst du die Bestellung, die storniert werden soll, in deiner Bestellübersicht auswählen. Nachdem du die Bestellung ausgewählt hast, klickst du auf den Button "Mehr" und wählst "Storno" aus.
Hast du ein Häkchen bei der Option "Lagerbestand anpassen" gesetzt, wird beim Stornieren automatisch der Lagerbestand wieder zurückgeführt. Möchtest du das nicht, musst du den Haken vor dem ersten Speichern des Storno / der Gutschrift entfernen.
Wenn du dann auf "Speichern und Rechnung erstellen" klickst, wird deine Stornorechnung erzeugt. Sie wird anhand deines Rechnungslayouts erstellt, d. h. hast du dort Logos o. ä. eingefügt, wird das auf der Stornorechnung auch gemacht. Alternativ kannst du im Reiter "Nummern & Layouts" ein anderes Layout für die Stornorechnung festlegen. Weitere Schritte, um Bestände und die Bestellübersicht zu korrigieren, sind nicht mehr notwendig. Die Stornorechnung sieht in unserem Beispiel folgendermaßen aus:
Das Erstellen der Stornorechnung bewirkt keine Statusänderung der Bestellung. Möchtest du einen neuen Status setzen, musst du das manuell erledigen. Der Status nach der Stornierung ist weiterhin "bestellt". Anhand des negativen Betrages und den Zusatz "GS", welcher in der Bestellübersicht dargestellt wird, ist in der Bestellübersicht bereits erkenntlich, dass es sich um eine stornierte Bestellung handelt.
Bitte beachte, dass der neue Status, den du setzt, nicht "storniert" sein kann. Das würde dazu führen, dass du die Stornierung quasi wieder stornierst. Die Stornierung ist mit der Erstellung der Stornorechnung abgeschlossen. Einen Status, den du setzen könntest, um zu umgehen, den Status auf "storniert" zu setzen und dennoch die Bestellung nicht mehr in den Bestellungen mit dem Status "bestätigt" aufzuführen, wäre bspw. "abgeschlossen".
Sollten eventuell schon Zahlungen getätigt sein, die dieser Bestellung zugeordnet wurden, musst du diese manuell zurück überweisen.
Die spezielle Vorgehensweise bei Amazon Erstattungen und Stornorechnungen kannst du dir hier im Video anschauen. Beachte, dass das Video wurde aufgenommen, bevor Billbee auf das neue Design umgestiegen ist.
Teilstorno /-gutschrift erzeugen
Du möchtest nur einen Teil der ursprünglichen Rechnung gutschreiben oder es wurde nur ein Teil der Bestellung retourniert?
In diesem Fall hältst du dich zunächst an die eingangs beschriebene Anleitung in Fall 2. Um dann ein Teilstorno zu erzeugen, musst du die zu stornierende Bestellung in deiner Bestellübersicht markieren. Nachdem du die Bestellung markiert hast, klickst du auf den Button "Mehr" und wählst "Storno" aus. Anschließend öffnet sich der Stornoauftrag. Im Reiter "Positionen" kannst du nun die nicht zu erstattenden Positionen einfach löschen. Im Reiter "Versand" kannst du die Versandkosten löschen, solltest du diese nicht erstatten wollen. Im Anschluss kannst du deine Einstellungen speichern und eine Rechnung erzeugen.
Wenn du aus Kulanz nur einen bestimmten Betrag erstatten möchtest, kannst du im Reiter "Positionen" alle Artikel löschen und einen neuen Artikel hinzufügen, den du z.B. "Kulanzerstattung" nennst und den entsprechenden Betrag festlegst.
How To Video: Stornorechnungen und Mahnungen
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How to Video: Rechnungen stornieren - worauf muss ich achten?
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