Stornorechnungen erzeugen

Bei Bestellungen kommt es auch immer mal dazu, dass eine Rechnung komplett oder teilweise storniert werden muss. Wie du das über Billbee lösen kannst und welche zwei Fälle wir hier unterscheiden müssen, findest du in diesem Artikel.

Schritt-für-Schritt Anleitung für die Erzeugung eines Stornos

Um eine Bestellung zu stornieren, gibt es zwei verschiedene Fälle, die wir unterscheiden müssen:

  1. Bestellung wurde storniert, bevor eine Rechnung erstellt wurde
  2. Bestellung wurde storniert, nachdem eine Rechnung erstellt wurde

Der erste Fall, bei dem die Bestellung storniert wurde, bevor überhaupt eine Rechnung erzeugt wurde, ist die einfachere Variante. Wenn du noch keine Rechnung erzeugt hast, musst du auch keine Stornorechnung erzeugen. Hier ist es ausreichend, wenn du den Status der Bestellung auf "storniert" setzt. Sobald du den Status der Bestellung auf "storniert" änderst, wird auch der Bestand wieder angepasst.

Bei dem zweiten Fall ist es nicht ausreichend, wenn du nur den Status der Bestellung auf "storniert" änderst. Da bereits eine Rechnung erstellt wurde, muss diese auch storniert werden, damit es buchhalterisch stimmt. Um eine Stornorechnung zu erstellen, musst du die Bestellung, die storniert werden soll, in deiner Bestellübersicht auswählen. Nachdem du die Bestellung ausgewählt hast, klickst du auf den Button "mehr" und wählst "Storno" aus.

Dann öffnet sich die ausgewählte Bestellung mit einer Übersicht der Bestellung. In dieser Übersicht der bestellten Positionen sind bereits alle Beträge (sowohl die Preise als auch die Anzahl der bestellten Artikel) invertiert, d.h. mit einem Minusbetrag versehen. Außerdem wird dem Artikeltext automatisch das Wort "Storno" vorangestellt. Das sieht dann beispielhaft so aus:

Jetzt kannst du noch Positionen löschen oder bearbeiten (für einen eventuellen Teilstorno). Außerdem kannst du festlegen, ob der Lagerbestand angepasst werden soll beim Speichern bzw. Erzeugen der Stornorechnung, denn wenn die Anzahl negativ ist, wie in unserem Beispiel, weil die Artikel ja storniert werden, dann erhöht sich der Lagerbestand der drei Artikel wieder um 1. Du kannst die Option, dass die Lagerbestände angepasst werden über die Checkbox in der unteren linken Ecke unterhalb der Positionstabelle aber auch jederzeit deaktivieren. Über den Reiter "Versand" kannst du auch noch die Versandkosten bearbeiten.

Wenn du dann auf "Speichern und Rechnung erstellen" klickst, wird deine Stornorechnung erzeugt. Sie wird anhand deinem Rechnungslayout erstellt, d.h. hast du dort Logos o.ä. eingefügt, wird das auf der Stornorechnung auch gemacht. Alternativ kannst du im Reiter "Nummern & Layouts" ein anderes Layout für die Stornorechnung festlegen. Weitere Schritte um Bestände und die Bestellübersicht zu korrigieren, sind nicht mehr notwendig. Die Stornorechnung sieht in unserem Beispiel folgendermaßen aus:

Das Erstellen der Stornorechnung bewirkt keine Statusänderung der Bestellung. Möchtest du einen neuen Status setzen, musst du das manuell erledigen. Der Status nach der Stornierung ist weiterhin "bestellt". Anhand des negativen Betrages und den Zusatz "GS", welcher in der Bestellübersicht dargestellt wird, ist in der Bestellübersicht bereits erkenntlich, dass es sich um eine stornierte Bestellung handelt. 

Bitte beachte, dass der neue Status, den du setzt, nicht "storniert" sein kann. Das würde dazu führen, dass du die Stornierung quasi wieder stornierst. Die Stornierung ist mit der Erstellung der Stornorechnung abgeschlossen. Einen Status, den du setzen könntest, um zu umgehen, den Status auf "storniert" zu setzen und dennoch die Bestellung nicht mehr in den Bestellungen mit dem Status "bestätigt" aufzuführen, wäre bspw. "abgeschlossen".

Sollten eventuell schon Zahlungen getätigt sein. die dieser Bestellung zugeordnet wurden, musst du diese manuell zurück überweisen.

Die spezielle Vorgehensweise bei Amazon Erstattungen und Stornorechnungen kannst du dir hier im Video anschauen. Beachte, dass das Video wurde aufgenommen, bevor Billbee auf das neue Design umgestiegen ist.

How To Video: Stornorechnungen und Mahnungen

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