Rechnungen erzeugen und archivieren

Rechnung erzeugen ist eine der Kernfunktionen von Billbee. Welche unterschiedlichen Wege es gibt, um eine Rechnung zu erzeugen und zu archivieren, haben wir in diesem Artikel für dich zusammengefasst.

Rechnungen erzeugen

Du hast die Möglichkeit, über einige verschiedene Wege die Rechnungen für deine Bestellung zu generieren:

1. Rechnung für eine bestimmte Bestellung erzeugen
2. Rechnung für mehrere Bestellungen auf einmal erzeugen
3. Rechnungen für Bestellungen aus einem bestimmten Zeitraum erzeugen
4. Rechnungen automatisch erzeugen 

Rechnung für eine bestimmte Bestellung erzeugen

Um eine Rechnung für eine bestimmte Bestellung zu erzeugen, kannst du zwei verschiedene Wege wählen. Zum Einen kannst du eine Rechnung für eine Bestellung direkt über die Bestellübersicht erzeugen. Dafür siehst du unter Bestellungen in der Spalte "Verlauf" verschiedene kleine Symbole. Das Symbol, was aussieht wie ein Dokument, zeigt dir an, ob bereits eine Rechnung erzeugt wurde oder nicht. Ist das Symbol grün, wie bei der oberen der beiden Bestellung in dem nachfolgenden Screenshot, dann ist bereits eine Rechnung erzeugt worden. 

Rechnung für mehrere Bestellungen auf einmal erzeugen

Um die Rechnungen für mehrere Bestellungen auf einmal zu erzeugen, gehst du in die Bestellübersicht und wählst die gewünschten Bestellungen aus. Anschließend klickst du auf den Button in der oberen Funktionsleiste, welcher aussieht, wie ein PDF-Symbol ("Auftragsdokumente erzeugen").

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Dokumenttyp: Wähle aus, welchen Dokumenttyp du erzeugen möchtest. Standardmäßig steht in diesem Feld bereits "Rechnung", sodass du in diesem Feld nichts umstellen musst, wenn du die Rechnungen für die Aufträge erzeugen möchtest. Alternativ kannst du hier auch Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Angebote für die ausgewählten Bestellungen erstellen.

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Ausgabeformat: Wähle aus, wie die Rechnungen ausgegeben werden soll. Du kannst hier zwischen PDF Download (alle Rechnungen in einer Datei), ZIP Archiv Download (jede Rechnung einzeln als Datei in einem ZIP Ordner) und E-Mail an Kunden (*) auswählen. Für den Versand der Rechnung per E-Mail an deine Kund:innen ist es zwingend notwendig, dass du eine Regel mit dem Auslöser "Auftragsdokument senden" angelegt hast.

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Bereichsauswahl: Hier kannst du auswählen, ob die Auftragsdokumente nur für die ausgewählten Aufträge erzeugt werden sollen oder für einen Datumsbereich. Wir möchten hier nur die Auftragsdokumente für die ausgewählten Aufträge erstellen. Wie du Auftragsdokumente für einen bestimmten Datumsbereich erstellst, findest du weiter unten im Artikel.

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Sortierung: Die Rechnungsdokumente, die du hier erzeugst, werden, sofern du PDF Download ausgewählt hast, alle in einem Dokument erzeugt. Lege daher fest, nach welcher Sortierung deine Rechnungen erzeugt werden sollen. Du hast hier die Wahl zwischen Auftragsdatum, Zahldatum, Lieferdatum, Bestellnummer, Rechnungsnummer, Name Lieferadresse oder Shop. 

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Anzahl Aufträge: Hier wird dir angezeigt, wie viele Aufträge du ausgewählt hast.

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Datum vorgeben: Gib hier ein Rechnungsdatum für die ausgewählten Aufträge aus. Wählst du kein Datum aus, wird automatisch das heutige Datum gesetzt. Beachte, dass du das Datum nur vorgeben kannst, wenn für die Bestellung vorher kein Rechnungsdatum vorhanden war und/oder noch keine Rechnung erstellt wurde.

Rechnungen für Bestellungen aus einem bestimmten Zeitraum erzeugen

Um Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum zu erzeugen, klickst du in deiner Bestellübersicht auf den Button "Auftragsdokumente erzeugen", ohne vorher Bestellungen auszuwählen, für die du Rechnungen erstellen möchtest.

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Dokumenttyp: Wähle aus, welchen Dokumenttyp du erzeugen möchtest. Standardmäßig steht in diesem Feld bereits "Rechnung", sodass du in diesem Feld nichts umstellen musst, wenn du die Rechnungen für die Aufträge erzeugen möchtest. Alternativ kannst du hier auch Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Angebote erstellen.

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Ausgabeformat: Wähle aus, wie die Rechnung ausgegeben werden soll. Du kannst hier zwischen PDF Download (alle Rechnungen in einer Datei), ZIP Archiv Download (jede Rechnung einzeln als Datei in einem ZIP Ordner) und E-Mail an Kunden (*) auswählen. Für den Versand der Rechnung per E-Mail an deine Kund:innen ist es zwingend notwendig, dass du eine Regel mit dem Auslöser "Auftragsdokument senden" angelegt hast.

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Bereichsauswahl: Hier kannst du auswählen, ob die Auftragsdokumente nur für die ausgewählten Aufträge erzeugt werden soll oder auch für einen Datumsbereich. Wir möchten hier Rechnungen für einen bestimmten Datumsbereich erstellen. Möchtest du lieber nur für von dir ausgewählte Aufträge die Rechnungen erstellen, dann kannst du weiter oben nachlesen, wie du das machen kannst.

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Datumsfeld: Lege fest, welches Datum als Auswahlkriterium genutzt werden soll, um den Datumsbereich für die Rechnungserzeugung einzuschränken. Du kannst hier zwischen Auftragsdatum, Zahldatum, Rechnungsdatum und Lieferdatum auswählen.

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Von: Gib den Beginn des Datumsbereichs an, für den du die Rechnungen erzeugen möchtest.

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Bis: Gib das Ende des Datumsbereichs ein, für den du die Rechnungen erzeugen möchtest.

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Shops: Klickst du auf diesen Button, bekommst du eine Liste mit deinen verbundenen Shops angezeigt. Hier kannst du einschränken, ob die Rechnungen nur für einen oder mehrere bestimmte Shops erzeugt werden sollen. Sind die Haken bei allen Auswahlmöglichkeiten gesetzt, dann wird auch für jeden Shop und für Bestellungen ohne Shopverbindungen die Rechnung erstellt.

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Auftragsstatus: Klickst du auf diesen Button, dann bekommst du eine Liste mit den möglichen Status, die deine Bestellungen haben können. Sind die Haken bei allen Status gesetzt, dann wird für alle Bestellungen, egal in welchem Status sie sich befinden, eine Rechnung erzeugt. Du kannst hierüber aber auch den Status einschränken, sodass z.B. nur für Bestellungen, die im Status "Bestätigt" sich befinden, eine Rechnung erzeugt wird.

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Sortierung: Die Rechnungsdokumente, die du hier erzeugst, werden, sofern du PDF Download ausgewählt hast, alle in einem Dokument erzeugt. Lege daher fest, nach welcher Sortierung deine Rechnungen erzeugt werden sollen. Du hast hier die Wahl zwischen Auftragsdatum, Zahldatum, Lieferdatum, Bestellnummer, Rechnungsnummer, Name Lieferadresse oder Shop. 

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Anzahl Aufträge: Hier wird dir angezeigt, wie viele Aufträge ausgewählt sind, unter Berücksichtigung der von dir vorgenommenen Einstellungen im Datumsbereich, im Bereich der Shops und im Bereich des Auftragsstatus. 

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Datum vorgeben: Gib hier ein Rechnungsdatum für die ausgewählten Aufträge aus. Wählst du kein Datum aus, wird automatisch das heutige Datum gesetzt. Beachte, dass du das Datum nur vorgeben kannst, wenn für die Bestellung vorher kein Rechnungsdatum vorhanden war und/oder noch keine Rechnung erstellt wurde.

Rechnungen automatisch erzeugen und versenden

Mit Billbee musst du deine Rechnungen nicht unbedingt selber erzeugen und versenden, denn du kannst hierfür entsprechende Automatisierungen einrichten. Diese Automatisierung übernimmt die Rechnungserzeugung und den Rechnungsversand an deine Kund:Innen für dich, sodass du dich um (fast) nichts mehr kümmern musst. Hierfür musst du zuerst eine Regel anlegen, die die Rechnung erzeugen lässt. Anschließend musst du noch eine zweite Regel anlegen, die den Auslöser "Auftragsdokumente an Kunden senden" (*) hat, die den Rechnungsversand übernimmt. Wie du eine solche Automatisierung einrichtest, kannst du in einem separaten ausführlichen Artikel nachlesen: Eine Rechnung automatisch an den Kunden senden. 

Rechnungen archivieren

Um ein Rechnungsarchiv anzulegen, musst du zuerst einen externen Cloudspeicher an Billbee anbinden. Eine detaillierte Anleitung, wie du das machst, findest du hier.

Wir nutzen hier beispielhaft eine Anbindung eines Dropbox-Kontos. In dem Dropbox Account befindet sich nach der Anbindung nun ein Ordner "Apps", der wiederum einen Ordner "Billbee" enthält. In diesen "Billbee"-Ordner legen wir nun noch zusätzlich einen Ordner an, den wir "Rechnungsarchiv" nennen. Diesen gesonderten Ordner legen wir an, damit unsere Rechnungen getrennt von den Dateien, die deinen Kund:innen über das Kundenportal als Dateidownload zur Verfügung stehen, abgespeichert werden. Unsere Dropbox sieht dann wie folgt aus:

Nachdem die Dropbox vorbereitet und verknüpft ist, musst du in Billbee unter Einstellungen / Externe Cloudspeicher im Reiter "Rechnungsarchiv" das Rechnungsarchiv aktivieren und die dazugehörigen Einstellungen auswählen:

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Cloudspeicher: Wähle hier den Cloudspeicher aus, in dem deine Rechnungen archiviert werden sollen. In unserem Fall heißt dieser "Dropbox - Rechnungsarchiv".

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Dokumente immer hochladen: Lege hier fest, ob die Dokumente nur beim ersten Mal Erzeugen hochgeladen werden sollen, oder auch jedes Mal aufs neue, wenn das Dokument neu erzeugt wird.

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Zeitstempel an Dateinamen anhängen : Wähle hier aus, ob das Erstellungsdatum und die Erstellungszeit an den Dateinamen angehängt werden sollen. Bitte beachte, dass bereits erstellte Dokumente nicht überschrieben werden, da das neu erzeugte Dokument durch den Zeitstempel einen anderen Dateinamen hat. Das kann dazu führen, dass du das gleiche Dokument doppelt in deinem Rechnungsarchiv hast, aber mit unterschiedlichen Dateinamen.

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Ordnerstruktur: Lege hier fest, nach welcher Struktur die Ordner erstellt werden sollen, in denen deine Rechnungen abgelegt werden. Du kannst zwischen Jahr/Monat, Jahr, Shop/Jahr/Monat und Jahr/Monat/Shop wählen. Die Ordner werden automatisch von Billbee in deinem angebundenen externen Cloudspeicher erstellt. 

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Datumseigenschaft: Wähle das Datum aus, nach dem deine Dokumente in den Ordnern sortiert werden sollen. Hier stehen dir das Rechnungsdatum, das Bestelldatum oder das aktuelle Datum zur Auswahl. 

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Rechnungen archivieren: Setz einen Haken hier, um das Rechnungsarchiv zu aktivieren.

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Lieferscheine / Auftragsbestätigungen / Angebote archivieren: Lege fest, ob neben den Rechnungen auch die erzeugten Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Angebote archiviert werden sollen.

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Datumseigenschaft: Wenn du neben deinen Rechnungen auch deine Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und/oder die Angebote archivierst, kannst du hier auswählen, ob alle Dokumenttypen in einen Ordner gespeichert werden sollen oder für jeden Dokumenttyp ein eigener Ordner angelegt werden soll.

Wenn du deine Rechnungen jetzt wie gewohnt oder wie hier in diesem Artikel beschrieben erzeugst, dann werden diese automatisch als Kopie in dem von dir ausgewählten Cloudspeicher abgespeichert. Dabei ist es egal, ob du nur eine Rechnung erzeugst, ob du mehrere Rechnungen auf einmal erzeugst, oder ob du sie als PDF-Datei herunterlädst, als ZIP-Datei oder per E-Mail an deinen Kund:innen sendest - es wird immer eine Kopie im Cloudspeicher abgespeichert. Wenn du auf deinem Computer einen Dropbox Client installierst, werden die Rechnungen vollautomatisch auch auf deinen Computer geladen.

How To Video: Rechnungen erzeugen und versenden

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How To Video: Cloudspeicher Use Cases

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How To Video: Automatisiertes Rechnungsmanagement

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(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.