E-Rechnungen erstellen
Ab sofort kannst du in Billbee auch E-Rechnungen erzeugen und versenden. Wir haben hierfür das ZUGFeRD-Format implementiert, das die direkte Erstellung der E-Rechnung in Billbee ermöglicht und sowohl eine menschenlesbare PDF als auch eine maschinenlesbare XML-Datei enthält.
Für dich als Nutzer:in bleibt der Rechnungsprozess dabei weitestgehend unverändert: Du aktivierst die E-Rechnung in deinem Rechnungslayout, damit die Rechnung auf das E-Rechnungsformat umgestellt wird und deine Rechnung im gewünschten Format erzeugt werden.
Wie du die E-Rechnung im Rechnungslayout aktivierst und worauf du bei der Rechnungserzeugung achten solltest, zeigen wir im Folgenden.
E-Rechnung aktivieren
Gehe zu deinen Auftragsdokumenten und öffne dein Rechnungslayout über den Stift-Button. Hier findest du nun den neuen Reiter "E-Rechnung". Über den integrierten Schieberegler kannst du deine E-Rechnung aktivieren/deaktivieren:
Hast du den Schieberegler für E-Rechnungen aktiviert, musst du einige Daten im Rechnungslayout hinterlegen. Folgende Angaben sind für die Erzeugung deiner E-Rechnung Pflichtfelder: Name, Adresse, Umsatzsteuer-ID, E-Mail und Telefonnummer.
Beachte bitte: Die Daten, die du hier hinterlegst, beziehen sich lediglich auf deine E-Rechnung und sind nicht für die generelle Anpassung der Adressen auf deinen PDF-Rechnungen gedacht. Verwende dafür bitte weiterhin den Reiter 'Adressen'.
Nachdem du alle Daten hinterlegt hast, kannst du dein E-Rechnungslayout speichern. Deine E-Rechnung ist somit bereit zur Erstellung.
Hinweis: Wenn du dein Billbee Konto z.B. für mehrere Unternehmen nutzt, müsstest du mehrere E-Rechnungslayouts mit unterschiedlichen Absenderadressen anlegen.
E-Rechnung erstellen
Du kannst deine E-Rechnung jetzt über die gewohnten Wege in Billbee erstellen. Die erzeugte PDF-Rechnung wird sich optisch nicht von einer gewohnten PDF-Rechnung unterscheiden, allerdings befindet sich hinter der PDF-Datei eingebettet eine maschinell lesbare XML-Datei, die deine Rechnung als E-Rechnung klassifiziert.
Beachte bitte: Eine E-Rechnung kann nur erzeugt werden, wenn eine einzelne Rechnung erzeugt wird. Möchtest du mehrere Rechnungen auf einmal erzeugen, musst du Folgendes beachten: Beim Ausgabeformat "PDF-Download" wird ein gesammeltes PDF erzeugt, das alle Rechnungen enthält - somit ist dies für die E-Rechnung nicht zulässig.
Wenn du aber dennoch Rechnungen für mehrere Bestellungen gleichzeitig erzeugen möchtest, musst du als Ausgabeformat "ZIP-Archiv Download" wählen.
Nachdem du deine E-Rechnung erzeugt hast, kannst du sie wie gewohnt per E-Mail versenden, über das Kundenportal bereitstellen oder in ein Cloudspeicher / deinen Shop oder Marktplatz hochladen.
E-Rechnung und Storno
Auch für deine Stornorechnungen findest du im Stornorechnungslayout nun den neuen Reiter "E-Rechnung". Wenn du kein eigenes Stornorechnungslayout hinterlegt hast, greift Billbee im Falle eines Stornos auf dein Rechnungslayout bzw. Standardlayout zurück.
E-Rechnung und Automatisierung
Deine eingerichteten Automatisierungen für die Rechnungserstellung greifen auch für deine E-Rechnungen. Solltest du z.B. die automatische Rechnungserzeugung nutzen und hast die E-Rechnung aktiviert, werden für alle deine Kund:innen E-Rechnung erzeugt und versendet. Billbee unterscheidet in hier nicht zwischen deinen B2B und B2C Kund:innen. Wenn du diese Unterscheidung dennoch treffen möchtest, müsstest du eine weitere Automatisierungsregel anlegen, die deine B2B und B2C Kund:innen per Tag voneinander unterscheidet und entsprechend unterschiedliche Rechnungslayouts zuweist.
Billbee-Tipp: Wenn du generelle Informationen zum Thema E-Rechnung nachlesen möchtest, schaue gerne in unserem Blogartikel vorbei.
How to Video: Wie kann ich mit Billbee E-Rechnungen erzeugen
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