Zahlungsabgleich einrichten

Der Zahlungsabgleich kann Zahlungseingänge von Bankkonten (finAPI), PayPal-Konten, Klarna, Amazon Pay, Amazon Marketplace, Stripe, Shopify Payments und aus CSV Dateien einlesen, die passende Bestellung zur Zahlung finden und diese Bestellung als bezahlt markieren. Du kannst den Zahlungsabgleich manuell starten oder auch automatisch durchführen lassen. Wie du den Zahlungsabgleich bei Billbee einrichtest, findest du in diesem Artikel.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Einrichten kannst du den Zahlungsabgleich unter Einstellungen / Zahlungsabgleich im Reiter "Konten". Dort hast du die Möglichkeit, ein Konto hinzuzufügen. Klicke hierfür auf den Button "Konto hinzufügen" und wähle aus, was für ein Konto zum Zahlungsabgleich du hinzufügen möchtest. 

Zur Auswahl für den Zahlungsabgleich stehen dir ein Bankkonto (finAPI), PayPal Konto, Amazon Konto, Amazon Pay Konto, Klarna Konto, Stripe Konto und ein Shopify Payments Konto. 

Über den Reiter "Optionen" unter Einstellungen / Zahlungsabgleich kannst du noch weitere Einstellungen vornehmen:

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Datumsvorauswahl Zahlungsabgleich: Billbee merkt sich das Datum des letzten Abrufs deines Konto und füllt das Feld "Startdatum" beim nächsten Zahlungsabruf automatisch aus. Über die Datumsvorauswahl kannst du auswählen, dass das Startdatum um eine bestimmte Anzahl an Tagen vor das Datum des letzten Abrufs gelegt wird. Da es vorkommen kann, dass ein Zahlungsanbieter eine Zahlung erst mit Verzögerung bereitstellt, empfehlen wir dort "Tag des letzten Abrufs -2" zu setzen. 

2

Ausschlussliste: Die Ausschlussliste ist eine "Blacklist" mit Worten, die beim Zahlungsabgleich ignoriert werden sollen, was bedeutet, dass sie nicht im Verwendungszweck vorkommen dürfen. Damit lassen sich bspw. wiederkehrende Zahlungseingänge ausblenden, die nicht von Billbee angezeigt werden sollen. Gibst du ein Wort in dieser Zeile ein, musst du es mit Enter bestätigen.

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Nach Rechnungsnummer suchen / Nach Teilzahlen suchen: Ist die Option "Nach Rechnungsnummern suchen" aktiviert, dann wird bei der Zuordnung der Zahlungen geprüft, ob die vorhandene Rechnungsnummer der Bestellung im Buchungstext der Zahlung vorkommt. Hast du zusätzliche noch die Option "Nach Teilzahlen suchen" aktiviert, dann werden dir beim Zahlungsabgleich auch Bestellungen vorgeschlagen, bei denen die Rechnungsnummern nur teilweise übereinstimmen.
Beispiel: Rechnungsnummer AZ2018-12345 und im Buchungstext der Zahlung steht RE1234526.12.2018: Wenn du die Option "nach Teilzahlen suchen" aktiviert hast, dann wird die Bestellung mit der Rechnungsnummer AZ2018-12345 zum Abgleich vorgeschlagen. Wenn du aber nur die Option "Nach Rechnungsnummer suchen" aktiviert hast, dann wird nach der kompletten Rechnungsnummer gesucht und die Zahlung wird dir nicht für die Bestellung mit der Rechnungsnummer AZ2018-12345 vorgeschlagen. 

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Bestellungen berücksichtigen, die nicht älter als X Tage sind: Du hast die Möglichkeit Bestellungen mit einem Bestelldatum, welches mehr als eine bestimmte Anzahl an Tagen in der Vergangenheit liegt, beim Zahlungsabgleich nicht zu berücksichtigen. Standardmäßig sind hier 30 Tage ausgewählt. Mithilfe des Dropdown-Menüs kannst du die Anzahl an Tagen abändern. Zur Auswahl stehen dir 10 Tage, 20 Tage, 30 Tage, 40 Tage, 50 Tage, 60 Tage, 90 Tage, 120 Tage, 240 Tage und 365 Tage.

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Erlaubte Abweichung Zahlbetrag/Bestellbetrag: Hier kannst du festlegen, ob eine Bestellung auch dann einer Zahlung zugeordnet werden soll, wenn der Zahlbetrag vom Bestellbetrag um eine bestimmte Höhe abweicht. Die Höhe kannst du im Format 0,00 € in diesem Feld bestimmen. Die Zahlungen wird dann zugeordnet, wenn der Zahlbetrag dem Bestellbetrag entspricht oder wenn der Zahlbetrag nicht mehr als den eingegebenen Eurobetrag vom Bestellbetrag abweicht. 

6

Erlaubte prozentuale Abweichung Zahlbetrag/Bestellbetrag: Hier kannst du festlegen, ob eine Bestellung auch dann einer Zahlung zugeordnet werden soll, wenn der Zahlbetrag vom Bestellbetrag um einen bestimmten Prozentsatz abweicht. Die Höhe kannst du im Format 0,00 % in diesem Feld bestimmen. Die Zahlungen wird dann zugeordnet, wenn der Zahlbetrag dem Bestellbetrag entspricht oder wenn der Zahlbetrag nicht mehr als den eingegebenen Prozentsatz vom Bestellbetrag abweicht. 

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Lieferadresse von PayPal übernehmen: Wähle aus, ob eine abweichende Lieferadresse von PayPal beim PayPal-Zahlungsabgleich standardmäßig in die Bestellung übernommen werden soll.

Anstoßen des Zahlungsabgleichs

Automatischer Zahlungsabgleich

Den automatischen Zahlungsabgleich kannst du in deiner Kontoverbindung konfigurieren. Klicke dazu unter Einstellungen / Zahlungsabgleich den "Bearbeiten"-Button (Stiftsymbol) deiner Kontoverbindung. Wechsel dann in den Reiter "Synchronisierung", um Sychronisierungsintervalle festzulegen. Da manche Banken nur eine bestimmte Anzahl an Abrufen pro Tag zulassen, empfehlen wir die Synchronisierung auf nur ein oder zwei Mal pro Tag einzustellen und maximal 4 Mal am Tag. In dieser Matrix kannst du sehen, dass der Tag in 8 gleich große Zeitfenster geteilt ist, die jeweils 3 Stunden umfassen. Innerhalb dieser Zeitfenster hast du dann folgende Auswahlmöglichkeiten, um die Abstände der Synchronisierung zu wählen: 

• 0x, d. h. keine Synchronisierung innerhalb des Zeitfensters
• 1x, d. h. 1x alle drei Stunden 
• 2x innerhalb des Zeitfensters

Manueller Zahlungsabgleich mithilfe einer CSV

Bei dem manuellen Zahlungsabgleich kannst du eine CSV-Datei deiner Bank bei Billbee einlesen. Klicke dafür in dem linken Menü auf den Button " Zahlungsabgleich". Klicke nun auf den Button "CSV".

Wähle in dem sich öffnenden Dropdown-Menü deine Bank aus, von der du eine CSV-Datei einlesen möchtest. Lade deine Datei hoch und nach erfolgreichem Hochladen werden dir die Zahlungseingänge aus deiner CSV-Datei angezeigt. Sofern es möglich ist, werden die Zahlungseingänge auch schon vorhandenen Bestellungen zugeordnet.

1

Zuordnung ändern: Möchtest du manuell eine Zahlung zuordnen oder die automatische Zuordnung ändern, kannst du das über diesen Button machen. Klickst du hierauf, öffnet sich ein Fenster mit den Zahlungsdetails und eine Liste mit deinen Bestellungen, wo du dann die passende Bestellung für die Zahlung auswählen kannst.

2

Zeile ausblenden: Hier hast du die Möglichkeit die Zeile auszublenden, wenn sie für den Zahlungsabgleich nicht relevant ist. 

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Ausgewählte als bezahlt markieren: Nachdem du alle Zahlungen zugeordnet hast, kannst du mit diesem Button die Zuordnung bestätigen. Außerdem wird der Status aller ausgewählten Bestellungen auf bezahlt gesetzt.

Manueller Zahlungsabgleich bei angebundenen Zahlungswegen

Hast du Zahlungsanbieter an deinen Billbee-Account angebunden, dann kannst du den Zahlungsabgleich auch manuell anstoßen. Klicke dafür in dem linken Menü auf den Button " Zahlungsabgleich". Hier wird dir eine Liste der Zahlungsanbieter angezeigt, die du an deinen Billbee-Account angebunden hast. Du kannst jetzt noch die Zahlungsanbieter an- oder abwählen, wenn du nicht für alle angebundenen Anbieter die Zahlungen abrufen möchtest. Wähle oben noch aus, in welchem Datumsbereich die Daten abgerufen werden sollen und klicke anschließend auf Einlesen. 

Sofern es möglich ist, werden die Zahlungseingänge auch schon vorhandenen Bestellungen zugeordnet. Wenn deine Zahlungen nicht bereits automatisch zugeordnet wurde sind, kannst du die Zuordnung noch manuell vornehmen.

1 

Zuordnung ändern: Möchtest du manuell eine Zahlung zuordnen oder die automatische Zuordnung ändern, kannst du das über diesen Button machen. Klickst du hierauf, öffnet sich ein Fenster mit den Zahlungsdetails und eine Liste mit deinen Bestellungen, wo du dann die passende Bestellung für die Zahlung auswählen kannst. 

2 

Zeile ausblenden: Hier hast du die Möglichkeit die Zeile auszublenden, wenn sie für den Zahlungsabgleich nicht relevant ist.  

3 

Ausgewählte als bezahlt markieren: Nachdem du alle Zahlungen zugeordnet hast, kannst du mit diesem Button die Zuordnung bestätigen. Außerdem wird der Status aller ausgewählten Bestellungen auf bezahlt gesetzt.

Wichtig / zu beachten

2-Faktor-Authentifizierung

Seit Einführung der 2-Faktor-Authentifizierung müssen Banken spätestens alle 90 Tage die Eingabe des 2. Faktors verlangen. Es ist ihnen allerdings auch freigestellt, diesen 2. Faktor häufiger zu verlangen (unter Umständen auch bei jedem Abruf oder wenn eine bestimmte Anzahl von Abrufen an einem Tag überschritten wird). Bei Problemen mit dem automatischen Zahlungsabgleich solltest du versuchen, die Zahlungen manuell unter dem Menüpunkt Zahlungsabgleich abzurufen. Wenn die Bank dann die Eingabe des 2. Faktors verlangt, ist ein automatischer Abruf mit deinem angebundenen Konto nicht möglich. 

Nimmst du die Freigabe vor, dann ist der automatische Abruf unter Umständen wieder möglich. Manchmal kann es auch helfen, wenn du deine Kontoverbindung erneut autorisierst bei Billbee. Gehe dazu unter Einstellungen / Zahlungsabgleich und klicke neben deinem angebundenen Konto auf das Schlüsselsymbol, um eine erneute Autorisierung vorzunehmen:

Da manche Banken nur eine bestimmte Anzahl an Abrufen pro Tag zulassen, kann es auch manchmal helfen, wenn du die Synchronisierung deines Bankkontos etwas einschränkst. Klicke dazu unter Einstellungen / Zahlungsabgleich den "Bearbeiten"-Button (Stiftsymbol) deiner Kontoverbindung. Anschließend wechselst du in den Reiter "Synchronisierung", wo du die Synchronisierungsintervalle einstellen kannst. Wir empfehlen die Synchronisierung auf nur ein oder zwei Mal pro Tag einzustellen in diesem Fall. In dieser Matrix kannst du sehen, dass der Tag in 8 gleich große Zeitfenster geteilt ist, die jeweils 3 Stunden umfassen. Innerhalb dieser Zeitfenster hast du dann folgende Auswahlmöglichkeiten, um die Abstände der Synchronisierung zu wählen:

• 0x, d. h. keine Synchronisierung innerhalb des Zeitfensters
• 1x, d. h. 1x alle drei Stunden 
• 2x innerhalb des Zeitfensters

Mögliche Fehlercodes & ihre Bedeutung

Fehlercode/-meldung	mögliche Bedeutung	Lösung
Fehler beim Speicher: Der Status konnte nicht gesetzt werden! Probiere es später noch einmal. Technische Details: Ein Teil der Zahlungen wurde bereits importiert, vermutlich findet zeitgleich ein weiterer Zahlungsabgleich statt. Bitte später erneut abrufen.	Das System ist momentan beschäftigt und kann daher den Zahlungsabgleich nicht abschließen.	Warte etwas ab und stoße den Zahlungsabgleich zu einem späteren Zeitpunkt nochmal an.
Bankverbindung konnte nicht authentifiziert werden. Online access blocked. Please contact your bank (SERVICE_BLOCKED)	Zu dieser Fehlermeldung kann es kommen, wenn dein Account bei deiner Bank gesperrt ist.	Kontaktiere deine Bank, die du an Billbee anbinden willst, und lass den Zugang freigeben.
Damit die Zahlungen von deinem Konto abgerufen werden können, musst du bei FinAPI eine zweiten Faktor eingeben (TAN, App, etc.).	Der Zahlungsabgleich fordert die Eingabe des 2. Faktors der 2-Faktor-Authentifizierung oder die Zahlungsverbindung muss neu autorisiert werden.	In diesem Fall muss dein Konto, welches du zum Zahlungsabgleich nutzt, neu autorisiert werden. Mehr Infos dazu findest du hier.
Zahlungsabruf fehlgeschlagen: TECHNICAL-ILLEGAL_ENTITY_STATE - Interface "FINTS-SERVER" does not exist in the bank connection.	Deine Zahlungsverbindung muss neu autorisiert werden.	In diesem Fall muss dein Konto, welches du zum Zahlungsabgleich nutzt, neu autorisiert werden. Mehr Infos dazu findest du hier. Wenn der Fehler danach immer noch auftritt, müssen alle von dir verbundenen Bankkonten (FinApi) gelöscht werden.  Nach einer Wartezeit von 2-3 Stunden können die Konten dann neu verbunden werden.

How To Video: Automatischer Zahlungsabgleich

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