Nummernkreise einrichten
Mit der Einstellung der Nummernkreise bei Billbee kannst du die Nummerierung verschiedener Dokumente nach deinen Wünschen anpassen. Wie du das machst, findest du in diesem Artikel.
In diesem Artikel
Anwendungsbereiche
in folgenden Bereichen können Nummernkreise von dir definiert werden:
- Rechnungsnummern
- Lieferscheinnummern
- Auftragsbestätigungen
- Angebote
- Bestellungen
- SKUs
Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung von Nummernkreisen
Die Möglichkeit, Nummernkreise einzustellen, findest du unter Einstellungen / Auftragsdokumente im Reiter "Nummernkreise". Es sind schon vordefinierte Nummernkreise für Lieferscheine, Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen angelegt, die nicht gelöscht werden können und immer dann verwendet werden, wenn kein anderer Nummernkreis explizit einem Shop zugewiesen wurde. Um individualisierte Nummernkreise anzulegen, klick auf den Button "Neu".
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- Name: du kannst einen individuellen Namen für deinen Nummernkreis wählen. Der Name wird dann überall da angezeigt, wo du einen Nummernkreis auswählen kannst.
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- Kommentar: du kannst einen Kommentar für den Nummernkreis hinterlegen, bspw. wann der Nummernkreis eingesetzt werden soll. Dieser Kommentar wird in der Liste mit allen Nummernkreisen angezeigt.
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- Prefix: Möchtest du vor der eigentlichen Rechnungsnummer einen bestimmten Text einsetzen, kannst du diesen hier hinterlegen. Beispielsweise kannst du Wörter oder Jahreszahlen verwenden. Auch Platzhalter können hier genutzt werden.
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- Nummer: Hier kannst du angeben, bei welcher Nummer dein Nummernkreis anfangen soll.
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- Postfix: Der Postfix funktioniert wie der Prefix, nur dass dein gewählter Text diesmal am Ende deiner Nummer eingefügt wird. Auch hier kannst du Platzhalter verwenden.
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- Anzahl Stellen: Hier legst du die Anzahl der Stellen deiner Nummer fest. Beachte: ist die Länge der aktuellen Nummer niedriger als die Anzahl der Stellen werden die fehlenden Stellen von links mit Nullen aufgefüllt (Beispiel: Anzahl Stellen: 4, Nummer: 2 wird zu 0002)
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- Typ: Wähle aus, für welchen Anwendungsbereich dein Nummernkreis verwendet werden soll. Eine Übersicht der Anwendungsbereiche von Nummernkreisen findest du hier.
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- Vorschau: Du bist dir nicht sicher, wie sich deine Eingabe auf den Nummernkreis auswirkt? Die Vorschau zeigt dir immer an, wie dein Nummernkreis aussehen könnte, wenn du bestimmte Felder veränderst.
Besonderheiten bei der Verwendung von Platzhaltern in Nummernkreisen
Sowohl im Prefix als auch im Postfix kannst du Platzhalter verwenden. Bitte beachte aber, dass diese nur gefüllt werden, wenn die Informationen, die eingesetzt werden soll, auch zu dem Zeitpunkt der Verwendung des Nummernkreises vorhanden ist.
Wenn du z.B. das Zahldatum in der Rechnungsnummer verwenden möchtest, aber zum Zeitpunkt der Rechnungserzeugung noch kein Zahldatum vorhanden ist, dann wird der Platzhalter selber ausgegeben.