Nummernkreise einrichten
Mit der Einstellung der Nummernkreise bei Billbee kannst du die Nummerierung verschiedener Dokumente individuell anpassen. Wie du Nummernkreise einrichtest und für welche Bereiche dies möglich ist, zeigen wir in diesem Artikel.
In diesem Artikel
Anwendungsbereiche
In folgenden Bereichen können Nummernkreise von dir definiert werden:
- Rechnungsnummern
- Lieferscheinnummern
- Auftragsbestätigungen
- Angebote
- Bestellungen (nur für manuell angelegte Bestellungen)
- SKUs
Nummernkreise einrichten
Die Möglichkeit, Nummernkreise einzustellen, findest du unter Einstellungen/Auftragsdokumente/Nummernkreise. Es sind schon vordefinierte Nummernkreise für Lieferscheine, Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen angelegt, die nicht gelöscht werden können und immer dann verwendet werden, wenn kein anderer Nummernkreis explizit einem Shop zugewiesen wurde. Um individualisierte Nummernkreise anzulegen, klick auf den Button "Neu".
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- Vorschau: Du bist dir nicht sicher, wie sich deine Eingabe auf den Nummernkreis auswirkt? Die Vorschau zeigt dir immer an, wie dein Nummernkreis aussehen könnte, wenn du bestimmte Felder veränderst. Platzhalter können dabei nicht umgewandelt werden, da die Daten aus den Bestellungen gezogen werden. Sie werden dir an dieser Stelle immernoch als Platzhalter angezeigt.
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- Name: Du kannst einen individuellen Namen für deinen Nummernkreis wählen. Der Name wird dann überall da angezeigt, wo du einen Nummernkreis auswählen kannst.
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- Kommentar: Hier kannst du einen Kommentar für den Nummernkreis hinterlegen, bspw. wann der Nummernkreis eingesetzt werden soll. Dieser Kommentar wird in der Liste mit allen Nummernkreisen angezeigt.
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- Präfix: Möchtest du vor der eigentlichen Rechnungsnummer einen bestimmten Text einsetzen, kannst du diesen hier hinterlegen. Beispielsweise kannst du Wörter oder Jahreszahlen verwenden. Auch Platzhalter können hier genutzt werden.
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- Nächste Nummer: Hier kannst du angeben, mit welcher Nummer dein Nummernkreis anfangen soll. Diese Nummer wird als erst Nummer genommen, wenn du ein Auftragsdokument nach dem Speichern des Nummernkreises erstellst und ist dann fortlaufend.
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- Suffix: Der Suffix funktioniert wie der Präfix, nur dass dein gewählter Text diesmal am Ende deiner Nummer eingefügt wird. Auch hier kannst du Platzhalter verwenden.
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- Anzahl Stellen: Hier legst du die Anzahl der Stellen deiner Nummer fest. Beachte: ist die Länge der aktuellen Nummer niedriger als die Anzahl der Stellen werden die fehlenden Stellen von links mit Nullen aufgefüllt (Beispiel: Anzahl Stellen: 4, Nummer: 2 wird zu 0002).
Tipp: Wenn du möchtest, dass dein Nummernkreis das entsprechende aktuelle Jahr anzeigt, kannst du als Prä- oder Suffix den Platzhalter {YY} oder {YYYY} verwenden. Damit musst du zum Jahreswechsel das Prä- oder Suffix nicht manuell bearbeiten.
Besonderheiten bei der Verwendung von Platzhaltern in Nummernkreisen
Sowohl im Präfix als auch im Suffix kannst du Platzhalter verwenden. Bitte beachte aber, dass diese nur gefüllt werden, wenn die Informationen, die eingesetzt werden sollen, auch zu dem Zeitpunkt der Verwendung des Nummernkreises vorhanden sind.
Wenn du z. B. das Zahldatum in der Rechnungsnummer verwenden möchtest, aber zum Zeitpunkt der Rechnungserzeugung noch kein Zahldatum vorhanden ist, dann wird der Platzhalter selbst ausgegeben.
How To Video: Nummernkreise anlegen
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How To: Nummernkreise zum Jahresanfang zurücksetzen
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