Was muss bei der ersten Nutzung eingestellt werden?

Um Billbee nutzen zu können, musst du am Anfang ein paar Einstellungen vornehmen. Die folgende Checkliste führt dich durch die ersten Schritte:

Erste Schritte - eine Checkliste

  1. Rechnungsadresse hinterlegen
  2. Umsatzsteuer festlegen
  3. Nummernkreise festlegen
  4. Verbindungen zu einem Shop oder Marktplatz einrichten
  5. Layouts einrichten
  6. automatischen Zahlungsimport aktivieren
  7. Kunde werden
  8. weitere Infos

1. Rechnungsadresse hinterlegen

Für die einige Einstellungen und Funktionen bei Billbee kann es notwendig sein, dass du deine Rechnungsadresse hinterlegst. 

Keine Sorge, wir schicken dir nicht automatisch nach Ablauf der Testphase eine Rechnung an diese Adresse, denn damit zu Billbee als Nutzer auch nach der Testphase treu bleibst, bedarf es noch ein paar weiteren Schritten (siehe Kunde werden). 

Welche Einstellungen du rund um dein Benutzerkonto festlegen kannst, kannst du hier nachlesen. Um deine Rechnungsadresse direkt in Billbee zu hinterlegen, gelangst du hier direkt in die Einstellungen deines Benutzerkontos.

Deine Rechnungsadresse dient häufig als Basis für weitere Aktionen in Billbee. So kann Billbee bspw. an dem dort eingetragenen Land erkennen, aus welchem Land du deine Waren lieferst. Auch für die Drittlanderkennung oder die Erkennung, ob es sich um eine Exportlieferung handelt, ist es notwendig, dass in Billbee ein Land in der Rechnungsadresse hinterlegt ist.

2. Umsatzsteuer festlegen

Die deutschen Umsatzsteuersätze sind voreingestellt. Falls du nicht aus Deutschland kommst, prüfe bitte zuerst die für dich gültigen Umsatzsteuersätze und hinterlege sie bei Billbee. 

Die Umsatzsteuereinstellungen findest du unter Einstellungen / Grundeinstellungen / Steuer & Währung. Hier kannst du auch alle Einstellungen vornehmen, falls du bspw. unter die Kleinunternehmerregelung fallen solltest oder aus anderen Gründen von der Umsatzsteuer befreit bist.

Mehr Informationen zu dem Thema Umsatzsteuereinstellungen findest du auch hier.

3. Nummernkreise festlegen

Bei Billbee wird werden einige Dinge nummeriert, bspw. Rechnungen, Lieferscheine oder Kunden. Wenn du keine Nummernkreise festlegst, fangen alle Nummerierungen mit 1 an. Möchtest du diese Nummerierung anpassen, kannst du im Vorfeld abweichende Nummernkreisformate definieren.

Die Einstellung von Nummernkreisen findest du unter Einstellungen / Auftragsdokumente / Nummernkreise. Hier kannst du bereits vorhandene Nummernkreise anpassen oder auch neue anlegen.

Eine Anleitung, wie man Nummernkreise einrichtet, findest du hier

4. Verbindungen zu einem Shop oder Marktplatz einrichten

Um Bestellungen und Artikel in Billbee zu verwalten, musst du deine Shops und Marktplätze mit Billbee verknüpfen, damit die Daten ausgetauscht werden können.

Unter Einstellungen / Kanäle kannst du die Verbindung zu etlichen Shops, Marktplätzen und ERP/Warenwirtschaftssystemen einrichten, sodass deine Bestellungen automatisch im Hintergrund mit Billbee synchronisiert werden. Bitte beachte, dass nur Bestellungen der letzten 30 Tage automatisch synchronisiert werden. Möchtest du ältere Bestellungen einlesen, kannst du der Anleitung für das Einlesen von historischen Bestellungen folgen.

Eine vollständige Übersicht über Shops, Marktplätze und ERP/Warenwirtschaftssystemen, die mit Billbee verbunden werden können, findest du hier. Von dort kannst du auch zu der Anleitung speziell für dein genutztes System gelangen.

5. Layouts einrichten

Um mit Billbee Auftragsdokumente verschicken zu können, musst du ein Layout für das entsprechende Dokument erstellen. Du kannst die Auftragsdokumente ganz individuell erstellen und an deinen Shop anpassen. 

Layouts können für Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Angebote, Etiketten und Stornorechnungen unter Einstellungen / Auftragsdokumente / Layouts erstellt werden. Wie du ein Layout erstellst, findest du hier. Nur der Layouteditor für Etiketten ist etwas anders aufgebaut, weshalb du dafür hier eine gesonderte Anleitung findest.

6. automatischen Zahlungsimport aktivieren

Bei Billbee kannst du deine Zahlungseingänge ganz automatisch mit deinen eingegangenen Bestellungen abgleichen und zuordnen.

Damit du den automatischen Zahlungsabgleich nutzen kannst, musst du dein Bankkonto und/oder PayPal-Konto mit Billbee unter Einstellungen / Zahlungsabgleich hinzufügen. Wie du das machst, findest du hier.

7. Kunde werden

Deine 30-tägige kostenlose Testphase ist vorbei und wir konnten dich überzeugen? Super!

Im Dashboard oder über folgenden Link: Kunde werden kannst du Kunde bei Billbee werden. Hier kannst du deine persönlichen Daten sowie Zahlungsdetails hinterlegen um dein Benutzerkonto freizuschalten und der kostenpflichtigen Nutzung von Billbee zustimmen.

8. weitere Infos

Du möchtest noch mehr erfahren über Billbee? Dann sind folgende Links genau das Richtige für dich:

  • Unsere Hilfe beinhaltet Artikel zu allen Themen rund um Billbee. Du konntest in der Hilfe etwas nicht finden? Meld dich gerne bei uns!
  • Wir bieten regelmäßig Webinare zu Billbee allgemein, zu speziellen Themen aber auch mit Partnern von Billbee an. Einmal im Quartal  gibt es ein Billbee Intro, welches besonders geeignet ist für Neukunden (aber auch erfahrene Nutzer können hier immer etwas neues lernen). Im Billbee Intro wird gezeigt, was generell mit Billbee möglich ist und es wird ein Überblick über alle Funktionen gegeben. Die neuste Folge des Billbee Intros findest du hier.
  • Du möchtest nicht bis zum nächsten Webinar warten, möchtest aber trotzdem relevante Videos zu Billbee gucken? Schau doch auf unserem YouTube-Kanal vorbei. Hier findest du u.a. auch die aufgezeichneten Webinare.

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