Was muss bei der ersten Nutzung eingestellt werden?

Um Billbee nutzen zu können, musst du am Anfang ein paar Einstellungen vornehmen. Die folgende Checkliste führt dich durch die ersten Schritte:

1. Rechnungsadresse hinterlegen

Für einige Funktionen bei Billbee ist es notwendig, dass du deine Rechnungsadresse im Benutzerkonto hinterlegst. 

Keine Sorge, wir schicken dir nicht automatisch nach Ablauf der Testphase eine Rechnung an diese Adresse, denn damit du Billbee als Nutzer:in auch nach der Testphase treu bleibst, bedarf es noch ein paar weiterer Schritte (siehe Kund:in werden). 

Welche Einstellungen du rund um dein Benutzerkonto festlegen kannst, erklären wir dir in unserem Hilfeartikel "Benutzerkonto verwalten".

Deine Rechnungsadresse dient häufig als Basis für weitere Aktionen in Billbee. So kann Billbee bspw. an dem dort eingetragenen Land erkennen, aus welchem Land du deine Waren lieferst. Auch für die Drittlanderkennung oder die Erkennung, ob es sich um eine Exportlieferung handelt, ist es notwendig, dass in Billbee ein Land in der Rechnungsadresse hinterlegt ist.

2. Umsatzsteuer festlegen

Die Umsatzsteuereinstellungen findest du unter Einstellungen / Steuereinstellungen / Steuer & Währung. Hier kannst du auch alle Einstellungen vornehmen, falls du bspw. unter die Kleinunternehmerregelung fallen solltest oder aus anderen Gründen von der Umsatzsteuer befreit bist.

Die deutschen Umsatzsteuersätze sind voreingestellt. Falls du nicht aus Deutschland kommst, prüfe bitte zuerst die für dich gültigen Umsatzsteuersätze und hinterlege sie bei Billbee. 

Mehr Informationen zu dem Thema Umsatzsteuereinstellungen findest du in unserem Hilfeartikel "Steuereinstellungen".

3. Nummernkreise festlegen

Bei Billbee werden einige Dinge nummeriert, bspw. Rechnungen oder Lieferscheine. Wenn du keine Nummernkreise festlegst, fangen alle Nummerierungen mit 1 an. Möchtest du diese Nummerierung anpassen, kannst du im Vorfeld abweichende Nummernkreise definieren.

Die Einstellung von Nummernkreisen findest du unter Einstellungen / Auftragsdokumente / Nummernkreise. Hier kannst du bereits vorhandene Nummernkreise anpassen oder auch neue anlegen.

Eine Anleitung, wie man Nummernkreise einrichtet, findest du in unserem Hilfeartikel "Nummernkreise einrichten". 

4. Verbindungen zu einem Shop oder Marktplatz einrichten

Um Bestellungen und Artikel in Billbee zu verwalten, musst du deine Shops und Marktplätze mit Billbee verknüpfen, damit die Daten ausgetauscht werden können.

Unter Einstellungen / Kanäle kannst du die Verbindung zu Shops, Marktplätzen einrichten, sodass deine Bestellungen automatisch im Hintergrund mit Billbee synchronisiert werden. Möchtest du ältere Bestellungen einlesen, kannst du der Anleitung "Best Practice - Rückwirkender Abruf von Bestellungen" folgen.

Eine vollständige Übersicht über Shops und Marktplätze, die mit Billbee verbunden werden können, findest du im Hilfeartikel "Unterstützte Shops & Marktplätze". Von diesem Hilfeartikel kannst du auch zu der Anleitung speziell für dein genutztes System gelangen.

5. Layouts einrichten

Um mit Billbee Auftragsdokumente verschicken zu können, musst du ein Layout für das entsprechende Dokument erstellen. Du kannst die Auftragsdokumente ganz individuell erstellen und an deinen Shop anpassen. 

Layouts können für Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Angebote, Etiketten und Stornorechnungen unter Einstellungen / Auftragsdokumente / Layouts erstellt und angepasst werden. Wie du ein Layout erstellst, erklären wir dir in unserem Hilfeartikel "Layouts für Auftragsdokumente erstellen". Nur der Layouteditor für Etiketten ist etwas anders aufgebaut, weshalb du dafür eine gesonderte Anleitung in unserem Hilfeartikel "Etikettenlayout erstellen" findest.

6. Automatischen Zahlungsimport aktivieren

Bei Billbee kannst du deine Zahlungseingänge ganz automatisch mit deinen eingegangenen Bestellungen abgleichen und zuordnen.

Damit du den automatischen Zahlungsabgleich nutzen kannst, musst du dein Zahlungskonto an Billbee unter Einstellungen / Zahlungsabgleich anbinden.

Detaillierte Hilfeartikel zu einzelnen Zahlungsanbietern findest du in unserer Hilfe unter "Zahlungsanbieter anbinden"

Wie genau du den automatischen Zahlungsabgleich einrichtest, erklären wir dir in unserem Hilfeartikel "Zahlungsabgleich einrichten"

7. Kund:in werden

Deine 30-tägige kostenlose Testphase ist vorbei und wir konnten dich überzeugen? Super!

Im Dashboard oder über folgenden Link: Kund:in werden kannst du Kund:in bei Billbee werden. Hier kannst du deine persönlichen Daten sowie Zahlungsdetails hinterlegen, um dein Benutzerkonto freizuschalten und der kostenpflichtigen Nutzung von Billbee zuzustimmen.

8. Weitere Informationen

Du möchtest noch mehr erfahren über Billbee? Dann sind folgende Links genau das Richtige für dich:

• Unsere Hilfe beinhaltet Artikel zu allen Themen rund um Billbee. Du konntest in der Hilfe etwas nicht finden? Meld dich gerne bei uns!
• Du möchtest nicht bis zum nächsten Webinar warten, möchtest aber trotzdem relevante Videos zu Billbee sehen? Schau doch auf unserem YouTube-Kanal vorbei. Hier findest du Videoanleitungen und unsere aufgezeichneten Webinare.
• Wir schreiben regelmäßig zu verschiedenen Themen Blogartikel. Schau doch gerne mal vorbei. 

How To Video: Erste Schritte mit Billbee

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