DHL Geschäftskundenversand einrichten

Bei Billbee kannst du ganz einfach den DHL Geschäftskundenversand (aktuell 3.x)  anbinden. Voraussetzung ist ein gültiger DHL Geschäftskundenvertrag, welchen du ab einer Summe von 200 nationalen und/oder internationalen Paketen im Jahr hier direkt abschließen kannst.

Jetzt DHL Kunde werden

Wie die Anbindung des DHL Geschäftskundenversand 3.x funktioniert und was du beachten musst, kannst du in diesem Artikel nachlesen.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Anbindung von DHL an Billbee 

Um eine neue Versandanbindung bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Versand & Fulfillment auf den Button "Neu". 

Im Reiter "Allgemeine Eigenschaften" musst du erstmal nur einen Namen für deine Versandanbindung hinterlegen, alle anderen Informationen sind optional.

Im Reiter "API Anbindung" kannst du alle api-spezifischen Einstellungen vornehmen:

1

Benutzername: Hinterlege in diesem Feld den Benutzernamen, den du für das DHL Geschäftskundenportal nutzt. Hier musst du unbedingt die Groß-/Kleinschreibung beachten. Die Anmeldung bei DHL im Geschäftskundenportal prüft die Groß-/Kleinschreibung nicht, d.h. dort funktioniert ein Login auch mit nicht passender Groß-/Kleinschreibung. Die Schnittstelle bei Billbee prüft aber etwas genauer, weshalb es wichtig ist, den Benutzernamen exakt so bei Billbee zu hinterlegen, wie er auch bei DHL angelegt ist. 

2

Passwort: Gib hier das Passwort ein, welches du für das DHL Geschäftskundenportal nutzt. Nutzt du im Passwort die Zeichen "<" oder ">", dann klappt zwar die Anmeldung im Geschäftskundenportal, aber nicht über die Schnittstelle. Ebenso kommt es zu Problemen bei dem Sonderzeichen "+". In diesem Fall muss einfach ein neues Passwort bei DHL vergeben werden, ohne diese Sonderzeichen und dann bei Billbee hinterlegt werden. Es gibt aber auch Sonderzeichen, die keine Probleme verursachen und verwendet werden können, wie z.B. "!" und "?".

3

EKP Nummer: Deine EKP Nummer ist deine DHL Kundennummer, die du im Geschäftskundenportal finden kannst. Hierfür gehst du einfach in deine Vertragsdaten und im Reiter "Vertragspositionen", wo du deine Abrechnungsnummer sehen kannst. Die ersten 10 Positionen deiner Abrechnungsnummer ist deine EKP Nummer, die du in diesem Feld hinterlegen musst.

4

Teilnahme Nummer: Deine Teilnahme Nummer sind die letzten beiden Ziffern deiner DHL Abrechnungsnummer. Deine DHL Abrechnungsnummer kannst du im Geschäftskundenportal finden. Hierfür gehst du einfach in deine Vertragsdaten und im Reiter "Vertragspositionen", wo du deine Abrechnungsnummer sehen kannst. Die letzten beiden Ziffern deiner Abrechnungsnummer sind deine Teilnahme Nummer, die du in dieses Feld hinterlegen musst.

5

Adressdaten: Fülle in den Adressdaten deine Absenderadresse ein. Alternativ kannst du auch einfach oben auf den Button "Adresse aus Benutzerkonto" übernehmen klicken, dann wird automatisch die Adresse deines Billbee Nutzerkonto eingefügt. 

Hast du alle Informationen eingegeben, dann klicke unten auf den Button "API Konfiguration testen". Ist die Konfiguration erfolgreich, erhält du eine Benachrichtigung darüber und ein neuer Reiter "Produkte" erscheint in der Versandanbindung. Jetzt kannst du dort deine Versandprodukte anlegen. Das geht am einfachsten, wenn du im Reiter "Produkte" auf den Button "Produkte abrufen" klickst, dann so werden die angebotenen Versandprodukte automatisch abgerufen und deiner Versandanbindung hinzugefügt. Über den Button "Neu" kannst du auch manuell über ein Dropdown-Menü ein Versandprodukt anlegen.

Klicke jetzt noch unten rechts auf "Speichern" um die Versandanbindung abzuspeichern. Folgende Produkte werden von DHL abgerufen:

Zusatzleistungen

Über den Button "Neu" in der Spalte "Zusatzleistungen" kannst du noch verschiedene Services konfigurieren.

Folgende Services stehen dir aktuell zur Verfügung, jeweils abhängig vom gewählten Produkt:

• Alterssichtprüfung
• Benachrichtigung bei Unzustellbarkeit
• Empfängerbenachrichtigung
• Filial-Routing
• Höherversicherung
• Identifikations-Service
• Individuelle Teilnahme
• Keine Nachbarzustellung
• Nachnahme
• Persönliche Übergabe
• Premiumversand
• Rücksendeetikett erzeugen
• Sperrgut
• Terminzeit
• Verderbliche Ware
• Verpackung zurücksenden
• Vorausverfügung
• Wunschnachbar 
• Wunschort 
• Zustellung am Wunschtag

Damit die Anbindung genutzt werden kann, muss mindestens ein Versandprodukt eingerichtet werden.

wichtig / zu beachten

Best Practice Tipp: Möchtest du verschiedene Absenderadressen nutzen, dann kannst du die Versandanbindung einfach ein zweites Mal angelegen und dort die abweichende Absenderadresse hinterlegen.

Verschiedene DHL Benutzertypen

Bei DHL können mehrere Benutzer eingerichtet werden. Wenn statt des "Systembenutzers" ein anderer Benutzer verwendet wird, müssen alle Einstellungen im DHL Geschäftskundenportal für diesen Benutzer vorgenommen werden. Das sind zum Beispiel Einstellungen zum Papierformate oder zulässigen Abrechnungsnummern. 

Abrechnungsnummer

Eine Abrechnungsnummer setzt sich aus drei Teilen zusammen: Die ersten 10 Stellen sind die EKP, die Stellen 11 und 12 kennzeichnen das Versandprodukt (beim DHL Paket national  V01PAK wäre es die 01 und beim Paket International die V53WPAK die 53), die Stellen 13 und 14 bilden die Teilnahmenummer.

Beispiel: Aus der Abrechnungsnummer 12345678905302 ergibt sich die EKP 1234567890, das Versandprodukt 53 und die Teilnahmenummer 02 - es handelt sich also um ein DHL Paket national.  

Wenn du Abrechnungsnummern mit verschiedenen Teilnahmenummern hast - sich die Teilnahmenummer deines Versandproduktes also von der in der Anbindung hinterlegten unterscheidet - musst du als Zusatzleistung die Option "individuelle Teilnahme" auswählen und die abweichende Nummer entsprechend eintragen.

Internationaler Versand

Auch wenn nur der Internationale Versand verwendet werden soll, muss in den Einstellungen im Reiter "API Anbindung" die Teilnahmenummer für den Nationalen Versand angegeben werden. Für den Internationalen Versand kannst du im Reiter "Produkte" eine abweichende bzw. individuelle Teilnahmenummer angeben, wenn du das entsprechende Versandprodukte auswählst. Die letzten beiden Stellen der Abrechnungsnummer sind deine Teilnahmenummer. Die Teilnahmenummer muss immer eingetragen werden, wenn in dem Reiter "API" eine andere Teilnahmenummer eingetragen ist. 

Ein Versandprodukt kann auch doppelt von dir angelegt werden - einmal mit "Export" und einmal ohne. Hierbei ist es aber sinnvoll, dass du dann den Anzeigenamen entsprechend anpasst, damit du erkennst, welches Versandprodukt mit Export ist und welches Versandprodukt ohne.

Export in Drittländer

Für den Export in Drittländer kann man das gewünschte Produkt (nicht deine Artikel, sondern das Versandprodukt) ein zweites Mal anlegen und dort "Export" markieren. Dann wählt man die Exportart aus. Wählt man "Other", ist es zwingend notwendig, im Feld "Andere Exportart" einen Eintrag erforderlich. Du kannst auch EORI Nummern für Exportbestellungen übergeben lassen. Deine eigene EORI Nummer unter Einstellungen / Versand & Fulfillment im Reiter "EORI Nummer" hinterlegen. Die Nummer des/der Kund:in kannst du im "Bearbeiten"-Fenster deines/deiner Kund:in angeben. 

Außerdem ist es notwendig, dass deine Artikel auf den Export vorbereitet sind. Für den Export ist die Angabe des Herkunftslands, des Gewichts und des Warencodes (TARIC) zwingend notwendig, damit die Exportsendungen abgewickelt werden können. Wie du einen Artikel bearbeitest, kannst du hier nachlesen.

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DHL Paket International

Für das Versandprodukt DHL Paket International (V53WPAK;53) gibt es jetzt eine neue Konfigurationsoption "Zustellvariante". Diese kannst du als Zusatzleistung dem entsprechenden Versandprodukt hinzufügen. 

Die bisherige Zusatzoption "Premiumversand" ist nun als Untermenü über die Option "Zustellvariante" verfügbar. Dazu kommen noch die Varianten "Economy" und "Closest Droppoint"

Wird die Zustellvariante "Economy" erfolgreich beim Versand angewendet, so ist anschließend auf dem Label keine besondere Kennzeichnung sichtbar. Wird die Zustellvariante "Premium" erfolgreich beim Versand angewendet, so ist anschließend auf dem Label die Kennzeichnung Premium sichtbar. Wird die Zustellvariante "Closest Droppoint" erfolgreich beim Versand angewendet, so ist anschließend auf dem Label das zusätzliche "Hausicon" sichtbar.

Die neue Zustellvariante "Closest Droppoint" ermöglicht einen einfachen Paketversand an Abgabestellen wie Paketautomaten oder Paketshops im europäischen Ausland. DHL Paket bietet seinen Geschäftskund:innen die Möglichkeit, Paketsendungen ins EU-Ausland auf einfache Weise an Abgabestellen wie Paketautomaten oder Paketshops zu versenden. Dazu müssen sie lediglich die neue Zustellvariante "Closest Droppoint" auswählen.

Die Angabe eines konkreten Abgabepunkts ist nicht erforderlich, das übernimmt der jeweilige ausländische Zustellpartner der DHL im Zielland.

Geschäftliche Versender profitieren nicht nur von der leichten Beauftragung, sondern in der Regel auch von einem günstigeren Preis als bei der Hautürzustellung und der Gewissheit, dass die Sendungen im ersten Zustellversuch ihr Ziel erreichen.

Leider kann durch Billbee vorher nicht validiert werden, ob der Service "Closest Droppoint" für das gewählte Zielland tatsächlich verfügbar ist. Der Versand funktioniert trotzdem, denn es wird eine Fallback-Zustellvariante (eine Zustellvariante, die standardmäßig verfügbar ist) stattdessen genutzt.  Stand November 2022 ist z. B. Italien kein erlaubtes Zielland.  Wird dann trotzdem mit "Closest Droppoint" versendet, wird dann auf dem generiertem Label, die Zustellvariante Premium als Fallback genutzt. Du solltest dich daher vorab informieren, für welche Länder "Closest Droppoint" verfügbar ist. 

Aktuell ist dieser Service nur für Österreich, Dänemark, Schweden, Finnland und Belgien verfügbar (Stand Januar 2023). Weitere Zielländer folgen in der Zukunft.

Achtung: Bei der Zustellvariante "Closest Droppoint" ist es zwingend notwendig, den Service "Empfängerbenachrichtigung" und "Vorausverfügung" ebenfalls zu aktivieren.

Es gibt außerdem eine weitere Zusatzleistung "Postal Delivery Duty Paid" für das DHL Paket International. 

Für den zollpflichtigen Versand können geschäftliche Paketversender mit diesem Service alle Einfuhrabgaben für ihre Empfängerkund:innen übernehmen. So entstehen den Endkund:innen bei der Verzollung keine Kosten, die sie bei der Zustellung bezahlen müssen. Geschäftskund:innen wiederum profitieren von einem beschleunigten Zustellprozess, da alle Gebühren bereits im Bestellvorgang durch ihre Kund:innen bezahlt wurden.

Wird eine Sendung erfolgreich mit dem Zusatzservice PDDP versendet, so ist die Kennzeichnung PDDP auf dem Label sichtbar.

Falls dieser Service nicht für das Zielland verfügbar ist, so erscheint ein Fehlerhinweis: "Der Service Postal Delivery Duty Paid steht für dieses Land nicht zur Verfügung."

Dieser Service ist aktuell nur für den Paketversand in das Vereinigte Königreich ohne Nordirland (XU) buchbar. Weitere Zielländer sind in Vorbereitung. 

Besonderheiten bei Retouren

Damit du Retouren nutzen kannst, musst du zuerst für den Service "Beilegeretoure" bei der DHL freigeschaltet sein. Wende dich dafür direkt an die DHL, um eine Freischaltung zu erhalten. Bitte beachte, dass du den Service "Retoure online" mit Billbee nicht nutzen kannst.  Wenn du eine abweichende EKP-, Teilnahme- oder Verfahrens-Nummer für Retouren hast, kannst du diese im Reiter API Anbindung eintragen. Dafür kannst du im Reiter "API Anbindung" in deiner DHL Anbindung einen Haken bei der Option "Andere Kundendaten für Retour nutzen" setzen. Dann tauchen die Felder auf, in denen du die abweichenden Nummern eintragen kannst. Deine EKP Nummer ist deine DHL Kundennummer, die du im Geschäftskundenportal finden kannst. Hierfür gehst du einfach in deine Vertragsdaten und im Reiter "Vertragspositionen", wo du deine Abrechnungsnummer sehen kannst. Die ersten 10 Positionen deiner Abrechnungsnummer sind deine EKP Nummer, die Stellen 11 und 12 sind die Verfahrensnummer und die Stellen 13 und 14 sind die Teilnahmenummer. Deine Abrechnungsnummer enthält alle 14 Stellen. 

Damit du Retouren nutzen kannst, musst du zuerst für den Service "Beilegeretouren" bei der DHL freigeschaltet sein. Wende dich dafür direkt an die DHL, um eine Freischaltung zu erhalten. Bitte beachte, dass du Retoure online nicht nutzen kannst mit Billbee. 

Außerdem taucht im "Bearbeiten"-Fenster deiner Bestellung im Reiter "Versand" eine neue Spalte auf: "Typ". Da ist ab sofort zwischen den Typen "Sendung" und "Retoure" unterschieden. Für den Versand von z.B. OTTO-Bestellungen wird für eine Sendung sowohl der Typ "Sendung" als auch eine zweite Zeile mit dem Typ "Retour" benötigt. Mehr Informationen zu der Schnittstelle von OTTO findest du hier.

Einrichtung Zusatzleistung für Retouren

Unter Einstellungen / Versand & Fulfillment kannst du entweder eine neue Anbindung für den DHL Geschäftskundenversand anlegen oder du bearbeitest eine bereits bestehende Anbindung indem du auf das Stiftsymbol neben der bestehenden Anbindung für den DHL Geschäftskundenversand klickst. Im Reiter "Produkte" kannst du deine Versandprodukte verwalten. Über den Button "Neu" in der Spalte "Zusatzleistungen" kannst du noch verschiedene Services konfigurieren, u.a. auch die Retoure:

Möchtest du nicht für alle Sendungen mit dem Versandprodukt die Rücksendeetiketten mit erzeugen, dann kannst du das Versandprodukt auch einfach noch ein zweites Mal anlegen: einmal ohne die Zusatzleistung und einmal mit der Zusatzleistung. Dafür findest du unterhalb der bereits angelegten Versandprodukte den Button "Neu". Da klickst du drauf und pflegst alle Informationen ein.

Labels erneut herunterladen

Möchtest du ein Label erneut herunterladen, kannst du das bei Billbee nur bis zum Tagesabschluss machen. Danach musst du direkt in das Sendungsarchiv des Geschäftskundenportal gehen und dort das Label erneut herunterladen.

Du kannst auf der Seite „aktuelle Versandaufträge“ im Reiter "Versandbatches" die von dir erzeugten Labelbatches sehen und dann auch erneut herunterladen.

Logindaten

Ein beliebter Fehler ist es, dass die Groß-/Kleinschreibung des Benutzernamens nicht beachtet wird. Die Anmeldung bei DHL im Geschäftskundenportal prüft das nicht, d.h. dort funktioniert ein Login auch mit nicht passender Groß-/Kleinschreibung. Die Schnittstelle bei Billbee prüft aber etwas genauer. Es ist also wichtig, den Benutzernamen exakt so bei Billbee zu hinterlegen, wie er auch bei DHL angelegt ist. Wird im Passwort das Zeichen "<" oder ">" verwendet, klappt zwar die Anmeldung im Geschäftskundenportal, aber nicht über die Schnittstelle. Ebenso kommt es zu Problemen bei dem Sonderzeichen "+". In diesem Fall muss einfach ein neues Passwort bei DHL vergeben werden, ohne diese Sonderzeichen und dann bei Billbee hinterlegt werden. Es gibt aber auch Sonderzeichen, die keine Probleme verursachen und verwendet werden können, wie z.B. "!" und "?". Außerdem läuft das Passwort für das DHL Geschäftskundenportal von Zeit zu Zeit ab. Hier musst du dann ein neues Passwort im Geschäftskundenportal hinterlegen und es anschließend auch bei Billbee anpassen. Wenn nach einer Änderung des Passworts ein "Validierungsfehler" angezeigt wird, sollte der Reiter "Produkte" geprüft werden. 

DHL Sendungsverfolgung

DHL bietet zwei Formen der Sendungsverfolgung an: NO-LP (öffentliche Sendungsverfolgung ohne Login) und NO-LB (Sendungsverfolgung für Geschäftskunden mit Login). Billbee kann beide Arten ansteuern. Wenn bei der Versandschnittstelle kein Login für die Sendungsverfolgung angegeben ist, verwendet Billbee automatisch den NO-LP Dienst, was immer funktionieren sollte. Ist dort ein NO-LB Login hinterlegt, wird die NO-LB Verfolgung verwendet. Ein passendes NO-LB Login zu bekommen kann etwas schwierig sein, weil es eine besondere Berechtigung benötigt, damit die Schnittstelle aufgerufen werden kann. Grundsätzlich handelt es sich einfach um ein NO-LB Login (sogenannte zt-Kennung), mit der auch ein Login auf der Webseite der Sendungsverfolgung bei DHL möglich ist. Es benötigt allerdings noch die Berechtigung zum Direktaufruf / XML Schnittstelle. Die muss gesondert beim DHL Support angefordert werden.

Labelformat konfigurieren

Möchtest du das Labelformat deiner DHL-Versandlabels ändern, musst du das direkt im Geschäftskundenportal der DHL machen und nicht bei Billbee. Logge dich dafür im Geschäftskundenportal ein und klicke auf den Menüpunkt "Versenden" und dort auf "Einstellungen". Da kannst du dann allgemeine Einstellungen vornehmen, wo du alle Einstellungen rund um die Versandlabels findest. Hier kannst du bspw. auch das kleinere Format für die Warenpost aktivieren.

Ein Tipp aus der Praxis: Nutzt du das kleinere Labelformat und möchtest, dass DHL-Paket und Warenpost im Bulkversand in getrennten Dateien zum Download bereit gestellt werden, kannst du die DHL Anbindung für die Warenpost ein zweites mal einrichten und so Paket und Warenpost getrennt erzeugen.

Konfiguration im DHL Geschäftskundenportal

Das Labelformat für die DHL Label kannst du auch im DHL Geschäftskundenportal anpassen. Hier lassen sich dann beispielsweise auch abweichende Papierformate für die Warenpost anlegen. Die passende Einstellung findest du dort unter "Paket & Waren / Versenden - Einstellungen - Allgemeine Einstellungen":

Mögliche Fehlercodes & ihre Bedeutung

Nachfolgend findest du einige Fehlerbenachrichtigungen, die im Zusammenhang mit der Einbindung der DHL-Schnitstelle oder mit dem Versenden mit DHL aufgetaucht sind.

Bereich	Fehlercode/-meldung	mögliche Bedeutung	Lösung
Anbindung	Error 0: Sendungen konnten nicht über die DHL GKV API erzeugt werden: Sendungen konnten nicht über die GKV API erzeugt werden: 118 - Invalid GKP username and/or password.	Taucht auf bei Erstellung von Labeln, wenn der Login oder EKP falsch ist	überprüfe deine Login-Daten und deine EKP, korrigiere sie ggf. und versuche es erneut.
Anbindung	Sendungen konnten nicht über die DHL GKV API erzeugt werden:Sendungen konnten nicht über die GKV API erzeugt werden: 112 - Password expired	Das Passwort bei DHL ist nicht mehr gültig.	Logge dich im DHL-Geschäftskundenportal ein und vergib ein neues Passwort vergeben. Das neue Passwort musst du dann anschließend bei Billbee in der Versandanbindung aktualisieren.
Anbindung	Die ausgewählte Abrechnungsnummer steht nicht zur Verfügung	Damit ein internationaler Versand (EU und Drittland) möglich ist, muss im deinem Billlbee-Account deine Rechnungsadresse hinterlegt sein. Anhand des dort angegebenen Landes wird ermittelt, aus welchem Land die Lieferung erfolgt. Wenn die Fehlermeldung trotz hinterlegter Rechnungsadresse erscheint, wurde beim Versand ein nicht korrekt konfiguriertes Versandprodukt verwendet.	1. Überprüfe, ob deine Rechnungsadresse korrekt in deinem Benutzerkonto hinterlegt ist  2. Überprüfe, ob die Versandprodukte korrekt angelegt sind, d.h., dass ein Exportprodukt für den internationalen Versand angelegt sein muss und im Reiter "Produkte" in deiner Versandanbindung muss eine abweichende bzw. individuelle Teilnahmenummer für den individuellen Versand angegeben sein.
Versenden	Bitte geben Sie eine Hausnummer ein	Diese Fehlermeldung erscheint beim Versenden mit DHL häufig, wenn der/die Kund:in sein Adresse falsch eingegeben hat, z.B. seine Hausnummer in das Feld des Adresszusatzes.	Korrigiere die Adresse manuell, sodass jedes Feld mit der richtigen Information gefüllt ist
Versenden	Error 1101: Bitte geben Sie eine gültige Telefonnummer an.	Diese Fehlermeldung erscheint beim Versenden mit DHL immer dann, wenn die Telefonnummer im Systembenutzer der DHL ein anderes Format hat als bei Billbee oder es eine ganz andere Telefonnummer ist, denn die Telefonnummern von dir als Händler:in müssen bei Billbee und in dem Geschäftskundenportal von DHL übereinstimmen	Überprüfe die Telefonnummer und korrigiere sie ggf., sodass beide Telefonnummern identisch sind und auch das gleiche Format haben.
Versenden	Es handelt sich um eine ungültige Postleitzahl. Bitte verwenden Sie eine Postleitzahl im Format 9999	Diese Fehlermeldung erscheint beim Versenden mit DHL immer dann, wenn das Format der Postleitzahlt nicht korrekt ist. Hierbei kann es sich sowohl um die PLZ der Kund:innen handeln, als auch um die in den Verbindungseinstellungen hinterlegte PLZ.	Überprüfe die Postleitzahl der / des Kund:in, sowie deine in den Einstellungen der Versandanbindung hinterleget PLZ
Versenden	Result mit Fehler/Warnung für order 12345678: Error 0: Sendungen konnten nicht über die DHL GKV API erzeugt werden: Sendungen konnten nicht über die GKV API erzeugt werden: 1101 - Unknown group profile	Dieser Fehler hängt mit den Nutzergruppen im Geschäftskundenportal zusammen, wo du bestimmen kannst, welcher Nutzer welche Abrechnungsnummern nutzen darf. Im Request ist eine Nutzergruppe hinterlegt, die im Geschäftskundenportal nicht existiert, bzw. einen anderen Namen trägt.	Du musst den Nutzer in deinem DHL Geschäftskundenversand-Account unter "Versenden" > "Administration" > "Nutzergruppen" freigeben.