Kund:innen bearbeiten
Um Bestellungen abzuwickeln ist es wichtig, dass auch die Kundendaten korrekt angelegt sind und zugeordnet werden können. Es kommt immer wieder vor, dass sich Kundendaten ändern. Wie du einen Kundendatensatz bearbeitest, findest du in diesem Artikel.
In diesem Artikel
Direkt in der Tabellenzeile des/der Kund:in in der Kundenübersicht können die meisten der Kundeninformationen bearbeitet werden. Wenn du mit der Maus in der Zeile eines/einer Kund:in über die einzelnen Spalten fährst, dann sind alle Felder, die du direkt in der Tabelle bearbeiten kannst, mit einem Stift gekennzeichnet. Die Felder, die du direkt in der Tabellenzeile bearbeiten kannst, sind die Kundennummer, der Name, die Kundensprache, den Kundentyp und die Preisgruppe.
Möchtest du die spezifischen Daten eines/einer bestimmten Kund:in bearbeiten, dann kannst du das über das "Bearbeiten"-Fenster machen. Hierzu gehst du in deiner Kundenübersicht auf den Artikel, den du bearbeiten möchtest. In jeder Zeile findest du ein Stiftsymbol. Wenn du auf diesen Stift klickst, dann gelangst du in das "Bearbeiten"-Fenster.
Im "Bearbeiten"-Fenster kannst du die Kundeninformationen in sechs Reitern bearbeiten:
Allgemein
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- Allgemeine Informationen: Füge hier die wichtigsten Daten deiner Kund:innen hinzu. Du kannst in diesem Bereich auch auswählen, ob es sich um eine:n Endkund:in oder eine:n Geschäftskund:in handelt. Außerdem kannst du Preisgruppen festlegen. Was Preisgruppen sind und wie du sie verwendest, findest du hier. Sind deine Kund:innen aus nicht deutschsprachigen Ländern, dann kann es notwendig sein, dass du ihnen z. B. Auftragsdokumente in einer anderen Sprache als Deutsch sendest. Die Kundensprache kannst du auch in diesem Bereich festlegen. Damit u. a. die Mehrsprachigkeit von Layouts funktioniert, kannst du hier die Sprache des/der Kund:in setzen. Alternativ kannst du die Sprache auch automatisch per Regel setzen lassen.
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- Weitere Nummern & Ids: Hinterlege optional eine Umsatzsteuer Id und/oder EORI Nummer für diesen Datensatz.
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- E-Mails: In diesem Bereich kannst du verschiedene E-Mail-Adressen für den Kundendatensatz definieren. Du kannst eine Standardmailadresse deiner Kund:innen definieren oder auch alternative Adressen für bspw. kaufmännische Dokumente wie Rechnungen. Zu beachten ist, dass jeder E-Mail-Typ nur einmalig verwendet werden kann. Die E-Mail-Adresse für kaufmännische Dokumente wird für alle E-Mails in Verbindung mit Auftragsdokumenten verwendet und die E-Mail-Adresse für Statusänderungen, um deine Kund:innen über die entsprechenden Änderungen im Auftragsstatus zu informieren. Hast du eine Regel zum Versand von z. B. Auftragsdokumenten eingerichtet und den Mailtyp nicht festgelegt wird hier immer automatisch auf die Standardmailadresse zurückgegriffen. Möchtest du beim automatischen Versand deiner Rechnungen, dass die Mails mit den Auftragsdokumenten also immer an die kaufmännische E-Mail-Adresse gesendet werden, dann musst du das in der Aktion deiner dazugehörigen Automatisierungsregeln hinterlegen.
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- Telefonnummern: In diesem Bereich kannst du verschiedene Telefonnummern für deine Kund:innen hinterlegen. Auch hier darf jeder Typ nur einmalig vergeben werden.
Adressen
Hier siehst du alle Adressen, die in dem Kundendatensatz angelegt sind. Ganz rechts findest du die Spalte “In Verwendung”, in der entweder “Ja” oder “Nein” steht. Adressen, die bereits in einer Bestellung verwendet werden, werden mit "Ja" markiert. Möchtest du die Adresse dennoch ändern, kannst du dies ganz normal über das Stiftsymbol links in der Zeile der Adresse tun. Der einzige Unterschied ist dann, dass nach dem Speichern eine neue Adresse angelegt wird, die dann in der Spalte “In Verwendung” den Status “Nein” bekommt.
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- Neue Adresse: Füge eine neue Adresse des/der Kund:in hinzu. Im nächsten Fenster kannst du alle Informationen hinterlegen und auswählen, ob es sich um eine Liefer- oder Rechnungsadresse handelt.
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- Adressen zusammenfassen: Mit diesem Button hast du die Möglichkeit, Adressen zusammenzufassen. Bitte beachte, dass zusammengefasste Adressen nicht mehr getrennt werden können. Links wird die neue Adresse angezeigt „Neue Adresse (Ergebnis)“. Daneben „Zusammenfassende Adresse“ befindet sich die vorher ausgewählten Adressen. An den einzelnen Datenfeldern befindet sich jeweils ein grünes oder schwarzes Häkchen. Ein Klick auf das Häkchen übernimmt den Dateninhalt in die neue Adresse. Das grüne Häkchen bedeutet, dass die Inhalte in die neue Adresse übernommen werden. Alle Felder mit einem schwarzen Häkchen werden nicht übernommen.
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- Bearbeiten: Über den Button kannst du eine bestehende Rechnungs- bzw. Lieferadresse bearbeiten.
Quellen
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- Neue Quelle: Wenn der Shop die Funktion unterstützt, kann hier die Id für den Kundendatensatz hinzugefügt werden. Wird ein Kundendatensatz durch den Bestellimport neu angelegt, dann wird die Quelle automatisch hier angelegt.
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- Quelle bearbeiten: Bei Bedarf kannst du hier die Quelle bearbeiten.
Zahlungen
In diesem Reiter werden alle Zahlungen angezeigt, die diesem/dieser Kund:in zugeordnet werden konnten.
Bestellungen
Im Reiter "Bestellungen" werden alle Bestellungen angezeigt, die der/die Kund:in getätigt hat.
Bemerkungen
Im Reiter "Bemerkungen" kannst du über den "Bemerkung hinzufügen"- Button interne Bemerkungen zu deinen Kund:innen hinterlegen.
How To Video: Die Kundenübersicht
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