OTTO Market mit Billbee verbinden
Ab sofort kannst du auch deinen OTTO Market Account mit deinem Billbee-Account verbinden. Du kannst Bestellungen und Artikel aus OTTO Market einlesen und den Bestandsabgleich durchführen. Versenden kannst du Bestellungen von OTTO Market aktuell nur mit dem DHL Geschäftskundenversand und GLS. Wie du die Schnittstelle von OTTO Market mit deinem Billbee-Account verbindest, erfährst du in diesem Artikel.
In diesem Artikel
Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung
Voreinstellungen
Damit du OTTO Market mit Billbee verbinden kannst, musst du zuerst einen API-Nutzer einrichten. Wie das bei OTTO Market funktioniert, kannst du auf dem Partner Helpdesk von OTTO Market nachlesen. Du musst bei OTTO Market registriert sein und dich im Partnerportal von OTTO Market (OTTO Partner Connect (OPC)) anmelden, alle notwendigen Dokumente hinterlegen und dann dort deinen API-Nutzer anfordern.
Anbindung von OTTO Market an Billbee
Um eine neue Shopverbindung bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Kanäle auf den Button "Neu".
Jetzt öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem dir alle Shop- und Marktplatzverbindungen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Scrolle nun runter, bis du bei "OTTO" angelangt bist und klicke darauf.
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- Name: Gib einen beliebigen internen Namen für deine Shopverbindung ein.
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- Login-Name: Gib hier den Benutzernamen deines API-Benutzers von OTTO Market ein.
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- Passwort: Hinterlege das entsprechend dazugehörige Passwort.
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Bestellungen immer mit Otto Payments als Zahlart importieren: Lege fest, ob Bestellungen aus Otto Market immer mit der Zahlart "Otto Payments" in Billbee angelegt werden sollen.
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- Bestellungen im Status Storniert nicht aktualisieren: Aktuell ist es nicht möglich einen Teilstorno von Otto Market zu Billbee zu synchronisieren. Es wird in so einem Fall immer die gesamte Bestellung in den Staus "Storniert" gesetzt. Aktivierst du diese Option werden Bestellungen, welche im Otto Market storniert werden nicht mehr in Billbee in den Status "Storniert" gesetzt.
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Änderungen abgleichen: Wähle aus, in welche Richtung die Änderungen abgefragt werden sollen. Du kannst zwischen nie (kein Abgleich), OTTO Market zu Billbee, Billbee zu OTTO Market oder beidseitig. Standardmäßig ist beidseitig ausgewählt (Otto ↔ Billbee).
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- Aufträge einlesen: Lege fest, ob über die Verbindung Bestellungen eingelesen werden sollen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert beim Anlegen der Verbindung und muss aktiviert sein, damit Bestellungen von OTTO Market zu Billbee übertragen werden können. Ist die Option aktiviert, dann kannst du noch auswählen, ab welchem Datum die Bestellungen importiert werden sollen.
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Bearbeiten von Auftragspositionen verbieten: Du kannst die Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus OTTO Market übermittelt werden, quasi "sperren". Das bedeutet, dass die Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee, die von OTTO Market übertragen wurde, dann nicht mehr manuell bearbeitet werden können.
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- Erzeugen von Rechnungen mit Billbee verbieten: Diese Option, die du eventuell aus anderen Anbindungen bei Billbee kennst, ist hier standardmäßig aktiviert und kann von dir auch nicht deaktiviert werden. Denn du kannst und darfst bei Billbee keine Rechnungen für Bestellungen aus dem OTTO Marktplatz erzeugen, da diese beim Versand bzw. nach der Statusübertragung vom Status von OTTO Market selbst erzeugt wird. Das bedeutet, dass weder automatisch noch manuell Rechnungen für OTTO-Bestellungen erzeugt werden können.
Wichtig / zu beachten
Versand bei OTTO Market
Du musst unbedingt mit einem Versanddienstleister versenden, bei dem du als Zusatzleistung ein Rücksendeetikett parallel zum Versand erzeugen kannst. Aktuell geht das mittels DHL und GLS.
Wie genau du mittels DHL Versandlabel inkl. Rücksendelabel über den Service der DHL Beilegeretoure versenden kannst erklären wir Hier
Wie Retourenlabel zusammen mit Versandlabel über GLS erstellt werden können erklären wir Hier.
Im "Bearbeiten"-Fenster deiner Bestellung im Reiter "Versand" taucht nun eine neue Spalte auf: "Typ". Da ist ab sofort zwischen den Typen "Sendung" und "Retoure" unterschieden. Für den Versand deiner OTTO-Bestellungen wird für eine Sendung sowohl der Typ "Sendung" als auch eine zweite Zeile mit dem Typ "Retoure" benötigt.
Bei der Statusübertragung von "Versendet" an OTTO Market wird dort die Erzeugung der Rechnung getriggert. Wir übermitteln aber nur den Status "Versendet" an OTTO Market, wenn es auch ein Rücksendeetikett gibt und auch nur, wenn es genau eine Sendung und eine Retoure (Rücksendeetikett) in Billbee zu der Bestellung gibt. Damit ist sichergestellt, dass es zu jeder Bestellung nur eine Sendung und ein Rücksendeetikett gibt/geben sollte, heißt aber auch, dass (aktuell) keine Teillieferungen möglich sind und die Bestellung auch nicht mehrfach versendet werden sollte.
In der Bestellung von OTTO Market tauchen sog. "initiale Service Gebühren" auf, die als Versandkosten importiert werden.
Wenn verschiedene Versanddaten übermittelt werden, wird das mittlere Datum zwischen kleinstem und größtem Datum ermittelt und als Versanddatum der Bestellung importiert.
Zahlart
OTTO Market übermitteln keine Zahlart. Deswegen wird jede Bestellung von OTTO Market mit der Zahlart "OTTO Payments" importiert, da sich OTTO Market selbst um die Bezahlung kümmert.
Stornierungen / Erstattungen von Bestellungen
Es können nur komplette Bestellungen von OTTO Market in Billbee auf 'Storniert' gesetzt werden. Einen Teilstorno kannst du nicht vornehmen. Möchtest du nicht, dass eine komplette Bestellung in Billbee auf "Storniert" gesetzt wird, obwohl bspw. nur ein Artikel storniert wurde, musst du die entsprechende Option in der Shopverbindung aktivieren (siehe weiter oben Punkt 5)
Erstattungen / Gutschriften können nicht aus OTTO Market zu Billbee importiert werden. Solltest du diese buchhalterisch benötigen, musst du die Erstattung in Billbee manuell vornehmen. Achte bitte darauf, dass du dabei keine Rechnung erzeugst, da diese direkt von OTTO Market bereitgestellt werden.
Rechnungen
Da alle Rechnungen für diesen Kanal direkt durch OTTO in deinem Namen an die Kund:innen ausgestellt werden, können für diese Schnittstelle keine Rechnungen erzeugt werden. Bei Rücksendungen über den OTTO Marketplace werden keine Storno-Bestellungen erstellt, sondern der Auftrag wird in den Status storniert gesetzt.
Sämtliche, für die Buchhaltung benötigten Rechnungsdokumente, müssen daher bei OTTO direkt aus dem Partner Connect heruntergeladen werden.
Statusübertragung
Es wird immer der "kleinste" Status aller Positionen der Bestellung als Status für die gesamte Bestellung importiert.
Eine Statusübertragung zurück an OTTO Market findet nur bei Statusänderungen auf "versendet" oder "storniert" statt. Bei einer Statusänderung auf "storniert" allerdings nur dann, wenn der vorherige Status "Bestätigt" oder "Bezahlt" war, somit vor dem Versand storniert wurde.
Der Status 'Versendet' kann nur dann zu OTTO Market übertragen werden, wenn in der Bestellung eine Sendungs- & eine Retourennummer hinterlegt ist, bevor der Status in Billbee auf 'Versendet' wechselt. Außerdem muss eine gültige Rechnungsadresse in deinem Billbee-Account hinterlegt sein. Dies ist wichtig, da OTTO Market dadurch prüft und sicherstellt, dass die Ware aus Deutschland versendet wird.
Währung
Sollten bei einer Bestellung Positionen mit unterschiedlichen Währungen auftauchen, dann wird geprüft, welche Währung innerhalb dieser Bestellung bei den Positionen am häufigsten vorkommt und diese Währung wird dann als Währung für die Bestellung importiert.
Artikelimport
Beim Import von Artikeln aus dem OTTO Market werden keine Lagerbestände importiert. Diese müssen nach dem Import manuell von dir in Billbee eingepflegt werden.
Mögliche Fehlermeldungen
Das Token zur Authentifizierung ist abgelaufen
Wenn das Authentifizierungstoken abgelaufen ist und es nicht automatisch erneuert werden kann, bekommst du eine Fehlermeldung und einen Button, über den du die Verbindung neu authentifizieren kann. Bei OTTO ist dieser Button manchmal wirkungslos, dann hilft es aber häufig, den Verbindungstest neu durchzuführen und die Verbindung neu zu speichern. Wenn auch das erfolglos ist, musst du das API-Passwort vom OTTO-Support zurücksetzen lassen und das neue Passwort in Billbee eintragen.
How To Video: OTTO Market an Billbee anbinden
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