OTTO Market mit Billbee verbinden

Ab sofort kannst du auch deinen OTTO Market Account mit deinem Billbee-Account verbinden. Du kannst Bestellungen und Artikel aus OTTO Market einlesen und den Bestandsabgleich durchführen. Versenden kannst du Bestellungen von OTTO Market aktuell nur mit dem DHL Geschäftskundenversand und GLS. Wie du die Schnittstelle von OTTO Market mit deinem Billbee-Account verbindest, erfährst du in diesem Artikel.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Voreinstellungen

Damit du OTTO Market mit Billbee verbinden kannst, musst du zuerst einen API-Nutzer einrichten. Wie das bei OTTO Market funktioniert, kannst du auf dem Partner Helpdesk von OTTO Market nachlesen. Du musst bei OTTO Market registriert sein und dich im Partnerportal von OTTO Market (OTTO Partner Connect (OPC)) anmelden, alle notwendigen Dokumente hinterlegen und dann dort deinen API-Nutzer anfordern.

Anbindung von OTTO Market an Billbee

Um eine neue Shopverbindung bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Kanäle auf die Kachel "Shop hinzufügen".

Jetzt öffnet sich ein Pop-Up Fenster, in dem dir alle Shop- und Marktplatzverbindungen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Klicke hier auf "OTTO Market". 

Nun öffnet sich ein neues Browserfenster, in welchem du dich in deinem Otto Market Account anmelden musst. Anschließend bestätigst du den Zugriff von Billbee auf deinen Otto Market Account:

Jetzt bestätigst du noch deine Identität:

Nun wirst du zu Billbee zurückgeleitet und vervollständigst die Daten:

1

Name: Gib einen beliebigen internen Namen für deine Shopverbindung ein.

2

Bestellungen immer mit Otto Payments als Zahlart importieren: Lege fest, ob Bestellungen aus Otto Market immer mit der Zahlart "OTTO Payments" in Billbee angelegt werden sollen.  

3

Gutschrift bei Storno erzeugen: Bei Aktivierung von "Gutschrift bei Storno erzeugen" erhält deine Bestellung das Tag "Teilstorno" zugewiesen, wenn nur ein Teil der Positionsliste storniert wurde. Nähere Infos zu Stornos/Teilstornos kannst du hier nachlesen.

4

Änderungen an Bestellungen abgleichen: Wähle aus, in welche Richtung die Änderungen abgefragt werden sollen. Du kannst zwischen nie (kein Abgleich), OTTO Market zu Billbee, Billbee zu OTTO Market oder beidseitig. Standardmäßig ist beidseitig ausgewählt (OTTO ↔ Billbee).  

5

Aufträge einlesen: Lege fest, ob über die Verbindung Bestellungen eingelesen werden sollen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert beim Anlegen der Verbindung und muss aktiviert sein, damit Bestellungen von OTTO Market zu Billbee übertragen werden können. Ist die Option aktiviert, dann kannst du noch auswählen, ab welchem Datum die Bestellungen importiert werden sollen.

6

Mindestalter der Bestellung in Minuten: Legt fest, wie alt eine Bestellung beim Shopabruf mindestens sein muss, damit sie importiert wird. Neuere Bestellunegn werden erst zu einem späteren Zeitpunkt importiert. Nutzt du in deinem Shop Apps, die Änderungen an deinen Bestellungen vornehmen, lege mindestens 2 Minuten fest. Beachte: Solltest du in deinem Shop Webhooks verwenden und ein Mindestalter eingestellt haben, wird die Bestellung nicht automatisch X Minuten nach Eingang der Bestellung importiert, sondern erst beim nächsten Shopabruf.

7

Bearbeiten von Auftragspositionen verbieten: Du kannst die Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus OTTO Market übermittelt werden, quasi "sperren". Das bedeutet, dass die Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee, die von OTTO Market übertragen wurde, dann nicht mehr manuell bearbeitet werden können. 

OAuth Umstellung

Hast du bereits eine OTTO Market Anbindung mit Billbee integriert, muss diese aufgrund des neuen OAuth Verfahrens bis Ende März 2024 umgestellt werden.

Öffne hierzu Einstellungen / Kanäle und anschließend mittels Klick auf die Kachel die Shopanbindung selbst.

Anschließend klickst du in der Zeile "OAuth Upgrade" auf "Shop umstellen":

Jetzt öffnet sich ein Browserfenster, in welchem du zuerst die Zugriffserteilung bestätigen musst und darauf folgend die Identität bestätigen musst (siehe oben bei Neuanbindung)

Du findest die Billbee Anbindung jetzt in deinem OTTO Market Account unter "Einstellungen" → "Dienstleister".

Wichtig / zu beachten

Versand bei OTTO Market

Hast du bei OTTO Market einen Standard Versanddienstleister hinterlegt, versendest in Billbee aber mit einem anderen Versanddienstleister führt dies zu Fehlermeldungen bei der Statusübertragung von Billbee zu OTTO Market.

Du musst unbedingt mit einem Versanddienstleister versenden, bei dem du als Zusatzleistung ein Rücksendeetikett parallel zum Versand erzeugen kannst. Aktuell geht das in Billbee mittels DHL und GLS.

Wie genau du mittels DHL Versandlabel inkl. Rücksendelabel über den Service der DHL Beilegeretoure versenden kannst erklären wir Hier

Wie Retourenlabel zusammen mit Versandlabel über GLS erstellt werden können, erklären wir Hier.

Im "Bearbeiten"-Fenster deiner Bestellung im Reiter "Versand" taucht jetzt eine neue Spalte auf: "Typ". Da ist ab sofort zwischen den Typen "Sendung" und "Retoure" unterschieden. Für den Versand deiner OTTO Market Bestellungen wird für eine Sendung sowohl der Typ "Sendung" als auch eine zweite Zeile mit dem Typ "Retoure" benötigt.

Bei der Statusübertragung von "Versendet" an OTTO Market wird dort die Erzeugung der Rechnung getriggert. Wir übermitteln aber nur den Status "Versendet" an OTTO Market, wenn es auch ein Rücksendeetikett gibt und auch nur, wenn es genau eine Sendung und eine Retoure (Rücksendeetikett) in Billbee zu der Bestellung gibt. Damit ist sichergestellt, dass es zu jeder Bestellung nur eine Sendung und ein Rücksendeetikett gibt/geben sollte, heißt aber auch, dass (aktuell) keine Teillieferungen möglich sind und die Bestellung auch nicht mehrfach versendet werden sollte.

Wichtig: Die Retourennummer muss einmalig sein, das bedeutet eine Sendungsnummer für die Retoure darf nur für eine Bestellung genutzt werden. Ist in zwei oder mehreren Bestellungen die gleiche Sendungsnummer für die Retoure hinterlegt, führt dies zu einem Fehler und der Status kann nicht zu OTTO Market übertragen werden.

In der Bestellung von OTTO Market tauchen sog. "initiale Service Gebühren" auf, die als Versandkosten importiert werden.

Wenn verschiedene Versanddaten übermittelt werden, wird das mittlere Datum zwischen kleinstem und größtem Datum ermittelt und als Versanddatum der Bestellung importiert.

Zahlart

OTTO Market übermitteln keine Zahlart. Deswegen wird jede Bestellung von OTTO Market mit der Zahlart "OTTO Payments" importiert, da sich OTTO Market selbst um die Bezahlung kümmert.

Stornierungen / Erstattungen von Bestellungen

Standardmäßig werden stornierte Positionen in Bestellungen bzw. vollständig stornierte / retournierte Bestellungen ignoriert.

Hast du die Option "Gutschrift bei Storno erzeugen" aktiviert, werden stornierte Positionen nicht mehr ignoriert, sondern sind in der Bestellung enthalten. Vollständig stornierte / retournierte Bestellungen werden importiert.

Bei Teilstornierungen erhält die Ursprungsbestellung das Tag "Teilstorno".

Außerdem wird eine zusätzliche Bestellung als Gutschrift mit Referenz zu der Ursprungsbestellung angelegt, die alle stornierten Positionen mit negativer Menge/Betrag enthält.

Bei vollständig stornierten / retournierten Bestellungen werden zusätzlich Bestellungen als Gutschrift mit Referenz zur Ursprungsbestellung importiert. Die Ursprungsbestellung erhält dann den Status "Abgeschlossen". Versandkosten für die Bestellung sind in der Gutschrift nicht enthalten bzw. werden nicht erstattet.

Gutschriften werden mit dem Status "Bestätigt" importiert.

Rechnungen

Da alle Rechnungen für diesen Kanal direkt durch OTTO Market in deinem Namen an die Kund:innen ausgestellt werden, können für diese Schnittstelle keine Rechnungen erzeugt werden. Bei Rücksendungen über den OTTO Marketplace werden keine Storno-Bestellungen erstellt, sondern der Auftrag wird in den Status storniert gesetzt.

Sämtliche, für die Buchhaltung benötigten Rechnungsdokumente, müssen daher bei OTTO Market direkt aus dem Partner Connect heruntergeladen werden.

Statusübertragung

Es wird immer der "kleinste" Status aller Positionen der Bestellung als Status für die gesamte Bestellung importiert.

Eine Statusübertragung zurück an OTTO Market findet nur bei Statusänderungen auf "versendet" oder "storniert" statt. Bei einer Statusänderung auf "storniert" allerdings nur dann, wenn der vorherige Status "Bestätigt" oder "Bezahlt" war, somit vor dem Versand storniert wurde.

Der Status 'Versendet' kann nur dann zu OTTO Market übertragen werden, wenn in der Bestellung eine Sendungs- & eine Retourennummer hinterlegt ist, bevor der Status in Billbee auf 'Versendet' wechselt. Außerdem muss eine gültige Rechnungsadresse in deinem Billbee-Account hinterlegt sein. Dies ist wichtig, da OTTO Market dadurch prüft und sicherstellt, dass die Ware aus Deutschland versendet wird.

Währung

Sollten bei einer Bestellung Positionen mit unterschiedlichen Währungen auftauchen, dann wird geprüft, welche Währung innerhalb dieser Bestellung bei den Positionen am häufigsten vorkommt und diese Währung wird dann als Währung für die Bestellung importiert.

Artikelimport

Beim Import von Artikeln aus dem OTTO Market werden keine Lagerbestände importiert. Diese müssen nach dem Import manuell von dir in Billbee eingepflegt werden.

Mögliche Fehlermeldungen

Das Token zur Authentifizierung ist abgelaufen

Wenn das Authentifizierungstoken abgelaufen ist und es nicht automatisch erneuert werden kann, bekommst du eine Fehlermeldung und einen Button, über den du die Verbindung neu authentifizieren kann. Bei OTTO Market ist dieser Button manchmal wirkungslos, dann hilft es aber häufig, den Verbindungstest neu durchzuführen und die Verbindung neu zu speichern. Wenn auch das erfolglos ist, musst du das API-Passwort vom OTTO Market Support zurücksetzen lassen und das neue Passwort in Billbee eintragen.

How To Video: OTTO Market an Billbee anbinden

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