Artikel importieren

Verwaltest du deine Artikel momentan noch in einer Datei oder einem anderen System, kannst du ganz einfach alle deine Artikel in deinen Billbee-Account importieren, sodass du nicht jeden Artikel einzeln anlegen musst. Wie du das machst, kannst du in diesem Artikel nachlesen.

In der Regel wird ein Artikel automatisch aus einem Shop oder Marktplatz importiert, wenn die erste Bestellung mit diesem Artikel importiert. Da aber nicht immer alle notwendigen Informationen beim Import der Bestellung übermittelt werden, ist es ratsam, die Artikel vorher manuell zu Billbee zu importieren und nach dem Import zu prüfen.

Wenn du mehrere Shopverbindungen hast und den automatischen Bestandsabgleich nutzen möchtest, ist es ebenfalls notwendig, die Artikel manuell zu importieren, damit der Lagerbestand zu allen Quellen synchronisiert werden kann.

Artikelerkennung 

Wenn du eine Bestellung einliest, dann kann Billbee automatisch erkennen, ob in dieser Bestellung ein neuer Artikel vorhanden ist, der noch nicht in deinem Billbee-Account angelegt ist. Du musst unter Einstellungen / Artikel & Lager im Reiter "Artikelsynchronisation" einstellen, nach welchen Kriterien Billbee deine Bestellungen prüfen soll, ob neue Artikel vorhanden sind:

• SKU
• EAN
• Artikeltext

SKU und EAN sind in jedem Fall sinnvoll, denn diese Werte sollten eindeutig sein. Du kannst sie zwar mehrfach vergeben, aber dann sind die SKU bzw. die EAN nicht mehr eindeutig, dann können sie aber nicht zur Artikelerkennung genutzt werden. Erkennung über die Artikeltexte ist nur in Ausnahmefällen sinnvoll, wenn z. B. keine SKUs vergeben worden sind. Wenn über eins der aktivierten Kriterien ein bestehender Artikel gefunden wird, wird diesem eine neue Quell-ID hinzugefügt. (Wenn es zwei Artikel mit dem gleichen Wert gibt, bekommt nur einer davon eine neue Quelle - das kann dann aber der falschen Artikel sein. Erkennt Billbee einen Artikel nicht, dann wird automatisch ein neuer Artikel angelegt.

Bitte beachte: Beim Anlegen eines Artikels wird immer die interne ID aus dem Shopsystem als Artikelquelle gespeichert. Danach erfolgt die Erkennung primär über diese ID und unabhängig von SKU und EAN. Die gewählten Synchronisationskriterien müssen eindeutig sein. Wenn es mehrere Artikel gibt, die bei einem dieser Kriterien den gleichen Wert haben, darf dieses Kriterium nicht als Synchronisationskriterium gewählt werden.

Artikel importieren aus Datei

Du hast die Möglichkeit deine Artikel aus einer Datei zu Billbee zu importieren. Das kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn du mit Billbee startest und noch keine Artikel angelegt hast oder auch dann, wenn viele neue Artikel zu deinem Sortiment hinzugekommen sind. Als Datei kannst du sowohl eine Datei im Billbee XLSX Format als auch eine Datei im Jimdo CSV Format hochladen. Mehr zum Thema Dateiformate findest du weiter unten im Artikel

Schritt-für-Schritt Anleitung zum Dateiimport

Um eine Datei zu importieren, findest du in deiner Artikelübersicht in der oberen Funktionsleiste einen Button zum Artikelimport. 

Klickst du auf den Button für den Artikelimport, öffnet sich ein Fenster, in dem du alle Einstellungen für den Import deiner Artikel vornehmen kannst:

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Import Definitionen: Hast du einmal alle Einstellungen für den Artikelimport vorgenommen, dann kannst du sie hier für später speichern, indem du den Schieberegler bei "Als neue Voreinstellung speichern" aktivierst und dann einen neuen Namen für deine gespeicherten Einstellungen angibst.

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Datenquelle: Möchtest du deine Artikel aus einer Datei importieren, dann solltest du bei der Datenquelle Datei auswählen.

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Format: Wähle das Dateiformat aus, welches du hochladen möchtest. Mehr zum Thema unterstützte Dateiformate findest du weiter unten im Artikel. 

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Datei auswählen: Klicke auf diesen Button, um deine Datei von deinem Computer auszuwählen und hochzuladen.

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Testmodus: Setzt du einen Haken bei "Testmodus", dann importierst du deine Artikel nicht "in echt", sondern kannst einen Test durchführen, um dir Fehler o. Ä. anzeigen zu lassen. 

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Bilder: Falls du Bilder in dem Artikel hinterlegt hast, kannst du festlegen, ob diese hinzugefügt, ersetzt oder nur dann eingelesen werden sollen, wenn noch keine vorhanden sind.

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Suchbegriffe mit Komma getrennt: Wenn du einen Suchbegriff eingibst, um nach deinen Artikeln zu suchen, dann musst du den Suchbegriff entweder mit der Enter-Taste bestätigen oder durch die Eingabe eines Kommas. Mehr als einen Suchbegriff kannst du mithilfe von Kommas trennen.

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Nur neue Artikel einlesen: Aktiviere diese Option, wenn nur Artikel eingelesen werden sollen, die noch nicht in Billbee angelegt sind.

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Bestandsabgleich aktivieren: Aktivierst du diese Option, dann wird der Bestandsabgleich für alle neu importierten Artikel aktiviert

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Datenauswahl: Im rechten Bereich kannst du noch festlegen, was du wie importieren und überschreiben willst. Du kannst für jedes Attribut (Titel, Beschreibung,...) festlegen, ob es nicht importiert, immer importiert, importiert wenn nicht leer oder nur importiert werden soll, wenn es in Billbee leer ist. So kannst du ganz individuell deine Artikel und die Informationen deiner Artikel verwalten.  Standardmäßig voreingestellt ist "nicht importieren" - dadurch werden keine vorhandenen Daten ungewollt überschrieben.  Da ohne Titel und Preis kein Artikel und Preis kein Artikel neu angelegt werden kann, werden bei neuen Artikeln Titel und Preis immer übernommen, alle anderen Felder aber nur, wenn die Datenauswahl nicht  "nicht importieren" ist. Wenn du neue Artikel importieren möchtest, müsstest du also "nur wenn in Billbee leer" ausgewählen - am besten zusätzlich mit "Nur neue Artikel einlesen"

Dateiformate für den Artikelimport

Als Dateiformat stehen dir sowohl das Billbee XLSX Format zur Verfügung, als auch das Jimdo CSV Format. 

Für das Billbee .xlsx Format sollte die für den Import gewählte Datei das gleiche Format haben, wie eine von Billbee exportierte Datei. Du kannst eine Musterdatei erzeugen, indem du eine Datei mit mindestens einem Artikel exportierst. Möchtest du Artikel nur aktualisieren, dann musst du vorher eine Datei erstellen, die diesen Artikel beinhaltet und dann kannst du den Artikel in der Datei anpassen und die Datei dann wieder importieren. Eine Beispieldatei im Billbee XLSX Format findest du hier.

Die Billbee XLSX Datei beinhaltet alle Spalten, die auch in der Artikelübersicht zu finden sind. Besonders wichtig sind die Spalten "Id", "SKU" und "EAN". Über diese Spalten findet Billbee Artikel und gleicht sie ab, damit die Informationen dem richtigen Artikel zugeordnet werden können. Sollten die Spalte "Id" leer sein, dann legt Billbee einen neuen Artikel an. Das bedeutet für dich, dass du, wenn du neue Artikel über einen Dateiimport im Billbee XLSX Format importieren möchtest, die Spalte "Id" leer lassen musst, um einen neuen Artikel zu erfassen. Eine SKU und EAN kannst du in diesem Schritt selber vergeben, kannst sie alternativ aber auch leer lassen und im Anschluss manuell im Artikel bearbeiten.

Hinweis zur Fehlermeldung "Nullable object must have a value":

Diese Fehlermeldung bedeutet, dass Felder die einen Inhalt haben müssten, in deiner Datei keinen Inhalt haben. Leere Spalten solltest du in diesem Fall komplett aus der Datei löschen (außer der ersten Spalte (ID) - diese muss wie oben beschrieben leere Felder enthalten wenn du neue Artikel anlegen möchtest)

Wenn du Artikel aktualisieren möchtest, solltest du vor dem Import der Datei alle Spalten löschen, die Daten enthalten, die nicht geändert werden sollen. Idealerweise sollte die Datei, die du dann importierst, nur die Spalte ID enthalten und die Spalte, die geänderte Daten enthält (und nur die Zeilen, die geänderte Artikel enthalten. Wenn du eine fehlerhafte Datei importierst, kannst du dir unter Umständen viele Artikeldaten zerstören. Wenn du einzelne Felder aus der Datei löschst, verschieben sich die anderen Felder - deshalb müssen Spalten und Zeilen immer komplett gelöscht werden. Deshalb solltest du den Import immer zuerst mit einer Datei testen, die nur wenige Zeilen enthält.

Möchtest du die Einheiten deiner Artikel importieren, dann muss die Einheit wie folgt aussehen:

Möchtest du zum Beispiel nur den Preis einiger Artikel anhand der SKU ändern, und alle anderen Eigenschaften der Artikel unangetastet lassen, dann muss sich die SKU in der ersten Spalte (1) befinden, und die Spalte mit dem Bruttopreis (2) rechts daneben. In diesem Beispiel sollen alle Artikel eine Preiserhöhung von 2 € erhalten, also wurden alle Werte in der zweiten Spalte um 2 erhöht. Da wir keine anderen Werte der Artikel, wie beispielsweise den Bestand, ändern wollen, löschen wir einfach alle anderen Spalten, sodass Billbee nur die noch verbleibenden (in diesem Fall nur den Bruttopreis (2)) überschreiben kann.

Alternativ kannst du auch eine Jimdo CSV Datei hochladen. Die Datei benötigt folgenden Aufbau:

Bitte wundere dich nicht, dass in der Tabelle zwei Spalten mit der Spaltenüberschrift "Preis" vorhanden sind. In der ersten Spalte ist der Preis mit Währungskennzeichen Formatierung und in der zweiten Spalte ist der reine Preis.

Gern stellt dir der Support die Jimdo CSV Vorlagendatei zur Verfügung. Wende dich dazu bitte direkt an support@billbee.io

Artikelimport aus einem Shop

Neben einem Artikelimport aus einer Datei kannst du deine Artikel auch aus einem Shopsystem importieren (sofern diese Funktion von deinem genutzten Shopsystem unterstützt wird).

Um Artikel aus einem Shop oder Marktplatz zu importieren, findest du in deiner Artikelübersicht in der oberen Funktionsleiste einen Button zum Artikelimport. 

Klickst du auf den Button für den Artikelimport, öffnet sich ein Fenster, in dem du alle Einstellungen für den Import deiner Artikel vornehmen kannst:

1

Import Definitionen: Hast du einmal alle Einstellungen für den Artikelimport vorgenommen, dann kannst du sie hier für später speichern, indem du den Schieberegler bei "Als neue Voreinstellung speichern" aktivierst und dann einen neuen Namen für deine gespeicherten Einstellungen angibst.

2

Datenquelle: Möchtest du deine Artikel aus einem Shop importieren, dann solltest du bei der Datenquelle Shop auswählen.

3

Shop: Wähle hier den Shop aus, aus dem du die Artikel importieren möchtest.

4

Testmodus: Setzt du einen Haken bei "Testmodus", dann importierst du deine Artikel nicht "in echt", sondern kannst einen Test durchführen, um dir Fehler o. Ä. anzeigen zu lassen. 

5

Bilder: Falls du Bilder in dem Artikel hinterlegt hast, kannst du festlegen ob diese hinzugefügt, ersetzt oder eingelesen werden sollen, wenn noch keine vorhanden sind.

6

Suchbegriffe mit Komma getrennt: Wenn du einen Suchbegriff eingibst, um nach deinen Artikeln zu suchen, dann musst du den Suchbegriff entweder mit der Enter-Taste bestätigen oder durch die Eingabe eines Kommas. Mehr als einen Suchbegriff kannst du mithilfe von Kommas trennen.

7

Nur neue Artikel einlesen: Aktiviere diese Option, wenn nur Artikel eingelesen werden sollen, die noch nicht in Billbee angelegt sind.

8

Bestandsabgleich aktivieren: Aktivierst du diese Option, dann wird der Bestandsabgleich für alle neu importierten Artikel aktiviert

9

Datenauswahl: Im rechten Bereich kannst du noch festlegen, was du wie importieren und überschreiben willst. Du kannst für jedes Attribut (Titel, Beschreibung,...) festlegen, ob es nicht importiert, immer importiert, importiert wenn nicht leer oder nur importiert werden soll, wenn es in Billbee leer ist. So kannst du ganz individuell deine Artikel und die Informationen deiner Artikel verwalten.  Standardmäßig voreingestellt ist "nicht importieren" - dadurch werden keine vorhandenen Daten ungewollt überschrieben.
Da ohne Titel und Preis kein Artikel und Preis kein Artikel neu angelegt werden kann, werden bei neuen Artikeln Titel und Preis immer übernommen, alle anderen Felder aber nur, wenn die Datenauswahl nicht  "nicht importieren" ist. Wenn du neue Artikel importieren möchtest, müsstest du also "nur wenn in Billbee leer" ausgewählen - am besten zusätzlich mit "Nur neue Artikel einlesen"

Besonderheit beim Import von Amazon

Möchtest du deine Artikel aus deinem Amazon-Shop importieren, dann kann es vorkommen, dass du folgende Fehlermeldung erhältst: "Request is throttled". Diese Fehlermeldung kann beim Artikelimport auftreten, wenn du in deiner Amazon-Shopverbindung Marktplätze aktiviert hast, für die dein Amazon Seller Central Account nicht freigeschaltet ist. Damit deine Artikel von Amazon eingelesen werden können, korrigiere bitte die Auswahl der Marktplätze in der Shopverbindung. Dieser Fehler kann aber auch noch andere Ursachen, häufig hilft es, den Import  1-2 Stunden später neu zu versuchen. Da Amazon keine Steuersätze der Artikel übermittelt, muss nach dem Import von grundsätzlich geprüft werden, ob die  Artikel die korrekten Steuersätze haben.

Mehr zum Thema Amazon-Shopverbindung kannst du hier nachlesen.

Besonderheit beim Import von OTTO Market

Beim Artikelimport von OTTO Market werden keine Lagerbestände importiert. Diese müssen nach dem Artikelimport von dir manuell in Billbee eingepflegt werden.

Mehr zum Thema OTTO Market-Shopverbindung kannst du hier nachlesen.