Artikel importieren

Verwaltest du deine Artikel aktuell noch in einer Datei oder einem anderen System, kannst du ganz einfach alle deine Artikel in deinen Billbee-Account importieren, sodass du nicht jeden Artikel einzeln anlegen musst.

In der Regel wird ein Artikel automatisch aus einem Shop oder Marktplatz importiert, wenn die erste Bestellung mit diesem Artikel importiert wird. Da aber nicht immer alle notwendigen Informationen beim Import der Bestellung übermittelt werden, raten wir, die Artikel vorher manuell zu Billbee zu importieren und nach dem Import zu prüfen.

Wenn du mehrere Shopverbindungen hast und den automatischen Bestandsabgleich nutzen möchtest, ist es ebenfalls notwendig, die Artikel manuell zu importieren, damit anschließend der Lagerbestand zu allen Quellen synchronisiert werden kann.

In diesem Artikel

Artikelerkennung

Wenn du eine Bestellung einliest oder Artikel importierst, kann Billbee automatisch erkennen, ob es sich um einen neuen Artikel handelt oder dieser Artikel bereits in Billbee vorhanden ist. Unter Einstellungen/ Artikel & Lager/ Artikelsynchronisation musst du einstellen, nach welchen Kriterien Billbee prüfen soll, ob deine Artikel bereits vorhanden sind:

SKU
EAN
Titel

Wir empfehlen die Aktivierung der Option SKU oder EAN, da dies in den meisten Fällen eindeutige Werte sind. Wichtig ist, dass bei der Nutzung von Sonderzeichen in der SKU die Auswahl auf "-" beschränkt wird, da alle anderen Sonderzeichen zu Fehlern führen können.

Haben deine Artikel weder SKU noch EAN, müsstest du die Synchronisierung über den Titel wählen. Beachte dabei bitte, dass dies gegebenenfalls nicht immer zuverlässig ist. Denn ein kleiner Schreibfehler oder Unterschied im Titel (gesetztes Komma o.ä.) reicht bereits aus, dass Artikel gegebenenfalls doppelt angelegt werden.

Wenn ein bestehender Artikel über ein aktiviertes Kriterium gefunden wird, wird diesem eine neue Quell-ID hinzugefügt. Wenn es zwei Artikel mit dem gleichen Wert gibt, bekommt nur einer davon eine neue Quelle - das kann dann aber der falsche Artikel sein.

Erkennt Billbee einen Artikel nicht, wird automatisch ein neuer Artikel angelegt.

Beachte bitte:

Beim Anlegen eines Artikels wird immer eine interne ID als Artikelquelle gespeichert. Danach erfolgt die Erkennung primär über diese ID und unabhängig von SKU und EAN. Die gewählten Synchronisationskriterien müssen eindeutig sein. Wenn es mehrere Artikel gibt, die bei einem dieser Kriterien den gleichen Wert haben, darf dieses Kriterium nicht als Synchronisationskriterium gewählt werden.
Haben zwei Artikel eine ähnliche SKU, kann es vorkommen, dass sie zusammengeführt werden. Das entscheidende Kriterium hierbei ist, dass die abweichende SKU keinen Punkt enthalten sollte.

Beispiel: "TellerMG" würde mit "TellerMG.4" zusammengeführt werden. Nimmst du aber "TerllerMG 4" betrachtet es Billbee als zwei getrennte Artikel.

Artikel importieren aus Datei

Du hast die Möglichkeit, deine Artikel aus einer Datei zu Billbee zu importieren. Das kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn du mit Billbee startest und noch keine Artikel angelegt hast oder auch dann, wenn viele neue Artikel zu deinem Sortiment hinzugekommen sind.

Dateiformate für den Artikelimport

Als Dateiformat stehen dir sowohl das Billbee XLSX Format, als auch das Jimdo CSV Format zur Verfügung.

Die Billbee XLSX Datei beinhaltet alle Spalten, die auch in der Artikelübersicht zu finden sind. Besonders wichtig sind die Spalten "Id", "SKU" und "EAN". Über diese Spalten findet Billbee Artikel und gleicht sie ab, damit die Informationen dem richtigen Artikel zugeordnet werden können. Sollte die Spalte "Id" leer sein, dann legt Billbee einen neuen Artikel an. Das heißt, wenn du neue Artikel über einen Dateiimport im Billbee XLSX Format importieren möchtest, musst du die Spalte "Id" leer lassen, um einen neuen Artikel zu erfassen. Eine SKU und EAN kannst du in diesem Schritt selbst vergeben. Alternativ kannst du sie aber auch leer lassen und im Anschluss manuell im Artikel bearbeiten.

Für das Billbee .xlsx Format sollte die zu importierende Datei das gleiche Format haben, wie eine von Billbee exportierte Datei. Du kannst eine Musterdatei erzeugen, indem du eine Datei mit mindestens einem Artikel exportierst. Möchtest du Artikel nur aktualisieren, dann musst du vorher eine Datei erstellen, die diesen Artikel beinhaltet. Damit kannst du den Artikel in der Datei anpassen und die Datei wieder importieren.

Beachte bitte: Um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt importiert werden, sollte deine Datei nur die Spalten/Daten enthalten, die importiert/geändert werden sollen. Alle übrigen Spalten können entfernt werden (mit Ausnahme der ersten Spalte der ID - diese muss in jedem Fall bestehen bleiben).

Hinweise:

Beim Importieren deiner Artikel aus einer Datei kann in der Tabelle nicht für jedes Attribut eine Auswahl getroffen werden. Alle Attribute, die nicht in der Tabelle (s.oben) vorhanden sind, werden automatisch immer importiert und überschrieben.
Nicht alle Artikeldaten werden von den einzelnen Anbindungen bereitgestellt. Es ist also möglich, dass du ein Attribut importieren möchtest, die Daten aber von dem Shop /Marktplatz nicht bereitgestellt werden und damit nicht in Billbee hinterlegt werden können.

Tipp:

Der Lagerplatz eines Artikels wird mittels der Option "Bestand" in der Tabelle gehandhabt. Hier müsstest du eine Option außer 'nicht importieren' wählen, wenn du den Lagerplatz eines Artikels ergänzen / ersetzen möchtest.
Wenn du eine fehlerhafte Datei importierst, kannst du dir unter Umständen viele Artikeldaten zerstören. Wenn du einzelne Felder aus der Datei löschst, verschieben sich die anderen Felder, deshalb müssen Spalten und Zeilen immer komplett gelöscht werden. Deshalb solltest du den Import immer zuerst mit einer Datei testen, die nur wenige Zeilen enthält.

Möchtest du die Einheiten deiner Artikel importieren, dann muss die Einheit wie folgt aussehen:

Das möchtest du darstellen	So muss es formatiert sein
Stück	Piece
Kilogramm	Kg
Meter	Meter
100g	OneHundretGram
Liter	Liter
Milliliter	Milliliter
Quadratmeter	Squaremeter
Kubikmeter	Cubicmeter
Yard	Yard
Fat Quarter	FatQuarter
Unze(n)	Oz
Pfund	Lbs
Flüssigunze(n)	Floz
Gallone(n)	Gal
Paar	Pair
Gramm	Gram
Stunde(n)	Hour
Tag(e)	Day

Möchtest du zum Beispiel nur den Preis einiger Artikel anhand der SKU ändern und alle anderen Eigenschaften der Artikel unangetastet lassen, dann muss sich die SKU in der ersten Spalte (1) befinden und die Spalte mit dem Bruttopreis (2) rechts daneben. In diesem Beispiel sollen alle Artikel eine Preiserhöhung von 2 € erhalten, also wurden alle Werte in der zweiten Spalte um 2 erhöht. Da wir keine anderen Werte der Artikel, wie z.B. den Bestand, ändern wollen, löschen wir einfach alle anderen Spalten, sodass Billbee nur die noch verbleibenden (in diesem Fall nur den Bruttopreis (2)) überschreiben kann.

Alternativ kannst du auch eine Jimdo CSV Datei hochladen. Die Datei benötigt folgenden Aufbau:

Bezeichnung	Variante	Artikel-Nr.	Bestellt	Bestand	Preis	Preis	Link
Billbee-Tasse	Blau	TB1	234		4,00 €	4
Billbee-Tasse	Rot	TR1	23		4,00 €	4
Billbee-Tasse	Grün	TG1	244		4,00 €	4
Billbee Notizbuch	A4	BN4	12		9,00 €	9
Billbee Notizbuch	A5	BN5	41		7,00 €	7

Bitte wundere dich nicht, dass in der Tabelle zwei Spalten mit der Spaltenüberschrift "Preis" vorhanden sind. In der ersten Spalte ist der Preis mit Währungskennzeichen-Formatierung angegeben, in der zweiten Spalte ist es der reine Preis.

Gern stellen wir dir die Jimdo CSV Vorlagendatei zur Verfügung. Wende dich dazu bitte direkt an unseren Support.

Mögliche Fehlermeldung & ihre Bedeutung

Fehlermeldung "Nullable object must have a value":

Diese Fehlermeldung bedeutet, dass Felder, die einen Inhalt haben müssten, in deiner Datei keinen Inhalt haben. Leere Spalten solltest du in diesem Fall komplett aus der Datei löschen (außer der ersten Spalte (ID) - diese muss wie oben beschrieben leere Felder enthalten, wenn du neue Artikel anlegen möchtest).

Artikelimport aus einem Shop

Neben einem Artikelimport aus einer Datei, kannst du deine Artikel auch aus einem Shopsystem importieren (sofern diese Funktion von deinem genutzten Shopsystem unterstützt wird).

Dies empfiehlt sich vorallem dann, wenn du den automatischen Bestandsabgleich nutzen möchtest. Durch den Artikelimport aus dem Shop können Quell-IDs der jeweiligen Shops automatisch hinterlegt werden. Dadurch können Fehler und anschließende Probleme vermieden werden.

Hast du bereits Artikel in Billbee und möchtest durch den Import nur Daten aktualisieren, ist es wichtig, dass du in der Tabelle der Datenauswahl korrekt die Punkte setzt, damit es nicht zu ungewollten Überschreibungen kommt.

Schritt-für-Schritt Anleitung

Um Artikel aus einem Shop oder Marktplatz oder einer Datei zu importieren, findest du in deiner Artikelübersicht in der oberen Funktionsleiste einen Button zum Artikelimport:

Klickst du auf den Button für den Artikelimport, öffnet sich ein Fenster, in dem du alle Einstellungen für den Import deiner Artikel vornehmen kannst:

1: Import Definitionen: Hast du einmal alle Einstellungen für den Artikelimport vorgenommen, kannst du sie hier für später speichern, indem du den Schieberegler bei "Als neue Voreinstellung speichern" aktivierst und dann einen neuen Namen für deine gespeicherten Einstellungen angibst.

2: Datenquelle: Möchtest du deine Artikel aus einem Shop importieren, dann solltest du bei der Datenquelle 'Shop' auswählen. Beim Import einer Datei wählst du im Drop-down-Menü "Datei" aus.

3: Shop: Möchtest du Artikel aus einem Shop importieren, wählst du hier den Shop aus, aus dem du die Artikel importieren möchtest.

4: Testmodus: Setzt du einen Haken bei "Testmodus", kannst du einen Test durchführen, um dir z.B. Fehler anzeigen zu lassen, ohne deine Artikel dabei wirklich zu importieren.

5: Bilder: Falls du Bilder in dem Artikel hinterlegt hast, kannst du festlegen ob diese hinzugefügt, ersetzt oder eingelesen werden sollen, wenn noch keine vorhanden sind.

6: Suchbegriffe mit Komma getrennt: Wenn du einen Suchbegriff eingibst, um nach deinen Artikeln zu suchen, dann musst du den Suchbegriff entweder mit der Enter-Taste oder durch die Eingabe eines Kommas bestätigen. Mehr als einen Suchbegriff kannst du mithilfe von Kommas trennen.
Gibst du hier einen entsprechenden Suchbegriff ein, werden nur Artikel importiert, welche den Suchbegriff enthalten.

7: Nur neue Artikel einlesen: Aktiviere diese Option, wenn nur Artikel eingelesen werden sollen, die noch nicht in Billbee angelegt sind.

8: Bestandsabgleich aktivieren: Aktivierst du diese Option, wird der Bestandsabgleich für alle neu importierten Artikel aktiviert. Bei bereits vorhandenen Artikeln wird die entsprechende Quell ID des Shops im Artikel automatisch hinterlegt.

9: Datenauswahl: Hier kannst du festlegen, was du wie importieren und überschreiben willst. Du kannst für jedes Attribut (Titel, Beschreibung,etc.) festlegen, ob es nicht importiert, immer importiert, importiert wenn nicht leer oder nur importiert werden soll, wenn es in Billbee leer ist. So kannst du deine Artikel und die Artikelinformationen ganz individuell verwalten. Standardmäßig voreingestellt ist 'nicht importieren', damit keine vorhandenen Daten ungewollt überschrieben werden. Da ohne Titel und Preis kein Artikel neu angelegt werden kann, werden bei neuen Artikeln Titel und Preis immer übernommen - alle anderen Felder aber nur, wenn die Datenauswahl nicht 'nicht importieren' ist. Wenn du neue Artikel importieren möchtest, müsstest du also "immer importieren" auswählen - am besten zusätzlich mit "Nur neue Artikel einlesen".

Besonderheit beim Import von Amazon

Möchtest du deine Artikel aus deinem Amazon-Shop importieren, kann es vorkommen, dass du folgende Fehlermeldung erhältst: "Request is throttled". Diese Fehlermeldung kann beim Artikelimport auftreten, wenn du in deiner Amazon-Shopverbindung Marktplätze aktiviert hast, für die dein Amazon Seller Central Account nicht freigeschaltet ist. Damit deine Artikel von Amazon eingelesen werden können, korrigiere bitte die Auswahl der Marktplätze in der Shopverbindung. Dieser Fehler kann aber auch andere Ursachen haben. Häufig hilft es, den Import 1-2 Stunden später neu zu versuchen.

Da Amazon keine Steuersätze der Artikel übermittelt, muss nach dem Import grundsätzlich geprüft werden, ob die Artikel die korrekten Steuersätze haben.

Mehr zum Thema Amazon-Shopverbindung kannst du hier nachlesen.

Besonderheit beim Import von OTTO Market

Beim Artikelimport von OTTO Market werden keine Lagerbestände importiert. Diese müssen nach dem Artikelimport von dir manuell in Billbee eingepflegt werden.

Mehr zum Thema OTTO Market-Shopverbindung kannst du hier nachlesen.

Artikelimport prüfen

Nachdem du einen Artikelimport angestoßen hast, kannst du den aktuellen Stand überprüfen. Außerdem hast du die Möglichkeit zu sehen, ob es Fehler beim Import gab und wieviele Artikel tatsächlich importiert wurden.

Gehe hierzu in das Untermenü "Import Feeds", welches dir unterhalb des Obermenüs „Artikel“ in der linken Menüleiste angezeigt wird.

1: Status: In dieser Spalte siehst du den aktuellen Status des Artikelimports.

2: Einträge: Hier kannst du sehen, wieviele Artikel in der Importdatei enthalten waren bzw. wieviele Artikel dein Shop bereitgestellt hat.

3: Erfolgreich: In dieser Spalte siehst du, wieviele Artikel erfolgreich importiert werden konnten.

4: Warnung: Gibt es Warnungen zu einzelnen Artikeln wird dir hier die Anzahl dieser angezeigt. Detaillierte Informationen findest du mit einem Klick auf das Symbol unter Punkt 7.

5: Fehler: Hier wird die Anzahl der Fehler angezeigt. Detaillierte Informationen findest du mit einem Klick auf das Symbol unter Punkt 7.

6: Ergebnis: Das Ergebnis des Artikelimports wird dir hier noch einmal schriftlich zusammengefasst.

7: Informationen: Mit Klick auf das Symbol werden die detaillierte Informationen zum Import angezeigt. Dabei findest du eine Liste aller erfolgreich importierter Artikel und evtl. Fehler bzw. Warnungen im Detail.

How to Video: Artikel importieren

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