Wechsel von anderen Systemen zu Billbee

Du suchst eine Alternative für dein bisher verwendetes System (z.B. JTL, Afterbuy, etc.) und möchtest zu Billbee wechseln? Um dir einen möglichst reibungslosen Wechsel im laufenden Betrieb zu ermöglichen, haben wir die wichtigsten Punkte in diesem Leitfaden zusammengefasst.

Schritt 1: Vorbereitungen

Die Einrichtung von Billbee ist schnell und in 7 Schritten erledigt. Die wichtigsten Grundeinstellungen kannst du in unserem Leitfaden zur Einrichtung nachlesen. Auf unserer Hilfeseite findest du außerdem ausführliche Schritt-für-Schritt Anleitungen für die Anbindung von Marktplätzen oder Shopsystemen.

Optional: Wenn du nicht möchtest, dass Bestellungen aus deinen Shops bereits vor der vollständigen Einrichtung in Billbee eingelesen werden, kannst du das Einlesen von Bestellungen bei der Anlage deiner Shops deaktivieren. Dazu entfernst du bei der Einrichtung deiner Shops in den Shopeinstellungen jeweils das Häkchen bei „Aufträge einlesen“:

Das kannst du auch nach der Anlage der Shopanbindung noch machen, indem du unter Kanäle deine Shops über die drei Punkte neben den Shopanbindungen bearbeitest.

Schritt 2: Automatische Rechnungsstellung deaktivieren

Jetzt kannst du die Regeln zur Automatisierung der Rechnungsstellung anlegen. Wie du die Regeln im Einzelnen anlegst, erfährst du hier. Standardmäßig sind beim Start eines neuen Billbee-Accounts die Regeln für die automatische Rechnungserstellung bereits erstellt und aktiviert:

Um einen reibungslosen Wechsel von System x zu Billbee zu gewährleisten, sollte diese Regel zunächst von dir deaktiviert werden. Dazu kannst du in den Regeln einfach das Häkchen bei „Aktiv“ entfernen:

Damit ist sichergestellt, dass bis zur tatsächlichen Umstellung in Billbee noch keine Rechnungen erstellt werden und somit keine Duplikate entstehen. Die Regeln musst du zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktivieren.

Nach erfolgreicher Einrichtung deines Accounts werden deine Bestellungen bereits zu Billbee importiert (sofern dies nicht im letzten Schritt deaktiviert wurde), aber noch keine Rechnungen dafür erstellt.

Schritt 3: Rechnungsstellung stoppen und Nummernkreise angleichen

Wenn du alle notwendigen und gewünschten Einstellungen in deinem Billbee-Account getroffen hast, deine Shops angebunden sind und du die Regeln für die automatisierte Rechnungsstellung vorerst deaktiviert hast, kannst du mit dem tatsächlichen Wechsel von System x zu Billbee starten.

Der Zeitpunkt der tatsächlichen Umstellung auf Billbee sollte gut überlegt sein. Ideal sind Tage und Uhrzeiten, an denen typischerweise nicht so viele Bestellungen eingehen.

Zum gewählten Zeitpunkt stoppst du dann die Rechnungsstellung bzw. den Auftragsimport bei System x. Am besten erkundigst du dich im Zweifelsfall vorher bei deinem Systemanbieter nach der genauen Vorgehensweise, um vorbereitet zu sein.

Du kannst deine bisher in System x verwendeten Nummernkreise für deine Rechnungen in Billbee auch weiter verwenden. Wie du deine Nummernkreise in Billbee definierst, erklären wir in dieser Schritt-für-Schritt Anleitung.

Schritt 4: "Aufträge einlesen" wieder aktivieren (wenn in Schritt 1 deaktiviert)

Wenn du dich in Schritt 1 dafür entschieden hast, noch keine Bestellungen einzulesen, musst du dies jetzt aktivieren. Dazu kannst du unter Kanäle über die drei Punkte neben deinen angebundenen Shops deine Shopanbindungen bearbeiten. Hier musst du nun jeweils bei deinen Shops das Häkchen bei „Aufträge einlesen“ setzen und die Einstellungen speichern:

Wenn du die Rechnungsstellung in System x gestoppt hast, solltest du sie in Billbee jetzt wieder aktivieren. Gehe zurück zu deinen in Billbee erstellten Regeln für die automatische Rechnungsstellung und aktiviere diese. Setze dafür das Häkchen bei "aktiv" und speichere die Änderung unten rechts:

Ab diesem Zeitpunkt werden für neu importierte Bestellungen automatisch Rechnungen erzeugt und an deine Kund:innen versendet. 

Schritt 5: Prüfe, ob einzelne Bestellungen noch ohne Rechnung sind

Sollte es Bestellungen geben, für die durch den Wechsel weder in System x noch in Billbee eine Rechnung erstellt und versendet wurde, kannst du dies einfach manuell in Billbee nachholen. Ob eine Rechnung erstellt wurde, erkennst du an dem Rechnungssymbol in deiner Billbee Bestellübersicht. Ist es grün, wurde eine Rechnung erstellt. Ist es hingegen grau, wurde noch keine Rechnung erstellt.

Wurde für die Bestellung noch keine Rechnung erstellt, sehen die einzelnen Schritte wie folgt aus:

1

Bestellungen markieren: Markiere alle Bestellungen, für die noch keine Rechnungen erstellt wurden.

2

"Auftragsdokumente erstellen" auswählen: Klicke hierzu auf das PDF-Symbol rechts neben dem "+ NEU" Button.

3

Dokumenttyp und Ausgabeformat auswählen: Wähle für Dokumenttyp "Rechnung" und als Ausgabeformat "Email an Kunde" aus.

4

Dokumente erzeugen: Klicke nun auf "Dokumente erstellen". Im Hintergrund werden diese dann erstellt und an deine Kund:innen versendet.

Datenmigration zu Billbee

Auch Artikeldaten und Bestände kannst du beim Wechsel zu Billbee migrieren. Das hat den Vorteil, dass du nicht alle Artikel einzeln in Billbee anlegen musst. Normalerweise wird ein Artikel automatisch aus einem Shop oder Marktplatz importiert, sobald die erste Bestellung mit diesem Artikel importiert wird. Da aber nicht immer alle wichtigen Informationen beim Import der Bestellung mit übertragen werden, empfehlen wir, die Artikel vorher manuell zu Billbee zu importieren und nach dem Import kurz zu prüfen.

Du kannst Artikel und Bestände auf verschiedene Weisen importieren, u. a. als Dateiimport. Hier steht dir das Billbee XLSX Format zur Verfügung. Wichtig hierbei ist, dass die Datei, die du für den Import wählst, genau so formatiert ist, wie eine Datei, die von Billbee exportiert wurde. Du kannst ganz einfach eine Musterdatei erzeugen, indem du eine Datei mit mindestens einem Artikel exportierst. Wie der Export einer solchen Musterdatei aussieht und der anschließende Artikelimport funktioniert, kannst du in unserer Schritt-für-Schritt Anleitung nachlesen.

Du kannst Kundendaten per Datei in Billbee importieren. Die Datei muss beim Import exakt das Format von Billbee haben. Derzeit unterstützt Billbee nur den Import von "Billbee CSV", die das gleiche Format wie eine von Billbee exportierte Datei hat. Du kannst eine Musterdatei erstellen, indem du eine Datei mit mindestens einem Kundendatensatz exportierst. Wie genau das funktioniert, erklären wir dir in diesem Hilfeartikel.

Für den Import bei Billbee musst du deine Kundendaten bei System x als CSV exportieren und in das Billbee CSV-Format umwandeln und die Daten so bei Billbee importieren. Rechnungen und Dokumente können nicht von System x zu Billbee importiert werden.

Falls du Fragen zu den einzelnen Schritten hast oder Unklarheiten aufgekommen sind, melde dich gerne bei unserem Support-Team unter support@billbee.io - wir unterstützen dich gerne bei deinem Wechsel zu Billbee!