E-Mail Vorlagen
E-Mail Vorlagen dienen dazu, Textvorlagen zu nutzen, um deine Kund:innen über bestimmte Ereignisse zu informieren. Beispiele können sein, dass du deine Kund:innen über den Zahlungseingang informieren möchtest oder dass ihre Bestellung versendet wurde.
In diesem Artikel
Einrichtung der E-Mail Vorlagen
Die Einrichtung der E-Mail Vorlagen findest du unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen". In diesem Menü findest du eine Übersicht aller bereits angelegten E-Mail Vorlagen. Folgende Vorlagen sind bereits angelegt:
- Auftragsbestätigung per E-Mail
- Zahlungseingang
- Versand der Bestellung
- Rechnungsversand
Sie können aber jederzeit von dir angepasst werden. Du kannst beliebig viele E-Mail Vorlagen hinterlegen, z. B. auch unterschiedliche Vorlagen je Shop.
Die Vorlagen sind wiefolgt aufgebaut:
- 1
- Name: Gib deiner Vorlage einen Namen. Der Name der E-Mail Vorlage dient zur Identifizierung, damit du in Listen oder bei dem Anlegen von Regeln die richtige Vorlage einfacher auswählen kannst.
- 2
-
Beschreibung: Hier kannst du eine interne Bemerkung oder Notiz hinterlegen.
- 3
-
E-Mail Betreff: Der Betreff, den du hier hinterlegst, wird auch dem Empfänger im Betreffsfeld angezeigt.
- 4
- E-Mail Nachricht: Hier kannst du jetzt deinen eigentlichen Mailtext eingeben.
- 5
- Platzhalter Dokumentation öffnen: Über diese Schaltfläche erreichst du den Hilfeartikel zum Thema Platzhalter. Du kannst in allen Feldern Platzhalter nutzen, um die Nachricht oder den Betreff zu individualisieren.
- 6
-
Ist HTML Code: Um das Aussehen deiner Vorlagen noch individueller einzustellen, kannst du deine Nachricht auch im HTML Code formatieren. Hierzu kannst du die Option "Ist HTML Code" aktivieren. Du kannst ein bereits erstelltes HTML-Template einfügen oder deine Vorlage mittels HTML formatieren. Bitte beachte, dass die HTML-Formatierung korrekt ausgeführt sein muss, damit die Mail im richtigen Format verschickt werden kann. Ein reines Einfügen des gewünschten Textes reicht hier nicht aus, die Formatierungen müssen noch von dir vorgenommen werden.
- 7
- Test E-Mail: Möchtest du prüfen, wie deine Vorlage im Postfach deiner Kund:innen ankommt, dann kannst du eine Test-E-Mail versenden. Wähle eine gewünschte Mailadresse aus (hier können nur Accountmailadressen verwendet werden). Außerdem kannst du wählen, ob die Platzhalter im Text ersetzt werden sollen und mit welcher Bestellung. Eine Bestellung kannst du auswählen, indem du z. B. in dem dafür vorgesehenen Feld nach der Bestell- oder Rechnungsnummern suchst .
Bei der Zustellung der Vorlagen per E-Mail ist zu beachten, dass der Versand über den Billbee E-Mail Server mit der im Benutzerkonto hinterlegten E-Mail-Adresse als Absenderadresse erfolgt. Das kann zu einer Klassifizierung als Spam führen, weil der Billbee E-Mail Server ja eigentlich nicht autorisiert ist, in deinem Namen E-Mails zu versenden. Daher ist es möglich (und auch empfehlenswert), unter Einstellungen / E-Mail Versand einen eigenen SMTP Server für den E-Mail-Versand zu konfigurieren. Möchtest du mehr über das Thema SMTP-Server lesen, kannst du das in unserem Hilfeartikel "E-Mail Einstellungen (SMTP)" machen.
Mehrsprachigkeit bei Benachrichtigungstexten
Hast du als Händler:in Kund:innen aus den verschiedensten Ländern und möchtest deine Kund:innen in ihrer Landessprache ansprechen, gibt es bei Billbee die Möglichkeit, Benachrichtigungstexte in verschiedenen Sprachen anzulegen.
Bevor du deine Benachrichtigungstexte in verschiedenen Sprachen anlegen kannst, musst du die Sprachen bei Billbee hinzufügen. Wie du das machst, erklären wir in unserem Hilfeartikel "Sprachen / Mehrsprachigkeit".
Um die jeweiligen Texte und Dokumente in der Sprache des/der Kund:in zu erzeugen und zu versenden, muss die Sprache des/der Kund:in im jeweiligen Kundendatensatz hinterlegt sein. Das kannst du ganz einfach per Regel einstellen. Eine Anleitung dazu findest du in unserem Hilfeartikel "Sprache der Kund:innen per Regel setzen".
Hast du diese Einstellungen erfolgreich vorgenommen, kannst du die E-Mail Vorlagen verwalten. Mit der Funktion der Mehrsprachigkeit brauchst du nicht für jede Sprache eine andere Vorlage anlegen, sondern kannst im jeweiligen Layout der E-Mail Vorlage die Sprachen ändern und anlegen.
Wähle die gewünschte E-Mail Vorlage aus, die du in einer anderen Sprache anlegen möchtest. Das Layout öffnet sich standardmäßig immer auf Deutsch, auch wenn du andere Sprachen angelegt hast. Um in eine andere Sprache zu wechseln, kannst du oben rechts die Sprachauswahl öffnen und die gewünschte Sprache auswählen. Dadurch öffnet sich dem Anschein nach ein neues Layout, es ist aber immer noch das der ursprünglichen Vorlage.
Den Namen der Vorlage musst du nicht anpassen. Den Betreff und den Text an sich kannst du nun in die gewünschte Sprache übersetzen.
Sobald du das Layout speicherst und wieder öffnest, wird es dir zuerst auf Deutsch angezeigt. Wenn du oben rechts eine andere Sprache auswählst, siehst du den Text in der ausgewählten Sprache.
How To Video: E-Mail Vorlagen einrichten
Klicke hier, um Marketing Cookies zu akzeptieren.
