Wechsel von Easybill zu Billbee

Du suchst nach einer Easybill Alternative und möchtest gerne zu Billbee wechseln? Um dir einen möglichst reibungslosen Wechsel im laufenden Betrieb zu ermöglichen haben wir für dich die wichtigsten Punkte, die du beachten solltest in diese Leitfaden für dich zusammengefasst. Bei weiteren Fragen helfen wir dir gerne jederzeit weiter. Du erreichst unser Support-Team dazu unter support@billbee.io.

Zum Ablauf des Wechsels

Für einen Wechsel im laufenden Betrieb empfehlen wir dir grundsätzlich folgendes Vorgehen:

1. Vorbereitungen

Am besten nutzt du unsere kostenlose 30-tägige Testphase, um deinen Billbee-Account vorzubereiten und einzurichten. Die Einrichtung dauert nicht lange und ist im folgenden Leitfaden Schritt-für-Schritt für dich genau beschrieben: Leitfaden Einrichtung. Anschließend kannst du die Regeln zur Automatisierung der Rechnungsstellung anlegen. Wie das funktioniert, erfährst du hier. Wichtig dabei: Bitte aktiviere die Regeln zur Rechnungsstellung nach Anlage noch nicht. Mehr dazu unter dem nächsten Punkt.

Optional: Wenn du noch nicht möchtest, dass Bestellungen aus deinen Shops bereits zu Billbee eingelesen werden, bevor die Einrichtung abgeschlossen ist, kannst du bei der Anlage der Shops das Einlesen von Bestellungen noch deaktivieren. Dazu entfernst du bei Anlage deiner Shops in den Shopeinstellungen jeweils das Häkchen bei „Aufträge einlesen“:

Das kannst du auch nach Anlage noch machen, indem du unter Kanäle deine Shops über das Stiftsymbol links neben den Shopanbindungen bearbeitest.

Weitere Hilfe zur Einrichtung findest du in unserer Billbee-Hilfe, auf unserem YouTube-Kanal im Videoformat oder in unserer umfangreichen und kostenlosen Masterclass. Solltest du einmal nicht weiter wissen, steht dir unser Support-Team unter support@billbee.io jederzeit gerne mit Rat zur Seite.

2. Regeln deaktivieren

Wie im ersten Punkt beschrieben, solltest du die Regeln zur Automatisierung der Rechnungserstellung und des Rechnungsversands bei der Anlage erstmal deaktivieren. Dazu kannst du einfach in den Regeln das Häkchen bei „Aktiv“ entfernen:

So stellst du sicher, dass bis zur tatsächlichen Umstellung in Billbee noch keine Rechnungen erstellt werden und es so nicht zu Dopplungen kommt. Die Regeln aktivieren wir im späteren Verlauf wieder.

Nach erfolgreicher Einrichtung deines Accounts werden deine Bestellungen bereits zu Billbee eingelesen (wenn dies im letzten Schritt nicht deaktiviert wurde), jedoch noch keine Rechnungen für diese erstellt.

3. Nummernkreise für Rechnungen (oder weitere Auftragsdokumente) angleichen

Wenn du möchtest, kannst du die bisher in Easybill verwendeten Nummernkreise für deine Rechnungen zu Billbee übernehmen. Wie du deine Nummernkreise in Billbee definieren kannst, erklären wir dir Schritt-für-Schritt in dieser Anleitung:

Nummernkreise einrichten

Bitte beachte: Diesen Schritt solltest du unternehmen, kurz bevor oder kurz nachdem du die Rechnungsstellung in Easybill stoppst, damit der ersten Rechnung, die du in Billbee erzeugst, die richtige Rechnungsnummer zugeordnet wird.

4. Rechnungsstellung in Easybill stoppen

Wenn du alle notwendigen und gewünschten Einstellungen in deinem Billbee-Account getroffen hast, deine Shops angebunden sind und du (wenn gewünscht) die Regeln für die automatisierte Rechnungsstellung angelegt (und vorerst deaktiviert) hast, kann der Wechsel vollzogen werden.

Am besten leitest du den Wechsel an dem von dir ausgewählten Tag zu einer umsatzschwachen Zeit (bspw. früh am Morgen) ein.

Zum gewählten Zeitpunkt stoppst du dann die Rechnungsstellung / den Import von Bestellungen in Easybill. Am besten informierst du dich hier bei Unklarheiten vorher bereits bei Easybill, wie du dabei genau vorgehen musst.

5. Optional: Bestellungen einlesen (wenn in Schritt 1 deaktiviert)

Falls du dich in Schritt 1 dazu entschieden hast, noch keine Bestellungen einzulesen, musst du dies an dieser Stelle nun aktivieren. Dazu kannst du unter Kanäle über das Stiftsymbol links neben deinen angebundenen Shops deine Shopanbindungen bearbeiten. Hier musst du nun in deinen Shops jeweils das Häkchen bei „Aufträge einlesen“ setzen und speicherst die Einstellungen:

Ist die Rechnungsstellung in Easybill gestoppt, kannst du diese anschließend in Billbee umgehend aktivieren. Du gehst also einfach wieder zu den von dir in Billbee angelegten Regeln für die automatische Rechnungsstellung und aktivierst diese. Hierzu setzt du einfach in den Regeln das Häkchen „Aktiv“ und speicherst die Änderung unten rechts:

Ab diesem Zeitpunkt werden für neu importierte Bestellungen automatisch Rechnungen erzeugt und an deine Kund:innen versendet.

7. Prüfen: Sind einzelne Bestellungen noch ohne Rechnungen?

Sollte es Bestellungen geben, für die durch die Umstellung weder in Easybill noch in Billbee eine Rechnung erstellt und versendet wurde, kannst du das einfach manuell in Billbee nachholen. Ob eine Rechnung erstellt wurde, erkennst du in deiner Billbee-Bestellübersicht an dem grünen Rechnungsicon. Ist es grün gefärbt, wurde eine Rechnung erstellt, ist es grau hinterlegt, wurde noch keine Rechnung erzeugt:

Wurde für einzelne Bestellung noch keine Rechnung erzeugt, sind die einzelnen Schritte wie folgt:

1: Bestellungen markieren: Markiere alle Bestellungen, für die noch keine Rechnungen erstellt wurden.

2: "Auftragsdokumente erstellen" auswählen: Klicke hierzu auf das PDF-Symbol rechts neben dem "+ NEU" Button

3: Dokumenttyp und Ausgabeformat auswählen: Wähle für Dokumenttyp "Rechnung" und als Ausgabeformat "Email an Kunde" aus

4: Dokumente erzeugen: Klicke nun den Button "Dokumente erstellen". Im Hintergrund werden diese dann erstellt und an deine Kund:innen versendet.

Migration von Daten von Easybill zu Billbee

Du kannst Kundendaten zu Billbee per Datei importieren. Die Datei muss beim Import genau das Billbee Format besitzen. Aktuell unterstützt Billbee nur den Import der "Billbee CSV", welche das gleiche Format hat wie eine von Billbee exportierte Datei. Du kannst eine Musterdatei erzeugen, indem du eine Datei mit mindestens einem Kunden exportierst. Weitere Informationen zu diesem Thema findest du auch hier.

Du kannst deine Kundendaten in Easybill im Reiter „Kunden“ also als CSV exportieren und die CSV dann in das Format der „Billbee CSV” umwandeln und die Daten so zu Billbee importieren. Rechnungen und Dokumente können leider nicht von Easybill zu Billbee importiert werden. Billbee kann grundsätzlich nur mit Rechnungen umgehen, die direkt in Billbee selbst erzeugt wurden.