WooCommerce-Shop mit Billbee verbinden

Billbee unterstützt den Bestellimport aus einem WooCommerce-Shop. WooCommerce ist ein Plugin für WordPress, dass einen kompletten Online-Shop implementiert. Der Datenabgleich mit WooCommerce erfolgt seit Version 2.1 über die offizielle WooCommerce REST API. Wie du deinen WooCommerce-Shop an Billbee anbinden kannst und was du dabei beachten musst, findest du in diesem Artikel.

In diesem Artikel

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung
- Vorbereitung deines WooCommerce-Shops
- WooCommerce mit Billbee verbinden
wichtig / zu beachten
mögliche Fehlercodes und ihre (mögliche) Bedeutung

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Für die Einrichtung eines WooCommerce-Shops an Billbee musst du zuerst ein paar Einstellungen in deinem WooCommerce-Shop vornehmen. Anschließend kannst du deinen Shop dann mit Billbee verbinden.

Vorbereitung deines WooCommerce-Shops

Bevor du deinen WooCommerce-Shop mit deinem Billbee-Account verbinden kannst, musst du bei WooCommerce einige Einstellungen vornehmen. Zum einen musst du Permalinks aktivieren, die Einstellung "einfach" darf hier nicht gewählt werden. Zudem musst du einen Schlüssel mit Lesen/Schreiben Berechtigung im Bereich der REST-API generieren. Der/die WordPress-Benutzer:in, für den/die dieser Key generiert wird, muss Mitglied der WordPress-Benutzergruppe "admin" sein

WooCommerce mit Billbee verbinden

Um eine neue Shopverbindung bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Kanäle auf den Button "Neu".

Jetzt öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem dir alle Shop- und Marktplatzverbindungen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Scrolle nun runter, bis du bei "WooCommerce-Shop" angelangt bist und klicke darauf. Fülle nun im Reiter "Eigenschaften" alle Informationen aus:

1: Name: Vergib einen beliebigen Namen für deinen WooCommerce-Shop. Dieser Name wird intern zur Wiedererkennung genutzt.

2: URL: Gib hier die vollständige URL deines Shops ein. Das sieht dann z. B. so aus: https://www.meinshop.com/shop/ oder so: https:/MeinShop.de

3: WooCommerce API Key: Gib hier den API Key ("Verbraucherschlüssel" oder "Consumer Key") ein, den du im Vorfeld bei WooCommerce generiert hast.

4: WooCommerce API Passwort: Gib hier das Passwort ("Verbraucher-Geheimnis" oder "Consumer Secret") des API Keys ein, den du im Vorfeld generiert hast bei WooCommerce.

5: WooCommerce API Version: Gib an, um welche API Version es sich handelt (V2 oder V3).

6: Erweiterte Einstellungen: Klicke hier auf Anzeigen. Anschließend werden die verschiedenen Statuszuordnungen angezeigt. Hier musst du die Zuordnung des Bestellstatus vornehmen, da der Status sonst nicht korrekt zugeordnet werden kann und eine Fehlermeldung bei der Synchronisierung von Billbee und WooCommerce angezeigt wird. Du musst sowohl die Statuszuordnung von Billbee zu WooCommerce als auch die Statuszuordnung von WooCommerce zu Billbee vornehmen. Nur so wird, wenn eine Bestellung bei Billbee auf bezahlt oder versendet gesetzt, wird diese Änderung auch in den WooCommerce Shop übertragen. Die Zuordnung von Billbee zu WooCommerce und die Zuordnung von WooCommerce zu Billbee sollte natürlich stimmig sein. Du kannst auch noch weitere Einstellungen in diesem Bereich vornehmen (z. B. Informationen zu Zahlungen oder "Versandinformationen in den Metadaten übermitteln" (eigens programmiertes Plugin notwendig)).

7: Änderungen abgleichen: Wähle aus, in welche Richtung die Änderungen abgefragt werden sollen. Du kannst zwischen nie (kein Abgleich), WooCommerce zu Billbee, Billbee zu WooCommerce oder beidseitig. Standardmäßig ist beidseitig ausgewählt (woocommercerest <-> Billbee)

8: Aufträge einlesen: Lege fest, ob über die Verbindung Bestellungen eingelesen werden sollen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert beim Anlegen der Verbindung und muss aktiviert sein, damit Bestellungen von WooCommerce zu Billbee übertragen werden können. Ist die Option aktiviert, dann kannst du noch auswählen, ab welchem Datum die Bestellungen importiert werden sollen.

9: Bearbeiten von Auftragspositionen verbieten: Du kannst die Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus WooCommerce übermittelt werden, quasi "sperren". Das bedeutet, dass die Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee, die von WooCommerce übertragen wurde, dann nicht mehr manuell bearbeitet werden können.

10: Erzeugen von Rechnungen mit Billbee verbieten: Du kannst Billbee verbieten, dass Rechnungen erstellt werden sollen für Bestellungen, die aus deinem WooCommerce-Shop eingelesen wurden. Dann werden für alle Bestellungen, die von WooCommerce übermittelt werden, keine Rechnungen in Billbee erstellt. Das bedeutet aber auch, dass du generell keine Rechnungen (weder manuell noch automatisch) für Bestellungen erstellen kannst, die dieser Shopverbindung zugeordnet sind.

11: Artikel Preisanpassung: Hier kannst du optional einen Artikel festlegen, der Auftragspositionen zur Preisanpassung zugeordnet wird.

12: SMTP Server: Hast du bereits einen SMTP Server angelegt bei Billbee, kannst du diesen hier über das Dropdown-Menü auswählen.

13: Zahlung fällig nach x Tagen: Gib an, wann die Zahlungen der Bestellungen fällig sein sollen, die über WooCommerce eingelesen werden.

Wechselt du jetzt in den Reiter "Synchronisierung", dann kannst du die Synchronisierungsintervalle der Shopverbindung konfigurieren, d.h. festlegen, wie häufig Bestellung in einem Zeitfenster eingelesen werden sollen. Bei WooCommerce gibt es die Besonderheit, dass, selbst wenn der automatische Abruf der Tabelle komplett auf 0 gestellt ist, dass Bestellungen eingelesen werden, wenn du Webhooks in der Anbindung aktiviert hast. Sind die Webhooks aktiviert, dann werden trotzdem Bestellungen eingelesen, unabhängig davon, was in der Tabelle im Reiter "Synchronisierung" eingestellt ist.

Wichtig / zu beachten

WooCommerce-Versionen

Die Versionen 2.1.0 bis 2.1.11 enthalten einen Fehler bei der Authentifizierung und können mit Billbee nicht verwendet werden.

Plugins

Billbee ist mit einer Standardinstallation von WooCommerce kompatibel - wegen der Vielzahl möglicher Plugins können wir keine Aussage treffen, welche Plugins grundsätzlich mit Billbee kompatibel sind. Zusätzliche Felder, die durch Plugins zu WooCommerce hinzugefügt werden, werden unter Umständen nicht abgeglichen.

VAT ID

Billbee unterstützt nur die Standardkonfiguration von WooCommerce und auch nur einige Plugins. Bei manchen Plugins kann es zu Problemen führen, z. B. beim Einlesen der VAT ID. Damit die VAT ID richtig eingelesen werden kann, muss sie mit dem Key vat-number übertragen werden, weshalb du bei der Auswahl des Plugins darauf achten solltest. Auch mit German Market funktioniert das Einlesen der VAT ID im Normalfall.

Veraltete API

Bitte achte darauf, dass du die aktuelle REST API nutzt und keine veralteten Versionen. Ältere Shopverbindungen sollten auf die neue API umgestellt werden. Wenn du Webhooks nutzt, dann deaktiviere vorher einmal die Webhooks in deinen WooCommerce Einstellungen, speichern diese Einstellung, dann stell auf die neue API um und aktiviere die Webhooks wieder.

Preise bei WooCommerce

Artikel sollten in dem WooCommerce-Shop als Bruttopreise (inkl. Mehrwertsteuer) hinterlegt werden, da Billbee beim Import von Artikeln Bruttopreise erwartet.

Mögliche Fehlercodes & ihre (mögliche) Bedeutung

Fehlercode/-meldung	mögliche Bedeutung	Lösung
401 Unauthorized	Zugangsdaten falsch	überprüfe deine Zugangsdaten und korrigiere sie ggf.
400 HTTP Fehler NotFound	URL falsch REST API nicht korrekt aktiviert	überprüfe die URL deines Shops und ihr Format. überprüfe die REST API in deinem WooCommerce Shop
403 Forbidden	Zugangsdaten korrekt, aber Aktion nicht erlaubt	Überprüfe deine Berechtigungen bei WooCommerce Commerce, sprich ggf. mit dem/der Administrator:in deines Shops
414 Request URI too long oder "an error has occured"	die gesendete Anfrage vom Shop Server ist zu lang	An der Länge der Abfrage lässt sich nichts ändern, aber an der Einstellung des WebServers. Bei WordPress gibt es dazu eine Einstellung: Security-> Tweaks -> Prevent Long URL Strings. Diese muss abgeschaltet werden, falls sie aktiv ist. Mehr Infos dazu hier.
500 (alle 500er Nummern) internal_server_error	Interne Server Fehler	Hier liegt der Fehler auf dem Server, auf dem dein Shop installiert ist. Häufig liegt ein solcher Fehler an Plugins, mit denen Billbee nicht kompatibel ist. Deaktiviere alle Plugins bei WooCommerce und versuch die Anbindung erneut vorzunehmen
503 Service unavailable	wird oft gesendet, wenn z.B. der Shop im Wartungsmodus ist	Abwarten und zu einem späteren Zeitpunkt erneut versuchen
One or more errors occurred. -> Value was either too large or too small for an Int32.	kann beim Artikelimport auftreten, wenn ein numerischer Wert eines Artikels zu groß ist	Prüfe deine Artikel und ihre numerischen Werte. Häufige Fehlerquelle sind z. B. ein sehr hoher Bestand oder ein zu großes Gewicht.
Signatur stimmt nicht überein	URL falsch Uhrzeit des Servers ist nicht korrekt	überprüfe die URL deines Shops und ihr Format. überprüfe die Uhrzeit des Servers. Geht die Uhrzeit mehr als ein paar Sekunden falsch, kann es zur Fehlermeldung kommen.
Bestand von Artikel mit SKU 123 im Shop ABC konnte nicht gesetzt werden: rest_no_route - Es wurde keine Route gefunden, die mit der URL und der Request-Methode identisch ist.	kann auftreten, wenn kein Artikel mit der entsprechenden Quell-ID im Shop gefunden werden kann	Kontrolliere die Quell-IDs deiner Artikel und korrigiere sie ggf.
Das Konto XY WooCommerce konnte aufgrund eines Fehlers nicht synchronisiert werden: Der Shop antwortet mit HTTP Fehler Unauthorized	Shop noch nicht live Seite, auf die zugegriffen werden soll, ist passwortgeschützt
woocommerce_rest_cannot_view - Entschuldigung, es können keine Ressourcen aufgelistet werden	Der WordPress-Benutzer, für den der Key generiert wurde, ist kein Mitglied der Benutzergruppe "admin"	Entsprechende:n Benutze:in anlegen und für diesen einen neuen Key mit Lese- und Schreibrechten generieren
Status für Auftrag XYZ konnte nicht übermittelt werden. Anfrage fehlgeschlagen: Status Der Zugriff auf die Ressource wurde nicht gestattet. Bitte wende dich an den Support deine Dienstleister.	Billbee hat nicht die Berechtigung, in dem Shop zu schreiben. Möglicherweise hat der Key, den du für die Verbindung verwendest, keine Schreibberechtigung im Shop. Der Status kann ebenfalls aufgrund von in WooCommerce verwendeten Plugins auftreten.	Generiere einen neuen Key mit Schreib- und Leserechten - der/die WooCommerce User:in, für den/die dieser Key generiert wird, muss Mitglied der WordPress-Benutzergruppe "admin" sein. Deaktiviere einmal deine Plugins. Manchmal kann auch ein reines Deaktivieren der Plugins hier nicht ausreichend sein. Selbst wenn man Plugins deaktiviert, setzen manche Plugins wie z. B. Wordfence Einträge in die htaccess welche auch bestehen bleiben, wenn man die Plugins löscht. Es müsste dann die .htaccess Datei der Seite einmal gelöscht und neu geschrieben werden.
Fehler beim Abruf der PayPal Informationen zu einer Bestellung: invalid_client - Client Authentication failed	Bei verschiedenen Zahlarten, vor allem PaypalPlus auf Rechnung, müssen auf der Rechnung Zahlungshinweise für den Kunden ausgegeben werden, die für jede Bestellung verschieden sind. Damit Billbee diese aus dem Shop abrufen kann, müssen unter "erweiterte Einstellungen" die gleichen Zugangsdaten hinterlegt werden, die auch im Paypal Modul im Shop verwendet werden. Der Fehler bedeutet, das hier die falschen Zugangsdaten hinterlegt sind.	In den Einstellungen der Woocommerce-Shopverbindung kannst du unter "Erweiterte Einstellungen" ebenfalls Paypal-Zugangsdaten hinterlegen. (Punkt 6 der Einrichtung) Hier musst du immer die Zugangsdaten eintragen, die du im Paypal-Modul in deinem Shop verwendest - das müssen nicht in jedem Fall die gleichen Paypal-Zugangsdaten sein, die du für den Zahlungsabgleich in Billbee verwendest.