Anonymisierung von Kundendaten

Du hast zukünftig verschiedene Möglichkeiten, Kundendaten in Billbee zu anonymisieren (und auch wiederherzustellen).

In diesem Hilfeartikel möchten wir euch erklären, an welchen Stellen in Billbee die Anonymisierung der Kundendaten möglich ist und wie ihr dies umsetzen könnt.

In diesem Artikel

Manuelles Anonymisieren

Manuell kannst du die Anonymisierung deiner Kundendaten in der Bestellübersicht umsetzen. Hierbei hast du die Wahl, ob du für manuell ausgewählte Bestellungen die Kundendaten anonymisieren möchtest, oder für alle Bestellungen, welche in einen bestimmten Datumsbereich fallen.

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Auswahl: Wähle hier, ob du für bereits markierte Bestellungen die Kundendaten anonymisieren möchtest oder für Bestellungen, welche in einem bestimmten Datumsbereich liegen. 
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Datumsfeld: Hier hast du die Wahl, für welches Datumsfeld der darunterliegende Datumsbereich genutzt werden soll. Du hast die Wahl zwischen Auftragsdatum, Zahldatum, Rechnungsdatum oder Lieferdatum.
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Datumsbereich: Wähle das Start- und Enddatum für die gewählte Aktion.
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Shops: Hier kannst du verschiedenen Shops auswählen, für welche die Bestellungen ausgewählt werden sollen.
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Auftragsstatus: Je nach individuellen Anforderungen kannst du hier Bestellungen in einem bestimmten Status von der Anonymisierung ausschließen.
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Anzahl der Aufträge: In diesem Feld wird dir angezeigt für wie viele Bestellungen die Kundendaten anonymisiert werden.
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Anonymisieren: Klicke auf 'Bestellungen anonymisieren, um die Anonymisierung zu starten.

Anonymisierung in der Shopverbindung

Ab jetzt findest du in den Shopverbindungen eine weitere Option, mit welcher du für die gewünschte Shopverbindung die Kundendaten automatisch nach X Tagen anonymisieren kannst. Diese Option kannst du für jede Shopverbindung einzeln aktivieren. 

Lediglich bei Amazon-Anbindungen kannst du dort keine Einstellungen vornehmen, weil die Kundendaten, die mit Amazon-Bestellungen verknüpft sind, automatisch nach 40 Tagen anonymisiert werden.

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Aktivierung: Erst wenn du bei dieser Option den Haken setzt, öffnen sich die beiden darunterliegenden Zeilen.
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Tage: Wähle hier aus, wie viele Tage nach dem Import der Bestellung aus dieser Shopverbindung die Kundendaten anonymisiert werden sollen.
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Bestellstatus: Du hast die Möglichkeit zeitgleich mit der Anonymisierung der Kundendaten auch den Bestellstatus der Bestellung zu wechseln. Hier muss aber keine Auswahl getroffen werden, der Status der Bestellung kann auch im ursprünglichen Status bleiben.

Anonymisierung durch Automatisierung

Mit der Einführung der Anonymisierung wird es auch eine neue Aktion innerhalb der Automatisierungsregeln geben. Diese Aktion nennt sich "Die Bestellung anonymisieren". Hiermit kannst du Automatisierungsregeln nach deinen Wünschen einstellen, die als Aktion die Anonymisierung der Daten durchführen.

Ein Beispiel für eine Regel wäre Folgendes:

  • Auslöser: In diesem Beispiel wählen wir den Auslöser „Bestellstatus geändert“
  • Bedingungen: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen. Du könntest bspw. deinen Shop einschränken, wenn du nur über die Wiederherstellung von Kundendaten einer Bestellung aus einem bestimmten Shopsystem informiert werden möchtest.
  • Aktion: Bestellung anonymisieren

How To Video: Kundendaten anonymisieren

Wiederherstellung von anonymisierten Daten

Selbstverständlich hast du die Möglichkeit, anonymisierte Kundendaten wiederherzustellen. Dies geht innerhalb eines Zeitraums von 10 Jahren. 

Bitte beachte, dass die Wiederherstellung von Daten bis zu 5 Stunden dauern kann. Wir (und auch der Support) können dir leider keine genaue Zeitangabe geben, wann deine Daten dann wiederhergestellt sind, weshalb wir dich um Geduld bitten. Wir können die Dauer der Wiederherstellung nicht beeinflussen.

Um Kundendaten von ausgewählten Bestellungen wiederherzustellen, musst du diese in deiner Bestellübersicht auswählen und anschließend in der oberen Funktionsleiste auf „Mehr“ klicken, wo du die Option „Wiederherstellen“ findest. Klickst du darauf, dann startet die Wiederherstellung deiner Kundendaten für diese Bestellung(en). Die Bestellungen sind in der Bestellübersicht dann mit einer Sanduhr (⏳) gekennzeichnet.

Willst du Kundendaten von Bestellungen aus einem bestimmten Zeitraum wiederherstellen, dann musst du, ohne Bestellungen auszuwählen, in der oberen Funktionsleiste auf „Mehr“ klicken und anschließend auf „Wiederherstellen“. Jetzt kannst du deine Einstellungen vornehmen (diese sind gleich den Einstellungen beim Anonymisieren) und deine Daten wiederherstellen. Die Bestellungen erhalten dann bis zur Fertigstellung der Wiederherstellung eine Sanduhr (⏳) neben der laufenden Nummer in der Bestellübersicht.

Um dich nach einer Wiederherstellung benachrichtigen zu lassen, kannst du einen Benachrichtigungstext und eine Automatisierungsregel einrichten. Wie du Benachrichtigungstexte einrichtest, kannst du in unserem Hilfeartikel zu Benachrichtigungstexten nachlesen. Diesen benötigst du, damit Billbee automatisiert eine E-Mail an dich sendet nach der Wiederherstellung. Außerdem ist es sinnvoll, wenn du einen SMTP-Server einrichtest, damit die E-Mails nicht im Spam-Ordner landen.

Um dich über die Wiederherstellung zu informieren, kannst du unter Einstellungen / Automatisierung eine neue Regel anlegen, die folgendermaßen aufgebaut ist:

  • Auslöser: Bestellung aus dem Archiv wiederhergestellt
  • Bedingungen: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen. Du könntest bspw. deinen Shop einschränken, wenn du nur über die Wiederherstellung von Kundendaten einer Bestellung aus einem bestimmten Shopsystem informiert werden möchtest.
  • Aktion: Nachricht an E-Mail Adresse senden

Bitte beachte, dass du so für jede wiederhergestellte Bestellung eine E-Mail bekommst. Stellst du also nur die Kundendaten einer einzelnen Bestellung wieder her, dann erhältst du nur eine E-Mail. Stellst du allerdings die Kundendaten von 150 Bestellungen wieder her, dann erhältst du auch 150 E-Mails.

Wichtiges

  • Die Anonymisierung ist für alle Amazon User:innen Pflicht. Dies ist eine Vorgabe von Amazon. Dabei werden die Kundendaten automatisch 40 Tage nach Bestellimport anonymisiert. Hierzu musst du keine weiteren Einstellungen vornehmen, denn diese sind bereits automatisch in deiner Amazon-Anbindung hinterlegt.
  • Liest du Bestellungen rückwirkend ein, dann werden die Kundendaten dafür erst X Tage (so wie in einer Shopverbindung eingestellt) nach dem Import zu Billbee anonymisiert.
  • Stellst du Kundendaten wieder her und anonymisierst sie anschließend wieder, dann zählen die 10 Jahre Vorhaltungszeit ab dem Zeitpunkt, an welchem die Daten erneut anonymisiert wurden. Bitte beachte, dass wiederhergestellte Daten ebenfalls nach X Tagen wieder automatisch anonymisiert werden, wenn du die Anonymisierung in der Shopverbindung eingestellt hast oder Amazon User:in bist.
  • Die Originaldaten werden auf einem sog. "Coldstorage" gespeichert.
  • Es ist nicht möglich, Kundendaten im Kundenmenü oder via Automatisierung wiederherzustellen. Wiederherstellungen können nur über Bestellungen vorgenommen werden.
  • Bei der Anonymisierung werden alle personenbezogenen Daten anonymisiert. Dazu zählen: Namen, vollständige Adressen, E-Mail Adressen und Telefonnummern, VAT IDs.
  • Sind Kundendaten anonymisiert, dann ist das Bearbeiten von Bestellungen (dazu zählt auch der Versand) und von Kundendatensätzen nicht mehr möglich. Auch Funktionen, wie bspw. die Erstellung von Rechnungen oder der Versand, bei denen personenbezogene Daten benötigt werden, können nicht mehr durchgeführt werden.
  • Anonymisierte Bestellungen können trotzdem exportiert werden. Dabei bleiben aber die Kundendaten anonymisiert. Du hast bei Exporten die Möglichkeit, anonymisierte Bestellungen vom Export auszuschließen. Eine Ausnahme bilden hier die Buchhaltungsexporte, da in diesen Fällen Kundendaten benötigt werden, ist es leider nicht möglich diese Exporte mit anonymisierten Kundendaten durchzuführen.
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