Shopify-Shop mit Billbee verbinden

Dein Billbee Account kann mit deinem Shopify-Shop verbunden werden. Der Datenabgleich mit Shopify erfolgt über die offizielle Shopify API. Wie du deinen Shopify-Shop mit Billbee verbindest und welche Besonderheiten dabei zu beachten sind, erklären wir in diesem Artikel.

In diesem Artikel

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Shopify-Shop anbinden

Um eine neue Shopverbindung bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Kanäle auf die Kachel "Shop hinzufügen":

Jetzt öffnet sich ein Pop-Up Fenster, in dem dir alle Shop- und Marktplatzverbindungen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Klicke hier auf "Shopify-Shop".


Du wirst nun zu Shopify weitergeleitet. Bist du noch nicht bei Shopify eingeloggt, musst du dies als Erstes machen.

Wenn du mehrere Shops hast, musst du jetzt den betreffenden Shop auswählen. Anschließend gelangst du in den App Store. Hier installierst du die Billbee App.

Wichtig: Ein Shopify Shop kann nur an einen einzigen Billbee Account angebunden werden.


Nach erfolgreicher Installation der Billbee App im Shopify App-Store erfolgt die Weiterleitung zu Billbee.

In den Verbindungseinstellungen werden dir hier der gültige API Token und der Shopname deines Shopifykanals anzeigt.

Anschließend kannst du alle weiteren Einstellungen der Shopanbindung vornehmen.

Allgemeine Einstellungen

1
Name: Beim Neuanlegen der Verbindung wird der Name automatisch mit deinem Shopnamen gefüllt.Du kannst aber auch einen beliebigen anderen internen Namen für deinen Shopify-Shop vergeben. Dieser Name wird intern zur Wiedererkennung genutzt.
2
Aufträge ab diesem Datum importieren: Hier kannst du wählen, ab welchem Datum deine Bestellungen eingelesen werden sollen. Diese Einstellung ist nur sichtbar, wenn du den Abruf der Bestellungen aktiviert hast.
3
Mindestalter in Minuten: Legt fest, wie alt eine Bestellung beim Shopabruf mindestens sein muss, damit sie importiert wird. Neuere Bestellungen werden erst zu einem späteren Zeitpunkt importiert. Nutzt du in deinem Shop Apps, die Änderungen an deinen Bestellungen vornehmen, lege mindestens 2 Minuten fest. Beachte bitte: Solltest du in deinem Shop Webhooks verwenden und ein Mindestalter eingestellt haben, wird die Bestellung nicht automatisch x Minuten nach Eingang der Bestellung importiert, sondern erst beim nächsten Shopabruf.
4
Bearbeiten von Auftragspositionen verbieten / Erzeugen von Rechnungen  mimt Billbee verbieten: Du kannst die Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus Shopify übermittelt werden, "sperren". Das bedeutet, dass die Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee, die von Shopify übertragen wurde, dann nicht mehr manuell bearbeitet werden können. Außerdem kannst du Billbee verbieten, dass Rechnungen für Bestellungen erstellt werden sollen, die aus deinem Shopify-Shop eingelesen wurden. Dann werden für alle Bestellungen, die von Shopify übermittelt werden, keine Rechnungen in Billbee erstellt. Das bedeutet aber auch, dass du generell keine Rechnungen (weder manuell noch automatisch) für Bestellungen erstellen kannst, die dieser Shopverbindung zugeordnet sind.
5
SMTP Server: Hast du bereits einen SMTP Server bei Billbee angelegt, kannst du diesen hier über das Dropdown-Menü auswählen.
6
Versand aus: Gib an, aus welchem Land du deine Bestellungen versendest.
7
Anonymisierungseinstellungen: Seit 01. Juni 2023 kommt Billbee als Drittanbieter gegenüber Shopify seiner Verpflichtung zur Anonymisierung von Kundendaten nach. Daher ist ab diesem Zeitpunkt die Option zur Anonymisierung standardmäßig aktiviert und kann nicht mehr deaktiviert werden. Du kannst als Zeitspanne zwischen 1 - 730 Tagen wählen und weiterhin, ob die Bestellungen bei der Anonymisierung einen von dir hinterlegten Status erhalten sollen. Weitere Informationen zur Anonymisierung findest du hier.
8
Bezeichnung für Gutschein/Rabatt: Hier kannst du eine Bezeichnung für von Shopify übernommene Rabattpositionen eingeben, die z. B. auf der Rechnung erscheint.
9
Gutschrift bei Storno erzeugen Wähle aus, ob in Billbee eine Gutschrift beim Storno einer Bestellung in Shopify automatisch erzeugt werden soll.
Rechnungsadresse für POS-Verkäufe einlesen
Lege fest, ob die Rechnungsadresse für POS-Verkäufe eingelesen werden soll.
Zahlstatus "authorized" als "pending" importieren Wähle aus, ob der Shopify-Zahlstatus "authorized" als "pending" behandelt werden soll.
Archiviert als "Abgeschlossen" behandeln Lege fest, ob archivierte Bestellungen (solltest du diese Option - siehe Punkt 15 - aktiviert haben) als "Abgeschlossen" behandelt werden.
Kunden-Tag den Bestellungen hinzufügen Lege fest, ob Kunden-Tags deinen von Shopify eingelesenen Bestellungen hinzugefügt werden sollen.
Währung des Kunden importieren Wähle aus, ob die Währung deiner Kund:innen importiert wird - bestellt also ein:e Kund:in in bspw. CHF würde die Bestellung in dieser Währung importiert werden.
Webhooks deaktivieren Lege fest, ob Webhooks deaktiviert werden sollen. Dadurch werden Bestellungen erst zum Zeitpunkt des Importintervalls, das du in den Einstellungen der Shopverbindung unter dem Reiter "Synchronisierung" festlegst, importiert werden sollen. 
Du solltest diese Option aktivieren, wenn du in Shopify Tags zu deinen Bestellungen vergibst. Diese können nicht importiert werden, wenn die Webhooks aktiviert sind, da die Bestellung dann bereits zu Billbee importiert wird, bevor das Tag in Shopify gesetzt werden kann.
10
Lagerort: Lege die Shopify-Location fest, die für Fulfillment und Bestandsabgleich genutzt werden sollen. Den Lagerort kannst du mithilfe des Dropdown-Menüs auswählen.
11
Abruf neuer Bestellungen: Mit Klick auf das Symbol kannst du den Abruf von Bestellungen aktivieren oder pausieren.
12
Synchronisierungsintervall: Hier kannst du sehen, wie oft die Bestellungen in den gesetzten Intervallen bereits abgerufen wurden. Um die Intervalle zu ändern, klicke bitte auf das Symbol. Anschließend öffnet sich ein Pop Up Fenster, in dem du die aktuellen Einstellungen ändern kannst.
13
Statusänderungen an Bestellungen synchronisieren: Durch das Setzen des Häckchens kannst du auswählen, ob Statusänderungen an Bestellungen zwischen Shopify und Billbee synchronisiert werden sollen. Über den Button darunter wählst du aus, in welche Richtung die Änderungen abgefragt werden sollen. Du kannst zwischen Shopify zu Billbee, Billbee zu Shopify oder beidseitig wählen. Standardmäßig ist beidseitig ausgewählt (Shopify ↔ Billbee).

Umsatzsteuer einstellen

1
Umsatzsteuer: Wähle aus, mit welchem Umsatzsteuermodus & Steuersatz deine Bestellungen eingelesen werden sollen. Standardmäßig ist hier der Steuermodus aus deinen Steuereinstellungen hinterlegt. Diese Einstellungen aus deinem Account sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.
2
Steuerindex immer aus Billbee Artikeldaten übernehmen: Lege fest, ob du standardmäßig für deine Artikel den Steuerindex aus den in Billbee hinterlegten Artikeldaten nutzen möchtest.
3
Umsatzsteuer für Rabattgutscheine: Wähle aus, mit welchem Steuersatz Rabattgutscheine aus Shopify besteuert werden sollen.

Hinweis: Der Steuermodus aus deinen Steuereinstellungen ist nicht mit den Einstellungen in deiner Shopanbindung gekoppelt. Das heißt: Wenn du Änderungen in deinen Steuereinstellungen vornimmst, solltest du die Änderung manuell auch in deiner Shopanbindung durchführen. Gleiches gilt auch für Änderungen in die andere Richtung.


Layouts und Nummernkreise einstellen

In diesem Bereich kannst du individuelle Layouts und Nummernkreise für die entsprechenden Auftragsdokumente, Etiketten und manuell angelegten Bestellungen vergeben.


Bestandsabgleich einstellen


1
Billbee Lager: Hast du mehrere Lager in deinem Billbee Account angelegt, kannst du hier auswählen, über welches Lager der Bestandsabgleich für diese Shopanbindung laufen soll.
2
Abgleich bei neuen Artikeln aktiv: Lege fest, ob bei neuen Artikeln der Bestandsabgleich aktiviert werden soll.
3
Abgleich aktiv: Setzt du hier den Haken, aktivierst du den Bestandsabgleich. Bitte beachte, dass zusätzlich im Artikel eine aktive, korrekte Quelle hinterlegt sein muss. Alle Informationen zum Bestandsabgleich findest du hier.
4
Bei neuen Artikeln Bestand aus Shop übernehmen: Mit Import einer Bestellung werden auch die entsprechenden Artikel zu Billbee importiert. Aktivierst du diese Option, wird zusätzlich der Bestand aus dem Shop für diesen Artikel in den Artikeldaten in Billbee hinterlegt.
5
Minimaler Lagerbestand: Optional kannst du hier einen Mindestbetsand hinterlegen, der für deine Artikel an diesen Shop übertragen werden soll.
6
Maximaler Lagerbestand: Optional kannst du hier einen Höchstbestand hinterlegen, der für deine Artikel an diesen Shop übertragen werden soll.

Versandprofile einstellen

Wenn du möchtest, dass Versandprofile aus deinen Bestellungen automatisch mit in Billbee hinterlegten Versandprodukten gemappt werden, kannst du diese Einstellungen hier vornehmen:

Mit Klick auf den Button "Neues Mapping hinzufügen" kannst du ein Versandprofil aus Shopify mit einem Versandprodukt aus Billbee mappen.

Du kannst die Namen der Versandprofile in deinem Shopify-Account herausfinden. Die Namen der Versandprofile aus dem nachstehenden Screenshot sind bspw. "Standard" und "Standard International".

Diese Namen trägst du bei der Zuordnung der Versandprodukte in Billbee als "Id" ein.


Einlesen von Gutschriften / Stornos 

Wenn eine Bestellung in Shopify storniert wird, kann das von Billbee eingelesen und eine Gutschrift erzeugt werden. Dazu muss in der Konfiguration der Shopverbindung "Gutschrift bei Storno erzeugen" (siehe 9.) aktiviert werden. Die Gutschrift erhält die Bestellnummer der Ursprungsbestellung mit dem Postfix -GS. Wenn die Ursprungsbestellung in Shopify im Status "abgeschlossen" ist oder das Bestelldatum mehrere Wochen zurückliegt, kann das Storno unter Umständen nicht mehr eingelesen werden.

Vorgehensweise in Shopify

Wird eine Bestellung in Shopify per "Rückgabe" zurückgesandt, wird dies nicht automatisch von Billbee als Gutschrift / Erstattung erkannt. Hierfür ist es notwendig, dass du die Bestellung in deinem Shopify Account direkt stornierst. Erst dann kann sie automatisch von Billbee importiert werden.

Voreinstellungen

Bevor die Regeln eingerichtet werden können, muss ein Benachrichtigungstext für den Versand der Gutschrift angelegt werden. Unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" kannst einen neuen Benachrichtigungstext hinzufügen. Außerdem musst du bei Billbee ein Stornorechnungslayout anlegen, das für die Gutschrift verwendet wird.

Einrichtung der Regeln

Über eine Regel kann dann automatisch eine Gutschrift erzeugt werden. Diese Regel wird so angelegt:

  • Auslöser: Bestellung importiert (Alle Importarten)
  • Bedingung:
    • Bestellstatus einschränken (bestätigt)
    • Shop einschränken (Shopify)
    • Auftragssumme einschränken (Wenn Auftragssumme kleiner oder gleich -0,01 € ist)
  • Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Typ: Rechnung, da wenn in einer Bestellung ein negativer Betrag erkannt wird, automatisch das Stornorechnungslayout verwendet wird.)

Möchtest du jetzt noch, dass diese erstellte Stornorechnung automatisch an deine Kund:innen gesendet wird, kannst du zusätzlich noch folgende Regel anlegen:

  • Auslöser: Auftragsdokument per E-Mail versenden (Typ: Stornorechnung)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Nachricht an Käufer (*) senden (Wähle noch deinen zuvor angelegten Benachrichtigungstext aus)

Erstattung über Artikelwert hinaus

Erstattest du in Shopify innerhalb einer Bestellung mehr als den eigentlichen Artikelwert, wird diese Diskrepanz nicht grundsätzlich zu Billbee importiert. Diese Differenz wird nur dann importiert, wenn es bspw. eine Erstattung ohne Artikelbezug ist.

In solchen Fällen der "Übererstattung" müsstest du die Gutschrift in Billbee entsprechend manuell anpassen.

How to Video: Stornos aus einem Shop einlesen und automatisch Stornorechnungen erzeugen

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Wichtig / zu beachten

Shop neu autorisieren

Möchtest du deinen Shopify-Shop aufgrund eines Verbindungsfehlers oder Änderungen am Shop neu autorisieren, gehe bitte wie folgt vor:

Öffne deine Kanaleinstellungen und wähle mir einem Klick auf die Kachel deinen gewünschten Shopify Shop aus. Anschließend klickst du im Reiter "Verbindung" auf den Button "Shop erneut autorisieren" und folgst den weiteren Anweisungen.

Artikelimport

Bei einem manuellen Artikelimport aus Shopify werden von Shopify zum Artikel keine Steuersätze übergeben.

Beim Import von Varianten werden diese als einzelne Artikel angelegt - zusätzlich wird außerdem ein "Elternartikel" angelegt - dieser hat keine SKU, keinen Preis und keinen Lagerbestand.

Hinweis: Beim Import einer Bestellung werden die Steuersätze von Shopify zum Artikel übermittelt.


VAT ID

Über die Schnittstelle zu Shopify werden standardmäßig keine VAT IDs übertragen. Hierfür kannst du das Plugin "Exemtify" nutzen. "Exemptify" schreibt die VAT ID in das Notizfeld einer Bestellung und setzt den richtigen Status der Steuern. Das ist eine Erweiterung, von der bekannt ist, dass sie mit Billbee kompatibel ist.


Alternativ zu einem Plugin kannst du das auch selbst in Shopify einprogrammieren. Wenn die "note_attributes" Eigenschaft einer Notiz dann "vat-id" oder "vat_id" ist, wird die Notiz als VAT ID übernommen.

Es geht um folgenden Ausdruck:


"note_attributes": [

{

"name": "custom name",

"value": "custom value"

}


Hier müsste VAT-ID der "custom name" sein und "custom value" dann die passende ID.


Eine genauere Erläuterung findest du noch einmal Hier.


Bei korrekter Übermittlung kann Billbee die Bestellungen aus dem EU-Ausland dann als IGL erkennen, wenn du das in deinen Steuereinstellungen aktiviert hast.

Hier findest du noch einmal detailliertere Informationen zu den Einstellungen für Auslandsbestellungen: https://hilfe.billbee.io/article/344-umsatzsteuer#lieferung-ausland


Statusübertragung

Wenn Billbee den Status "versendet" an Shopify übertragen hat, wird kurz darauf der Status "abgeschlossen" aus Shopify übernommen, denn standardmäßig wird in eine Bestellung in Shopify, die bezahlt und versendet ist, archiviert. In Shopify kann in den "Einstellungen – Allgemein" unter "Bestellabwicklung" eingestellt werden, dass solche Bestellungen nicht automatisch archiviert werden:

Möchtest du mehrere Sendungsnummern an Shopify übertragen, darf der Status der Bestellung erst dann auf "Versendet" gesetzt werden, wenn ALLE Sendungsnummern in der Bestellung hinterlegt sind.


Shopify POS

Grundsätzlich ist es möglich Shopify POS in deinem an Billbee angebundenen Shopify Shop zu nutzen und auch die Verkäufe als Aufträge in Billbee einzulesen. POS Bestellungen werden wie “normale” Shopify Bestellungen zu Billbee eingelesen. Diese lassen sich leider nicht in Billbee unterscheiden.

Ein möglicher Workaround zur Unterscheidung von "normalen" Shopify und Shopify POS Bestellungen wäre ein Plugin in Shopify zu nutzen, welches POS Bestellungen mit einem TAG versieht. TAGs aus Shopify werden zu Billbee übernommen.

Du hast bei Shopify POS die Möglichkeit, einen Verkauf ohne Kundendaten anzulegen. Gibst du keinen Kunden an, wird die Bestellung mit der Kundenbezeichnung “Anonym” in Billbee angelegt. Wichtig dabei ist, dass diese Kundenbezeichnung kein richtiger Kundendatensatz ist, also z. B. nicht für Automatisierungen nutzbar ist.

Mögliche Fehlercodes & ihre Bedeutung

Fehlercode/-meldung mögliche Bedeutung Lösung
Failed to set inventory quantity for product XXX_YYY because there is not inventory_item_id
Die Variante hat in Shopify keine SKU und/oder keine aktive Bestandsverfolgung
1. Überprüfe die SKU 
2. Aktiviere die Inventarverfolgung deiner Produkte bei Shopify
Statusübertragung für Bestellung #1234 ist fehlgeschlagen: Fehler beim Senden der Statusänderung: All line items must be stocked at the same location. Fehler beim Senden der Statusänderung. Damit Billbee den Status "versendet" an Shopify übermitteln kann, müssen alle Artikel in der gleichen Location gelagert werden
Überprüfe die Lagerorte deiner Artikel und pass sie alle an, damit alle Artikel an dem gleichen Lagerort sind
Statusübertragung für Bestellung #1234 ist fehlgeschlagen: Fehler beim Senden der Statusänderung: None of the items are stocked at the new location. Fehler beim Senden der Statusänderung, weil die Artikel aus der Bestellung nicht in dem in der Shopverbindung ausgewählten Lagerort vorhanden sind Überprüfe die Lagerorte deiner Artikel direkt im "Bearbeiten"- Fenster deines Artikels und auch den Lagerort, der in deiner Shopverbindung hinterlegt ist.
Status für den Auftrag #3191 konnte nicht übermittelt werden: Fehler beim Senden der Statusänderung: Unable to find parent transaction Dieser Fehler kann mehrere Ursachen haben

1. Fehler tritt auf, wenn eine Bestellung im Status "bezahlt" zu Shopify übertragen werden soll, die bei Shopify bereits als "bezahlt" markiert ist.

2. Fehler tritt auf, wenn in der Bestellung die Zahlart Vorkasse oder Kauf auf Rechnung hinterlegt ist und hier versucht wird der Status "Bezahlt" bzw. ein Zahldatum übermittelt werden soll.


1. Da die Bestellung in deinem Shop bereits den gewünschten Status hat, besteht kein weiterer Handlungsbedarf.


2. Bei den Zahlarten Vorkasse bzw. Kauf auf Rechnung wird in der Bestellung in Shopify keine Transaktion für die Zahlungen angelegt, ohne Transaktion kann dann auch kein Zahldatum für die Transaktion gesetzt werden.
Permanenter Fehler beim Senden der Statusänderung: Die Transaktion wurde nicht gefunden. ({"errors":"Not Found"}) Dieser Fehler kann mehrere Ursachen haben

1. Es wird versucht, einen Status an Shopify zu übermitteln, in der sich die Bestellung bereits befindet.

2. Es kann mit der Location in Shopify zu tun haben. Billbee kann nur mit einem dieser Lagerorte umgehen.


1. Überprüfe den Status deiner Bestellung und pass ihn ggf. an


2. Überprüfe die Lagerorte deiner Artikel direkt im "Bearbeiten"- Fenster deines Artikels und auch den Lagerort, der in deiner Shopverbindung hinterlegt ist.
"errors":"[API] Invalid API key or access token (unrecognized login or wrong password)"}
oder übersetzt:
 Dein API Key oder dein Access Token sind falsch. Bitte kontrolliere deine Daten in den Kanaleinstellungen und dein Konto bei Shopify und versuche es erneut  		Bestellabruf, Statusabgleich, Artikelimport und Bestandsabgleich zusammengerechnet sind pro Minute begrenzt.  Erscheint diese Fehlermeldung, obwohl der Shopify-Shop sonst problemlos abgerufen wird, dann wurde das Limit der Abrufe überschritten. In diesem Fall wiederhole die Aktion zu einem späteren Zeitpunkt nochmal.
Fehler bei der Account- Registrierung: Passwörter müssen mindestens 8 Zeichen lang sein und müssen mindestens einen Groß- und einen Kleinbuchstaben und eine Zahl beinhalten. Bei Neu-Anlage/ Änderung eines vorhandenen Passwortes wird gegen die Passwortrichtlinien von Shopify verstoßen. Die Passwortrichtlinien gelten sowohl für dein eigenes Konto- Passwort als auch für das Konto deiner Mitarbeitenden oder das API Passwort. Bitte vergib ein Passwort, das aus mindestens 8 Zeichen inklusive Zahl, Groß- und Kleinbuchstabe besteht.
Fehler beim Bestandsabgleich: /admin/api/2023-01/inventory_levels/set.json wurde nicht gefunden Dieser Fehler kann durch eine gelöschte oder fehlerhafte Location des Artikels hervorgerufen werden. Bitte berprüfe deine Kanaleinstellungen und hinterlege in der Shopifyanbindung in Billbee das korrekte Lager.

How to Video: Shopify an Billbee anbinden

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(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.

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