Shopify-Shop mit Billbee verbinden

Billbee unterstützt den Bestellimport aus einem Shopify-Shop. Der Datenabgleich mit Shopify erfolgt über die offizielle Shopify API. Der Abgleich erfolgt vollautomatisch, sobald du Billbee verwendest. Wie du deinen Shopify-Shop mit Billbee verbinden kannst, findest du in diesem Artikel.

In diesem Artikel

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Um eine neue Shopverbindung bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Kanäle auf den Button "Neu".

Jetzt öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem dir alle Shop- und Marktplatzverbindungen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Scrolle nun runter, bis du bei "Shopify-Shop" angelangt bist und klicke darauf. Du wirst jetzt aufgefordert den Namen deines Shops einzugeben, so wie er in der Subdomain steht (wenn die URL https://subdomain.myshopify.com ist, wird nur subdomain eingetragen). Danach wirst du zu Shopify umgeleitet und musst dem Datenzugriff durch Billbee zustimmen. Hast du zugestimmt, wirst du wieder zu Billbee zurückgeleitet. Anschließend siehst du folgendes Fenster, in dem du noch shopspezifische Einstellungen vornehmen kannst:

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Name: Beim Neuanlegen der Verbindung wird der Name automatisch mit deinem Shopnamen gefüllt, du kannst aber auch einen beliebigen anderen internen Namen für deinen Shopify-Shop vergeben. Dieser Name wird intern zur Wiedererkennung genutzt.
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Shopify Access Token: Auch der Shopify Access Token wird automatisch gefüllt, bei erfolgreicher Authentifizierung der Verbindung von Shopify zu Billbee. Der Shopify Access Token ist eine längere Zahlen-/Zeichenkombination. Sollte nach dem Login das Feld Shopify Access Token leer bleiben, versuche erneut deinen Shopify Shop zu verbinden.
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Shopname: Hier wird dir nach erfolgreicher Authentifizierung automatisch dein Shopname angezeigt.
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Bezeichnung für Gutschein/Rabatt: In Bezeichnung für Gutschein/Rabatt kannst du eine Bezeichnung für von Shopify übernommene Rabattpositionen eingeben, welche z. B. auf der Rechnung erscheint.
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Shopify-spezifische Einstellungen: Hier kannst du einige Einstellungen an- bzw. abwählen. Wähle aus, ob eine Gutschrift bei Storno einer Bestellung automatisch erzeugt werden soll. Auch kannst du wählen, ob die Rechnungsadresse für POS-Verkäufe eingelesen werden sollen. Wähle aus, ob der Shopify-Zahlstatus "authorized" als "pending" behandelt werden soll und ob Kunden-Tags deinen von Shopify eingelesenen Bestellungen hinzugefügt werden sollen.
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Lagerort: Lege die Shopify-Location fest, die für Fulfillment und Bestandsabgleich genutzt werden sollen. Den Lagerort kannst du mithilfe des Dropdown-Menüs auswählen.
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Änderungen abgleichen: Wähle aus, in welche Richtung die Änderungen abgefragt werden sollen. Du kannst zwischen nie (kein Abgleich), Shopify zu Billbee, Billbee zu Shopify oder beidseitig. Standardmäßig ist beidseitig ausgewählt (Shopify ↔ Billbee)
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Aufträge einlesen: Lege fest, ob über die Verbindung Bestellungen eingelesen werden sollen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert beim Anlegen der Verbindung und muss aktiviert sein, damit Bestellungen von Shopify zu Billbee übertragen werden können. Ist die Option aktiviert, dann kannst du noch auswählen, ab welchem Datum die Bestellungen importiert werden sollen. 
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Bearbeiten von Auftragspositionen verbieten: Du kannst die Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus Shopify übermittelt werden, quasi "sperren". Das bedeutet, dass die Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee, die von Shopify übertragen wurde, dann nicht mehr manuell bearbeitet werden können.
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Erzeugen von Rechnungen mit Billbee verbieten: Du kannst Billbee verbieten, dass Rechnungen erstellt werden sollen für Bestellungen, die aus deinem Shopify-Shop eingelesen wurden. Dann werden für alle Bestellungen, die von Shopify übermittelt werden, keine Rechnungen in Billbee erstellt. Das bedeutet aber auch, dass du generell keine Rechnungen (weder manuell noch automatisch) für Bestellungen erstellen kannst, die dieser Shopverbindung zugeordnet sind.
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Artikel Preisanpassung: Hier kannst du optional einen Artikel festlegen, der Auftragspositionen zur Preisanpassung zugeordnet wird.
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SMTP Server: Hast du bereits einen SMTP Server angelegt bei Billbee, kannst du diesen hier über das Dropdown-Menü auswählen.
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Zahlung fällig in X Tagen: Gib an, wann die Zahlungen der Bestellungen fällig sein sollen, die über Shopify eingelesen werden.

Wichtig / zu beachten

Artikelimport

Shopify übermittelt seit kurzem über die Schnittstelle Informationen zum Umsatzsteuersatz. Der Steuersatz der Artikel wird beim Bestellimport übernommen.

Statusübertragung zu Shopify

Wenn Billbee den Status "versendet" an Shopify übertragen hat, dann wird kurz danach der Status "abgeschlossen" aus Shopify übernommen, denn standardmäßig wird in Shopify eine Bestellung, die bezahlt und versendet ist, archiviert. In Shopify kann unter "Einstellungen – Checkout"  eingestellt werden, dass solche Bestellungen nicht automatisch archiviert werden.

Versandprofile Shopify

Werden Versandprofile benötigt, dann kannst du die Namen der Versandprofile in deinem Shopify-Account herausfinden. Die Namen der Versandprofile aus dem nachstehenden Screenshot sind bspw. "Standard" und "Standard International".

Besonderheit: Einlesen von Gutschriften / Stornos 

Wenn eine Bestellung in Shopify storniert wird, kann das von Billbee eingelesen und eine Gutschrift erzeugt werden. Dazu muss in der Konfiguration der Shopverbindung "Gutschrift bei Storno erzeugen" (siehe 5.) aktiviert werden. Die Gutschrift erhält die Bestellnummer der Ursprungsbestellung mit dem Postfix -GS. Wenn die Ursprungsbestellung in Shopify im Status "abgeschlossen" ist oder das Bestelldatum mehrere Wochen zurückliegt, kann das Storno unter Umständen nicht mehr eingelesen werden.

Voreinstellungen

Bevor die Regeln eingerichtet werden können, muss ein Benachrichtigungstext für den Versand der Gutschrift angelegt werden. Unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" kannst einen neuen Benachrichtigungstext hinzufügen. Außerdem musst du bei Billbee ein Stornorechnungslayout anlegen, das für die Gutschrift verwendet wird.

Einrichtung der Regeln

Über eine Regel kann dann automatisch eine Gutschrift erzeugt werden. Diese Regel wird so angelegt:

  • Auslöser: Bestellung importiert (Alle Importarten)
  • Bedingung: Hier werden zwei Bedingungen benötigt:
    • Bestellstatus einschränken (bestätigt)
    • Shop einschränken (Shopify)
    • Auftragssumme einschränken (Wenn Autragssumme kleiner oder gleich -0,01 € ist)
  • Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Typ: Rechnung, da wenn in einer Bestellung ein negativer Betrag erkannt wird, automatisch das Stornorechnungslayout verwendet wird.)

Möchtest du jetzt noch, dass diese erstellte Stornorechnung automatisch an deine Kund:innen gesendet wird, kannst du zusätzlich noch folgende Regel anlegen:

  • Auslöser: Auftragsdokument an Kunde (*) senden (Typ: Stornorechnung)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Nachricht an Käufer (*) senden (Wähle noch deinen zuvor angelegten Benachrichtigungstext aus)

Mögliche Fehlercodes & ihre Bedeutung

Fehlercode/-meldung mögliche Bedeutung Lösung
Failed to set inventory quantity for product XXX_YYY because there is not inventory_item_id
Die Variante hat in Shopify keine SKU und/oder keine aktive Bestandsverfolgung
1. Überprüfe die SKU 
2. Aktiviere die Inventarverfolgung deiner Produkte bei Shopify
Statusübertragung für Bestellung #1234 ist fehlgeschlagen: Fehler beim Senden der Statusänderung: All line items must be stocked at the same location. Fehler beim Senden der Statusänderung. Damit Billbee den Status "versendet" an Shopify übermitteln kann, müssen alle Artikel in der gleichen Location gelagert werden
Überprüfe die Lagerorte deiner Artikel und pass sie alle an, damit alle Artikel an dem gleichen Lagerort sind
Statusübertragung für Bestellung #1234 ist fehlgeschlagen: Fehler beim Senden der Statusänderung: None of the items are stocked at the new location. Fehler beim Senden der Statusänderung, weil die Artikel aus der Bestellung nicht in dem in der Shopverbindung ausgewählten Lagerort vorhanden sind Überprüfe die Lagerorte deiner Artikel direkt im "Bearbeiten"- Fenster deines Artikels und auch den Lagerort, der in deiner Shopverbindung hinterlegt ist.
Permanenter Fehler beim Senden der Statusänderung: Die Transaktion wurde nicht gefunden. ({“errors”:“Not Found”}) Dieser Fehler kann mehrere Ursachen haben
1. Es wird versucht, einen Status an Shopify zu übermitteln, in der sich die Bestellung bereits befindet.
2. Es kann mit der Location in Shopify zu tun haben. Billbee kann nur mit einem dieser Lagerorte umgehen.
1. Überprüfe den Status deiner Bestellung und pass ihn ggf. an
2. Überprüfe die Lagerorte deiner Artikel direkt im "Bearbeiten"- Fenster deines Artikels und auch den Lagerort, der in deiner Shopverbindung hinterlegt ist.
"errors":"[API] Invalid API key or access token (unrecognized login or wrong password)"}
oder übersetzt:
 Dein API Key oder dein Access Token sind falsch. Bitte kontrolliere deine Daten in den Kanaleinstellungen und dein Konto bei Shopify und versuche es erneut 
Bestellabruf, Statusabgleich, Artikelimport und Bestandsabgleich zusammengerechnet sind pro Minute begrenzt.  Erscheint diese Fehlermeldung, obwohl der Shopify-Shop sonst problemlos abgerufen wird, dann wurde das Limit der Abrufe überschritten. In diesem Fall wiederhole die Aktion zu einem späteren Zeitpunkt nochmal.

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll - und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall zu übernehmen.

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