Shopify-Shop mit Billbee verbinden

Billbee unterstützt den Bestellimport aus einem Shopify-Shop. Der Datenabgleich mit Shopify erfolgt über die offizielle Shopify API. Der Abgleich erfolgt vollautomatisch, sobald du Billbee verwendest. Wie du deinen Shopify-Shop mit Billbee verbinden kannst, findest du in diesem Artikel.

In diesem Artikel

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Um eine neue Shopverbindung bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Kanäle auf den Button "Neu".

Jetzt öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem dir alle Shop- und Marktplatzverbindungen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Scrolle nun runter, bis zu bei "Shopify-Shop" angelangt bist und klicke darauf. Du wirst nun aufgefordert den Namen deines Shops einzugeben, so wie er in der Subdomain steht (wenn die URL https://subdomain.myshopify.com ist, wird nur subdomain eingetragen). Danach wirst du zu Shopify umgeleitet und musst dem Datenzugriff durch Billbee zustimmen. Hast du zugestimmt, wirst du wieder zu Billbee zurückgeleitet. Anschließend siehst du folgendes Fenster, in dem du noch shopspezifische Einstellungen vornehmen kannst:

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Name: Beim Neuanlegen der Verbindung wird der Name automatisch mit deinem Shopnamen gefüllt, du kannst aber auch einen beliebigen anderen internen Namen für deinen Shopify-Shop vergeben. Dieser Name wird intern zur Wiedererkennung genutzt.
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Shophify Access Token: Auch der Shopify Access Token wird automatisch gefüllt bei erfolgreicher Authentifizierung der Verbindung von Shopify zu Billbee. Der Shopify Access Token ist eine längere Zahlen-/Zeichenkombination. Sollte nach dem Login das Feld Shopify Access Token leer bleiben, versuche erneut deinen Shopify Shop zu verbinden.
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Shopname: Hier wird dir nach erfolgreicher Authentifizierung automatisch dein Shopname angezeigt.
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Bezeichnung für Gutschein/Rabatt: In Bezeichnung für Gutschein/Rabatt kannst du eine Bezeichnung für von Shopify übernommene Rabattpositionen eingeben, welche z.B. auf der Rechnung erscheint.
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Shopify-spezifische Einstellungen: Hier kannst du einige Einstellungen an- bzw. abwählen. Wähle aus, ob eine Gutschrift bei Storno einer Bestellung automatisch erzeugt werden soll. Auch kannst du wählen, ob die Rechnungsadresse für POS-Verkäufe eingelesen werden sollen. Wähle aus, ob der Shopify-Zahlstatus "authorized" als "pending" behandelt werden soll und ob Kunden-Tags deinen von Shopify eingelesenen Bestellungen hinzugefügt werden sollen.
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Lagerort: Lege die Shopify-Location fest, die für Fulfillment und Bestandsabgleich genutzt werden sollen. Den Lagerort kannst du mithilfe des Dropdown-Menüs auswählen.
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Änderungen abgleichen: Wähle aus, in welche Richtung die Änderungen abgefragt werden sollen. Du kannst zwischen nie (kein Abgleich), Shopify zu Billbee, Billbee zu Shopify oder beidseitig. Standardmäßig ist beidseitig ausgewählt (Shopify <-> Billbee)
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Aufträge einlesen: Lege fest, ob über die Verbindung Bestellungen eingelesen werden sollen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert beim Anlegen der Verbindung und muss aktiviert sein, damit Bestellungen von Shopify zu Billbee übertragen werden können.
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Bearbeiten von Auftragspositionen verbieten: Du kannst die Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus Shopify übermittelt werden, quasi "sperren". Das bedeutet, dass die Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee, die von Shopify übertragen wurde, dann nicht mehr manuell bearbeitet werden können.
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Erzeugen von Rechnungen mit Billbee verbieten: Du kannst Billbee verbieten, dass Rechnungen erstellt werden sollen für Bestellungen, die aus deinem Shopify-Shop eingelesen wurden. Dann werden für alle Bestellungen, die von Shopify übermittelt werden, keine Rechnungen in Billbee erstellt. Das bedeutet aber auch, dass du generell keine Rechnungen (weder manuell noch automatisch) für Bestellungen erstellen kannst, die dieser Shopverbindung zugeordnet sind.
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Artikel Preisanpassung: Hier kannst du optional einen Artikel festlegen, der Auftragspositionen zur Preisanpassung zugeordnet wird.
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SMTP Server: Hast du bereits einen SMTP Server angelegt bei Billbee, kannst du diesen hier über das Dropdown-Menü auswählen.
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Zahlung fällig in X Tagen: Gib an, wann die Zahlungen der Bestellungen fällig sein sollen, die über Shopify eingelesen werden.

wichtig / zu beachten

Artikelimport

Shopify übermittelt über die Schnittstelle keine Informationen zum Umsatzsteuersatz. Neu importierte Artikel bekommen den Standardsatz der Shopverbindung. Wenn mehrere Umsatzsteuersätze verwendet werden, müssen neu angelegte Artikel manuell von dir angepasst werden.

Statusübertragung zu Shopify

Wenn eine Bestellung bei Billbee auf den Status versendet oder bezahlt gesetzt wird und für den Shop die Übertragung in beide Richtungen aktiviert ist, wird die Bestellung im Shopify Webshop auch automatisch als versendet bzw. bezahlt markiert. Der Käufer wird dann über das Shopify System über den Statuswechsel benachrichtigt, wenn du das bei Shopify aktiviert hast.

Besonderheit: Einlesen von Gutschriften / Stornos 

Wenn eine Bestellung in Shopify storniert wird, kann das von Billbee eingelesen und eine Gutschrift erzeugt werden. Dazu muss in der Konfiguration der Shopverbindung "Gutschrift bei Storno erzeugen" (siehe 5.) aktiviert werden. Die Gutschrift erhält die Bestellnummer der Ursprungsbestellung mit dem Postfix -GS. Wenn die Ursprungsbestellung in Shopify im Status "abgeschlossen" ist oder das Bestelldatum mehrere Wochen zurückliegt, kann das Storno unter Umständen nicht mehr eingelesen werden.

Voreinstellungen

Bevor die Regeln eingerichtet werden können, muss ein Benachrichtigungstext für den Versand der Gutschrift angelegt werden. Unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" kannst einen neuen Benachrichtigungstext hinzufügen. Außerdem musst du bei Billbee ein Stornorechnungslayout anlegen, das für die Gutschrift verwendet wird.

Einrichtung der Regeln

Über eine Regel kann dann automatisch eine Gutschrift erzeugt werden. Diese Regel wird so angelegt:

  • Auslöser: Auftrag eingelesen (Alle Importarten)
  • Bedingung: Hier werden zwei Bedingungen benötigt:
    • Bestellstatus einschränken (bestätigt)
    • Shop einschränken (Shopify)
  • Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Typ: Rechnung, da wenn in einer Bestellung ein negativer Betrag erkannt wird, automatisch das Stornorechnungslayout verwendet wird.)

Möchtest du jetzt noch, dass diese erstellte Stornorechnung automatisch an den Kunden gesendet wird, kannst du zusätzlich noch folgende Regel anlegen:

  • Auslöser: Auftragsdokument an Kunde senden (Typ: Stornorechnung)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Nachricht an Käufer senden (Wähle noch deinen zuvor angelegten Benachrichtigungstext aus)

Mögliche Fehlercodes & ihre Bedeutung

Fehlercode/-meldung mögliche Bedeutung Lösung
Failed to set inventory quantity for product XXX_YYY because there is not inventory_item_id
Die Variante hat in Shopify keine SKU und/oder keine aktive Bestandsverfolgung
1. Überprüfe die SKU 
2. Aktiviere die Inventarverfolgung deiner Produkte bei Shopify
Statusübertragung für Bestellung #1234 ist fehlgeschlagen: Fehler beim Senden der Statusänderung: All line items must be stocked at the same location. Fehler beim Senden der Statusänderung. Damit Billbee den Status "versendet" an Shopify übermitteln kann, müssen alle Artikel in der gleichen Location gelagert werden
Überprüfe die Lagerorte deiner Artikel und pass sie alle an, damit alle Artikel an dem gleichen Lagerort sind
Statusübertragung für Bestellung #1234 ist fehlgeschlagen: Fehler beim Senden der Statusänderung: None of the items are stocked at the new location. Fehler beim Senden der Statusänderung, weil die Artikel aus der Bestellung nicht in dem in der Shopverbindung ausgewählten Lagerort vorhanden sind Überprüfe die Lagerorte deiner Artikel direkt im "Bearbeiten"- Fenster deines Artikels und auch den Lagerort, der in deiner Shopverbindung hinterlegt ist.
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