E-Mail Vorlagen

Benachrichtigungstexte dienen dazu, bestimmte Textvorlagen zu nutzen, um deine Kund:innen über bestimmte Ereignisse zu informieren. Beispiele können sein, dass du deine Kund:innen über den Zahlungseingang informieren möchtest oder dass ihre Bestellung versendet wurde.

Schritt-für-Schritt Anleitung

Die Einrichtung der Benachrichtigungstexte findest du unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen". Dort findest du eine Übersicht aller bereits angelegten Benachrichtigungstexte. Benachrichtigungstexte für den Versand der Auftragsbestätigung per E-Mail, den Zahlungseingang, den Versand der Bestellung und den Rechnungsversand per E-Mail sind standardmäßig schon angelegt, können aber jederzeit von dir angepasst werden. Du kannst beliebig viele Benachrichtigungstexte hinterlegen, z. B. auch unterschiedliche Texte pro Shop.

Bei der Zustellung der Benachrichtigungstexte per E-Mail ist zu beachten, dass der Versand über den Billbee E-Mail Server mit der im Benutzerkonto hinterlegten E-Mail-Adresse als Absenderadresse erfolgt. Das kann zu einer Klassifizierung als Spam führen, weil der Billbee E-Mail Server ja eigentlich nicht autorisiert ist, in deinem Namen E-Mails zu versenden. Daher ist es möglich (und auch empfehlenswert), unter Einstellungen / E-Mail Versand einen eigenen SMTP Server für den E-Mail-Versand zu konfigurieren. Möchtest du mehr über das Thema SMTP-Server lesen, kannst du das hier machen.

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Name: gib deinem Benachrichtigungstext einen Namen. Der Name des Benachrichtigungstextes dient zur Identifizierung, damit du in Listen oder bei dem Anlegen von Regeln den richtigen Text einfacher auswählen kannst.

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Beschreibung: Hier kannst du eine interne Bemerkung oder Notiz hinterlegen.

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E-Mail Betreff: Der Betreff ist vor allem notwendig, wenn du deinen Benachrichtigungstext als E-Mail versendest. Der Betreff, den du hier hinterlegst, wird auch dem Empfänger im Betreffsfeld angezeigt.

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E-Mail Nachricht: Hier kannst du jetzt deinen eigentlichen Benachrichtigungstext eingeben.

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Platzhalter Dokumentation öffnen: Über diese Schaltfläche erreichst du den Artikel zum Thema Platzhalter. Du kannst in allen Feldern auch Platzhalter nutzen, um die Nachricht oder den Betreff zu individualisieren.

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Ist HTML Code: Um das Aussehen deiner Benachrichtigung noch individueller einzustellen, kannst du deine Nachricht auch im HTML Code formatieren. Hierzu kannst du die Option "Ist HTML Code" aktivieren. Du kannst hier ein bereits erstelltes HTML-Template einfügen oder deinen Benachrichtigungstext mittels HTML formatieren. Bitte beachte, dass die HTML-Formatierung korrekt ausgeführt sein muss, damit der Benachrichtigungstext im richtigen Format verschickt werden kann. Ein reines Einfügen des gewünschten Textes reicht hier nicht aus, die Formatierungen müssen auch noch von dir vorgenommen werden.

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Test E-Mail: Möchtest du prüfen, wie dein Benachrichtigungstext im Postfach deiner Kund:innen ankommt, dann kannst du eine Test-E-Mail versenden. Wähle eine gewünschte Mailadresse aus (hier können nur Accountmailadressen verwendet werden). Außerdem kannst du wählen, ob die Platzhalter im Text ersetzt werden sollen und mit welcher Bestellung. Eine Bestellung kannst du auswählen, indem du z. B. nach Bestell- oder Rechnungsnummern suchst in dem dafür vorgesehenen Feld.

Mehrsprachigkeit bei Benachrichtigungstexten

Hast du als Händler:in Kund:innen aus den verschiedensten Ländern und möchtest deine Kund:innen in ihrer Landessprache ansprechen, gibt es bei Billbee die Möglichkeit, Benachrichtigungstexte in verschiedenen Sprachen anzulegen.

Bevor du deine Benachrichtigungstexte in verschiedenen Sprachen anlegen kannst, musst du die Sprachen bei Billbee hinzufügen. Wie du das machst, findest du hier. Um die jeweiligen Texte und Dokumente in der Sprache des/der Kund:in zu erzeugen und zu versenden, muss die Sprache des/der Kund:in im jeweiligen Kundendatensatz hinterlegt sein. Das kannst du ganz einfach per Regel einstellen. Eine Anleitung dazu findest du hier.

Hast du diese Einstellungen erfolgreich vorgenommen, kannst du die Benachrichtigungstexte verwalten. Gehe in die Einstellungen zu den Benachrichtigungstexten, wo du alle deine angelegten Benachrichtigungstexte siehst. Mit der Funktion der Mehrsprachigkeit brauchst du nicht für jede Sprache einen anderen Benachrichtigungstext anlegen, sondern kannst im jeweiligen Layout des Benachrichtigungstextes die Sprachen ändern und anlegen.

Wähle den Benachrichtigungstext aus, den du in einer anderen Sprache anlegen möchtest. Das Layout öffnet sich standardmäßig immer auf Deutsch, auch wenn du andere Sprachen angelegt hast. Um in eine andere Sprache zu wechseln, kannst du oben rechts die Sprachauswahl öffnen und die gewünschte Sprache auswählen. Dadurch öffnet sich allem Anschein nach ein neues Layout, es ist aber immer noch das des entsprechenden Textes.

Den Namen des Benachrichtigungstextes musst du nicht anpassen. Den Betreff und den Benachrichtigungstext an sich kannst du nun in die gewünschte Sprache übersetzen.

Sobald du das Layout speicherst und wieder öffnest, wird es dir zuerst auf Deutsch angezeigt. Wenn du oben rechts eine andere Sprache auswählst, siehst du dann auch den Text in dieser Sprache. Aber standardmäßig wird dir beim Öffnen immer zuerst der deutsche Text angezeigt.

How To Video: E-Mail Vorlagen einrichten

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