Kaufland-Shop mit Billbee verbinden

Du hast die Möglichkeit, deinen Kaufland-Shop (früher: real.de) an deinen Billbee-Account anzubinden. Wie du die Anbindung vornimmst, erfährst du in diesem Artikel.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Damit du deinen Kaufland.de-Shop an Billbee anbinden kannst, musst du zunächst Voreinstellungen in deinem Kaufland-Account vornehmen.

Voreinstellungen

Um die Einstellungen für deine Anbindung an Kaufland.de auszufüllen, musst du zuerst deine Zugangsdaten bei Kaufland.de anfordern. Diese erhältst du hier. Dort wählst du bitte einfach Billbee aus und dann klickst dann auf  "Zugangsdaten neu generieren".

Anbindung

Um eine neue Shopverbindung bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Kanäle auf die Kachel "Shop hinzufügen".

Jetzt öffnet sich ein Pop-Up Fenster, in dem dir alle Shop- und Marktplatzverbindungen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Klicke hier auf "Kaufland.de". 

Im nächsten Fenster kannst du dann deine Zugangsdaten für die Shopverbindung angeben:

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Name: Gib einen beliebigen internen Namen für deine Shopverbindung ein.

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API Key/API Secret: Gib hier den API Key und das API Secret ein, welche du zuvor in deinem Kaufland.de-Account angefordert hast.

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Marktplätze: Setze hier einen Haken bei den Marktplätzen, die du bedienen möchtest.  Es dürfen allerdings nur Marktplätze ausgewählt werden, für die du bei Kaufland registriert bist. Bei Kaufland nicht- aktivierte Marktplätze werden ausgegraut und können nicht ausgewählt werden.

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Versandkosten als Artikel behandeln / Gutschrift bei Storno erzeugen: Du hast die Option, die Versandkosten in deiner Bestellung als Artikel zu behandeln. Bei Aktivierung von "Gutschrift bei Storno erzeugen" erhält deine Bestellung stornierte Positionen mit dem Attribut "status:cancelled". Zudem wird dieser Bestellung das Tag "Teilstorno" zugewiesen, wenn nur ein Teil der Positionsliste storniert wurde. Nähere Infos zu Stornos/Teilstornos kannst du hier nachlesen.

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Importmodus: Du kannst festlegen, ob alle Kaufland-Bestellungen in Billbee eingelesen werden sollen oder nur FBK (Fulfillment by Kaufland) Bestellungen oder nur die FBM (Fulfillment by Merchant) Bestellungen. So kannst du bestimmte Bestellungen vom Einlesen ausschließen. Alle FBK Bestellungen erhalten standardmäßig das Tag "FBK".

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Billbee Bestand auch bei FBK Bestellungen reduzieren: Hast du unter Punkt 5 "Alle Bestellungen" oder "Nur FBK Bestellungen" ausgewählt, ist die Option "Billbee Bestand auch bei FBK Bestellungen reduzieren" verfügbar und kann von dir aktiviert werden. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert.

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Änderungen an Bestellungen abgleichen: Wähle aus, in welche Richtung die Änderungen abgefragt werden sollen. Du hast die Wahl zwischen nie (kein Abgleich), Kaufland zu Billbee, Billbee zu Kaufland oder beidseitig. Standardmäßig ist beidseitig ausgewählt (Kaufland <-> Billbee).

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Aufträge einlesen: Lege fest, ob Bestellungen über die Verbindung eingelesen werden sollen. Diese Option ist beim Anlegen der Verbindung standardmäßig aktiviert und muss zwingend aktiviert sein, damit Bestellungen von Kaufland zu Billbee übertragen werden können.

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Mindestalter der Bestellung in Minuten: Mit dieser Option legst du fest, wie alt eine Bestellung beim Shopabruf mindestens sein muss, damit sie importiert wird. Da Kaufland keine Webhooks unterstützt ist diese Option für dich nicht relevant, da Bestellungen immer importiert werden, sobald ein Shopabruf gestartet wird.

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Bearbeiten von Auftragspositionen / Erzeugen von Rechnungen mit Billbee verbieten / Rechnungen automatisch hochladen:  Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus Kaufland übermittelt werden, können von dir "gesperrt" werden. Das heißt: Alle von Kaufland übertragenen Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee können dann nicht mehr manuell bearbeitet werden. Zudem kannst du Billbee verbieten, dass Rechnungen für Bestellungen erstellt werden, die aus deinem Kaufland-Shop eingelesen wurden. Dann werden für alle von Kaufland übermittelten Bestellungen keine Rechnungen in Billbee erzeugt. Das bedeutet aber auch, dass du generell keine Rechnungen -weder manuell noch automatisch- für Bestellungen erstellen kannst, die dieser Shopverbindung zugeordnet sind. Darüber hinaus besteht die Option, deine in Billbee erstellten Rechnungen automatisch zu Kaufland hochladen zu lassen.

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Artikel Preisanpassung: Hier kannst du optional einen Artikel festlegen, der Auftragspositionen zur Preisanpassung zugeordnet wird.

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SMTP Server: Hast du bereits einen SMTP Server angelegt bei Billbee, kannst du diesen hier über das Dropdown-Menü auswählen.

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Zahlung fällig nach X Tagen: Hier kannst du die Anzahl an Tagen angeben, ab wann die Zahlung fällig sein soll. Der angegebene Wert wird dann dem Ausstellungsdatum der Rechnung hinzugefügt. Er wird beim Import von Bestellungen übernommen und in das entsprechende Feld in den Bestelldetails eingetragen (wenn die Zahlart einer Bestellung "Rechnung" ist). Hast du hier keinen individuellen Wert angegeben, erfolgt ein Fallback auf das Ausstellungsdatum der Rechnung +30 Tage.

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Versand aus: Innerhalb der Shopverbindung kann das Feld "Versand aus" gefüllt werden. Der hinterlegte Wert wird auf das gleichnamige Feld in Bestellungen aus der jeweiligen Shopverbindung übertragen.

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Anonymisieren von Kundendaten aktivieren: Mit dieser Option hast du die Möglichkeiten Kundendaten aus deinen Bestellungen zu anonymisieren. Du kannst als Zeitspanne zwischen 1 - 730 Tagen wählen und weiterhin, ob die Bestellungen bei der Anonymisierung einen von dir hinterlegten Status erhalten sollen. Weitere Informationen zur Anonymisierung findest du Hier

.

Wichtig / zu beachten

Statusübertragungen zu Kaufland

Der Status "Storniert" kann nicht zu Kaufland übertragen werden. Bei Statusänderungen von Kaufland-Bestellungen findet nur eine Aktion bei dem Status "Versendet" statt.

Bestellungen, die zum Abrufzeitpunkt eine Position im Status "OPEN" enthalten, werden nicht importiert. Erst wenn der Status aller Positionen nicht mehr "OPEN" ist wird die Bestellung als "Bezahlt" importiert.

Ist keine Position "Storniert" aber mindestens eine Position der Bestellung im Status "sent_and_autopaid", "sent" oder "received", wird die Bestellung als "Versendet" importiert.

Storno / Teilstorno

Standardmäßig werden stornierte Positionen in Bestellungen ignoriert. Komplett stornierte Bestellungen werden nicht importiert. Hast du die Option "Gutschrift bei Storno erzeugen" (Punkt 4) aktiviert, werden stornierte Positionen nicht mehr ignoriert sondern sind in der Bestellung enthalten, erhalten jedoch das Attribut "status: cancelled". Die Bestellung bekommt das Tag "Teilstorno", wenn nur ein Teil der Positionsliste storniert wurde.

Anschließend wird eine zusätzliche Bestellung als Gutschrift mit Referenz zu der Ursprungsbestellung angelegt, die alle stornierten Positionen mit negativer Menge/Betrag enthält. Gutschriften werden immer mit dem Status "Bestätigt" importiert. Komplett stornierte Bestellungen werden jetzt ebenfalls importiert, aber immer mit dem Status "Abgeschlossen". Versandkosten für die Bestellung sind in der Gutschrift nicht enthalten bzw. werden nicht erstattet.

Die Ursprungsbestellung zu einer Retoure / Gutschrift erhält automatisch den Status "Abgeschlossen". Dies wird von Kaufland so zu Billbee übertragen.

Ist die Option "Rechnungen automatisch hochladen" (Punkt 9) aktiviert, werden Stornorechnungen zusätzlich zu Bestellrechnungen hochgeladen. Dies gilt allerdings nur für teilweise stornierte Bestellungen. Wenn möglich, wird versucht, die Rechnung vor der Stornorechnung für eine Bestellung hochzuladen, da immer das erst-hochgeladene Dokument von Kaufland mit einer Email an die Käufer:innen gesendet wird.

In den Einstellungen deiner Shopverbindung hast du unter dem Reiter "Bestandsabgleich" die Möglichkeit entsprechende Lager zu hinterlegen. Hierbei kannst du unterscheiden zwischen

• Einem Standardlager für alle Bestellungen, welche über den Marktplatz importiert werden:

• Einem weiteren Lager, welches ausschließlich für FBK Bestellungen genutzt werden soll:

Rechnungen zu Kaufland.de hochladen

Du hast die Möglichkeit, deine in Billbee erzeugten Rechnung direkt zu Kaufland hochzuladen. Die Option dazu findest du unter Punkt 6 und nennt sich 'Rechnungen automatisch hochladen'.

Bei einer bereits bestehenden Shopverbindung musst du die neu hinzugekommene Option 'Rechnungen automatisch hochladen' manuell aktivieren. Bei Kaufland.de-Shopverbindungen, welche nach dem 15.03.2022 eingerichtet wurden, ist diese Option bereits vorausgewählt.

Erzeugst du Rechtstexte über Billbee (mit der IT-Recht Kanzlei), dann werden diese beim Rechnungsupload zu Kaufland mit hochgeladen.

Bitte beachte, dass der Upload der Rechnung zu Kaufland etwas zeitverzögert läuft. Dies kann teilweise in bis zu einer Stunde Verzögerung zur Rechnungserstellung passieren.