Kaufland-Shop mit Billbee verbinden

Du hast die Möglichkeit, deinen Kaufland-Shop (früher: real.de) an deinen Billbee-Account anzubinden. Wie du die Anbindung vornimmst, erfährst du in diesem Artikel.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Damit du deinen Kaufland.de-Shop an Billbee anbinden kannst, musst du zuerst Voreinstellungen in deinem Kaufland-Account vornehmen.

Voreinstellungen

Um die Einstellungen für deine Anbindung an Kaufland.de auszufüllen, musst du zuerst deine Zugangsdaten bei Kaufland.de anfordern. Diese erhältst du hier. Dort bitte einfach Billbee auswählen und dann "Zugangsdaten neu generieren" klicken.

Deine API-Zugangsdaten kannst du auch in mehreren Systemen nutzen. So kannst du auch die Zugangsdaten für Billbee nutzen, wenn du ursprünglich bei der Erstellung der Zugangsdaten einen anderen Dienst ausgewählt hast. Die Auswahl der Software Schnittstelle hat demnach keine Auswirkungen auf die Nutzbarkeit der Zugangsdaten.

Anbindung

Um eine neue Shopverbindung bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Kanäle auf den Button "Neu".

Jetzt öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem dir alle Shop- und Marktplatzverbindungen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Scrolle nun runter, bis du bei "Kaufland.de" angelangt bist und klicke darauf. Jetzt kannst du im nächsten Fenster deine Zugangsdaten für die Shopverbindung angeben:

Klickst du auf "Weiter" kannst du anschließend alle entsprechenden Einstellungen für deine Kaufland Shopverbindung treffen:

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Name: Gib einen beliebigen internen Namen für deine Shopverbindung ein.

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API Key/API Secret: Gib hier den API Key und das API Secret ein, welche du zuvor in deinem Kaufland.de-Account angefordert hat.

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Marktplätze: Setze hier einen Haken bei den Marktplätzen, die du bedienen möchtest, es dürfen allerdings nur Marktplätze ausgewählt werden, für die du bei Kaufland registriert bist. Nicht bei Kaufland aktivierte Marktplätze werden ausgegraut angezeigt und können nicht ausgewählt werden.

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Marktplatz als Tag übernehmen / Versandkosten als Artikel behandeln / Stornierte Position in Bestellung markieren: Wenn du Regeln in Abhängigkeit von den Marktplätzen steuern möchtest, dann musst du den Haken bei "Marktplatz als Tag" setzen. Dadurch bekommen deine Bestellungen, die über die Kaufland Shopverbindung eingelesen wurden einen entsprechenden Tag, der auf die Shopverbindung hinweist (KAUFLAND_de / KAUFLAND_cz / KAUFLAND_sk). Außerdem hast du die Option, dass deine Versandkosten als Artikel in deiner Bestellung behandelt werden. Aktivierst du die Option "Stornierte Positionen in Bestellung markieren" erhalten bei einem Teilstorno die stornierten Artikel der Bestellung einen entsprechenden Hinweistext im Reiter "Positionen". Siehe dazu auch den Absatz Storno / Teilstorno.

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Importmodus: Du kannst festlegen, ob alle Kaufland-Bestellungen in Billbee eingelesen werden sollen oder nur die FBK (Fulfillment by Kaufland) Bestellungen oder nur die FBM (Fulfillment by Merchant) Bestellungen. So kannst du bestimmte Bestellungen vom Einlesen ausschließen. Alle FBK Bestellungen erhalten standardmäßig das Tag FBK.

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Billbee Bestand auch bei FBK Bestellungen reduzieren / FBK Positionen in Bestellung markieren: Hast du unter Punkt 5 "Alle Bestellungen" oder "Nur FBK Bestellungen" ausgewählt, ist die Option "Billbee Bestand auch bei FBK Bestellungen reduzieren" verfügbar und kann von dir aktiviert werden (sie ist standardmäßig inaktiv). Außerdem wird dann die Option "FBK Positionen in Bestellungen markieren" angezeigt. Hiermit ist es möglich zu erkennen, welche Positionen einer Bestellung von Kaufland und nicht vom Händler selbst versendet werden.

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Änderungen abgleichen: Wähle aus, in welche Richtung die Änderungen abgefragt werden sollen. Du kannst zwischen nie (kein Abgleich), Kaufland zu Billbee, Billbee zu Kaufland oder beidseitig. Standardmäßig ist beidseitig ausgewählt (Kaufland <-> Billbee).

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Aufträge einlesen: Lege fest, ob über die Verbindung Bestellungen eingelesen werden sollen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert beim Anlegen der Verbindung und muss aktiviert sein, damit Bestellungen von Kaufland zu Billbee übertragen werden können.

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Bearbeiten von Auftragspositionen / Erzeugen von Rechnungen mit Billbee verbieten / Rechnungen automatisch hochladen: Du kannst die Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus Kaufland übermittelt werden, quasi "sperren". Das bedeutet, dass die Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee, die von Kaufland übertragen wurde, dann nicht mehr manuell bearbeitet werden können. Außerdem kannst du Billbee verbieten, dass Rechnungen erstellt werden sollen für Bestellungen, die aus deinem Kaufland-Shop eingelesen wurden. Dann werden für alle Bestellungen, die von Kaufland übermittelt werden, keine Rechnungen in Billbee erstellt. Das bedeutet aber auch, dass du generell keine Rechnungen (weder manuell noch automatisch) für Bestellungen erstellen kannst, die dieser Shopverbindung zugeordnet sind. Zudem hast du die Möglichkeit, deine in Billbee erstellten Rechnungen automatisch zu Kaufland hochladen zu lassen.

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Artikel Preisanpassung: Hier kannst du optional einen Artikel festlegen, der Auftragspositionen zur Preisanpassung zugeordnet wird.

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SMTP Server: Hast du bereits einen SMTP Server angelegt bei Billbee, kannst du diesen hier über das Dropdown-Menü auswählen.

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Zahlung fällig nach X Tagen: Gib an, wann die Zahlungen der Bestellungen fällig sein sollen, die über Kaufland eingelesen werden

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Versand aus: Innerhalb der Shopverbindung kann das Feld "Versand aus" gefüllt werden. Der hinterlegte Wert wird auf das gleichnamige Feld in Bestellungen aus der jeweiligen Shopverbindung übertragen.

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Anonymisieren von Kundendaten aktivieren: Wähle aus, ob du die Option der Anonymisierung für diese Shopverbindung nutzen möchtest. Aktivierst du diese Option, erscheinen weitere Einstellungsmöglichkeiten zum Statuswechsel bei Anonymisierung und der gewünschten Zeitspanne bis zur Anonymisierung. Alle weiteren Informationen zur Anonymisierung findest du hier.

Wichtig / zu beachten

Statusübertragungen zu Kaufland

Der Status "Storniert" kann nicht zu Kaufland übertragen werden. Bei Statusänderungen von Kaufland-Bestellungen findet nur eine Aktion bei dem Status "Versendet" statt.

Bestellungen, die zum Abrufzeitpunkt eine Position im Status "OPEN" enthalten, werden nicht importiert. Erst wenn der Status aller Positionen nicht mehr "OPEN" ist wird die Bestellung als "Bezahlt" importiert.

Ist keine Position "Storniert" aber mindestens eine Position der Bestellung im Status "sent_and_autopaid", "sent" oder "received", wird die Bestellung als "Versendet" importiert.

Storno / Teilstorno

Stornierst du eine Bestellung in Kaufland, erhält die Bestellung in Billbee automatisch den Status "Storniert". Stornierst du nur einen Teil der Bestellung, wird trotzdem die ganze Bestellung auf "Storniert" gesetzt. 

Um dir hier die Möglichkeit der Unterscheidung in Billbee zu geben, erhalten teilstornierte Bestellungen den Tag "Teilstorno". Außerdem gibt es in den Bestelldetails unter dem Reiter "Positionen" einen entsprechenden Hinweis am Artikel, welcher storniert wurde. (vorausgesetzt du hast die unter Punkt 4 enthaltene Option aktiviert und die Bestellung enthält mind. einen stornierten UND mind. einen nicht stornierten Artikel)

Rechnungen zu Kaufland.de hochladen

Du hast die Möglichkeit, deine in Billbee erzeugten Rechnung direkt zu Kaufland hochzuladen. Die Option dazu findest du unter Punkt 6, sie nennt sich 'Rechnungen automatisch hochladen'.

Bei einer bereits bestehenden Shopverbindung musst du neu hinzugekommene Option 'Rechnungen automatisch hochladen' manuell aktivieren. Bei Kaufland.de-Shopverbindungen, welche nach dem 15.03.2022 eingerichtet wurden ist diese Option bereits vorausgewählt.

Erzeugst du Rechtstexte über Billbee (mit der IT-Recht Kanzlei), dann werden diese beim Rechnungsupload zu Kaufland mit hochgeladen.

Bitte beachte, dass der Upload der Rechnung zu Kaufland etwas zeitverzögert läuft. Dies kann teilweise bis zu einer Stunde Verzögerung zur Rechnungserstellung passieren.