Best Practice - Angebot anlegen

Mit Billbee kannst du nicht nur Rechnungen schreiben oder Lieferscheine versenden. Du kannst auch Angebote für deine Kund:innen erstellen und sie ihnen zusenden. In diesem Artikel erfährst du Schritt für Schritt, wie du ein neues Angebot erstellst und was dabei zu beachten ist.

Um ein Angebot in Billbee erstellen zu können, sind mehrere Schritte notwendig:

1. Anlegen eines Layouts für Angebote
2. Anlegen eines Auftrages
3. Angebot erstellen und an Kund:innen senden

Anlegen eines Layouts für Angebote

Um überhaupt ein Angebot für deine Kund:innen erstellen zu können, musst du als Erstes ein Layout für Angebote in deinem Billbee-Account anlegen bzw. für deine Bedürfnisse individualisieren.

Wie genau du dabei vorgehst, wird dir in unserem Hilfeartikel "Layouts für Auftragsdokumente erstellen" erklärt.

Anlegen eines Auftrages

Ein Auftragsdokument kann in Billbee nur dann erstellt werden, wenn ein entsprechender Auftrag dazu existiert.

Daher musst du als Erstes einen Auftrag in Billbee erstellen. Wie genau du hierbei vorgehst, erklären wir dir im Hilfeartikel "Manuelle Bestellungen anlegen".

Damit deine Prozesse, wie bspw. Lagerverwaltung oder die Übersichtlichkeit der Bestellübersicht, gegeben sind, solltest du bei der Anlage ein paar Dinge beachten:

Bestellstatus

Setze den Auftrag in den Status "Angeboten". Damit werden bei der Anlage dieses Auftrages die Lagerbestände nicht abgezogen. Der Lagerbestand der jeweiligen, im Auftrag enthaltenen Artikel, wird erst dann von deinem Lagerbestand abgebucht, wenn der Auftrag in den Status "Bezahlt" wechselt.  

Eine Übersicht aller Status in Billbee und deren Wirkung findest du im Hilfeartikel "Bestellstatus in Billbee"

Bestellnummer

Wir empfehlen, für den Auftrag eine Bestellnummer zu vergeben. Dies vereinfacht die nachträgliche Suche, nach dem Auftrag. Außerdem werden dann in den Systemereignissen, die weiligen Ereignisse zu dem Auftrag mit der Bestellnummer gekennzeichnet und sind daher besser für dich nachzuvollziehen.

Option "Lagerbestand anpassen"

Du findest diese Option in den Bestelldetails im Reiter "Positionen". Lasse hier den Haken gesetzt. Wie oben beschrieben, wird der Lagerbestand ohnehin in Billbee erst dann angepasst, wenn sich ein Auftrag im Status "Bezahlt befindet".

Nimmst du den Haken raus, ist ein Lagerabgleich nachträglich nicht mehr automatisch möglich.

Angebot erstellen und an Kund:innen senden

Nachdem du einen Auftrag in Billbee angelegt hast, kannst du jetzt ein Angebot erstellen und auch direkt an deine Kund:innen per Mail senden.

Damit auch tatsächlich eine Mail versendet wird, benötigst du zudem eine Regel. Diese legst du unter "Einstellungen" - "Automatisierung" im Reiter 'Regeln' mittels des Buttons '+Neu' an.

Auslöser: Auftragsdokument per E-Mail versenden - Angebot

Bedingung: Optional – Soll das Angebot nur unter speziellen Bedingungen versendet werden, kannst du diese hier hinterlegen (Bedingungsübersicht).

Aktion: Nachricht an Kunden (Käufer) senden - Hinterlege hier die gewünschte Mailvorlage und (wenn gewünscht) den SMTP Server, von welchem die Mail versendet werden soll.

Um nun tatsächlich das Angebot zu erstellen und per Mail versenden zu können, gibt es zwei Wege:

1. Aus den Bestelldetails heraus

Mittels des Stiftsymbols (mouse-over) ganz links in der Bestellzeile der Bestellübersicht kannst du jederzeit die Bestelldetails öffnen. In den Bestelldetails findest du unten rechts den Button "Speichern & Rechnung erzeugen". Klickst du hier auf das kleine Pfeilsymbol rechts neben dem Button, öffnen sich weitere Optionen. Hier kannst du jetzt wählen zwischen "Speichern & Angebot erzeugen" oder "Speichern & Angebot per Mail senden". Wähle hier die gewünschte Option aus.

2. Über das PDF Symbol in der oberen Menüleiste der Bestellübersicht

Eine weitere Möglichkeit ist es, die Bestellung zuerst in der Bestellübersicht zu markieren. Anschließend klickst du in der oberen Menüleiste der Bestellübersicht auf den Button mit dem PDF Symbol. In dem Pop-Up, welches sich nun öffnet, wählst du als Dokumententyp 'Angebot' aus. Beim Ausgabeformat kannst du entscheiden zwischen "PDF Download" - dabei wird nur das Dokument erstellt und zum Download zur Verfügung gestellt – oder "EMail an Kunde" - dabei wird das Dokument erstellt und mit der Mailvorlage aus der Regel an deine Kund:innen versendet.