Bestellstatus in Billbee
In Billbee kann eine Bestellung auf verschiedene Status gesetzt werden. Den Status einer Bestellung kannst du manuell setzen und / oder er wird aus deinem Shop zu Billbee übertragen.
Welche Status es gibt und was zu den jeweiligen Status zu beachten ist, erklären wir in diesem Hilfeartikel.
Übersicht aller Status
Angeboten
Best Practice: Erstellst du mit Billbee ein Angebot für deine Kund:innen, kannst du diesen Status am besten nutzen.
Wichtig: Nutzt du diesen Status, wird der Warenbestand (noch) nicht aktualisiert. Dies geschieht erst, wenn du den Auftrag in einen höheren Status setzt, wie bspw. "Bestellt" (ausgenommen: "Storniert" & "Gelöscht").
Bestellt
Best Practice: Haben deine Kund:innen etwas bei dir bestellt, dies aber bisher nicht bezahlt, bietet sich der Status "Bestellt" an, um im Überblick zu behalten, welche - noch nicht versendeten - Bestellungen noch bezahlt werden müssen. Stornierst du eine Bestellung in der Bestellübersicht unter dem Menüpunkt "Mehr" > "Storno" bekommt diese Bestellung standardmäßig den Status "Bestellt". Der Status der Ursprungsbestellung ändert sich dabei nicht..
Wichtig: Für Bestellungen in diesem Status wird der Warenbestand in deinem Billbeelager reduziert. Zusätzlich wird die Anzahl der Artikel bei deinem Lagerbestand in Billbee unter "Offen" gelistet.
Bestätigt
Best Practice: Hat dein:e Kund:in ein von dir gesendetes Angebot akzeptiert, kannst du den Auftrag in diesen Status setzen.
Wichtig: Für Bestellungen in diesem Status wird der Warenbestand in deinem Billbeelager reduziert. Zusätzlich wird die Anzahl der Artikel bei deinem Lagerbestand in Billbee unter "Offen" gelistet.
Bezahlt
Best Practice: Ist eine Bestellung bezahlt, aber bisher nicht von dir verschickt worden, nutzt du diesen Status. Dieser Status ist ebenfalls relevant, wenn du in der Bestellübersicht den Filter "Versandfertige Bestellungen" nutzt.
Wichtig: Die Anzahl der Artikel wird in der Lagerverwaltung in Billbee weiterhin unter "Offen" angezeigt.
Gepackt
Best Practice: Wurde eine Bestellung bereits verpackt, aber bisher nicht versendet, kannst du diesen Status nutzen, um in der Bestellübersicht schnell danach filtern zu können. Außerdem kann dieser Status genutzt werden, wenn du bspw. eine Versandbenachrichtigung verzögert versenden möchtest.
Wichtig: Setzt du deine Bestellung in diesen Status, sind die Artikel nun im Lagerbestand nicht mehr als "Offen" deklariert.
Im Fulfillment
Best Practice: Dieser Status wird meist bei der Zusammenarbeit mit einem Fulfillmentdienstleister bzw. Amazon FBA verwendet.
Wichtig: Hast du den Status "Gepackt" vorher nicht gesetzt, wird mit diesem Status der Lagerbestand nicht mehr als "Offen" angezeigt.
Versendet
Best Practice: Versendest du eine Bestellung mit Billbee wird die Bestellung nach dem Versand standardmäßig in diesen Status gesetzt (außer du hast bereits andere Einstellungen dazu vorgenommen).
Wichtig: Wurde die Bestellung nicht zwischenzeitlich auf "Gepackt" oder "Im Fulfillment" gesetzt, wird nun die Anzahl der Artikel in der Lagerverwaltung nicht mehr als "Offen" angezeigt.
Reklamation
Best Practice: Reklamiert ein Kunde /eine Kundin einen oder mehrere Artikel einer Bestellung, kannst du diese in den Status "Reklamiert" setzen, um einen besseren Überblick zu behalten.
Gelöscht
Best Practice: Ist dir beim manuellen Anlegen einer Bestellung ein Fehler unterlaufen oder haben deine Kund:innen ein Angebot nicht akzeptiert, kannst du diesen Status nutzen.
Wichtig: In den Grundeinstellungen ist dieser Status in der Bestellübersicht in der Spalte "Status" nicht aktiviert. Möchtest du dir gelöschte Bestellungen anzeigen lassen, musst du den Status zuerst in der Spalte aktivieren.
Setzt du eine Bestellung in diesen Status, wird sie nicht automatisch gelöscht, sondern erhält nur den Status, bleibt aber weiterhin in Billbee vorhanden. Du kannst den Status jederzeit wieder ändern.
Abgeschlossen
Best Practice: Wenn eine Bestellung den vollständigen Bestellprozess in deinem Unternehmen durchlaufen hat, kannst du sie in diesen Status setzen.
Storno / Storniert
Best Practice: Wurde eine Bestellung vor oder nach dem Versand storniert, kannst du die Ursprungsbestellung in diesen Status setzen.
Wichtig: Diesen Status solltest du nicht für Stornobestellungen /Gutschriften nutzen, da du damit den Storno wieder aufheben würdest. Der Lagerbestand wird entsprechend reduziert. Möchtest du dies nicht, müsstest du den Haken in den Bestelldetails bei der Option "Lagerbestand anpassen" herausnehmen.
Archiviert
Best Practice: Für die Anbindungen von Amazon und Shopify hat Billbee Vorgaben erhalten, dass Bestellungen nach einem bestimmten Zeitrahmen automatisch anonymisiert werden müssen. Wenn du in den Kanaleinstellungen nichts anderes eingestellt hast, erhalten diese anonymisierten Bestellungen automatisch den Status "Archiviert".
Wichtig: Anonymisierte Bestellungen in diesem Status können nicht mehr bearbeitet werden. Sie können aber wiederhergestellt werden. Alle Informationen zur Anonymisierung findest du hier.
Zahlungserinnerung
Best Practice: Hat ein Kunde nach einem bestimmten Zeitraum seine Rechnung bei dir bisher nicht gezahlt, kannst du die Bestellung in diesen Status setzen.
Wichtig: Du kannst deinen Kund:innen Zahlungserinnerungen automatisiert aus Billbee heraus senden. Wir erklären dir hier, wie genau das funktioniert.
Mahnung 1 / 1. Mahnung
Best Practice: Mahnst du eine nicht bezahlte Rechnung zu einer Bestellung das erste mal an, kannst du diesen Status setzen.
Wichtig: Je nachdem, von welchem Menü aus in Billbee du den Status setzt (setzen lässt) kann sich das Wording leicht unterscheiden.
Mahnung 2 / 2. Mahnung
Best Practice: Mahnst du eine nicht bezahlte Rechnung zu einer Bestellung das zweite Mal an, kannst du diesen Status setzen.
Wichtig: Je nachdem, von welchem Menü aus in Billbee du den Status setzt (setzen lässt) kann sich das Wording leicht unterscheiden.
Retoure
Best Practice: Dieser Status wird automatisch gesetzt, wenn du mittels Automatisierungsregeln ein Label mit dem Versandprodukt "DHL Retoure Online" erstellen lässt.
Wichtig: Ein Versandlabel, das mittels des Versandproduktes "DHL Retoure Online" erstellt wurde, kann nur per Mail an deine Kund:innen versendet werden, wenn die Regel für den Mailversand durch den Statuswechsel auf „Retoure“ ausgelöst wurde.
Statuswerte
Möchtest du den Status einer Bestellung über die Billbee API setzen, kannst du hier die entsprechenden Statuswerte nachlesen.
Die 'Wertigkeit' der Status - also welcher Status höher ist als ein anderer - kannst du anhand der Statuswerte des vorher verlinkten Hilfeartikels zu unserer API entnehmen.
Statusverlauf in Billbee
Welchen Status deine Bestellung zu welchem Zeitpunkt in Billbee hat, ist immer individuell abhängig von den Workflows in deinem Unternehmen und kann daher nicht pauschalisiert werden.
Grundsätzliche Fakten zum Statusverlauf:
- Hast du Shops / Marktplätze an Billbee angebunden, kannst du den Status aus deinem Shop / Marktplatz zu Billbee bzw. andersherum synchronisieren. Hierfür nutzt du folgende Option in deiner jeweiligen Anbindung:
Hinweis: Bei Shopanbindungen mit altem Layout findest du diese Option im Reiter "Eigenschaften" der jeweiligen Anbindung. Sie wird dort "Änderung an Bestellungen abgleichen" genannt.
- Hast du einen WooCommerce Shop angebunden, musst du eine entsprechende Statuszuordnung zwischen Billbee und WooCommerce vornehmen. Dies erklären wir dir in unserem Hilfeartikel.
- Du kannst den Status einer Bestellung jederzeit in deiner Bestellübersicht bzw. den Bestelldetails anpassen.
- Automatisierungsregeln können anhand von Statuswechseln angestoßen werden. Dies kannst du mittels des Auslösers "Bestellstatus geändert" umsetzen.
- Status können mittels Automatisierungsregeln automatisch gesetzt werden. Dies kannst du mittels der Aktion "Bestellstatus ändern" umsetzen.