Rechnungen manuell versenden

Neben der Möglichkeit den Rechnungsversand zu automatisieren, kannst du deine Rechnungen auch manuell per E-Mail versenden. Nachdem du einige Voreinstellungen getroffen hast, hast du in Billbee zwei Möglichkeiten für den manuellen Versand von Rechnungen. Welche das genau sind und was dabei zu beachten ist, erfährst du in diesem Artikel.

Einrichtung eines SMTP Servers

Damit die Rechnung per E-Mail versendet werden kann, sollte ein SMTP-Server eingerichtet werden. Normalerweise werden die E-Mails über unseren Mailserver versendet und als Absender wird noreply@billbee.de eingetragen. Das kann dazu führen, dass die E-Mails als Spam erkannt werden und nicht an deine Kund:innen zugestellt werden können oder in deren Spam-Ordner laden. Daher raten wir dir dazu, dass du einen eigenen SMTP (Postausgangs-)Server hinterlegst, damit deine E-Mails an deine Kund:innen mit der richtigen Absenderadresse gesendet werden. 

Der dazugehörigen Benachrichtigungstext an deine Kund:innen ist standardmäßig bei deinen Automatisierungseinstellungen unter Email-Vorlagen bereits hinterlegt. Wenn du den Text individualisieren möchtest, kannst du den Standardtext "Rechnung per Email senden" einfach anpassen oder eine neue Vorlage anlegen.

Erstellung eines Rechnungslayouts

Um deiner Rechnung ein individualisiertes Rechnungslayout zu vergeben, kannst du dir ein Rechnungslayout erstellen. Hier erklären wir im Detail, wie du dafür vorgehen musst.

Einstellung einer Regel für das Auslösen des Rechnungsversandes

Diese Regel ist bereits automatisch unter dem Namen "Rechnung manuell per Email senden" voreingestellt in deinem Account. Bitte kontrolliere vor dem ersten Mailversand, ob die Regel aktiviert ist und passe sie bei Bedarf an (z.B. BCC E-Mail-Adresse ; anderen Benachrichtigungstext hinterlegen). Wenn diese Regel nicht bereits voreingestellt in deinem Account ist, kannst du sie ganz einfach selber anlegen:

• Auslöser: Auftragsdokument an Kunden (*) senden (Rechnung)
• Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
• Aktion: Nachricht an Käufer (*) senden (sinnvollerweise wählst du im Feld "E-Mail Typ" die E-Mail für kaufmännische Dokumente aus. Ist in deinem Kundendatensatz keine E-Mail-Adresse für kaufmännische Dokumente hinterlegt, greift Billbee automatisch auf die Standard-E-Mail-Adresse des Datensatzes zurück).

Manueller Rechnungsversand aus Bestellübersicht heraus

Rufe zunächst deine Bestellübersicht in Billbee auf. Dann markierst du die betreffende Bestellung und klickst auf der oberen Leiste auf den "Auftragsdokumente erstellen"- Button. Anschließend kannst du weitere Einstellungen zur Erzeugung des Auftragsdokumentes vornehmen: Wähle hier für Dokumententyp "Rechnung" und bei Ausgabeformat "E-Mail an Kunde" aus:

Möchtest du, dass die Rechnung ein bestimmtes von dir vorausgewähltes Rechnungsdatum bekommt, trage dies in der Zeile "Datum vorgeben" ein.

Du kannst den manuellen Rechnungsversand auch aus deiner Bestellung heraus vornehmen. Hierfür navigierst du dich zur gewünschten Bestellung und rufst die Bestelldetails auf (Stift-Button an der Bestellnummer anwählen). Unten rechts in deiner Bestelldetail-Übersicht findest du dann den Button "Speichern & Rechnung erzeugen" für die Rechnungserzeugung. Klickst du direkt daneben auf das Pfeilsymbol, findest du hier die Option "Speichern & per Mail senden", um deine Rechnung zu versenden. Beachte bitte, dass hierfür unbedingt die zuvor beschriebene Regel für den Versand von Auftragsdokumenten eingerichtet sein muss.