Eine Rechnung bei Zahlungseingang automatisch erzeugen

Mit Billbee hast du die Möglichkeit, deine Rechnung automatisch zu erzeugen, wenn die Bestellung den Status "bezahlt" bekommen hat. Wie du die dazugehörige Regel anlegst, findest du in diesem Artikel. Bitte beachte, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Anleitung handelt, die du natürlich jederzeit um z. B. Bedingungen erweitern kannst oder die Auslöser austauschen kannst.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Damit die Rechnung automatisch erzeugt werden kann, wenn der Status der Bestellung "bezahlt" ist, musst du zwei Regeln anlegen: Eine, die die Rechnung erzeugt, wenn bei Billbee ein Statuswechsel auf "bezahlt" vorgenommen wird und eine zweite, wenn die Bestellung bereits als "bezahlt" eingelesen wird.

Die erste Regel, die dazu dient, dass die Rechnung erzeugt wird, wenn der Status der Bestellung bei Billbee auf "bezahlt" geändert wird, ist folgendermaßen aufgebaut:

  • Auslöser: Bestellstatus geändert (Bezahlt)
  • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
  • Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Rechnung) – möchtest du die Rechnung im späteren Verlauf auch automatisch an die Kund:innen senden, solltest du die Option "Auftragsdokument an Kunde (*) senden auslösen" aktivieren (bitte beachte, dass die Aktivierung dieser Option nicht dazu führt, dass die Rechnung versendet wird, sie ist nur die Vorbereitung für den Versand. Wie du Rechnungen automatisch versendest, kannst du hier nachlesen.). Außerdem kannst du die Rechnung auch auf einem Cloudspeicher speichern in diesem Schritt.

Die zweite Regel kommt dann ins Spiel, wenn die Bestellung bereits als "bezahlt" eingelesen wird und somit kein Statuswechsel bei Billbee vorgenommen wird. Sie ist folgendermaßen aufgebaut:

  • Auslöser: Bestellung importiert (Alle Importarten)
  • Bedingung: Bestellstatus einschränken (bezahlt)
  • Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Rechnung) – möchtest du die Rechnung im späteren Verlauf auch automatisch an die Kund:innen senden, solltest du die Option "Auftragsdokument an Kunde (*) senden auslösen" aktivieren (bitte beachte, dass die Aktivierung dieser Option nicht dazu führt, dass die Rechnung versendet wird, sie ist nur die Vorbereitung für den Versand. Wie du Rechnungen automatisch versendest, kannst du hier nachlesen.). Zudem kannst du die Rechnung auch auf einem Cloudspeicher speichern in diesem Schritt.

Möchtest du jetzt noch, dass deine Rechnungen auch automatisch versendet werden, dann kannst du hier nachlesen, wie das funktioniert.

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll - und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall zu übernehmen.

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