sevDesk mit Billbee verbinden

Du hast die Möglichkeit, deinen Billbee Account mit sevDesk zu verbinden. sevDesk ist eine cloudbasierte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, die über die offizielle API direkt mit Billbee verbunden werden kann. Wie du sevDesk an Billbee anbindest, kannst du in diesem Artikel nachlesen.

In diesem Artikel

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Für die Einrichtung deines sevDesk Accounts bei Billbee musst du zuerst Daten aus deinem sevDesk Account entnehmen. Anschließend kannst du dann die Anbindung von deinem sevDesk Account an Billbee vornehmen.

Voreinstellungen bei sevDesk

Damit du sevDesk an Billbee anbinden kannst, benötigst du einen sevDesk Account. Logge dich dort entweder ein oder lege einen neuen Account an. Gehe anschließend in deinem sevDesk Account in deine Einstellungen und dann in den Reiter "Benutzer". Hier siehst du alle Benutzer deines sevDesk Accounts. Klicke nun auf deinen Administrator-Zugang und jetzt öffnet sich ein Fenster, in dem du deinen API-Token entnehmen kannst, indem du im Feld des API-Tokens auf "Einblenden" klickst. Dann wirst du aufgefordert dein Passwort einzugeben und anschließend kannst du deinen API-Token kopieren. 

sevDesk mit Billbee verbinden

Nachdem du deinen API-Token hast, kannst du mit der Anbindung von sevDesk an Billbee beginnen. Um eine Buchhaltungsschnittstelle bei Billbee einzurichten, klicke unter  Einstellungen / Buchhaltung & Mahnwesen auf den Button "Neu". 

Jetzt öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem dir alle Buchhaltungs- und Mahnwesenschnittstellen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Wähle nun "sevDesk Account hinzufügen" aus und klicke darauf. Im nächsten Fenster kannst du alle Einstellungen für deine sevDesk Anbindung vornehmen. Im Reiter "Eigenschaften" kannst du alle allgemeinen Einstellungen vornehmen:

1
Name: Gib einen internen Namen für deine sevDesk Anbindung in dieses Feld ein. 
2
Startdatum: Wähle aus, ab welchem Datum deine Bestellungen an sevDesk übertragen werden sollen.
3
Shops: Du kannst einschränken, ob Bestellungen nur von bestimmten Shops oder von allen Shops übertragen werden sollen. Klickst du in dieses Feld, dann erhältst du eine Übersicht deiner angebundenen Shops und Marktplätze. Du musst hier aber mindestens eine Shopverbindung auswählen, damit die Übertragung funktioniert.
4
Auftragsstatus: Wähle aus, in welchem Status sich die Bestellung befinden soll, wenn sie übermittelt wird. Bedenke hierbei, dass es nicht darum geht, dass sich die Bestellung jemals in diesem Status befunden hat, sondern ob sie zum Zeitpunkt der Übertragung zu sevDesk in diesem Status ist. Daher ist es ratsam, dass du mehrere Status wählst, in denen sich Bestellungen länger oder sogar final befinden (bspw. bezahlt, versendet und abgeschlossen). Du muss hier mindestens einen Status ausgewählt haben, damit die Übertragung funktioniert.

Im zweiten Reiter "API" kannst du alle API-spezifischen Einstellungen vornehmen und auch deinen API-Token hinterlegen.

1
System für Zahlungsabgleich: Wähle aus, ob der Zahlungsabgleich bei Billbee oder bei sevDesk stattfinden soll. Wählst du Billbee aus, dann werden die bezahlten Bestellungen (d.h. Bestellungen mit Zahldatum) als bezahlt an sevDesk übermittelt. Wenn du sevDesk auswählst, dann werden die bezahlten Rechnungen als offen übermittelt.
2
API Key: Gib hier den API-Token ein, den du zuvor aus deinem sevDesk Account kopiert hast.
3
Vollständige Kunden anlegen: Wähle aus, ob für jeden Billbee Kunden auch ein Kunde in sevDesk angelegt werden soll.
4
Nicht zugeordnete Zahlungen als Standard-Zahlung buchen: Wähle aus, ob nicht zugeordnete Zahlungen bei sevDesk als Standard-Zahlungen gebucht werden sollen.
5
Belegdatum entspricht: Gib an, ob das Belegdatum dem Rechnungsdatum, dem Zahldatum oder dem Bestelldatum entsprechen soll.
Kontozuweisung

Nachdem du auf "Verbindung testen" oder auf "Speichern" klickst und die Verbindung zwischen sevDesk und Billbee hergestellt wurde, dann erscheint noch ein dritter Reiter: "Kontozuweisung". Hier kannst du dann über den Button "Neu" eine neue Kontozuweisung vornehmen kannst. Grundsätzlich ist es so, dass du deine Zahlungsarten nur Offline-Konten zuweisen kann, denn Billbee hat keine Berechtigung für das Zuweisen von Zahlungen auf echte Konten. Richte also bei sevDesk ein entsprechende Offline-Konten ein, welche du dann bei Billbee für eine bestimmte Zahlarten auswählst. Die Zahlungen kannst du dann im Nachgang direkt bei sevDesk den richtigen Konten zuordnen. Es bietet sich, wenn du z.B. für jeden angebundenen Shop oder für Kostenstellen ein Offline-Konto bei sevDesk anlegst und dann die Zahlungen im Nachhinein bei sevDesk richtig zuordnest. Außerdem funktioniert die Kontozuweisung nur, wenn Billbee als System für den Zahlungsabgleich gewählt ist.

wichtig / zu beachten

Rechnungen als Belege bei sevDesk

Exportiert Billbee Rechnungen zu sevDesk, dann werden diese als "Belege" abgelegt. Damit die Rechnungen aber überhaupt bei sevDesk erscheinen, ist es wichtig, dass die Rechnung auch vorher in Billbee erzeugt wird. Nach dem Erzeugen der Rechnung kann es ca. 3-4 Stunden dauern, bis der Beleg bei sevDesk erscheint, da der Upload alle paar Stunden im Hintergrund ausgeführt wird.

Manueller Export von Rechnungen an sevDesk

Du musst nicht auf den automatischen Export im Hintergrund warten, sondern kannst auch einen manuellen Export der Rechnungen an sevDesk anstoßen. Hierfür folge bitte der Anleitung für das Exportieren von Bestellungen und wähle im Exportvorgang "sevDesk" als Exportformat aus. Du kannst auch noch entscheiden, ob die exportierten Bestellungen das Tag "sevDesk" erhalten sollen. Nachdem du auf "Exportdatei erzeugen" klickst, wird die Übertragung angestoßen. Wundere dich nicht, dass keine Datei o.ä. dann heruntergeladen wird, denn die Daten werden direkt zu sevDesk übertragen. Bitte beachte, dass nur Bestellungen exportiert werden können, bei denen bereits Rechnungen erstellt wurden.

Mögliche Fehlercodes & ihre Bedeutung

Nachfolgend findest du einige Fehlerbenachrichtigungen, die im Zusammenhang mit der Anbindung der sevDesk-Schnitstelle oder mit dem Export von Bestellungen zu sevDesk aufgetaucht sind.

Bereich Fehlercode/-meldung mögliche Bedeutung Lösung
Anbindung Beim Laden dieser Verbindung ist ein Fehler aufgetreten, kontrolliere Deine Zugangsdaten.
Eventuell ist dein API-Token, den du aus deinem sevDesk-Benutzer kopiert hast, nicht korrekt. 
Überprüfe den API-Token und korrigiere ihn ggf.
Export Bestellung konnte nicht exportiert werden: - Authentication required - Deine Autorisierung bei sevDesk ist abgelaufen. Überprüfe deinen APIToken und erneuere ihn ggf.
Export Bestellung konnte nicht exportiert werden: Internal Server Error - Temporäre Störung bei sevDesk Warten, bis die Störung bei sevDesk behoben ist.
Export Hochladen zu Buchhaltungssystem fehlgeschlagen – Bestellung konnte nicht exportiert werden: This order has no payment date. Could not upload to sevDesk. -  Bestellung verfügt nicht über ein Zahldatum, denn nur Bestellungen mit Zahldatum können an sevDesk übertragen werden Weise ein Zahldatum der Rechnung zu oder warte auf die Zahlung und exportiere erneut zu einem späteren Zeitpunkt.
Export Bestellung konnte nicht exportiert werden: This order has no invoice date. Could not upload to sevDesk. - Bestellung verfügt nicht über ein Rechnungsdatum oder Rechnung fehlt, denn nur Bestellungen mit Rechnung können an sevDesk übertragen werden Erstelle eine Rechnung für die Bestellungen und exportiere sie dann zu sevDesk.
Export Bestellungen werden nicht exportiert (ohne Fehlermeldung) -
Es wurde noch keine Rechnung erzeugt für die Bestellung Erstelle eine Rechnung für die Bestellungen und exportiere sie dann zu sevDesk.
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