sevdesk V2 mit Billbee verbinden

Du hast die Möglichkeit, deinen Billbee Account mit sevdesk zu verbinden. sevdesk ist eine cloudbasierte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, die über die offizielle API direkt mit Billbee verbunden werden kann.

Wichtig: Aktuell unterscheidet sevdesk seine Anbindung in V1 und V2. Die beiden Versionen unterscheiden sich vor allem in Bezug auf die Nutzung verschiedener Umsatzsteuermodi. Hast du einen sevdesk V2 Account, der bereits mit Billbee verbunden ist, wurdest du bei Billbee automatisch auf die V2 migriert. Nutzt du sevdesk noch mit der API V1, musst du von sevdesk zunächst auf die API V2 umgestellt werden und anschließend "sevdesk V2 mit Billbee verbinden".

Wie du sevdesk V2 an Billbee anbindest, kannst du in diesem Artikel nachlesen.

In diesem Artikel

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Für die Einrichtung deines sevdesk V2 Accounts bei Billbee musst du zuerst Daten aus deinem sevdesk Account entnehmen. Anschließend kannst du dann die Anbindung von deinem sevdesk Account an Billbee vornehmen.

Voreinstellungen bei sevdesk

Damit du sevdesk V2 an Billbee anbinden kannst, benötigst du einen sevdesk Account. Logge dich dort entweder ein oder lege einen neuen Account an. Gehe anschließend in deinem sevdesk Account zu "Erweiterungen" und nun zu "Integrationen". Hier öffnet sich ein Fenster, in dem du deinen API-Token entnehmen kannst, indem du im Feld des API-Tokens auf "Einblenden" klickst. Dann wirst du aufgefordert, dein Passwort einzugeben. Anschließend kannst du deinen API-Token kopieren.

sevdesk mit Billbee verbinden

Nachdem du deinen API-Token hast, kannst du mit der Anbindung von sevdesk an Billbee beginnen. Um eine neue Buchhaltungsschnittstelle bei Billbee einzurichten, rufe zunächst deine Einstellungen / Buchhaltung & Mahnwesen auf. Dann klickst du den "+Neu"- Button an und wählst im Dropdownmenü "sevdesk v2 Account hinzufügen" aus.

Im nächsten Fenster kannst du alle Einstellungen rund um deine sevdesk Anbindung vornehmen.

Im ersten Reiter "Allgemeine Einstellungen" kannst du allgemeine Einstellungen vornehmen:

1: Name: Gib einen internen Namen für deine sevdesk Anbindung ein.

2: Startdatum:Wähle aus, ab welchem Datum deine Bestellungen an sevdesk übertragen werden sollen.

3: Shops: Du kannst einschränken, ob Bestellungen nur von bestimmten Shops oder von allen Shops übertragen werden sollen. Klickst du in dieses Feld, dann erhältst du eine Übersicht deiner angebundenen Shops und Marktplätze. Du musst hier aber mindestens eine Shopverbindung auswählen, damit die Übertragung funktioniert.

4: Status: Wähle aus, in welchem Status sich die Bestellung befinden soll, wenn sie übermittelt wird. Bedenke hierbei, dass es nicht darum geht, dass sich die Bestellung jemals in diesem Status befunden hat, sondern ob sie zum Zeitpunkt der Übertragung zu sevdesk in diesem Status ist. Daher ist es ratsam, dass du mehrere Status wählst, in denen sich Bestellungen länger oder sogar final befinden (z.B bezahlt, versendet und abgeschlossen). Du musst hier mindestens einen Status ausgewählt haben, damit die Übertragung funktioniert.

Im zweiten Reiter "API Anbindung" kannst du alle API-spezifischen Einstellungen vornehmen und auch deinen API-Token hinterlegen.

1: System für Zahlungsabgleich: Wähle aus, ob der Zahlungsabgleich bei Billbee oder bei sevdesk stattfinden soll. Wählst du Billbee aus, dann werden die bezahlten Bestellungen (d. h. Bestellungen mit Zahldatum) als bezahlt an sevdesk übermittelt. Wenn du sevdesk auswählst, dann werden die bezahlten Rechnungen als offen übermittelt.

2: API Key: Gib hier den API-Token ein, den du zuvor aus deinem sevdesk Account kopiert hast.

3: Vollständige Kunden (*) anlegen: Wähle aus, ob für jeden Billbee Kundendatensatz auch ein Datensatz in sevdesk angelegt werden soll.

4: Nicht zugeordnete Zahlungen als Standard-Zahlung buchen: Wähle aus, ob nicht zugeordnete Zahlungen bei sevdesk als Standard-Zahlungen gebucht werden sollen.

5: Belegdatum entspricht: Gib an, ob das Belegdatum dem Rechnungsdatum, dem Zahldatum oder dem Bestelldatum entsprechen soll.

Nachdem du alle Angaben gemacht hast, kannst du deine neue sevdesk Anbindung speichern.

Kontozuweisung

Nach dem erfolgreichen Speichern deiner sevdesk v2 Anbindung kannst du diese über das Stiftsymbol erneut öffnen und im dritten Reiter "Kontozuweisung" über den Button "Neu" eine neue Kontozuweisung vornehmen.

Grundsätzlich kannst du deine Zahlungsarten nur Verrechnungskonten (ehem. Offline-Konto) zuweisen, weil Billbee keine Berechtigung für das Zuweisen von Zahlungen auf echte Konten hat. Richte dir daher bei sevdesk ein entsprechendes Verrechnungskonto ein, welches du anschließend bei Billbee für eine bestimmte Zahlart auswählst. Die Zahlungen kannst du im Nachgang direkt bei sevdesk den richtigen Konten zuordnen. Dies bietet sich an, wenn du z. B. für jeden angebundenen Shop oder für Kostenstellen ein Verrechnungskonto bei sevdesk anlegst und dann die Zahlungen im Nachhinein bei sevdesk richtig zuordnest. Außerdem funktioniert die Kontozuweisung nur, wenn Billbee als System für den Zahlungsabgleich ausgewählt ist.

Hinweis: Hat eine Bestellung ein Zahldatum hinterlegt, wird sie trotz Kontozuweisung als "Offen" zu sevdesk übertragen.

Wichtig / zu beachten

Automatischer Export und Rechnungen als Belege bei sevdesk

Exportiert Billbee Rechnungen zu sevdesk, dann werden diese als "Belege" abgelegt. Damit die Rechnungen aber überhaupt bei sevdesk erscheinen, ist es wichtig, dass die Rechnung auch vorher in Billbee erzeugt wird. Nach dem Erzeugen der Rechnung kann es ca. 3–4 Stunden dauern, bis der Beleg bei sevdesk erscheint, da der Upload alle paar Stunden im Hintergrund ausgeführt wird.

Manueller Export von Rechnungen an sevdesk

Du musst nicht auf den automatischen Export im Hintergrund warten, sondern kannst auch einen manuellen Export der Rechnungen an sevdesk anstoßen. Hierfür folge bitte der Anleitung für das Exportieren von Bestellungen und wähle im Exportvorgang deine sevdesk-Anbindung als Exportformat aus. Du kannst auch noch entscheiden, ob die exportierten Bestellungen das Tag "sevdesk" erhalten sollen. Nachdem du auf "Exportdatei erzeugen" klickst, wird die Übertragung angestoßen. Wundere dich nicht, dass keine Datei o. Ä. dann heruntergeladen wird, denn die Daten werden direkt zu sevdesk übertragen. Während beim automatischen Export (dieser erfolgt in der Regel 3 -4 Stunden, nachdem die Rechnung erzeugt wurde) nur Rechnungen übertragen werden, die bisher nicht übertragen wurden, können die Rechnungen manuell auch mehrfach übertragen werden.

Beim manuellen Export kannst du auch Bestellungen exportieren, für welche du noch keine Rechnung erzeugt hast. Bitte beachte hierbei, dass du im Reiter "API Anbindung" unter Punkt 5 (siehe oben) für diesen Fall nicht das Rechnungsdatum hinterlegen darfst, da beim Export sonst auf das nicht vorhandene Rechnungsdatum geprüft werden würde und es zu einer Fehlermeldung kommt.

Hinweise zu Umsatzsteuermodi

Mit der sevdesk v2 werden von Seiten sevdesk verschiedene Umsatzsteuermodi nicht mehr bzw. nur begrenzt unterstützt:

OSS - wird nicht mehr unterstützt.
Differenzbesteuerung - wird begrenzt unterstützt.
Kleinunternehmerregelung - wird begrenzt unterstützt.

Differenzbesteuerung

Du kannst Bestellungen mit dem Umsatzsteuermodus Differenzbesteuerung problemlos übertragen. Bitte beachte dabei, dass in sevdesk besteuerte Versandkosten ebenfalls als differenzbesteuert mit 0% verbucht werden. Hintergrund: Eine Umsatzsteuerregelung in sevdesk kann nur für alle Positionen einer Bestellung angewandt werden. Auf diese Einstellung hat Billbee selbst keinen Einfluss.

Kleinunternehmerreglung

Damit Belege für Bestellungen im Steuermodus "Kleinunternehmerregelung" zu sevdesk exportiert werden können, muss in sevdesk entsprechend die Kleinunternehmerreglung ausgewählt sein. Dies machst du in deinem sevdesk Account im Bereich "Umsatzsteuer" unter "Buchhaltung und Steuer".

Mögliche Fehlercodes & ihre Bedeutung

Nachfolgend findest du einige Fehlerbenachrichtigungen, die im Zusammenhang mit der Anbindung der sevdesk-Schnittstelle oder mit dem Export von Bestellungen zu sevdesk auftauchen können.

Bereich	Fehlercode/-meldung	mögliche Bedeutung	Lösung
Anbindung	Beim Laden dieser Verbindung ist ein Fehler aufgetreten, kontrolliere deine Zugangsdaten.	Eventuell ist dein API-Token, den du aus sevdesk kopiert hast, nicht korrekt.	Überprüfe den API-Token und korrigiere ihn ggf.
Export	sevdesk API Version 2.0 wird aktuell nicht vollständig unterstützt. Es ist aktuell nur ein Export von umsatzsteuerpflichtigen Einnahmebelegen möglich.	Die API V2 von sevdesk unterstützt nur noch umsatzsteierspflichtige Einnahmebelege. Alle anderen Steuerfälle werden nicht mehr akzeptiert / unterstützt.	Siehe Hinweise zu Umsatzsteuermodi
Export	Bestellung konnte nicht exportiert werden: – Authentication required -	Deine Autorisierung bei sevdesk ist abgelaufen.	Überprüfe deinen API-Token und erneuere ihn ggf.
Export	Bestellung konnte nicht exportiert werden: Internal Server Error	Temporäre Störung bei sevdesk	Warten, bis die Störung bei sevdesk behoben ist.
Export	Hochladen zu Buchhaltungssystem fehlgeschlagen – Bestellung konnte nicht exportiert werden: This order has no payment date. Could not upload to sevdesk.	Bestellung verfügt nicht über ein Zahldatum, denn nur Bestellungen mit Zahldatum können an sevdesk übertragen werden	Weise ein Zahldatum der Rechnung zu oder warte auf die Zahlung und exportiere erneut zu einem späteren Zeitpunkt.
Export	Bestellung konnte nicht exportiert werden: This order has no invoice date. Could not upload to sevdesk.	Bestellung verfügt nicht über ein Rechnungsdatum oder Rechnung fehlt, denn nur Bestellungen mit Rechnung können an sevdesk übertragen werden	Erstelle eine Rechnung für die Bestellungen und exportiere sie dann zu sevdesk.
Export	Bestellungen werden nicht exportiert (ohne Fehlermeldung)	Es wurde noch keine Rechnung erzeugt für die Bestellung	Erstelle eine Rechnung für die Bestellungen und exportiere sie dann zu sevdesk.
Export	Unprocessable Entity	Die Rechnung kann nicht zu sevdesk exportiert werden	Aktuell können (noch) keine E-Rechungen zu sevdesk übertragen werden. Diese musst du manuell in sevdesk hochladen. Wir sind hier mit sevdesk bereits in Klärung.

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.