DATEV Erlöseexport generieren

Der DATEV Erlösexport exportiert Buchungsdaten deiner Bestellungen im DATEV Format. Diese Datei kann dann z.B. an deinen Steuerberater weitergegeben werden zur Verarbeitung deiner Buchungsdaten mit DATEV oder anderen Programmen, die das DATEV Format unterstützten. Beachte, dass es sich beim DATEV Erlöseexport und beim DATEV Buchungsexport um das gleiche Exportformat handelt, nur mit verschiedenen Bezeichnungen. Wie du den Export konfigurierst und anschließend exportieren kannst, erfährst du in diesem Artikel.

In diesem Artikel

Konfiguration den Exports

Bevor du mit dem Export starten kannst, musst du den Datenexport erst konfigurieren. Das kannst du unter Einstellungen / Datenexporte im Reiter "DATEV Erlösexport" machen.

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Allgemeines: Im Bereich Allgemeines müssen die DATEV Beraternummer, die Mandantennummer und die Länge der Nummern der Sachkonten festgelegt werden. Die Debitorenkonten haben dabei immer eine Stelle mehr als die Sachkonten. Außerdem kannst du noch zeitliche Einstellungen vornehmen.
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Erlöskonten: Im Bereich der Erlöskonten werden Konten für die einzelne Erlösarten festgelegt. Die meisten Felder sind optional - ist kein Konto festgelegt, werden entsprechende Datensätze automatisch vom Export ausgeschlossen. Erforderlich sind aber die Angaben zum Erlöskonto für volle und ermäßigte Umsatzsteuer. Es ist ratsam, alle Erlöskonten anzugeben, auch wenn bei dir aktuell nicht alle Fälle auftreten, aber eventuell in Zukunft auftreten können. Damit wird sichergestellt, dass die Felder dann auch im Export auftauchen, ohne dass du den Export noch einmal neu konfigurieren musst. Bei den Erlöskonten für digitale Artikel und für im Inland nicht steuerbare Umsätze können auch Buchungsschlüssel angegeben werden. Wenn Konten für einzelne EU-Länder festgelegt werden, muss jedes Land separat aufgeführt werden. Die Auswahl "Europäische Union" ist hier nicht zulässig.
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Debitorkonten: Der Modus legt fest, ob Umsätze auf einzelne Debitorenkonten oder auf Sammelkonten gebucht werden sollen. Wählst du den Modus Sammelkonten aus, muss dieses angegeben werden - optional kann ein abweichendes Sammelkonto für einzelne Zahlarten angegeben werden (Bereich Sammelkonto pro Zahlart). Wählst du den Modus Kundennummer aus, dann erhält jeder Debitor ein eigenes Konto. Es kann ein Basiskonto angegeben werden (z.B. 10000) auf das die Kundennummer addiert wird, um das Debitorenkonto zu erhalten.
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Sonstiges / Belegtexte: In diesem Bereich hast du die Möglichkeit, die Umsatzkontonummern und Geldkontonummern pro Shop zu unterteilen, indem die Konten pro Shop um einen von dir definierten Wert erhöht werden. Ist hier z.B. 10 eingestellt und als Sammelkonto 10000, wird für Bestellungen aus dem zweiten Shop 10010 und für Bestellungen aus dem dritten Shop 10020 als Sammelkonto verwendet. Hinweis: Ist eine Bestellung auf Differenzbesteuerung eingestellt, kann sie nicht exportiert werden, weil die Aufteilung des Umsatzes nicht bekannt ist. Daneben kannst auch noch Belegtexte definieren mit Platzhaltern. Außerdem musst du hier die Eigenschaft Belegdatum festlegen. Wähle hier aus, ob das Bestelldatum, das Zahldatum, das Rechnungsdatum oder das Versanddatum aus der Bestellung als Belegdatum an DATEV übergeben werden soll. Beachte, dass nur Datensätze exportiert werden, die das ausgewählte Datum haben. Ist das Belegdatum z.B. auf Rechnungsdatum eingestellt, werden also nur Aufträge exportiert, für die eine Rechnung erstellt wurde.
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Platzhalter: Hier findest du eine Auflistung aller Platzhalter, die in diesem Export unterstützt werden und genutzt werden können in deinen Belegtexten.

Export des DATEV Erlöseexport

Wie du die den von dir konfigurierten DATEV Erlöseexport aus Billbee exportieren kannst, kannst du hier nachlesen.

Mögliche Fehler & ihre Bedeutung

Fehlercode/-meldung  mögliche Bedeutung  Lösung 
DATEV kann die erstellte Datei nicht bearbeiten, da die Datei Umsätze aus mehr als einem Wirtschaftsjahr enthält Ein Export darf maximal ein einzelnes Jahr umfassen, wenn mehrere Jahre exportiert werden sollen, muss für jedes Jahr ein einzelner Export durchgeführt werden. In der Konfiguration des DATEV-Exports legst du eine "Eigenschaft Belegdatum" fest (siehe 4.). Wenn du beim Erzeugen der Exportdatei z.B. das Auftragsdatum als Kriterium wählst und den Monat Dezember selektierst, würde die Datei auch Bestellungen mit Auftragsdatum im Dezember und Rechnungsdatum im Januar enthalten. Wenn du als Beginn des Wirtschaftsjahrs den 1. Januar festgelegt hast, wären das Daten aus verschiedenen Wirtschaftsjahren. Dann kann die DATEV die Datei nicht verarbeiten. Du musst beim Erzeugen der Datei das Kriterium für die Datumsauswahl verwenden, das du als "Eigenschaft Belegdatum" verwendet hast.
Bestellung mit Ext. Referenz '12345': Erlöskonto keine Umsatzsteuer nicht gefunden Dieser Fehler tritt beim Export der DATEV Buchungsdaten bzw. Erlösdaten auf, wenn im Feld "Erlöskonto keine Umsatzsteuer" (siehe Schritt 2 oben) kein Konto hinterlegt ist. Hinterlege ein entsprechendes Konto, damit die Erlöse diesem Konto zugewiesen werden können.
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