Lexware Office (ehem. lexoffice) mit Billbee verbinden

Du kannst deinen Billbee-Account ganz einfach mit deinem Lexware Office-Account (ehem. lexoffice) verbinden. Wie du das machst, kannst du in diesem Artikel nachlesen.

Hinweis: lexoffice hat ein Rebranding vorgenommen und heißt jetzt Lexware Office. Diese Änderung wird zeitnah auch in Billbee entsprechend umgesetzt. Bitte wundere dich nicht, dass wir in diesem Artikel teilweise noch von lexoffice sprechen.

In diesem Artikel

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Um eine neue Buchhaltungsschnittstelle bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Buchhaltung & Mahnwesen auf den Button "+Neu". Dann öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem dir alle Buchhaltungs- und Mahnwesenschnittstellen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Wähle hier "lexoffice Account hinzufügen" aus, um mit der Anbindung zu starten.

Im nächsten Fenster wirst du dann direkt zu Lexware Office weitergeleitet. Wenn du bereits eingeloggt bist, erscheint dir nachfolgende Autorisierungsanfrage (s. Screenshot). Falls du in deinem Browser noch nicht eingeloggt bist, wird Lexware Office dich dazu auffordern, deine Login-Daten einzugeben und dich anschließend auf die Seite leiten:

Hier musst du auf den Button "Zugriff erlauben" klicken, damit Billbee Zugriff auf dein Lexware Office Konto haben kann. Anschließend kannst du alle Einstellungen in deiner Lexware Office Verbindung vornehmen. Im ersten Reiter geht es zunächst um "Allgemeine Einstellungen":

1: Name: Gib einen internen Namen für deine Lexware Office Anbindung in dieses Feld ein.

2: Startdatum: Wähle aus, ab welchem Datum deine Bestellungen an Lexware Office übertragen werden sollen.

3: Shops: Du kannst einschränken, ob Bestellungen nur von bestimmten Shops oder von allen Shops übertragen werden sollen. Klickst du in dieses Feld, dann erhältst du eine Übersicht deiner angebundenen Shops und Marktplätze. Du musst hier aber mindestens eine Shopverbindung auswählen, damit die Übertragung funktioniert.

4: Status: Wähle aus, in welchem Status sich die Bestellung befinden soll, wenn sie übermittelt wird. Bedenke hierbei, dass es nicht darum geht, dass sich die Bestellung jemals in diesem Status befunden hat, sondern ob sie zum Zeitpunkt der Übertragung zu Lexware Office in diesem Status ist. Daher ist es ratsam, dass du mehrere Status wählst, in denen sich Bestellungen länger oder sogar final befinden (bspw. bezahlt, versendet und abgeschlossen). Du musst hier mindestens einen Status ausgewählt haben, damit die Übertragung funktioniert.

Im Reiter "API Anbindung" kannst du dann noch API-spezifische Einstellungen vornehmen:

1: Tage bis Fälligkeit nach Rechnungsdatum: Stelle ein, nach wie vielen Tagen die Rechnungen nach Rechnungsdatum fällig sein sollen. Standardmäßig ist hier 30 Tage hinterlegt.

2: Vollständige Kunden (*) anlegen: Wähle aus, ob für jeden Billbee Kundendatensatz auch ein Kundendatensatz in Lexware Office angelegt werden soll. Lexware Office kann maximal 69999 Kund:innen verarbeiten. Die Kundennummer bei darf demnach nicht größer als 69999 sein. Auch wenn diese Option deaktiviert ist, werden in Sonderfällen neue Kund:innen angelegt.
Zum Beispiel bei "steuerfreien Innergemeinschaftlichen Lieferungen", Fernverkäufen und Drittlandbestellungen.

3: Eigene Notizen übertragen: Aktiviere hier, ob Notizen aus dem Feld "Eigene Notizen" (aus den Bestelldetails) mit zu Lexware Office übertragen werden sollen. Diese werden dann in Lexware Office beim Beleg im Feld "Beschreibung" erfasst.

Klicke dann auf "Verbindung testen", um deine Lexware Office Verbindung zu prüfen: Bei erfolgreicher Verbindung erhältst du eine Benachrichtigung (rechts oben) zu den korrekten Verbindungsparametern. Mit einem zusätzlichen Klick auf "Speichern", kannst du deine Lexware Office Anbindung schließlich speichern.

Wichtig / zu beachten

Lexware Office als Buchhaltungssystem

Lexware Office kann leider einige Fälle nicht abdecken und kann dann nicht als Buchhaltungssystem genutzt werden: Es können nur der volle Umsatzsteuersatz, der ermäßigte Umsatzsteuersatz und 0 % verwendet werden. Wenn Rechnungen ohne Umsatzsteuer exportiert werden sollen, muss das Feld "Firma" in der Rechnungsanschrift zwingend gefüllt sein. Das gilt nicht für Kleinunternehmer:innen, denn diese können auch ohne ausgewiesene MwSt. die Rechnungen ohne Probleme zu Lexware Office exportieren. Differenzbesteuerung wird von Lexware Office leider nicht unterstützt.

In Billbee können Gutscheine nur als zusätzliche Auftragspositionen hinterlegt werden. Leider akzeptiert Lexware Office keine Rechnungen mit negativen Positionen oder dem Endbetrag 0,00 , weshalb diese Rechnungen nicht von Lexware Office verarbeitet werden können.

Rechnungen zu Lexware Office exportieren

Damit Rechnungen überhaupt bei Lexware Office erscheinen, ist es wichtig, dass die Rechnung auch in Billbee erzeugt wird. Nach dem Erzeugen der Rechnung kann es ca. 3–4 Stunden dauern, bis die Rechnung bei Lexware Office erscheint, da der Export alle paar Stunden im Hintergrund ausgeführt wird.

Manueller Export von Rechnungen an Lexware Office

Du musst nicht auf den automatischen Export im Hintergrund warten, sondern kannst auch einen manuellen Export der Rechnungen an Lexware Office anstoßen. Hierfür folge bitte der Anleitung für das Exportieren von Bestellungen und wähle im Exportvorgang als Exportformat deine Lexware Office Anbindung aus. Du kannst auch noch entscheiden, ob die exportierten Bestellungen das Tag "lexoffice" erhalten sollen. Nachdem du auf "Exportdatei erzeugen" klickst, wird die Übertragung angestoßen. Wundere dich nicht, dass keine Datei o. ä. dann heruntergeladen wird, denn die Daten werden direkt zu Lexware Office übertragen. Bitte beachte, dass nur Bestellungen exportiert werden können, bei denen bereits Rechnungen erstellt wurden.

Zahlungsabgleich

Rechnungen, die zu Lexware Office übertragen werden, können nicht automatisch als bezahlt übertragen werden. Der Zahlungsabgleich muss bei Lexware Office direkt erfolgen.

Teilnahme an OSS

Nutzt du Lexware Office und nimmst am OSS-Verfahren teil, dann musst du in deinen Einstellungen bei Lexware Office eine Option bei "Umsatzsteuer bei Privatpersonen im EU-Ausland" (*) auswählen. Zum Teil musst du EU-Zielland-Steuer ausgewählt haben, das kann aber vom Einzelfall abhängen.

Bei Fernverkäufen muss zudem immer ein vollständiger Kundendatensatz bei Lexware Office angelegt werden – die von den Kund:innen vorgenommene Einstellung wird bei Fernverkäufen ignoriert.

Mögliche Fehlercodes & ihre Bedeutung

Nachfolgend findest du einige Fehlerbenachrichtigungen, die im Zusammenhang mit der Anbindung von Lexware Office oder mit dem Export von Bestellungen zu Lexware Office auftauchen können.

Bereich	Fehlercode/-meldung	Mögliche Bedeutung	Lösung
Export	Bestellung mit Billbee-Id '123456789': voucherNumber: missing_entity	Bestellung verfügt nicht über ein Rechnungsdatum oder Rechnung fehlt, denn nur Bestellungen mit Rechnung können an Lexware Office übertragen werden	Erstelle eine Rechnung für die Bestellungen und exportiere sie dann zu Lexware Office.
Export	Der Auftrag konnte nicht exportiert werden: 'contactId: individual_person_not_applicable'.	Es ist in Lexware Office nicht möglich Netto-Rechnungen von Privatpersonen zu übertragen, d.h. ein Firmenname muss angegeben werden.	Bitte überprüfe, dass im Kundenstamm in Billbee ein Firmenname hinterlegt ist. Bitte prüfe außerdem noch einmal in Lexware Office, ob der Kunde bereits angelegt wurde und dort als Firmenkunde geführt wird. Möglicherweise ist er dort als Privatkunde angelegt, weshalb es zu dem Fehler kommt.
Export	Bestellung mit Ext. Referenz '1234-5678-9': Damit die Bestellung im ausgewählten Steuermodus exportiert werden kann, musst du das Feld 'Firma' in der Rechnungsadresse füllen'	Wenn Rechnungen ohne Umsatzsteuer exportiert werden sollen, muss das Feld "Firma" in der Rechnungsanschrift zwingend gefüllt sein.	Fülle das Feld "Firma" in der Rechnungsanschrift aus und versuche erneut den Export anzustoßen.
Export	taxRatePercent: invalid_taxrate_	Lexware Office sieht die Umsatzsteuer als falsch an. Es scheint Widersprüche zwischen den Steuerangaben der Bestellung in Billbee und Lexware Office zu geben, sodass lLexware Office für die Bestellung einen anderen Steuersatz erwartet und den übermittelten Satz dann nicht akzeptiert. Ein Beispiel könnte sein, dass in Billbee Rechnungen mit Umsatzsteuer erzeugt werden, jedoch in Lexware Office als Steuermodus die Kleinunternehmerregelung angegeben ist. Der Fehler " taxRatePercent: invalid_taxrate_" kann auch ausgegeben werden, wenn in Lexware Office Einstellungen zu OSS nicht gesetzt wurden.	Überprüfe deine Steuereinstellungen in beiden Systemen. Überprüfe deine Einstellungen zum Thema OSS, so wie im oberen Absatz beschrieben.
Export	accountNumber: debitor_account_number_out_of_range	Eine Kundennummer bei Lexware Office darf nicht größer als 69999 sein. Wenn beim Export einer Bestellung ein neuer Kunde angelegt wird, bekommt er als Kundennummer die höchste bei Lexware Office vorhandene Kundennummer + 1 - wenn die höchste Kundenummer 69999 ist, kann kein weiterer Kunde angelegt werden	Die Option "vollständige Kunden anlegen" deaktivieren . Auch wenn diese Option deaktiviert ist, werden in Sonderfällen neue Kunden angelegt.
Export	Bestellung mit Ext. Referenz 'XXX': size must be between 3 and 128: bad_request_error	Damit eine Rechnung exportiert werden kann darf keine leere Mailadresse hinterlegt sein in der Bestellung.	Fülle das Feld "E-Mail" aus und versuche erneut den Export anzustoßen.
Export	Bestellung mit Ext. Referenz 'XXX'kann nicht exportiert werden, da lexoffice bisher nur die vereinfachte OSS Variante unterstützt, bei der der Versand aus Deutschland erfolgen und der Empfänger im EU-Ausland sein muss.	Geschäftsfälle rund um innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte, dem Import-One-Stop-Shop-Verfahren (IOSS) und Warenlagern im Ausland können von lexoffice nicht abgebildet werden.	Du kannst die Rechnung nur exportieren, wenn das Lagerland Deutschland ist.

eBook

Billbee hat zusammen mit Lexware Office ein eBook erstellt, welches dir noch einmal aufzeigt, wie du mit beiden zusammen noch effizienter arbeiten kannst.

Schau es dir gern an: eBook

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.