Lexoffice mit Billbee verbinden

Du kannst deinen Billbee-Account ganz einfach mit deinem Lexoffice-Account verbinden. Wie du das machst, kannst du in diesem Artikel nachlesen.

In diesem Artikel

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Um eine Buchhaltungsschnittstelle bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Buchhaltung & Mahnwesen auf den Button "Neu". 

Jetzt öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem dir alle Buchhaltungs- und Mahnwesenschnittstellen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Wähle nun "Lexoffice Account hinzufügen" aus und klicke darauf. Im nächsten Fenster wirst du dann direkt zu Lexoffice weitergeleitet. Wenn du bereits eingeloggt bist, dann siehst du das, was im nachfolgenden Screenshot dargestellt ist. Falls du in deinem Browser noch nicht eingeloggt bist, wird Lexoffice dich erst auffordern, dass du deine Login-Daten eingibst und dann wirst du auch auf folgende Seite geleitet. 

Hier musst du dann auf den Button "Zugriff erlauben" klicken, damit Billbee Zugriff auf dein Lexoffice-Konto haben kann. Anschließend kannst du Einstellungen in deiner Lexoffice-Verbindung vornehmen. Allgemeine Einstellungen kannst du im Reiter "Eigenschaften" vornehmen:

1
Name: Gib einen internen Namen für deine Lexoffice Anbindung in dieses Feld ein. 
2
Startdatum: Wähle aus, ab welchem Datum deine Bestellungen an Lexoffice übertragen werden sollen.
3
Shops: Du kannst einschränken, ob Bestellungen nur von bestimmten Shops oder von allen Shops übertragen werden sollen. Klickst du in dieses Feld, dann erhältst du eine Übersicht deiner angebundenen Shops und Marktplätze. Du musst hier aber mindestens eine Shopverbindung auswählen, damit die Übertragung funktioniert.
4
Auftragsstatus: Wähle aus, in welchem Status sich die Bestellung befinden soll, wenn sie übermittelt wird. Bedenke hierbei, dass es nicht darum geht, dass sich die Bestellung jemals in diesem Status befunden hat, sondern ob sie zum Zeitpunkt der Übertragung zu Lexoffice in diesem Status ist. Daher ist es ratsam, dass du mehrere Status wählst, in denen sich Bestellungen länger oder sogar final befinden (bspw. bezahlt, versendet und abgeschlossen). Du muss hier mindestens einen Status ausgewählt haben, damit die Übertragung funktioniert.

Im Reiter "API" kannst du dann noch API-spezifische Einstellungen vornehmen:

1
Tage bis Fälligkeit nach Rechnungsdatum: Stelle ein, nach wie vielen Tagen die Rechnungen nach Rechnungsdatum fällig sein sollen. Standardmäßig ist hier 30 Tage hinterlegt.
2
Vollständige Kunden anlegen: Wähle aus, ob für jeden Billbee Kunden auch ein Kunde in Lexoffice angelegt werden soll.

Klicke nun auf "Verbindung testen", um zu prüfen, ob die Verbindung erfolgreich war. Ist der Test erfolgreich, erhältst du in der oberen rechten Ecke eine Benachrichtigung, dass die Verbindungsparameter korrekt sind. Mit einem Klick auf "Speichern" ist deine Lexoffice-Anbindung gespeichert.

wichtig / zu beachten

Lexoffice als Buchhaltungssystem

Lexoffice kann leider einige Fälle nicht abdecken und kann dann nicht als Buchhaltungssystem genutzt werden: Es können nur die Umsatzsteuersätze 19 %, 7 % und 0 % verwendet werden. Wenn Rechnungen ohne Umsatzsteuer exportiert werden sollen, muss das Feld "Firma" in der Rechnungsanschrift zwingend gefüllt sein. 

In Billbee können Gutscheine nur als zusätzliche Auftragspositionen hinterlegt werden. Leider akzeptiert Lexoffice keine Rechnungen mit negativen Positionen, weshalb diese Rechnungen nicht von Lexoffice verarbeitet werden können.

Rechnungen zu Lexoffice exportieren

Damit Rechnungen überhaupt bei Lexoffice erscheinen, ist es wichtig, dass die Rechnung auch in Billbee erzeugt wird. Nach dem Erzeugen der Rechnung kann es ca. 3-4 Stunden dauern, bis die Rechnung bei Lexoffice erscheint, da der alle paar Stunden im Hintergrund ausgeführt wird.

Manueller Export von Rechnungen an Lexoffice

Du musst nicht auf den automatischen Export im Hintergrund warten, sondern kannst auch einen manuellen Export der Rechnungen an Lexoffice anstoßen. Hierfür folge bitte der Anleitung für das Exportieren von Bestellungen und wähle im Exportvorgang "Lexoffice" als Exportformat aus. Du kannst auch noch entscheiden, ob die exportierten Bestellungen das Tag "Lexoffice" erhalten sollen. Nachdem du auf "Exportdatei erzeugen" klickst, wird die Übertragung angestoßen. Wundere dich nicht, dass keine Datei o.ä. dann heruntergeladen wird, denn die Daten werden direkt zu Lexoffice übertragen. Bitte beachte, dass nur Bestellungen exportiert werden können, bei denen bereits Rechnungen erstellt wurden.

Zahlungsabgleich

Rechnungen, die zu Lexoffice übertragen werden, können nicht automatisch als bezahlt übertragen werden. Der Zahlungsabgleich muss bei Lexoffice direkt erfolgen.

Teilname an OSS

Nutzt du Lexoffice und nimmst am OSS-Verfahren teil, dann musst du in deinen Einstellungen bei Lexoffice eine Option bei "Umsatzsteuer bei Privatpersonen im EU-Ausland" auswählen. Zum Teil musst du EU-Zielland-Steuer ausgewählt haben, das kann aber vom Einzelfall abhängen.  

Bei Fernverkäufen muss zudem immer ein vollständiger Kunde bei Lexoffice angelegt werden - die von den Kunden vorgenommene Einstellung wird bei Fernverkäufen ignoriert.

Mögliche Fehlercodes & ihre Bedeutung

Nachfolgend findest du einige Fehlerbenachrichtigungen, die im Zusammenhang mit der Anbindung der Lexoffice-Schnittstelle oder mit dem Export von Bestellungen zu Lexoffice aufgetaucht sind.

Bereich Fehlercode/-meldung mögliche Bedeutung Lösung
Export Bestellung mit Billbee-Id '123456789': voucherNumber: missing_entity Bestellung verfügt nicht über ein Rechnungsdatum oder Rechnung fehlt, denn nur Bestellungen mit Rechnung können an Lexoffice übertragen werden Erstelle eine Rechnung für die Bestellungen und exportiere sie dann zu Lexoffice.
Export Bestellung mit Ext. Referenz '1234-5678-9': Damit die Bestellung im ausgewählten Steuermodus exportiert werden kann, musst du das Feld 'Firma' in der Rechnungsadresse füllen' Wenn Rechnungen ohne Umsatzsteuer exportiert werden sollen, muss das Feld "Firma" in der Rechnungsanschrift zwingend gefüllt sein. Fülle das Feld "Firma" in der Rechnungsanschrift aus und versuche erneut den Export anzustoßen.
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