Grundeinstellungen Auftragsdokumente

Wenn du Billbee nutzt, um Auftragsdokumente für Bestellungen zu erstellen, gibt es verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. Du kannst nicht nur das Layout anpassen, Nummernkreise vergeben oder USt.-Hinweise hinterlegen, sondern vieles mehr. Was genau? Das erklären wir dir im Folgenden.

In diesem Artikel

Layouts

In diesem Reiter kannst du Layouts für deine Auftragsdokumente hinterlegen und individualisieren. Standardmäßig ist hier jeweils ein Layout für Rechnungen und Lieferscheine hinterlegt.

Wie genau du deine Layouts individualisieren kannst, erklären wir dir hier.

Nummernkreise

Hier kannst du deine Nummernkreise individualisieren. Standardmäßig hinterlegt ist ein Nummernkreis für Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Angebote.

Du kannst aber auch Nummernkreise für Bestellungen oder SKUs anlegen. Alle Nummernkreise können individualisiert werden.

Wie du eigene Nummernkreise anlegen oder vorhandene Nummernkreise individualisieren kannst, erklären wir hier.

Logos

Für deine Auftragsdokumente und dein Kundenportal kannst du eigene Logos nutzen. Diese kannst du hier hinterlegen bzw. löschen.

Eigene Etikettenformate

Du hast in Billbee nicht nur die Möglichkeit, Versandlabel zu erstellen, sondern auch Etiketten. Egal, ob Adressetiketten oder Artikeletiketten.

In diesem Reiter kannst du deine eigenen Etikettenformate anlegen und diese individualisieren.

Wie genau du ein Etikettenformat selbst erstellen kannst, erklären wir hier.

USt. Hinweise

Bei einigen Umsatzsteuermodi bist du gesetzlich verpflichtet, einen entsprechenden Hinweistext auf der Rechnung auszugeben. Auch wenn du nicht gesetzlich verpflichtet bist, hast du die Möglichkeit, einen Hinweistext zu deinem Umsatzsteuermodus auf der Rechnung auszugeben. Dies kannst du in verschiedenen Sprachen tun.

1: Sprache: Mit einem Klick auf das jeweilige Kürzel kannst du die USt. Hinweise in verschiedenen Sprachen anlegen. Diese werden dann entsprechend der im Kunden hinterlegten Sprache automatisch übernommen. Du siehst hier nur die Sprachen, welche du vorab unter Einstellungen / Sprachen hinterlegt hast.

2: Hinweistexte: Für jeden Umsatzsteuermodus in Billbee kannst du einen separaten Hinweistext hinterlegen. Klicke hierfür auf die entsprechende Zeile und trage deinen gewünschten Text ein.

Die Hinweistexte werden automatisch auf der Rechnung ausgespielt, je nachdem, welcher Umsatzsteuermodus in der Bestellung hinterlegt ist.

Zahlartenübersetzungen

Nutzt du für deine Auftragsdokumente verschiedene Sprachen, hast du hier die Option, auch deine Zahlarten in andere Sprachen zu übersetzen:

Nach dem Klick auf das Stiftsymbol bzw. auf den Button "+NEU" öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in welchem du die Übersetzungen eintragen kannst. Angezeigt werden dir hier die Sprachen, welche du unter Einstellungen / Sprachen in Billbee hinterlegt hast.

Hinweistexte für Zahlarten

Du kannst nicht nur Übersetzungen für deine Zahlarten vornehmen, sondern auch Hinweistexte hinterlegen.

Ist in einer Bestellung eine Zahlart hinterlegt, für welche du hier einen Hinweistext hinterlegt hast, wird dieser automatisch auf dem Auftragsdokument ausgegeben. Du kannst in diesem Bereich mit Platzhaltern arbeiten.

Textkonstanten

Auf allen Auftragsdokumenten gibt es bestimmte Wörter, die von Billbee vorgegeben werden - die sogenannten Textkonstanten. Dies ist unter anderem das Wort 'Angebot' oder 'Summe'.

Möchtest du diese vorgegebenen Konstanten durch eigene Formulierungen ersetzen, kannst du dies hier tun. Außerdem hast du die Möglichkeit, die Textkonstanten in verschiedene Sprachen zu übersetzen. Die englische Übersetzung ist hierbei von Billbee automatisch gegeben. Alle weiteren Sprachen müssen von dir manuell übersetzt werden, indem du auf das entsprechende Sprachkürzel klickst und die Übersetzungen in die Felder einträgst. Anschließend bitte nicht vergessen, ganz unten auf der Seite zu speichern!

Einheiten

Im Artikelmenü in Billbee hast du die Möglichkeit, für deine Artikel jeweils eine gewünschte Einheit zu hinterlegen. Diese wird dann auf den Auftragsdokumenten ausgegeben. Möchtest du eine eigene Abkürzung für die entsprechende Einheit nutzen oder eine Übersetzung für eine andere Sprache vornehmen, kannst du dies hier hinterlegen.

1: Sprache: Mit einem Klick auf das jeweilige Kürzel kannst du die USt. Hinweise in verschiedenen Sprachen anlegen. Diese werden dann entsprechend der im Kunden hinterlegten Sprache automatisch übernommen. Du siehst hier nur die Sprachen, welche du vorab unter Einstellungen / Sprachen hinterlegt hast.

2: Einheiten: Links siehst du die jeweilige textliche Ausgabe einer Einheit, wie sie von Billbee auf den Auftragsdokumenten ausgegeben wird. Du kannst hier eigene 'Übersetzungen' für die jeweilige Einheit hinterlegen.

Weitere Optionen

Es gibt noch ein paar mehr Einstellungsmöglichkeiten für deine Auftragsdokumente, welche du im Reiter "Weitere Optionen" findest:

1: Erzeugte PDF-Dateien: Wähle aus, ob ein erzeugtes Auftragsdokument gespeichert werden soll oder du es dir im Browser anzeigen lassen möchtest. Gespeichert werden die Dokumente an dem Ort, welchen du in deinem Browser für Downloads hinterlegt hast.

2: Anzahl der Nachkommastellen bei der Menge: Wähle aus, wie viele Nachkommastellen auf dem Dokument bei der Artikelmenge ausgegeben werden sollen. Standardmäßig sind hier 2 hinterlegt.

3: Adresszusatz vor Straßennamen ausgeben: Möchtest du, dass bei der Adressausgabe auf den Auftragsdokumenten der Adresszusatz vor dem Straßennamen ausgegeben wird, musst du diese Option aktivieren.

4: Kunden USt. Id / VAT Id auch auf Rechnungen in Drittländer anzeigen: Wenn du die USt. ID deiner Kund:innen auch auf den Rechnungen für Bestellungen in Drittländer ausgeben möchtest, musst du diese Option aktivieren.

5: Kunden USt. Id / VAT Id auch auf nationalen Rechnungen mit Umsatzsteuer anzeigen: Aktiviere diese Option, wenn die USt. ID deiner Kund:innnen auch auf Rechnungen mit dem Steuermodus "Umsatzsteuer ausweisen" angezeigt werden soll.

6: Alternativwährung auf Rechnungen anzeigen: Hast du in den Einstellungen der Shop- / Marktplatzanbindungen die Option "Bestellungen automatisch umrechnen" aktiviert kannst du dir mittels dieser Option hier sowohl die umgerechnete Währung, als auch die ursprüngliche Währung auf dem Auftragsdokument ausgeben lassen.