Bestellungen automatisch versenden

Mithilfe der Regeln kannst du automatisieren, dass eine Bestellung über einen von dir angebundenen Versandanbieter verschickt werden soll, ohne dass du den Versand manuell bei Billbee durchführen musst. Wie du die dazugehörigen Regeln einrichtest, findest du in diesem Artikel. Bitte beachte, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Anleitung handelt, die du natürlich jederzeit um z. B. Bedingungen erweitern kannst oder die Auslöser austauschen kannst.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Voreinstellungen

Damit die Regeln reibungslos ablaufen können, musst du zuallererst deinen gewünschten Versanddienstleister einrichten. Wie du das machst, findest du in diesen Anleitungen.

Einrichtung der Regeln

Nachdem du einen Versanddienstleister als Versandart eingerichtet hast, musst du die folgenden fünf Regeln unter Einstellungen / Automatisierung einrichten: 

1. Regel, die das Versandprodukt festlegt
2. Regel, die den Versand der Bestellung mit dem richtigen Versandprodukt anstößt
3. Regel, die die Bestellung dann letztendlich versendet
4. Regel, die, falls das Versenden fehlgeschlagen ist, den Versand noch einmal ausführt
5. Regel, die, falls das Versenden fehlgeschlagen ist, die Möglichkeit bietet, den automatischen Versand manuell anzustoßen

Nutzt du Verpackungstypen mit eigenen Gewichten, beachte bitte bei der Anlage deiner Regel den entsprechenden Hinweis zur Neuberechnung des Versandgewichts nach Hinzufügen des Verpackungstyps.

So sollte die Übersicht deiner Regeln für den automatisierten Versand (in unserem Beispiel mit DHL) dann am Ende aussehen: 

Die erste Regel, die dafür sorgt, dass das korrekte Versandprodukt gesetzt wird, ist wie folgt aufgebaut:

• Auslöser: Bestellung importiert (Falls gewünscht, kannst du hier die Importart einschränken)
• Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
• Aktion: Es müssen zwei Aktionen ausgewählt werden:
  • Versandweg festlegen (gewünschtes Versandprodukt auswählen und die Option aktivieren, dass das Versandprodukt überschrieben werden darf, falls schon ein anderes gesetzt wurde)
  • Ereignis auslösen (Lege einen Ereignisnamen fest. In unserem Beispiel wurde das Ereignis "Versand_ausloesen" genannt. Lege außerdem eine Verzögerung fest - 5 Minuten reichen hier aus. Ziel ist es bei der Verzögerung, dass der Versand nicht ausgelöst wird, ehe das Versandprodukt gesetzt wurde)

Die zweite Regel, die den Versand der Bestellung mit dem richtigen Versandprodukt auslöst, ist wie folgt aufgebaut:

• Auslöser: Ereignis ausgelöst (Verwende den in der ersten Regel festgelegten Ereignisnamen. In unserem Fall ist das "Versand_ausloesen")
• Bedingung: Tags einschränken (AUTO_SHIPPING_FAILED und die Bedingung invertieren)
• Aktion: auch hier müssen wieder zwei Aktionen ausgewählt werden:
  • Ereignis auslösen (Versand_init, dieses Ereignis muss nicht verzögert werden)
  • Ereignis auslösen (Versand_retry mit einer Verzögerung von 30 Minuten)

Wenn das automatische Versenden der Bestellung über den gewählten Versandweg fehlgeschlagen ist, wird bei der betreffenden Bestellung automatisch das Tag "AUTO_SHIPPING_FAILED" gesetzt. 

Die dritte Regel dient dazu, dass der Versand dann erneut versucht wird, falls der erste Versuch fehlgeschlagen ist:

• Auslöser: Ereignis ausgelöst (Versand_retry)
• Bedingung: Tags einschränken (AUTO_SHIPPING_FAILED)
• Aktion: wir benötigen bei dieser Regel drei verschiedene Aktionen:
  • Ein Tag von der Bestellung entfernen (AUTO_SHIPPING_FAILED)
  • Ereignis auslösen (Versand_init mit einer 5-minütigen Verzögern, damit sichergestellt werden kann, dass der Tag AUTO_SHIPPING_FAILED erst entfernt wird, bevor erneut versucht wird, die Bestellung zu versenden)
  • Ereignis auslösen (Versand_retry mit einer Verzögerung um 30 Minuten. Damit wird auf das Ereignis selbst verwiesen, weshalb hiermit solange versucht wird die Bestellung zu versenden, bis der Versand erfolgreich eingeleitet werden konnte.)

Jetzt kann die dritte Regel angelegt werden, welche die Bestellung dann letztendlich versendet:

• Auslöser: Ereignis ausgelöst (Versand_init)
• Bedingung: Zugeordnetes Versandprodukt einschränken (DHL Paket in unserem Beispiel)
• Aktion: Bestellung versenden (Statuswechsel auf versendet)

Sollte das automatische Versenden nicht möglich sein, kannst du eine fünfte Regel anlegen, die dazu dient, dass der automatische Versand manuell angestoßen werden kann:

• Auslöser: Bestellstatus geändert (Gepackt)
• Bedingung: Tags einschränken (AUTO_SHIPPING_FAILED, um sicherzustellen, dass nur Bestellungen erneut versendet werden, bei denen der automatische Versand fehlgeschlagen ist)
• Aktion: Ereignis auslösen (Versand_retry mit einer 5-minütigen Verzögerung. Hiermit wird die Versandschleife dann wieder angestoßen)

wichtig / zu beachten

Versandgewicht

Nutzt du Verpackungen in Billbee mit eigenem Gewicht, wird das Gesamtgewicht der Bestellung nach Hinzufügen einer Verpackung nicht automatisch angepasst. In diesem Fall müsstest du die Regelaktion "Versandgewicht neu berechnen" in deine Regeln zum automatischen Versand von Bestellungen inkludieren bzw. eine zusätzliche Regel erstellen (siehe dazu Verpackungstypen automatisch zuweisen).

Wichtig hierbei ist, dass du die Aktion in einer Regel einführst, die erst nach dem Setzen der Verpackung ausgeführt wird.

Fehlerquellen

Wird deine Regel nicht ausgeführt, solltest du am besten überprüfen, dass die Ereignisnamen auch überall übereinstimmen. Das ist eine häufige Fehlerquelle, falls sich z. B. Rechtschreibfehler eingeschlichen haben.

Labels automatisch drucken lassen

Möchtest du deine erzeugten Labels automatisch drucken lassen, dann ist es zwingend Voraussetzung, dass ein Drucker verbunden ist (z.B. Druckerwolke) und dieser in deiner Versandanbindung auch hinterlegt ist.

How To Video: Bestellungen automatisch versenden

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