VersaCommerce-Shop mit Billbee verbinden

Um eine Verbindung mit dem Shopsystem VersaCommerce herzustellen, benötigst du zuerst einen entsprechenden Account bei VersaCommerce. Für die Nutzung mit Billbee ist mindestens der Small Business Tarif notwendig. Du kannst aber VersaCommerce zunächst 14 Tage kostenlos und mit vollem Funktionsumfang testen. Nach der Anmeldung und Bestätigung der Registrierung erhältst du deine Zugangsdaten sowie eine URL, die zu deinem VersaCommerce-Shop führt (z. B. billbee-demo.versacommerce.de). Wie du die Anbindung an deinen Billbee-Account vornehmen kannst, erfährst du in diesem Artikel.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Um eine neue Shopverbindung bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Kanäle auf die Kachel "Shop hinzufügen".

Jetzt öffnet sich ein Pop-Up Fenster, in dem dir alle Shop- und Marktplatzverbindungen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Klicke hier auf "VersaCommerce".

Anschließend kannst du wählen, ob du einen bereits bestehenden Shop mit Billbee verbinden oder mit einem neuen Shop starten möchtest. In der Regel verbinden Nutzer:innen ihre bestehenden Shops mit ihrem Billbee-Account. In diesem Falle musst du dann noch deinen Shopnamen (deine VersaCommerce Subdomain) genau so eingeben, wie er bei VersaCommerce angezeigt wird.

Anschließend wirst du automatisch zur Login-Seite deines VersaCommerce-Accounts weitergeleitet. Nach dem Einloggen wirst du wieder zurück zu Billbee geleitet. Hier kannst du dann die restlichen Einstellungen für deine Shopanbindung vornehmen:

1: Name: Vergib einen internen Namen für deine Shopanbindung.

2: VersaCommerce Token: Nach der Weiterleitung ist dieses Feld in Billbee vorausgefüllt und darf von dir nicht verändert werden, da sonst die Anbindung nicht mehr funktioniert.

3: Shopname: Dieses Feld ist ebenfalls vorausgefüllt und darf von dir nicht verändert werden.

4: Quellen: Hier kannst du alle Quellen auswählen, von welchen Systemen die Bestellungen importiert werden sollen. Möchtest du mehrere Quellen auswählen, kannst du die Strg-Taste beim Auswählen gedrückt halten.

5: Änderungen an Bestellungen abgleichen: Wähle aus, in welche Richtung die Änderungen abgefragt werden sollen. Du kannst zwischen nie (kein Abgleich), VersaCommerce zu Billbee, Billbee zu VersaCommerce oder beidseitig. Standardmäßig ist beidseitig ausgewählt (VersaCommerce ↔ Billbee). Hast du Übertragung in beide Richtungen aktiviert, dann werden die Bestellungen im VarsaCommerce System auch automatisch als versendet markiert und deine Käufer:innen werden über das VersaCommerce System über den Versand benachrichtigt. Sofern eine Sendungsnummer vorhanden ist, wird auch diese an VersaCommerce übermittelt.

6: Aufträge einlesen: Lege fest, ob über die Verbindung Bestellungen eingelesen werden sollen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert beim Anlegen der Verbindung und muss aktiviert sein, damit Bestellungen von VersaCommerce zu Billbee übertragen werden können. Ist die Option aktiviert, dann kannst du noch auswählen, ab welchem Datum die Bestellungen importiert werden sollen.

7: Mindestalter der Bestellung in Minuten Legt fest, wie alt eine Bestellung beim Shopabruf mindestens sein muss, damit sie importiert wird. Neuere Bestellunegn werden erst zu einem späteren Zeitpunkt importiert. Nutzt du in deinem Shop Apps, die Änderungen an deinen Bestellungen vornehmen, lege mindestens 2 Minuten fest. Beachte: Solltest du in deinem Shop Webhooks verwenden und ein Mindestalter eingestellt haben, wird die Bestellung nicht automatisch X Minuten nach Eingang der Bestellung importiert, sondern erst beim nächsten Shopabruf.

8: Bearbeiten von Auftragspositionen oder Erzeugen von Rechnungen mit Billbee verbieten: Du kannst die Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus VersaCommerce übermittelt werden, quasi "sperren". Das bedeutet, dass die Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee, die von VersaCommerce übertragen wurde, dann nicht mehr manuell bearbeitet werden können. Außerdem kannst du Billbee verbieten, dass Rechnungen erstellt werden sollen für Bestellungen, die aus deinem VersaCommerce-Shop eingelesen wurden. Dann werden für alle Bestellungen, die von VersaCommerce übermittelt werden, keine Rechnungen in Billbee erstellt. Das bedeutet aber auch, dass du generell keine Rechnungen (weder manuell noch automatisch) für Bestellungen erstellen kannst, die dieser Shopverbindung zugeordnet sind.

9: Artikel Preisanpassung: Hier kannst du optional einen Artikel festlegen, der Auftragspositionen zur Preisanpassung zugeordnet wird.

10: SMTP Server: Hast du bereits einen SMTP Server angelegt bei Billbee, kannst du diesen hier über das Dropdown-Menü auswählen.

11: Zahlung nach X Tagen fällig: Hier kannst du die Anzahl an Tagen angeben, ab wann die Zahlung fällig sein soll. Der angegebene Wert wird dann dem Ausstellungsdatum der Rechnung hinzugefügt. Er wird beim Import von Bestellungen übernommen und in das entsprechende Feld in den Bestelldetails eingetragen (wenn die Zahlart einer Bestellung "Rechnung" ist). Hast du hier keinen individuellen Wert angegeben, erfolgt ein Fallback auf das Ausstellungsdatum der Rechnung +30 Tage.

12: Versand aus: Lege hier optional das Land fest, aus dem der Versand erfolgt.

13: Anonymisierung von Kundendaten: Mit dieser Option hast du die Möglichkeiten Kundendaten aus deinen Bestellungen zu anonymisieren. Du kannst als Zeitspanne zwischen 1 - 730 Tagen wählen und weiterhin, ob die Bestellungen bei der Anonymisierung einen von dir hinterlegten Status erhalten sollen. Weitere Informationen zur Anonymisierung findest du Hier

Mit einem Klick auf "Verbindung testen" kannst du die Einstellungen überprüfen und bei Erfolg "Speichern"